Информационные системы и технологии в бизнесе

1. Роль и  место информационных систем  в экономике

Под информационной системой понимается система, предназначенная для хранения, обработки, поиска, распространения, передачи и предоставления информации.

Можно выделить три основных направления использования информационных систем в экономике.

Средства  для обработки больших массивов неструктурированной информации - обеспечивают доступ и обработку информации, как правило поступающей из макроокружения предприятия, позволяют осуществлять доступ к удаленным базам данных, информационно-справочным и поисковым системам. С помощью таких средств можно проводить маркетинговые исследования или мониторинг изменений в действующем законодательстве.

Средства автоматизации бизнес-процессов предприятия - позволяют работникам предприятия выполнять работу более качественно и эффективно. К этим средствам относятся, в частности, и средства обработки больших массивов структурированных данных, такие, как базы данных и электронные архивы.

Средства автоматизации труда управленцев - дают возможность использовать наработанный мировой опыт, заложенный в информационные продукты для управления предприятием.

Прикладная  информатика предоставляет категории  пользователей возможность выполнять функции, необходимые для нормальной работы предприятия, к которым относятся:

- сбор, обработка, хранение и представление данных о деятельности организации в виде, удобном для анализа и использования при принятии управленческих решений;

- автоматизация выполнения бизнес-операций (технологических операций), составляющих основную деятельность предприятия;

- автоматизация процессов, обеспечивающих выполнение основной деятельности предприятия,  используются финансово-экономические и управленческие программные продукты. Эти продукты используются для реализации, в частности, следующих задач:

- автоматизации бухгалтерского учета и предоставления установленной действующим законодательством отчетности во внешние органы;

- автоматизации управленческого учета, целью которого являются сбор данных и их представление в виде, удобном для руководителей предприятия, которые используют их для принятия управленческих решений;

- организации процесса планирования и получения отчетности по выполнению планов предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Основные компоненты информационных  технологий

Информационные технологии -  совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую создание, сбор, хранение, обработку, вывод и распространение информации для снижения трудоемкости использования информационных ресурсов, повышения их надежности и оперативности. Основные компоненты информационных технологий:

Внутренние и внешние источники  информации. В качестве внутренних:

-транзакционные системы, предназначенные для выполнения бизнес-операций и учетных операций

-система внутрифирменного электронного документооборота;

-документы из электронных хранилищ;

-документы на бумажных носителях.

К внешним источникам информации -информационные агентства, поставляющие данные  в электронном виде,  и на бумажных носителях;

-законодательные и регулирующие органы;

-клиенты и партнеры предприятия, предоставляющие данные в электронном виде или на бумажных носителях.

Доставка информации. Может осуществляться из внешних и внутренних источников по выделенным каналам, по глобальным электронным сетям коммерческого или общего назначения, по корпоративным и локальным компьютерным сетям.

Управление  информацией. Исходные данные, поступающие в систему из различных источников, как правило, фильтруются:

-проверка корректности (внутренняя непротиворечивость данных, безопасность внесения данной записи);

реформатирование 

Хранение  информации. хранилище обладает свойствами предметной ориентации данных, историчности, интегрированности и неизменяемости. Глубина хранения информации обычно составляет от 10 лет для агрегированной (обобщенной) информации до 1-5 лет (не считая текущего года) для детализированной информации.

Анализ  информации.   являются среднее и высшее звено управления, системные аналитики, использующие историческую и текущую информацию о деятельности предприятия для подготовки принятия решений по управлению предприятием.

Для регистрационных систем - быстродействие, объем хранимой информации, возможность работать в распределенном режиме.

Консультационно-справочные повышенными требованиями к возможностям хранения, классификации и поиска информации.

Аналитические системы требуют расширенных возможностей классификации структурированной информации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.Модели  электронного офиса

Главным условием повышения  эффективности управления является автоматизация рабочих мест сотрудников офиса в целях более качественного обеспечения их информацией.

Три различные модели офиса: информационная коммуникационная и системная.

Информационный процесс - четыре вида деятельности, связанной с информацией: генерирование, хранение, распространение и восприятие.

Начало информационного  процесса - генерирование информации (информационных документов), окончание - восприятие, интерпретация и связанные с этим восприятием действия.

 Коммуникационная. В коммуникации участвуют два основных компонента - источник сообщения и приемник сообщения, связанные между собой связями влияния и обратной связи.

Суть коммуникационных процессов - взаимоотношения между людьми при обработке информационных посылок.

Коммуникации  между людьми делятся на вербальные (выражаемые словами - устная речь и письменный текст) и невербальные (не выражаемые словами - жесты, мимика,  интонация). Очень важны средства визуализации при передаче сообщений (например, видеофоны, видеотелефоны, телевизоры).

Информационные потоки (речь, изображение, текст, данные), которые должны интегрироваться на автоматизированном рабочем месте (АРМ) в офисе.

Речевые сообщения.

Бумажные документы.

Электронные потоки информации в офисе

Из телефаксной сети связи поступают бумажные сообщения, которые после сканирования вводятся в компьютер. Таким же образом в офисе могут быть введены в компьютер после сканирования бумажные документы. Речевые сообщения любого вида вводятся или выводятся из компьютера посредством специального речевого преобразователя. Через средства локальной сети или глобальной сети электронные сообщения вводятся или выводятся из компьютера с помощью сетевых адаптеров (сетевых карт) или модемов.

Компьютеры в процессе развития преобразуются в аудио- и видеокомпьютеры, которые обладают способностью работать с мультимедийными средами, т.е. с информацией комплексного вида

Электронная почта.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Информационные потоки в электронном офисе

В электронном офисе  разнообразные технические средства обеспечивают прием и выдачу трех основных видов информации: речи, данных и изображений (в статике и динамике)

Стратегическая цель, которая ставится при построении информационной системы, заключается в создании условий для объединения всех доступных предприятию потоков информации

Речевые сообщения. Речевые сообщения возникают при вербальном общении сотрудников как внутри офиса, так и извне, через телефонную сеть.

Бумажные документы.

факсимильная  связь. Факсимильный аппарат передает и принимает документальные факсимильные сообщения. Суть передачи - преобразование документа путем сканирования в последовательность строк, состоящих из элементов, значение которых связано с передаваемым сообщением. Сканирование посредством специального устройства сканера (англ. scan - поле зрения) позволяет преобразовать документ в цифровую форму и передать в память компьютера.

АРМ –автоматизированное  рабочее  место

Копирование документов в офисах с помощью ксероксов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Электронные  информационные потоки

Из телефаксной сети связи поступают бумажные сообщения, которые после сканирования вводятся в компьютер. Речевые сообщения любого вида вводятся или выводятся из компьютера посредством специального речевого преобразователя. Через средства локальной сети или глобальной сети электронные сообщения вводятся или выводятся из компьютера с помощью сетевых адаптеров (сетевых карт) или модемов.

Электронная почта. Электронная почта использует электронные методы подготовки, передачи и обработки полученной корреспонденции с помощью компьютеров. Ее возможности обеспечивают возможность передачи как коротких алфавитно-цифровых сообщений, так и деловых документов, графиков и таблиц, рисунков, картин и фотографий, газет и журналов, речевых сообщений в электронной форме.

Особенности электронной  почты:

массовая услуга пересылки  документальных сообщений на безбумажной  основе;

очень быстрая, практически  мгновенная передача сообщения на любые  расстояния;

защищенность корреспонденции, определяемая тем, что "электронный почтовый ящик" менее доступен, чем обычный, и тем, что сообщения могут быть зашифрованы по взаимной договоренности отправителя и получателя сообщений в системе электронной почты;

независимость от времени, ибо не требуется присутствие  на месте получателя.

возможность отправления  сообщения одновременно нескольким адресатам,

Видеоконференции представляют собой одну из новейших информационных технологий организации дистанционного визуального группового общения, проведения совещаний, обучения. Такая технология делает возможным одновременное общение множества лиц, разделенных стенами учреждений и расстояниями, позволяя не только видеть, слышать друг друга и создавать эффект присутствия в аудитории, но и одновременно передавать различные виды информации (таблицы, графики, карты, тексты, слайды, движущиеся видеоизображения), сопровождая обсуждение специальных вопросов необходимыми вычислениями с помощью компьютеров и используя информацию, хранящуюся в различных базах данных.

Возможности видеоконференций:

оперативное оповещение и быстрый сбор участников, поскольку аппаратура видеоконференций используется многочисленными конференциями и должна быть всегда готовой к работе;

коллективное использование как основа для экономической целесообразности данного направления информационного общения;

отсутствие  жестких ограничений на число  присутствующих: всегда есть возможность подключить громадное число участников в ранге "однонаправленного участия", т.е. имеющих возможность участвовать без права говорить и что-то демонстрировать самим;

Виртуальное пространство информационной среды взаимодействия образуется за счет комплексного объединения и использования пространственно-временных и объемных эффектов видео-, аудио- и компьютерного оборудования.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6. Электронный документооборот в современном бизнесе

Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив".

Документационное обеспечение  управления охватывает вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управления.

Документирование представляет собой создание документов, т.е. их составление, оформление и изготовление.

К организации работы с документами относят технологии обработки документов, согласование, регистрацию и контроль их исполнения.

Разделяют три основные формы организации работы с документам

К централизованной форме относится обработка всей документации, подлежащей централизованной регистрации. Эта форма требует комплексной автоматизации всех документальных операций.

При децентрализованной форме правила и методики, сформулированные в центральном аппарате, в самостоятельных структурных единицах могут быть изменены в соответствии с характером деятельности или сложившимися традициями.

Смешанная форма работы с документами используется в крупных учреждениях и организациях со сложной структурой. Как правило, такая форма проведения документальных операций используется при больших объемах документооборота.

Выделяют  три основных потока документов:

входящие документы, поступившие от внешних адресатов и обрабатываемые структурными подразделениями организации;

исходящие документы, выпускаемые структурными подразделениями для отправки во внешние организации;

внутренние документы, издаваемые руководителем или структурными подразделениями для рассылки внутри службы (например, приказы, инструкции, справки).