Кітапхана қорларын қалыптастыру

Мерзімді басылымдардың (газет-журналдардың) жиынтық есебін жүргізу мұндай есептің мүмкіндіктері мен шынайы қажеттігіне сәйкес шешіледі. Жазылым бойынша қорға түсетін мерзімді басылымдарға (газет-журналдарға) жылына бір мәрте акті әзірленеді, және соның негізінде жиынтық есеп кітабына енгізіледі (олардың құнын көрсетпей-ақ). Түскен мерзімді басылымдарға жасалған акт бухгалтерияға өткізілмейді.

Кітапханадан шығарылған құжаттар туралы мәліметтер негізгі кітапхана қорының жиынтық есебі кітабының ІІ «Қордан шығару» бөлімінде немесе алынып тасталу себебін көрсете отырып жиынтық есептің басқа нысанында көрсетіледі. Есептен шығарылған құжаттарды есепке алу мен бақылау үшін «Берілді», «Сатылды», «Макулатураға өткізілді» деген көрсеткіштер енгізіледі.

Кітапхана қорының жиынтық есебі кітабының І «Қорға түскен түсім» бөліміндегі түсімдер туралы жазбаның нөмірленуі жыл сайын № 1-ден басталады. Кітапхана қорының жиынтық есебі кітабының ІІ «Қордан шығару» бөліміндегі қордан шығарылу туралы жазбалардың нөмірленуі №1-ден басталады және есептен шығарылу себептеріне қарамастан жылдан жылға өсу тәртібімен жалғасып отырады. Қорға түсім және шығарылу туралы әрбір жазба бір жолда жасалады.

Құжаттардың түрлері, мазмұны мен тілдері бойынша бөлінуін көрсететін көрсеткіштердің жиынтығы кітапхана қорының жиынтық есебі кітабындағы үш бөлімнің бәрінде және жиынтық есептің басқа нысандарында бірдей.

Тыңдау, көру құжаттарының, шағын нысандардың, мәшинеде оқылатын тасығыштардағы электронды басылымдардың (CD-ROM, мультимедиа, дискет) түсімдері кітапхана қорының жиынтық есеп кітабының І «Қорға түскен түсім» бөлімінде құжаттарды түрлеріне қарай әрі қарай тәптіштей отырып көрсетіледі. Қордан шығарылу туралы деректер де кітапхана қорының жиынтық есебі кітабының ІІ «Қордан шығару» бөліміне осылайша тіркеледі.

Күнтізбелік жылдың аяқталуына қарай кітапхана қорының жиынтық есебі кітабының ІІІ «Қордың қозғалыс қорытындылары» бөлімінде құжаттардың түсуі мен шығарылуы қорытындылары шығарылады, және келесі жылдың басына қарайғы кітапхана қорының барлығы анықталады.

Кітапхана қорының жиынтық есебі кітабының І «Қорға түскен түсім» және ІІ «Қордан шығару» бөлімдерінің әр бетінің соңындағы «көшіруге» деген жолға қорытындылары шығарылады. Олар келесі бетке көшіріледі, оның астына құжаттардың түсімі мен шығарылуы туралы кезекті жазбалар жүргізіледі.

Құжаттарды жеке есепке алу

Жеке есепке алу – қорға түскен және одан шығарылған құжаттың әрбір жеке данасын немесе әрбір атауын есеп нысанында тіркеу үдерісі. Құжаттың әрбір данасын немесе атауын жеке есепке алу құжатқа мүкәммал нөмірін тағайындай отырып немесе оған мүкәммал нөмірін тағайындамай-ақ, түгендеу әдісінің көмегімен жүргізіледі. Құжатқа тағайындалған мүкәммал нөмірі оның кітапхана қорында болған бүкіл кезеңнің ішінде оған сақталады. Кітапхана қорынан шығарылған басылымдардың нөмірлері жаңадан түскен басқа құжаттарға тағайындалмауы тиіс.

Жеке есепке алу нысандары кітап (мүкәммал кітабы), кәртәшкелік (есеп каталогының кәртішкесі), парақтық (акт есебінің парағы), басылымның белгілі бір түріне арналған тіркеу кәртішкесі (соның ішінде электронды және тыңдау, көру құжаттары). Автоматтандырылған технология жағдайында жеке есепке алудың кез келген нысанын қалыптастыруға арналған барлық қажетті ақпаратты қамтитын файлдар жасақталады.

Мүкәммал кітабының мұқабасында және титул парағында реквизиттер: кітапхана атауы «№ ... мүкәммал кітабынан» «№ ... мүкәммал кітабына дейін» мүкәммал нөмірін көрсете отырып, «№ ... мүкәммал кітабы»  мүкәммал кітабының рет нөмірі толтырылады. Баспаханалық нөмірленуі жоқ мүкәммал кітабында кітапты толтырардың алдында беттері нөмірленуі тиіс, кітап міндетті түрде баумен тігіліп, баудың бекітілген орнына мынадай нысандағы расталған мөр соғылады: «Бұл мүкәммал кітабында ... нөмірленген бет бар» (нөмірленген беттер саны көрсетіледі), ол орта білім беру ұйымы директорының қолымен және елтаңбалық мөрімен расталады.

Баспахана беттерді нөмірлеген жағдайда мүкәммал кітабының мұқабасы мен титул парағында беттердің саны мен осы кітаптың мүкәммал нөміріне арналған саны көрсетіледі, орта білім беру ұйымының директорына қолымен және мөрмен расталып, толтырылған реквизиттерді бекіту құқығы қалады.

Мүкәммал кітабы кітапхананың құрылымдық бөлімшелерінің (абонемент, оқу залы, кітапхана пункті) бар-жоғына қарамастан бүкіл кітапхана қорына бірдей болуы тиіс. Мүкәммал кітабында жазылған басылымдар құнын бухгалтерия кітапхананың балансына жатқызады.

Қорға түскен әрбір басылымға даналарының саны мен түскен уақытына қарамастан жеке мүкәммал нөмірі тағайындалады. Бұл нөмір басылымның өзіне – титул парағында және 17 беттегі мәтіннің астындағы сол жақ бұрышына, штемпелдің астына немесе штемпелдің ішіне, кітап формулярына, алфавиттік қызмет каталогы кәртішкесінің сыртына қойылады.

Жарияланбаған құжаттарды, тыңдау, көру құжаттарын, шағын нысандарды, электронды басылымдарды жеке есепке алу жеке есепке алу нысанының әрбір түрі үшін жеке жүзеге асырылады.

Мүкәммал кітабы кітапхананың маңызды құжаты болып табылады және ақша құжаттарымен бірдей сақталады. Мүкәммал кітаптарын жазу немесе қорды қайта түгендеу орта білім беру ұйымы директорының жазбаша бұйрығы бойынша айрықша жағдайларда ғана жүргізілуі мүмкін.

Мүкәммал кітаптарын толтыру қағидалары

Құжаттарды жеке есепке алу нысандарында міндетті түрде мынадай көрсеткіштер болуы тиіс: мүкәммал кітабындағы жазбаның күні, негізгі кітап қорының «Жиынтық есеп кітабындағы» жазбаның нөмірі, мүкәммал нөмірі, тексеру туралы белгі, авторы мен атауы, басылған жылы, бағасы, бөлімі, есептен шығару актінің нөмірі, ескертпелер.

Құжаттың әрбір данасы бір жолға жазылады. Мүкәммал кітабында түзетулерге жол берілмейді. Жеке есепке алу нысандарындағы жазба түпнұсқа тілінде айқын әрі анық қолмен жүргізіледі.

1. «Мүкәммал кітабындағы жазбаның күні, жиынтық есеп кітабындағы жазбалар нөмірі» бағанында бастапқыда басылымның мүкәммал кітабына нақты жазылған күні мен айы және сызық арқылы «Жиынтық есеп кітабында» түскен лектің жазылған рет нөмірі (мәселен, 10.12 - 24) көрсетіледі. Мүкәммал кітабына басылымның жазылған жылы мүкәммал кітабының әрбір жаңа бетінің сол бұрышының жоғары жағында көрсетіледі. Бір және сол күні түгендеу жүргізілген басылымдар жазылған күн тек бір мәрте көрсетіледі және тіптен мүкәммал кітабының бірнеше беті бірден толтырылса да қайталанбайды. Мүкәммал кітабында бір және сол күні бірнеше лек бірден жазылғанда 1 бағанда әрбір жаңа лекті жазған кезде жиынтық есеп кітабында жазбаның нөмірі ғана жазылады (мәселен, -“- 25).

2. «Мүкәммал нөмірі» бағанында әрбір жолға басылымның әрбір данасына тағайындалған рет нөмірі қойылады. Қателерді болдырмау үшін беттегі мүкәммалдық рет нөмірлері мүкәммал кітабына басылымдарды жете жазу қойылады.

3. «Тексеру туралы белгі» бағанында кітапхана қорын тексеру кезінде «х»; «+»; «V» және т.б. шартты белгілермен басылымның бар екендігі белгіленеді. Бұл белгілер тексерілген әр жыл үшін түсі немесе бейнесі жағынан әртүрлі болуы тиіс.

Мүкәммал кітабының 4-7 бағандары басылымның титул парағы (ол жоқ болған жағдайда – мұқабасы) бойынша толтырылады, жетіспейтін деректер шығыс мәліметтерінен алынады.

4. «Авторы мен атауы» бағанында басылымның авторының текесімі  мен атауы келтіріледі. Екі немесе одан көп авторлар болған жағдайда бірінші автордың текесімі; төрт және одан көп авторы болған жағдайда басылым атауы астына жазылады. Автордың текесімі мен атауының арасында бос аралық немесе сызық қалдырмаған жөн. Сондай-ақ атауды тырнақшаға алуға болмайды. Бірнеше сөзден тұратын атауды мәнін түсінетіндей етіп қысқартуға рұқсат етіледі. Ұзақ атауды (5 сөзден астам) жазған кезде тек 2-3 сөзі жазылады.     

Томдардың, бөлімдердің, шығарылымдардың рет нөмірлері міндетті түрде көрсетіледі. Бір және сол басылымның немесе бір атауы бар көптомды басылымның дублеттерін бір бетке жазған кезде 4 бағанның әрі қарайғы жолдарына тырнақшалар қойылады және томның рет нөмірі (көптомды басылымдарды жазу кезінде) қойылады.

5. «Басылған жылы» бағанында басылымның жарыққа шыққан жылының соңғы екі саны көрсетіледі. Басқа ғасырда шыққан басылымдар бұған жатпайды, бұл жағдайда басылған жылы толық жазылады. Мүкәммал кітабының бір бетіне бір жылда басылған шығармаларды жазған кезде 5 бағанның  әрі қарайғы жолына тырнақша қойылады.

6. «Бағасы» бағаны екі кіші бағанға бөлінген: теңге және тиын, мұнда сатып алынған басылымның бағасы немесе оның қайта бағалану коэффициенті көрсетіледі. Егер осы бағанды толтыру кезінде кіші бағанның бірі толтырылмай қалса, онда оған сызықша қойылады.

8. «Есептен шығару актінің № » бағанында сол басылымның есептен шығарылуы ресімделген актінің нөмірі және сызық арқылы – оның әзірленген жылының соңғы екі саны көрсетіледі (мәселен, 22-03).

«Мүкәммал нөмірі», «Бағасы» бағандарынан басқа бағандардың бәрінде бір және сол құжаттың бірнеше данасын (дублеттерін) қатар жазған кезде тырнақша қойылады. Дублеттер жазбасын келесі бетке көшірген кезде кітап туралы мәліметтер барлық бағандарда қайталанады.

9. «Ескертпелер» бағанында негізгі құжатқа қосымшаның бар-жоғы мен түрі көрсетіледі. «Ескертпеде» аса құнды және сирек басылымдар үшін дананың құндылығын (бірегей түптемесінің, автографының болуы, қолдан боялған суреттер мен т.т.) немесе ақаулығын (мәтіннің, гравюраның бірнеше парағының жоқтығы және т.с.с.) білдіретін ерекшеліктері, сондай-ақ мүкәммалға жазу кезінде жіберілген қателердің түзетілгені көрсетіледі.

Мектеп оқулықтарының кітапхана қорын есепке алу

Жалпы білім беретін мекемелердің кітапханалары оқу үдерісін қамтамасыз ету үшін оқулықтардың барлық түрлерінің (базалық, тәжірибелік және сынақ) бір атауынан көп мөлшердегі даналар (10 данадан астам), сондай-ақ мектеп орфографиялық сөздіктері, математикалық кестелер, есептер, жаттығулар жинақтары, оқушыларға арналған практикумдар, дидактикалық және кітапхана қорына енетін басқа да материалдар сатып алынады.

Мектеп оқулықтарының кітапхана қорын есепке алу үдерісіне мыналар енеді: түсімді қабылдау, штемпелдеу, тіркеу, сыныптарға бөлу, оқулықтарды ауыстыру, олардың есептен шығарылуы, сондай-ақ қор қозғалысының қорытындыларын шығару және оны тексеру.

Мектеп кітапханаларындағы оқулықтардың кітапхана қоры негізгі кітапхана қорынан бөлек есепке алынады және сақталады.

Мектеп оқулықтарының кітапхана қорын есепке алу жөніндегі барлық операцияларды лауазымдық міндеттеріне сәйкес кітапхана меңгерушісі және /немесе кітапханашы жүргізеді. Мектеп оқулықтарының кітапхана қорының құндық есебін сол мектепке қызмет көрсететін бухгалтерия жүргізеді.

Кітапхана қорына түскен оқулықтарды есепке алу кезінде олар тұрақты және уақытша сақталатын құжаттар болып бөлінеді (ақпараттың көлемі мен сипаты бойынша балансқа алынбайтын басылымдардың жеке түрлері). Уақытша сақталатын құжаттарға кітапшалар (көлемі 48 бетке дейін), үндеулер (көлемі 4 бетке дейін), күнтізбелер, плакаттар, әдістемелік әзірленімдер мен бағдарламалар, есептен шығарылғаннан кейін оқушылар мен педагогтарға таратылып беруге жататын материалдар («Жұмыс жазбасы», «Бақылаулар күнделігі», баспа негізіндегі дәптерлер, кескін (контур) карталары мен атластар) жатады. Уақытша сақталатын құжаттар мектеп оқулықтарының кітапхана қорына енгізілмейді және балансқа алынбайды.

Оқулықтардың барлық түрлерін есепке алу мүкәммалсыз есеп әдістемесі бойынша топтық тәсілмен жүзеге асырылады. Мүкәммалсыз есеп – мәні әр дананы тіркеудің орнына құжаттар атауын тіркеуде болатын кітапхана қорын оңайлатылған жеке есепке алу.

Мектеп кітапханаларында есептің мүкәммалсыз әдісі кезінде мынадай құжаттар ресімделеді: оқулықтар қорының жиынтық есебі кітабы (оқулықтар қорының «Жиынтық есеп кітабы» жоқ болған жағдайда есепті басылымның есеп кәртішкесінде (75х125 миллиметр өлшемде) жүргізуге рұқсат етіледі) және оқулықтардың кітапхана қорының есептік кәртішкесін тіркеу журналы.

Кітапханаға алғаш түскен 10 данадан астам әрбір оқулық атауына жеке кәртішке жүргізіледі. Есеп кәртішкесінің бет жағында оқулықтың қысқаша библиографиялық сипаттамасы (авторы, атауы, шығыс деректері) орналастырылады; данада белгіленген оның бағасы; оқулықтардың жиынтық есебі кітабына жазылған күні мен жазбаның нөмірі; түскен, есептен шығарылған, есепте тұрған даналар саны көрсетіледі. Есеп кәртішкесінің сыртқы жағында пайдаланылған жылы, сыныптар бойынша бөлінісі (берілген оқулықтар данасының саны) көрсетіледі. Есеп кәртішкесінде бағасына қарамастан оқулықтың басылымының әрбір жеке атауының қозғалысы көрсетіледі.

Оқулықтар басылымының библиографиялық сипаттамасы бар есеп кәртішкелері есеп картотекасына сыныптар бойынша, ал сыныптар ішінде авторлар текесімі немесе атаулар алфавиті бойынша қойылады. Есеп кәртішкесі мүкәммалсыз есептен өткен оқулық басылымының әрбір жеке атауының қозғалысын көрсетеді.

Есеп кәртішкелерінің сақталуын бақылау үшін олар оқулықтардың кітапхана қорының есеп кәртішкелерін тіркеу журналында тіркеледі, ол үшін мүкәммал кітабы пайдаланылуы мүмкін. Оқулықтардың кітапхана қорларының есеп кәртішкелерін тіркеу журналында жеке есепке алу кезіндегі секілді барлық бағандар толтырылады, әрбір атау жеке жолға жазылады. Оқулықтардың кітапхана қорының есеп кәртішкелерін тіркеу журналына жазу кезінде рет нөмірі есептік кәртішкеге де тағайындалады.

Аталған есеп кәртішкесіне тіркелген оқулықтардың бүкіл данасына дананың жақша ішіндегі рет нөмірін белгілей отырып, осы нөмір тағайындалады, 151 (1), 151 (2), 151 (3), 151 (4) және т.с.с.

Оқулықтардың әрбір данасының титул парағындағы шығыс деректерінің үстіне кітапхана штемпелі (1,5 х 5 сантиметрлік өлшемде) қойылады. Онда орта білім беру ұйымының атауы мен нөмірі болады. Штамптың ішінде әр оқулыққа тағайындалған нөмір жазылады.

Жарамсыздыққа келген оқулықтар комиссия актісі бойынша есептен шығарылады, оның құрамына мектеп директоры немесе орынбасары, кітапханашы, 1-2 мұғалім, сол мектепке қызмет көрсететін бухгалтерия қызметкері, сондай-ақ мектептің ата-аналар комитетінің өкілі енеді. Оқулықтар қорландыру циклына сәйкес мектеп кітапханасы қорынан толығымен алынып тасталады.