Кітапхана қорларын қалыптастыру

- дана – қорға алынатын немесе одан алынып тасталатын құжаттың әрбір жеке бірлігі. 

Құжаттарды данамен есепке алу қордың сандық сипаттамасын береді, оның белгілі бір уақыт кезеңі ішіндегі қозғалысын анықтауға мүмкіндік береді.

Қорды атаулармен есепке алу деректерді белгілі бір уақыт кезеңі ішіндегі баспа өнімімен салыстырған кезде қордың ақпараттық және мазмұндық құндылығын аса толық анықтауға мүмкіндік береді.

Есепке алудың қосымша бірліктері қорды аса толық сипаттау үшін қолданылады. Қорды есепке алудың қосымша бірліктері мыналар:

- жылдық комплект – қордың бір есеп бірлігі үшін алынатын жыл ішіндегі мерзімді басылымдардың нөмірлерінің (шығарылымдары) жиынтығы;

- метросөре – қор шамасын есепке алудың халықаралық стандартталған есеп бірлігі, басылымдармен немесе басқа құжаттармен толтырылған ұзындығы 1 метрлік стеллаж сөресі. Метросөре кітапхана көшкен кезде оның қорын орналастыруға қажетті алаңды есептеп шығарғанда, стеллаждың бір конструкциясын басқасына ауыстырғанда, жаңа құрылымдық бөлімшелерді жобалауда қордың көлемін (шамасын) өлшеуге қажетті шама болып табылады;

- тігінді (түптеме бірлігі) – мерзімді басылымдардың (құжаттар-дың) тігілген, түптелген немесе басқа тәсілмен біртұтас етіп бекітілген және қордың бір есеп бірлігіне алынатын нөмірлерінің (шығарылымдары) жиынтығы. 

Құжаттардың барлық түрлеріне (ақпарат тасығышының материалдық негізіне қарамастан) міндетті шарт оларды данамен және жаңа түсімдер үшін атаулармен есепке алу болып табылады. Атаулармен есепке алу кітапхана қорын құрайтын құжаттардың барлық түріне, соның ішінде көру, тыңдау құжаттары мен электронды басылымдарға таралады. Жаңа түсімдерге сатып алу, жеткізу, сыйға беру, айырбастау арқылы немесе басқа тәсілмен кітапханаға түскен, есепке алу  қағидаларына сәйкес есеп жылында қордың санын арттырған құжаттардың барлығы жатады.

Жаңа түсімдер құрамында жаңа болып табылатын және тиісті есепке алуға жататын атауларды ерекшелеу маңызды. Жаңа атаулар деп мыналар есептеледі:

- әрбір жаңа басылым - әртүрлі баспаханаларда немесе баспаханада (бір мезгілде немесе араға белгілі бір уақыт салып) таралымның ішінара басылуы кезінде басылған басылым жаңа атау болып бір мәрте саналады;

- тасығышының түріне қарамастан басылымның немесе жарияланбаған құжаттың көшірмесі де түпнұсқа болып есепке алынады; 

- қайталама басылым, егер ол толықтырылса және /немесе өңделсе;

- бір және сол баспадан әртүрлі жылы жарық көрген басылым;

- әртүрлі баспалардан жарыққа шыққан бір және сол баспа басылымы;

- тақырыптары өзгертілген жеке шығармалар;

- жеке атауы бар сериялық басылымдардың жеке шығарылымдары (нөмірленген немесе нөмірленбеген).

Көптомды басылымдарды есепке алу:

- ортақ атаумен біріктірілген көптомды басылымдар бірінші том түскен кезде бір атау ретінде есепке алынады (жеке тақырыбы бар томдардан басқасы), келесі түскен томдардың бәрі данамен есепке алынады;

- көптомды басылымдардың жеке тақырыбы бар жекелеген шашыраған томдары дербес атау және жеке дана ретінде есепке алынады.

Бір түптемемен (конволюта) біріктірілген дербес басылымдар жеке даналар мен жеке атаулар ретінде есепке алынады.

Басылымдардың дербес мәні жоқ қосымшалары (карталар, атластар, кестелер, түсіндірме жазбалары, жағырапиялық атаулар көрсеткіштері, ноталар, күйтабақтар, плакаттар, CD-ROM, дискеттер және т.с.с.) жеке есепке алынбайды. Ақпараттың негізгі тасығышын және оның қосымшасын анықтау қиын болған жағдайда негізгі тасығыш ретінде мәтінді құжат есепке алынады.

Әрбір жеке лекпен түсетін атаулардың жалпы саны дублеттілігін тексеру кезінде немесе кітапхана қорының қызметтік алфавиттік каталогына арналған жаңа кәртішкелердің санымен анықталады. Бұл жаңа лектегі атаулардың санын анықтаудың аса дәл тәсілі, өйткені алғаш түскенде басылымдардың барлық түрлеріне (кітаптар, кітапшалар, ноталар, күйтабақтар, кассеталар және т.с.с.) кәртішкелер толтырылады, бұл қайталама есепке алуға жол бермейді.

Басылымдардың жеке түрлерін және жарияланбаған

құжаттарды есепке алу

Серияға енетін әрбір кітап немесе кітапша жеке атау ретінде есепке алынады. Баспа пәпкісімен (мұқабамен) біріктіріліп шығарылған кітапшалардың әрқайсысы жеке атау болып есептеледі.

Журналдарды есепке алудың негізгі бірліктері – журналдың атауы мен данасы (томы, нөмірі, шығарылымы) болып табылады. Журналдар қорының көлемін есепке алу данамен (том, нөмір, шығарылым) журнал атауының өзгеруі мен комплектінің толықтығына қарамастан қорға түскен барлық жылдары ішінде журналдың жартыжылдық және жылдық комплектілері мен атауларымен жүргізіледі. Сонымен бірге:

- көлемі 100 беттен астам журналдар жеке даналар ретінде есепке алынады;

- көлемі 30-дан 100-ге дейінгі журналдар жартыжылдық комплектімен есепке алынады;

- көлемі 15-тен 30-ға дейінгі журналдар жылдық комплектімен есепке алынады.

Газеттерді есепке алудың негізгі бірліктері газеттің жылдық комлекті мен атауы болып табылады. Газеттер қорының көлемін есепке алу сол қорда тұрақты сақталуға жататын жылдық комплектімен және газет атауының өзгеруі мен комплектінің толықтығына қарамастан қорға түскен барлық жылдары ішіндегі газеттің комплектінің атауымен жүргізіледі. Қосымша қор көлемін нөмірмен (түптелмеген газеттер үшін) және тігіндімен (түптелген бірлікпен) есепке алуға рұқсат беріледі.

Біркүндік (біржолғы) газеттерді есепке алу бірліктері газеттің атауы мен данасы (нөмірі мен шығарылымы) болады:

- күнделікті шығатын газеттер тоқсан сайын есепке алынады;

- апталық газеттер жартыжылдық комплектімен есепке алынады;

- ай сайын шығатын газеттер жылдық комплектімен есепке алынады.

Жалғаспалы басылымдар қорының көлемін есепке алудың негізгі бірліктері басылым атауының өзгеруі мен комплектінің толықтығына қарамастан қорға түскен барлық  жылдары ішіндегі данасы (томы, шығарылымы) мен басылым комплектінің атауы болып табылады. Шығарылымдардың дербес нөмірлері бар жалғаспалы басылымдардың әрбір сериясы жеке атау ретінде есептеледі. Жалғаспалы басылымдардың әрбір дербес томы (шығарылымы) жеке атау болып есептеледі.

Ноталық басылымдарды есепке алудың бірліктері дана мен атау болып табылады. Бір басылымда партитурамен (клавирмен) біріктірілген жеке партиялар (дауыстар), сондай-ақ баспа пәпкісімен (мұқабасымен) біріктірілген партиялар бір дана мен бір атау болып есептеледі. Бөлек шығарылған жеке партиялар (дауыстар) мен партитура (клавир) әртүрлі даналар болып есептеледі. Бір түптемемен (конволюта) біріктірілген дербес ноталық басылымдар жеке даналар мен жеке атаулар болып есептеледі.

Ортақ атаумен біріктірілген бірнеше парақта басылған карта бір дана мен бір атау болып есептеледі. Сериялық картаның әрбір дербес парағы жеке дана мен жеке атау болып есептеледі.

Изографиялық басылымдар – баспа пәпкісімен (мұқабасымен) біріктірілген парақты басылымдар бір дана мен бір атау болып есептеледі. Изографиялық басылымдардың баспа пәпкісімен (мұқабамен, манжетамен, ораумен) біріктірілмеген сериясының әрбір парағы жеке дана мен жеке атау болып есептеледі.

Біріктірілген баспа пәпкісімен (манжетамен) шығарылған парақтағы мәтіндік басылымдар бір дана мен бір атау болып есептеледі.

Брошюраланған немесе жеке пәпкінің ішіндегі жарияланбаған құжаттар бір дана және бір атау болып есептеледі.

Көру, тыңдау құжаттарын есепке алу

Көру, тыңдау құжаттары қорын есепке алудың негізгі бірліктері дана мен атау болып табылады.

Фоноқұжаттар данасы мыналар:

- диск – күйтабақтар мен компакт-дискілер үшін;

- катушка, кассета, бобина - магнитті фонограммалар үшін.

Жеке шығарылған күйтабақ, компакт-диск жеке диск және жеке атау болып есептеледі. Ортақ атаумен біріктірілген күйтабақтар, компакт-дискілер  комплекті (албом) дискілер санымен және жеке атауымен есептеледі. Бір катушкадағы (кассетадағы) магнитті фонограмма бір катушка (кассета) және бір атау болып есептеледі. Ортақ атаумен біріктірілген бірнеше катушкадағы (кассетадағы) магнитті фонограмма катушкалар санымен және бір атауымен есептеледі.

Ортақ атаумен біріктірілген фоноқұжат немесе фоноқұжаттардың комплекті жазылған шығармалардың санына қарамастан жеке атау болып есептеледі. Қайта шығарылған фоноқұжат егер оның сондай атаумен бұрынғы басылымдарынан ерекшеленетін өндірістік немесе фирмалық нөмірі (нөмірлері) болса, онда ол жаңа атау ретінде есепке алынады.

Бейнеқұжаттар қорын есепке алудың бірліктері дана және атау болып табылады. Бейнеқұжаттардың даналары кассета немесе диск болып табылады. Бейнеқұжаттар қорының жалпы көлемі кассеталар немесе дискілер санымен есептеледі. Бейнеқұжаттар да фоноқұжаттар секілді есепке алынады.

Киноқұжаттар қорын есепке алудың бірліктері: кинофильмдер үшін – бобина; диафильмдер үшін – орама болып табылады. Кинофильм өзін құрайтын бөліктер (бобиналар) санына қарамастан бір атау ретінде есепке алынады. Кинофильмдер қорының жалпы көлемі бобиналар санымен есептеледі. Диафильм өзін құрайтын бөліктер (орамалар) санына қарамастан бір атау болып есепке алынады. Диафильмдер қорының жалпы көлемі орамалардың санымен есептеледі.

Фотоқұжаттар қорын есепке алудың бірліктері дана мен атау болып табылады. Фотоқұжаттардың данасы кадр болып табылады. Диапозитивтер комплекті өзін құрайтын сюжеттер (кадрлар) санына қарамастан бір атау ретінде есептеледі. Диапозитивтер қорының жалпы көлемі кадрлардың санымен есептеледі.

Шағын нысандағы (микроформадағы) құжаттар қорын есепке алудың бірліктері дана мен атау болып табылады. Шағын нысандағы құжаттардың данасы: микрофишалар үшін фиша; микрофильмдер үшін орама болып табылады. Ортақ атаумен біріктірілген фишалар комплекті бір атау болып есептеледі. Микрофишалардағы құжаттар қорының жалпы көлемі фишалар санымен есептеледі.

Басқа құжаттар түріне қосымша ретіндегі көру, тыңдау құжаттары жеке есепке алынуға жатпайды.

Электронды басылымдарды есепке алу

Электронды басылымдар қорын есепке алудың бірліктері дана мен атау болып табылады. Электронды басылымдар үшін дана дискет және оптикалық диск (CD-ROM мен мультимедиа) болып табылады. Жеке шығарылған дискет, оптикалық диск (CD-ROM мен мультимедиа) бір диск және бір атау болып есептеледі. Дискет-қосымша басылымға қосымша бетті (салым) білдірмесе, жеке дана болып есептелмейді.

Кітапхана қорына түскен құжаттар түсімін есепке алу

Кітапхана қорына түскен құжаттар түсімін есепке алу оларды тұрақты және уақытша сақталатын құжаттарға бөлу жолымен саралы түрде жүргізіледі. Тұрақты немесе уақытша сақталуға жататын құжаттарды бөлу құжаттардың маңыздылығы, олардың тұтынушылық және нақты маңызы, құжаттың түріне, көлеміне, тақырыбына қарамастан бүгінгі және әлеуетті оқырмандарға қажеттігі және т.т. өлшемдерді ескере отырып анықталады.

Мүкәммал нөмірін тағайындап, тұрақты сақтау үшін есепке алуға құжаттың түрі мен тақырыбына қарамастан ағымдағы және болжамды оқырман сұранысын қанағаттандыруға арналған құжаттар жатады. Тұрақты сақталатын құжаттар мүкәммал кітаптарында есепке алуға жатады.

Уақытша сақтау үшін есепке алуға (мүкәммал нөмірінсіз) қысқа мерзімді мәні бар ақпараттарды қамтитын құжаттар мен көлемі 48 бетке дейінгі басылымдар жатады, осыған байланысты кітапхана қорынан қысқа уақыт кезеңінен кейін алынып тасталады (тегін міндеті данадан, аса құнды және сирек басылымдар мен мұрағат құжаттарынан басқасы). Уақытша сақталатын құжаттар тіркеу кәртішкелері мен қызметтік алфавит каталогында есепке алынбайды және оларға мүкәммал нөмірлері тағайындалмайды.

Кітапхана қорына енгізілетін құжаттар таңбаланады (штемпелденеді). Осы ретте штемпелдер, мәшинеде оқылатын жеке штрих кодтар пайдаланылуы мүмкін. Негізгі тасығышқа қосымша болып табылатын құжаттардың барлық түрлері таңбаланады, онда негізгі құжаттағыдай реквизиттер қойылады.

Кітапхана қорының жиынтық есебі

Жиынтық есеп – кітапхана қорына бір жолдама құжаты  (шот-фактура, накладной, акт және т.т.) бойынша топпен келіп түсетін немесе алынып тасталатын кітапхана қорын есепке алу түрі.

Жиынтық есеп нысаны дәстүрлі немесе мәшинеде оқылатын түрдегі кітап (кітапхана қорының жиынтық есебі журналы, парағы) болып табылады. Кітапхана қорының жиынтық есебі кітабындағы жазбалар бірлігі кітапхана қорына бір жолдама құжаты (шот-фактура, накладной, акт және т.т.) бойынша  түсетін немесе шығарылатын әрбір лек (партия) болып табылады.

  Есеп нысанының материалдық тасығышының сипатына қарамастан қордың қозғалысы туралы мәліметтер Кітапхана қорының жиынтық есебі кітабының үш бөліміне немесе жиынтық есептің басқа нысанында тіркеледі:

- І бөлім. «Қорға түскен түсім»;

- ІІ бөлім. «Қордан шығару»;

- ІІІ бөлім. «Қордың қозғалыс қорытындылары».

Кітапхана қорының жиынтық есебі кітабына жазба кітапханаға құжаттардың алғашқы легінің түсу сәтінен жүргізіледі. Қордың жиынтық есебі жүргізілмеген кітапханаларда мүкәммал кітаптары мен тіркеу құжаттарындағы жазбалар негізінде басылымдардың жалпы саны, оның құны шығарылып, мазмұны, түрлері мен тілдері бойынша бөлінеді. Белгілі бір күнге қарайғы жағдай бойынша алынған қорытындылар негізгі кітапхана қорының жиынтық есебі кітабының ІІІ бөліміндегі «... 20... жылға қарай есепте тұр» деген бағанға кіріспе жазба түрінде түсіріледі.

Кітапхана қорына түскен құжаттар туралы мәліметтер негізгі кітапхана қорының жиынтық есебі кітабының І «Қорға түскен түсім» бөліміндегі мынадай көрсеткіштерде тіркеледі: жазба күні; жазбаның рет нөмірі, ол жолдама құжатына да қойылады; түсімнің көзі; жолдама құжатының нөмірі (егер құжаттың нөмірі болмаса, құжатта көрсетілген күні, айы, жылы қойылады); түскен құжаттардың саны (барлығы, соның ішінде мазмұны, тілдері, түрлері бойынша); баланста есепке алынатын түскен құжаттардың құны. Баланстық есепке алынбаған журналдардың, көру, тыңдау құжаттарының саналуан түрлерінің, кітапшалар мен басқа да басылымдардың құндық мәні көрсетілмейді, басқа құжаттармен мазмұны бойынша теңдей бөлінеді.