Автор работы: Пользователь скрыл имя, 20 Февраля 2012 в 11:20, лекция
Кітапхана қоры – бұл кітапханада бар, оқырмандардың уақытша пайдалануына сол немесе басқа шартпен берілетін, дәстүрлі және дәстүрлі емес таралымдардағы алуан түрлі құжаттардың жиынтығы.
Кітапханалар қорын қалыптастыру технологиясы кітапхананың мақсаты мен міндеттеріне және оқырмандар қажеттіктеріне сәйкес кітапхана қорын құруға бағытталған мынадай бірқатар сабақтас үдерістердің жиынтығын білдіреді:
- қорды толықтыру (жинақтау және жете жинақтау);
- қорды ескірген, аз пайдаланылатын, тозған, басы артық дублетті, бейінді емес әдебиеттерден тазарту;
Қордан шығарылған галогенді күміс таспадағы (негатив, позитив) шағын нысандар нормативтік құжаттарға сәйкес күмісі бар қалдық ретінде өткізілуге жатады.
Мектеп кітапханасы қорынан басылымдар мен материалдарды есептен шығару актілерін сол ұйымның басшысы бекітеді. Акт комиссияның барлық мүшелері қол қойғаннан кейін ғана бекітіледі. Актіні бекіту туралы жазба мен орта білім беру ұйымының мөрі актінің әрбір данасына қойылуы тиіс.
Мемлекеттік мекеменің мүлкін есептен шығару актісін мемлекеттік басқару органымен келіскен жағдайда «Келісілді» таңбасы толтырылады.
Акт бекітілгеннен кейін есептен шығарылған құжаттар туралы мәліметтер мүкәммал кітабында, алфавиттік қызмет каталогының библиографиялық кәртішкесінің сыртында, кітапхана қорының жиынтық есебі кітабының 2. «Қордан шығарылу» бөлімінде тіркеледі, бұл туралы есептен шығару актісінде тиісті жазба жүргізіледі. Бухгалтерияда бухгалтерлік есепте тұрған құжаттар құны алынып тасталады.
Мүкәммал кітабында есептен шығарылған құжаттардың мүкәммал нөмірлері мен бағасы сызып тасталады, «Есептен шығарылу актісінің № » бағанында актінің нөмірі мен оның бекітілген жылы көрсетіледі (мәселен, 22-03). Алфавиттік қызмет каталогындағы библиографиялық кәртішкенің сыртында есептен шығарылған құжаттардың мүкәммал нөмірлері сызып тасталады, егер басылымның соңғы данасы есептен шығарылса, оған әзірленген барлық библиографиялық кәртішкелер алфавиттік қызмет каталогынан алынып тасталады.
Есептен шығарылған құжаттар туралы мәліметтер кітапхана қорының жиынтық есебі кітабының 2. «Қордан шығарылу» бөліміне жазылады, әрбір акт үшін жеке жол беріледі. Есептен шығарылу туралыжазбалардың рет нөмірлері жылдан жылға жалғасып отырады, актілердің нөмірлерімен сәйкес келеді (құжаттардың алынусебептеріне қарамастан). Әрбір жылдың аяғына қарай кітапхана қорының жиынтық есебі кітабында бір жыл ішіндегі есептен шығарылған құжаттардың қорытындысы шығарылады. Қорытындылар кітапхана қорының жиынтық есебі кітабының 3. «Қор қозғалысының қорытындылары» бөліміне көшіріледі.
Мазмұны жағынан ескірген, бейінді емес және басы артық дублетті ретінде есептен шығарылған құжаттар айырбас қорлары арқылы кітап айырбасы тәртібімен басқа кітапханаларға немесе кітапханадан кітапханаға тікелей берілуі мүмкін. Берілген құжаттарға өткізуші және қабылдаушы тараптардың басшылары қол қойған үш данамен акт және екі данамен құжаттар тізімі әзірленеді – актінің үшінші данасы тізіммен бірге жолдама құжатының қызметін атқарады.
Басқа кітапханалар сұратпаған басылымдар нормативтік актілерге, сондай-ақ орта білім беру ұйымының кітапханасы туралы Ережеге сәйкес ұйымдарға, жеке тұлғаларға өткерілуі (сатылуы) мүмкін немесе жергілікті қайталама шикізат ұйымына өткізіледі немесе басқалай кәдеге жаратуға жатады. Олардың өткізілгені туралы түбіртек бухгалтерияға өткізіледі. Макулатура үшін алынған ақша әрі қарай жаңа құжаттар сатып алуға пайдалану үшін кітапхана қаржыландырылатын тиісті бюджеттің кірісіне тапсырылады.
Мектеп кітапханалары қорының балансынан басылымдар мен басқа материалдарды шығарудың қолданылып жүрген тәртібі бұзылған, сондай-ақ материалдық құндылықтарға ұқыпсыз қараған (жою, өртеу және т.с.с.) жағдайда бұған кінәлы адамдар заңда белгіленген тәртіппен жауапкершілікке тартылады.
Оқырмандардан жоғалтқан әдебиеттер орнына алынған
басылымдарды есепке алу
Оқырмандар жоғалтқан басылымдарды мазмұны жағынан құны бірдей басылымдармен алмастыруы тиіс. Мазмұны жағынан құны бірдей басылымдармен алмастыру мүмкін болмаған жағдайда оқырмандар жүргізілген қайта бағалауды немесе қосымша құн салығы ескерілген (орта білім беру ұйымы әкімшілігінің қалауына қарай) олардың нарықтық құнын ескере отырып басылымның нарықтық құнын өтейді. Жоғалған, бүлінген басылымдардың құны кітапхананың есеп құжаттарында көрсетілген бағалар бойынша анықталады. Белгіленген құн алынған басылымдарды есептен шығару жеке актімен ресімделеді.
Оқырмандар жоғалтқан әдебиеттер орнына алынған құжаттарды есепке алу «Оқырмандар жоғалтқан әдебиеттер орнына қабылданған кітаптар мен басқа да құжаттарды есепке алу дәптерінде» жүргізіледі. «Оқырмандардан жоғалтқан орнына қабылданған кітаптар мен басқа да құжаттарды есепке алу дәптеріндегі» әрбір жазба жеке рет нөмірін алады және оқырман мен кітапханашының қолхатымен расталады.
Жыл сайын «Оқырмандар жоғалтқан әдебиеттер орнына қабылданған кітаптар мен басқа да құжаттарды есепке алу дәптеріндегі» жазбаға сәйкес екі акт әзірленеді: алынып тасталған әдебиеттерді кітапхана есебінен шығару актісі мен оқырмандар жоғалтқан орнына алынған басылымдардың түсуі туралы акті. Жоғалған және жоғалған орнына алынған құжаттар бір актімен ресімделуі мүмкін.
Жоғалған басылымдарды есептен шығару актісі бекітілгеннен кейін оның мәліметтері кітапхана қоры «Жиынтық есеп кітабының» ІІ «Қордан шығару» бөліміне жазылады, актінің рет нөмірі «Жоғалған әдебиеттер орнына қабылданған кітаптар мен басқа да құжаттарды есепке алу дәптерінде» көрсетіледі. Одан кейін басылымдар мүкәммал кітабынан және кітапхананың алфавиттік қызмет каталогынан алынып тасталады.
Оқырмандар жоғалтқан әдебиеттер орнына алынған басылымдардың түсу актісі бекітілгеннен кейін кітапхана қоры «Жиынтық есеп кітабының» І «Қорға түскен түсім» бөліміне жазылады. Жоғалған орнына алынған басылымдар оқырмандар жоғалтқан әдебиеттер орнына қабылданған басылымдардың түсу актісінің негізінде мүкәммал кітабындағы кезекті мүкәммал нөмірінің астына жазылады, «Ескертпелер» бағанында «№ ... ауыстыру» белгісі жасалады. Жоғалған және алынған басылымдардың мүкәммал нөмірлері «Оқырмандардан жоғалтқан орнына алынған кітаптар мен басқа да құжаттарды есепке алу дәптерінің» тиісті бағандарына жазылады. Жоғалған басылымдардың мүкәммал нөмірлері қабылданған басылымдарға тағайындалмайды. Жоғалған орнына қабылданған басылымдарға мүкәммал нөмірлері жаңа түсім ретінде тағайындалады.
Оқушылардың қайтармаған басылымдары баланстан тыс есепке алынады және Қазақстан Республикасында белгіленген заң тәртібімен оларға сот талабы қойылады.
Кітапхана қорын есепке алуды ұйымдастыруда
іс қағаздарын жүргізу
Есеп жүргізілетін негізгі құжаттар қатаң есептілік құжаттары ретінде тұрақты сақтауға жатады.
Кітапхана қорын есепке алу мен сақталуын қамтамасыз ететін құжаттардың кейбір санаттары үшін сақтаудың мынадай мерзімдері белгіленеді:
- негізгі кітапхана қорының «Жиынтық есеп кітабы», оқулықтар қорының «Жиынтық есеп кітабы» немесе оқулықтар қорының есеп картотекасы, оқулықтардың кітапхана қорының есеп кәртішкелерін тіркеу журналы, мүкәммал кітаптары – тұрақты, кітапхана таралғанға дейін;
- жолдама құжаттары (шот-фактуралар, накладнойлар, есепшот тізбелері, түсетін әдебиеттердің тізімі және т.т.) – қорды тексергеннен кейін 5 жыл;
- жолдама құжатынсыз алынған басылымдар актісі – 5 жыл;
- жеке тұлғалардан кітаптар мен басқа да құжаттар сатып алу туралы актілер – 3 жыл;
- оқырмандардан жоғалтқан орнына алынған кітаптар мен басқа құжаттарды есепке алу кітаптары (дәптерлері) – 3 жыл;
- басылымдар мен басқа құжаттарды есептен шығару (алып тастау) актілері, кітапхана қорын тексеру актілері, есептен шығарылған басылымдардың есеп кәртішкелері, кітап формулярлары - 10 жыл.
Сақтау мерзімі кітапхана қорын тексеру аяқталғаннан кейінгі жылдың 1 қаңтарынан есептеледі. Сақтау мерзімі аяқталғаннан кейін есеп құжаттары белгіленген тәртіппен жойылуға жатады.
Есеп құжаттарында берілген ақпарат шағын тасығыштарға көшірілуі мүмкін.
Есеп құжаттарына енгізілетін өзгерістер (жаңсақ қойылған нөмірлер; жеке есепке алу нысандары жоғалған жағдайда құжаттарға қойылған мүкәммал нөмірлерін жаңасымен алмастыру; мерзімді және басқа да басылымдар түрлерінің тіркеу кәртішкелерін көшіру және т.с.с.) орта білім беру ұйымы директорының рұқсатымен жүргізіледі және құжат түрінде өкіммен, қызмет жазбасымен және т.т. ресімделеді.
Құжаттарды техникалық өңдеу
Кітапхана қорын есепке алудан кейін құжаттарды кітапханалық өңдеу келеді. Бұл – басылымдар мен басқа құжаттарды кітапханада әрі қарай пайдалану мен сақтауға дайындаудың кешенді үдерісі болып табылады. Оған библиографиялық сипаттаманы әзірлеу, құжаттарды индекстеу (жүйелеу мен пәндеу) және техникалық өңдеу енеді.
Құжатты техникалық өңдеу – таңбалау (штемпелдеу), мүкәммал нөмірі мен сақтау шифрын қою, кітап формулярын ресімдеу, қалташаларды, қайтару мерзімін бақылау парағын желімдеу және басқа да үдерістер қамтылған құжаттарды кітапханалық өңдеудің бір бөлігі.
Кітапхананың техникалық безендіруінің міндетті элементтеріне штемпель, мүкәммал нөмірі, шифр, кітап формуляры, қалташа; міндетті емес элементтеріне қайтару мерзімін бақылау парағы жатады.
Кітапхананың нөмірлегіш штемпелі – кітапхананың толық атауы бар, оған тиесілі құжаттарды таңбалау (штемпелдеу) үшін қолданылатын үйреншікті өлшемдегі (тігінен 1,5 сантиметр және ұзынынан 4 сантиметр) тікбұрышты мөр. Кітапхана штемпелі басылымның титул парағындағы шығыс деректерінің үстіне және оның сыртына, ал ол жоқ болған жағдайда – басылымның алғашқы бетіндегі атаудың астына және 17-бетке қойылады.
Түгендеу кезінде құжаттың әрбір данасына немесе атауына тағайындалатын мүкәммал (рет) нөмірі титул парағындағы кітапхананың нөмірлегіш штемпелінің үстіне немесе штемпелдің астына қойылады.
Құжаттың сақталу шифры (құжаттың сақталу орнының шартты таңбасы) кітаптардың әр тұсына: қалың басылымдардың қабығына қабықтың төменгі ернеуінен 2 сантиметр аралыққа; түптеменің немесе мұқабаның сол жақ жоғарғы бұрышына, титул парағына жазылады. Қара түсті мұқабаларға немесе түптемелерге (қалың басылымдардың қабығына) түрлі-түсті жиекті бір парақ қағаз – жапсырма желімделеді. Жапсырманы желімдеу кезінде ол мұқаба мен түптемеге басылатын атауүсті мәліметтерді (автордың тегі, аты-жөні, кітаптың атауы) жауып қалмауы және түрлі-түсті суреттерді бүлдірмеуі тиіс. Жапсырманы желімдеп болған соң онда құжаттың сақталу шифры қойылады. Басылымның титул парағының сыртындағы сол жақ жоғарғы бұрышына құжаттың сақталу шифры қажет болған жағдайда жазбаны өшіріп, басқасымен ауыстыруға мүмкіндік беретіндей жай жұмсақ қаламмен жазылады.
Әрбір басылымға белгіленген пішіндегі кәртішке (бланк) – кітап формуляры салынады, онда құжат туралы негізгі мәліметтер (авторы, атауы, бағасы және т.б.) көрсетіледі, басылым мұқабасының сыртына желімделген қалташаға салынады. Оқырманға құжат беруді тіркеу (құжатты берген кезде алынады) және оның уақтылы қайтарылуын бақылау, сондай-ақ құжаттың пайдаланылуын талдау үшін қолданылады.
Кітап формулярында басылымның шифры, мүкәммал нөмірі, авторы (авторлары) туралы мәліметтер, кітаптың атауы (көптомды басылымдар үшін сондай-ақ томның, бөлімнің, шығарылымның нөмірі көрсетіледі), кітаптың басылған жылы мен бағасы (журналдар үшін журналдың атауы, басылған жылы мен рет нөмірі) көрсетіледі. Авторлар туралы мәліметтерді жазған кезде: егер басылымды бір немесе екі-үш автор жазса, формулярда бірінші автордың тегі мен аты-жөні, ал авторлары үштен астам болса, формулярда тек кітаптың атауы көрсетіледі. Ұзақ атаудың жекелеген сөздерін қысқартып, оларды мәтіннің ортасына шығаруға немесе жалғауларын түсіріп тастауға болады. Бұл ретте мына қағида сақталады: қысқартылған сөздер оқылған кезде оңай шешілуі тиіс, ал жалғауларды түсіру атауды түсініксіз етпеуі тиіс.
Формулярдың төменгі бөлігіне басылымның берілген күні мен кітапханаға қайтарылу мерзімі, оқырман формулярының нөмірі немесе басылымды алған оқырманның тегі көрсетіледі. Осы жазбалар бойынша басылымның қанша мәрте берілгенін санап, оны қандай оқырмандар алғанын анықтауға болады. Оқырманға басылым берген кезде кітап формуляры басылымнан алынады, және оқырман формулярында немесе индикаторда (абоненттерге ұзақ уақытқа пайдалануға құжаттар берудің бақылау картотекасында) сақталады. Басылым кітапханада болған кезде кітап формуляры оның қалташасында тұруы тиіс.
Басылымның қалташасы – алдыңғы бөлігі жоғарыдан қиғаш кесілген, кітап формулярын салуға арналған өлшемі 8,5х10 сантиметрлік ашық конверт. Түптеменің немесе мұқабаның ішкі жағына төменгі етектен 2 сантиметр аралыққа желімделеді. Егер кітаптың форзацы иллюстрацияланған болса, суретті бүлдірмеу үшін қалташа форзацтың сыртына желімделеді. Қалташада мүкәммал нөмірін жазған абзал, бұл қалташаға салынған кітап формулярының сол кітапқа сәйкес келетінін-келмейтінін оңай тексеруге болады.
Құжаттың қайтарылу мерзімін бақылау парағында басылымның берілген күні мен кітапханаға қайтарылу мерзімі, оқырман формулярының нөмірі немесе басылымды алған оқырманның тегі көрсетіледі. Оқырманға құжаттарды кітапханаға уақтылы қайтару қажеттігін еске салу, оқырман формулярларын іздестіру, сондай-ақ қордың пайдаланылуын талдау үшін қызмет етеді.
Пайдаланылған кітап формуляры мен қайтару мерзімін бақылау парағында алдыңғы берілген сандар туралы белгі жасай отырып, олар жаңасымен ауыстырылады. Қайтару мерзімі парағын қалташалар алмастырады.
Құнды иллюстрациялары бар басылымдарға мұқабаның (немесе форзацтың сыртында) жоғарғы қабығының ішкі жағындағы қосымша бетке қосымша иллюстрациялар саны көрсетіледі.