Информационные системы и технологии в бизнесе

Каждый документ включает в себя два компонента:

информационный (текст, отражающий основное содержание) -пользователями документа являются руководители и исполнители, непосредственно ведущие работу с документом;

технологический (отметки о прохождении документа) - пользователями документа являются делопроизводители и секретари.

Процесс обработки  документальной информации содержит ряд этапов  Входящий документ попадает на регистрацию, Далее документ рассматривается руководителями, которые определяют исполнителей данного документа. Если документ "рождается" в самой организации, то, как правило, именно этот этап является для документа исходным, .

Далее образуется внутренний контур прохождения документа, в рамках которого циркулируют внутренние документы (исполнение, согласование, утверждение, регистрация внутренних документов).

После завершения работы над документом и его утверждения (или подписания) руководителем исходящие документы регистрируются и направляются адресатам.

 

 

 

 

 

 

 

 

7. Автоматизация документооборота. Работа без применения СУЭД.

Можно работать и без  развитой системы управления электронными документами (СУЭД). В качестве среды распространения документов в этом случае, применяется программа Microsoft Outlook. С ее помощью пересылаются файлы с документами, эта же программа используется и для пересылки необходимых образов документов, получаемых путем сканирования первичных бумажных оригиналов.

К сожалению, работа в подобной структуре приводит к появлению ряда проблем, связанных с организацией документооборота.

Разрозненность классификаторов и словарей. Поскольку в подобной структуре нет единого базового компонента,

Отсутствие  автоматизированных корпоративных  справочников. Ввиду того что MS Outlook применяется только для пересылки электронных версий документов, отсутствует возможность подключения каких-либо специализированных справочников, действующих в едином поле организации.

Регистрация документов проводится вручную. Все необходимые сведения о документах заносятся в какие-либо таблицы или списки, не обрабатываемые автоматизированными системами.

Маршрутизация документов не автоматизирована. Каждый документ направляется только по маршруту, выбираемому очередным исполнителем. Однако это не самое лучшее решение - документ (особенно при согласовании) должен обходить сотрудников по цепочке, определяемой регламентами, принятыми в организации.

Затруднено  проведение контроля за исполнением. Едва ли доступной операцией становится автоматизированный контроль за своевременным исполнением документа, если речь идет только о пересылке документа по произвольному маршруту. Напомнить о документе в данной схеме можно только дополнительным письмом, отправленным также вручную.

Затруднен мониторинг версионности документа, сложен процесс согласования.

Невозможность автоматизированного поиска документов. Электронная почта не предполагает проведения подобной операции.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

8. Автоматизация документооборота. Использования  системы управления электронными документами (СУЭД).

Преимущество: сокращение времени обработки документов на 75%;

рост производительности труда персонала функциональных подразделений на 20 - 25%;

повышение качества бизнес-процессов;

улучшение исполнительской  дисциплины;

рост уровня информационной безопасности;

возможность перехода к  применению электронной цифровой подписи;

надежное взаимодействие между рабочими группами;

переход к использованию  единой  базы знаний организации.  Документы пересылаются с помощью СУЭД, которая содержит единые для всей организации базы справочников, классификаторов, словарей и нормативов. Маршрутизация документов определяется внутренними регламентами в зависимости от вида документа.

В организации создается архив электронных документов, включающий два компонента:

электронный архив, содержащий электронные образы документов;

базу данных, содержащую электронные документы, созданные в принятых в организации средах.

Обмен документами  с внешними организациями обеспечивается с помощью информационного портала

Корпоративный информационный портал - средство коллективной работы сотрудников предприятия (организации) с корпоративными территориально распределенными информационными ресурсами на основе применения Web-технологий.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

9. Функциональность и архитектура системы электронного документооборота

Функциональность компьютерной системы - это набор функций, который в совокупности определяет ее реальное назначение. В частности, современная система управления документами должна обеспечивать все библиотечные сервисы.

Ведение карточки документа. Карточки настраиваются под специфику организации.

Выписка и возврат  документов. Обеспечивает возможность работы с документом вне системы. Наличие этой функции важно еще потому, что не все сотрудники организации могут иметь доступ к СУЭД, но они могут отвечать за разработку и согласование документов. При подготовке документов для внешних организаций документ формируется и отсылается на рассмотрение клиенту.

Создание и  редактирование документов.

Версионность  и управление версиями. В ходе работы над документом возникает необходимость вернуться к предыдущей версии, поэтому полезно ее хранить.

История работы с документами для учета обращения к документам и ведения статистики работы, а также подготовки сводных отчетов.

Поиск как по атрибутам документа (полям карточки), так и по тексту (содержанию).

Маршрутизация документов для выполнения контроля исполнения документов и поручений, а также поддержка работы с электронными документами различных форматов. Для обеспечения системы разграничения доступа к документам нужно реализовать управление группами пользователей, ролями и т.д.

Интеграция  с электронной почтой предполагает возможность сохранения в архиве почтовых сообщений и прикрепленных файлов, отправку документов по почте. Адекватная замена бумажного документооборота возможна только при наличии средств работы со сканированными изображениями документов.

Архитектура СУЭД включает в себя четыре блока:

1. Блок общесистемных словарей должен содержать основные справочные сведения, которые используются сотрудниками организации.

2. Общесистемные сервисы предназначены для хранения форм документов, а также обеспечения маршрутизации документов при   осуществлении документообмена.

3. Функциональные подсистемы поддерживают основные процессы, протекающие в организации.

4. Электронный архив позволяет сохранять документы для возможности ретроспективного обращения к ним.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

10. Автоматизация документооборота. Электронный архив образов документов

1.  Разработка  и проектирования. Успешная реализация замысла в значительной степени зависит от глубины и добросовестности проведения экспертизы   деятельности   организации,   тщательности   разработки проектной документации и полноты учета пожеланий при экспериментальной проверке на стадии пилотного проекта.

2.Оснащение предприятия комплексом архивного хранения в сочетании с модулем текущего ввода документов.

3. Интеграция новой системы.  должна быть установлена ее связь с работающими системами управления электронными документами и применяемыми бизнес-приложениями.

4. Наполнения осуществляются сканирование и индексация актуальной части существующего архива. Именно на этом этапе выполняется перевод документов в электронную форму.

5. Внедрения включает в себя стадии запуска комплекса и обучения персонала порядку работы с системой.

6. Сопровождения, на котором осуществляются поддержка и сервисное обслуживание электронного архива.

7. Этап внедрения включает в себя стадии запуска комплекса и обучения персонала порядку работы с системой.

Структура программно-аппаратного комплекса  предприятия с использованием электронного архива.  Пользователи в процессе работы применяют различные приложения, обеспечивающие обработку информации в соответствии с функциональными задачами сотрудников предприятия. Электронный архив обеспечивает связь с рабочими приложениями посредством интерфейса доступа, интегрирующего архив с информационной системой предприятия.

Начальное наполнение электронного архива проводится в процессе выполнения так называемого залпового ввода, который осуществляется сразу после оснащения предприятия рассматриваемой системой.

Процесс текущего ввода документов предназначается  для расширения электронного архива в повседневной работе. При использовании специализированных программ формирования электронных архивов в процессе распознавания индексируемых документов возможны автоматическое разнесение информации по индексным полям, разделение ввода индексной информации по операторам, когда каждый из них будет вносить только какую-то часть информации, а также использование системных переменных, которые будут автоматически заносить информацию в индексные поля.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

11. Автоматизация документооборота. Системы хранения информации

К основным принципам, используемым при создании хранилищ данных, следует отнести централизацию процедур резервирования, миграции, экспорта и распространения информации, а также эффективность управления правами доступа. Выбор тех или иных компонентов при создании хранилищ осуществляется исходя из следующих измеряемых параметров:

• стоимости единицы хранения;
• надежности;
• возможности прямого доступа к данным;
• времени доступа;
• скорости передачи данных.

В современных  информационных системах хранилища  корпоративных данных строятся на основе трех наиболее распространенных концепций: DAS, SAN и NAS.

DAS (Direct-Attached Storage) - устройство внешней памяти, напрямую подсоединенное к основному компьютеру и используемое только им. Пример DAS - встроенный жесткий диск. Для связи хоста с внешней памятью в типовой конфигурации DAS применяется формат SCSI, команды которого позволяют выделить определенный блок данных на специфицированном диске или смонтировать определенный картридж в ленточной библиотеке.

Конфигурация DAS приемлема для применений, нетребовательных к объемам, производительности и надежности систем хранения. DAS не обеспечивает возможности совместного использования емкости хранения разными хостами и тем возможности разделения данных.

SAN (Storage Area Network) - высокопроизводительная информационная сеть, которая логически соединяет системы хранения и серверы. Топология SAN расширяет концепцию традиционных соединений сервер/система хранения и обеспечивает большую гибкость, производительность и надежность.

Идея SAN основана на формировании общего массива данных, подключенного непосредственно к серверам. Технология SAN предполагает сетевое хранение, которая представляет собой выделенную сеть устройств хранения, позволяющую множеству серверов использовать совокупный ресурс внешней памяти без нагрузки на локальную сеть LAN. В SAN резервирование данных с дисковых подсистем на ленты происходит вне локальной сети и потому становится более производительным - одна ленточная библиотека может служить для резервирования данных с нескольких дисковых подсистем.

Понятие NAS (Network Attached Storage) обозначает линейку сетевых серверов-хранилищ, подключаемую непосредственно к локальной или глобальной сети. Типичный NAS-сервер подключается непосредственно к пользовательской сети и делает доступным уже настроенное дисковое пространство, используя собственную интегрированную файловую систему и программное обеспечение для управления данными. Таким образом, NAS можно считать законченным решением в области хранения данных. NAS делает дисковое пространство доступным для пользователей напрямую, через корпоративную сеть.

В отличие  от SAN, NAS - не сеть, а сетевое устройство хранения, точнее, выделенный файловый сервер с подсоединенной к нему дисковой подсистемой.

NAS-устройство  напрямую подключается в сеть и предоставляет хостам доступ к файлам на своей интегрированной подсистеме внешней памяти. Задача операционной системы NAS-устройства - транслировать обращение к конкретному файлу в запрос на уровне блоков данных.

 

 

 

 

 

12. Корпоративные информационные системы.

 Корпоративные  ИС — это ИС, автоматизирующие все функции управления фирмой или корпорацией, имеющей территориальную разобщенность между подразделениями, филиалами, отделениями, офисами.

КИС – это: управленческая идеология, объединяющая бизнес-стратегию и информационные технологии,  масштабируемая система, предназначенная для комплексной автоматизации всех видов хозяйственной деятельности больших и средних предприятий, в том числе корпораций, состоящих из группы компаний, требующих единого управления.