Автоматизированные информационные системы

Эта модель основывается на некой важной семантической информации о реальном мире и предназначена  для логического представления  данных. Она определяет значение данных в контексте их взаимосвязи с другими данными. Важным является тот факт, что из модели «сущность-связь» могут быть порождены все существующие модели данных. Поэтому она является наиболее общей.

Моделирование предметной области базируется на использовании  графических диаграмм, включающих небольшое число разнородных компонентов. Основными понятиями данной модели являются сущность, связь, атрибут.

Сущность - реальный или представляемый объект, информация о котором сохранятся и должна быть доступной.

Связь - графически изображаемая ассоциация, устанавливаемая между двумя сущностями. Она является бинарной и может существовать между двумя различными сущностями или между сущностью и ей же самой.  

2.2 Построение ER-модели  информационного  обеспечения АИС 

Рассмотрим ER-модель нашей базы. Как я уже отметила, во избежание громоздкости рассмотрим отдельные виды продукции, предлагаемой магазином. В базе будут задействованы три таблицы: количество на складе, цена и цена реализации. Зададим связи между двумя таблицами и представим ER-модель. 

 

Рисунок 2.1 – ER-модель информационной базы

При разработке ER-моделей мы должны получить следующую  информацию о предметной области:

Список сущностей  предметной области.

Список атрибутов  сущностей.

Описание взаимосвязей между сущностями.

ER-диаграммы  удобны тем, что процесс выделения  сущностей, атрибутов и связей  является итерационным. Разработав  первый приближенный вариант  диаграмм, мы уточняем их, опрашивая  экспертов предметной области.  При этом документацией, в которой фиксируются результаты бесед, являются сами ER-диаграммы.

Предположим, что  перед нами стоит задача разработать  информационную систему по заказу некоторой  оптовой торговой фирмы. В первую очередь мы должны изучить предметную область и процессы, происходящие в ней. Для этого мы опрашиваем сотрудников фирмы, читаем документацию, изучаем формы заказов, накладных и т.п.

Например, в ходе беседы с менеджером по продажам, выяснилось, что он (менеджер) считает, что проектируемая  система должна выполнять следующие действия:

Хранить информацию о покупателях.

Печатать накладные  на отпущенные товары.

Следить за наличием товаров на складе.

Выделим все  существительные в этих предложениях - это будут потенциальные кандидаты  на сущности и атрибуты, и проанализируем их (непонятные термины будем выделять знаком вопроса):

Покупатель - явный  кандидат на сущность.

Накладная - явный  кандидат на сущность.

Товар - явный  кандидат на сущность.

Склад - а вообще, сколько складов имеет фирма? Если несколько, то это будет кандидатом на новую сущность.

Наличие товара - это, скорее всего, атрибут, но атрибут  какой сущности?

Сразу возникает  очевидная связь между сущностями - "покупатели могут покупать много  товаров" и "товары могут продаваться  многим покупателям". Первый вариант диаграммы выглядит так: 

Рисунок 2.2 – ER-модель «Покупатель – Товар» 

Задав дополнительные вопросы менеджеру, мы выяснили, что  фирма имеет несколько складов. Причем, каждый товар может храниться  на нескольких складах и быть проданным  с любого склада.

Куда поместить  сущности "Накладная" и "Склад" и с чем их связать? Спросим  себя, как связаны эти сущности между собой и с сущностями "Покупатель" и "Товар"? Покупатели покупают товары, получая при этом накладные, в которые внесены  данные о количестве и цене купленного товара. Каждый покупатель может получить несколько накладных. Каждая накладная обязана выписываться на одного покупателя. Каждая накладная обязана содержать несколько товаров (не бывает пустых накладных). Каждый товар, в свою очередь, может быть продан нескольким покупателям через несколько накладных. Кроме того, каждая накладная должна быть выписана с определенного склада, и с любого склада может быть выписано много накладных. Таким образом, после уточнения, диаграмма будет выглядеть следующим образом:

Рисунок 2.3 – ER-модель «Покупатель – Накладная –  Склад – Товар» 

Пора подумать об атрибутах сущностей. Беседуя  с сотрудниками фирмы, мы выяснили следующее:

Каждый покупатель является юридическим лицом и  имеет наименование, адрес, банковские реквизиты.

Каждый товар  имеет наименование, цену, а также  характеризуется единицами измерения.

Каждая накладная  имеет уникальный номер, дату выписки, список товаров с количествами и  ценами, а также общую сумму  накладной. Накладная выписывается с определенного склада и на определенного покупателя.

Каждый склад  имеет свое наименование.

Снова выпишем  все существительные, которые будут  потенциальными атрибутами, и проанализируем их:

Юридическое лицо - термин риторический, мы не работаем с физическими лицами. Не обращаем внимания.

Наименование  покупателя - явная характеристика покупателя.

Адрес - явная  характеристика покупателя.

Банковские реквизиты - явная характеристика покупателя.

Наименование  товара - явная характеристика товара.

Цена товара - похоже, что это характеристика товара. Отличается ли эта характеристика от цены в накладной?

Единица измерения - явная характеристика товара.

Номер накладной - явная уникальная характеристика накладной.

Дата накладной - явная характеристика накладной.

Список товаров  в накладной - список не может быть атрибутом. Вероятно, нужно выделить этот список в отдельную сущность.

Количество товара в накладной - это явная характеристика, но характеристика чего? Это характеристика не просто "товара", а "товара в накладной".

Цена товара в накладной - опять же это должна быть не просто характеристика товара, а характеристика товара в накладной. Но цена товара уже встречалась выше - это одно и то же?

Сумма накладной - явная характеристика накладной. Эта  характеристика не является независимой. Сумма накладной равна сумме стоимостей всех товаров, входящих в накладную.

Наименование  склада - явная характеристика склада.

В ходе дополнительной беседы с менеджером удалось прояснить  различные понятия цен. Оказалось, что каждый товар имеет некоторую текущую цену. Эта цена, по которой товар продается в данный момент. Естественно, что эта цена может меняться со временем. Цена одного и того же товара в разных накладных, выписанных в разное время, может быть различной. Таким образом, имеется две цены - цена товара в накладной и текущая цена товара.

С возникающим  понятием "Список товаров в накладной" все довольно ясно. Сущности "Накладная" и "Товар" связаны друг с другом отношением типа много-ко-многим. Такая  связь, как мы отмечали ранее, должна быть расщеплена на две связи типа один-ко-многим. Для этого требуется дополнительная сущность. Этой сущностью и будет сущность "Список товаров в накладной". Связь ее с сущностями "Накладная" и "Товар" характеризуется следующими фразами - "каждая накладная обязана иметь несколько записей из списка товаров в накладной", "каждая запись из списка товаров в накладной обязана включаться ровно в одну накладную", "каждый товар может включаться в несколько записей из списка товаров в накладной", " каждая запись из списка товаров в накладной обязана быть связана ровно с одним товаром". Атрибуты "Количество товара в накладной" и "Цена товара в накладной" являются атрибутами сущности " Список товаров в накладной".

Точно также  поступим со связью, соединяющей сущности "Склад" и "Товар". Введем дополнительную сущность "Товар на складе". Атрибутом этой сущности будет "Количество товара на складе". Таким образом, товар будет числиться на любом складе и количество его на каждом складе будет свое. 

2.3 Создание базы данных учёта и продажи ТС 

При работе с  БД пользователю, как правило, не требуется  видеть одновременно всю информацию, которая хранится в той или  иной таблице БД. Наоборот, часто  бывает необходимость отображать содержимое сразу нескольких таблиц, соответствующее определенным условиям.

В Access есть мощное средство обработки данных в связанных  таблицах, которое позволяет отображать нужную информацию, соответствующую  указанным требованиям - запрос.

Существует два  основных типа запросов: запрос на выборку и запрос на изменение данных.

Запрос на выборку  наиболее распространенный. При его  выполнении формируется набор записей, информация для которых берется  из одной или нескольких таблиц. Его мы и будем использовать в  нашей базе данных.

Создадим четыре запроса: запрос на количество товара, на цену, стоимость и на товар.

Заметим, что  с использованием запросов мы можем  вывести на экран только необходимую  в данный момент информацию. Нам  не обязательно пролистывать целые  таблицы в целях нахождения требуемых данных, что существенно экономит как время, так и силы. В нашем примере таблицы отличаются сравнительно небольшим объемом. Но ведь в большинстве случаев приходится оперировать с большим количеством таблиц и данных. Поэтому роль запросов в работе с БД сложно переоценить.

Работа с данными  в БД осуществляется непосредственно  в таблицах и запросах. При этом предлагаемые возможности изменения  структур таблиц и содержащихся в  них данных полезны скорее разработчику, нежели пользователю. Кроме того, для  удобства работы, в Access имеются широкие возможности создания интерфейса пользователя при помощи форм. Создавая форму, разработчик преследует несколько целей:

- отображение  и изменение данных. Наиболее  часто формы используются как  раз для этого. При этом разработчик может задать любой вид отображения информации;

- ввод данных. Формы могут использоваться для  ввода новых данных в таблицу.  При этом ввод будет выполняться  пользователем в том формате,  который задан разработчиком.  Другими словами, пользователь  может вводить значения только для тех полей, которые представлены в форме;

- печать. Несмотря  на то, что для печать данных  в БД используются отчеты, содержимое  формы также можно распечатать;

- сообщения.  Дополнительная возможность использования  форм заключается в создании с их помощью различных сообщений, отображаемых в последствии в той или иной ситуации для облегчения работы пользователя. В таком виде формы используются в приложениях.

В зависимости  от того, с какой целью создается  форма, разработчик определяет особенности ее внешнего вида. Выделим следующие:

- многостраничная  - поля записи выводятся в один  столбец. При этом в один  и тот же момент времени  в форме отображается только  содержимое текущей записи (например  форма «количество товара»);

- ленточная - все поля записи выводятся в одну строку, при этом в форме отображаются все записи (например, форма «цена реализации»);

-табличная - отображение записей осуществляется  в виде таблицы.

Для представления  в печатном виде информации из БД в Access предназначены отчеты. По сравнению с остальными способами печати при использовании отчетов можно, помимо отображения содержимого полей из таблиц и запросов, вычислять различные итоговые значения, а также группировать данные. В БД «Техносила» представлены отчеты о количестве на складе, стоимости и цене реализации.

Microsoft Access содержит  различные типы макрокоманд, позволяющие  автоматизировать работу приложения. Макросом называют набор из  одной или более команд, выполняющих  определенные операции. Приведем  примеры ситуаций, когда удобно использовать в приложениях макросы:- для выполнения простых задач, таких как открытие и закрытие форм, вывод на экран и скрытие панелей инструментов или запуск отчетов;