Информационные системы и технологии в бизнесе

После того как формула введена  в  ячейку,  вы  можете  ее  перенести,  скопировать или распространить на блок ячеек.

      При перемещении  формулы в новое место  таблицы   ссылки  в  формуле  не изменяются, а ячейка, где раньше была  формула,  становится  свободной.  При копировании формула перемещается в другое место таблицы, ссылки  изменяются, но ячейка, где раньше находилась формула, остается  без  изменения.  При копировании формул возникает  необходимость  управлять  изменением  адресов ячеек или ссылок.  Для  этого  перед  символами  адреса  ячейки  или ссылки устанавливаются символы “$”. Изменяться  только  те  атрибуты  адреса ячейки, перед которыми не стоит символ  “$”.  Если  перед  всеми  атрибутами  адреса ячейки поставить символ “$”, то при  копировании  формулы  ссылка  не изменится.

Если в ссылке используются символы $, то  она  называется  абсолютной, если  символов  $  в  ссылке  нет  —  относительной.  Адреса  таких   ссылок называются абсолютными и относительными, соответственно. Абсолютные  адреса  при  перемещении  формул не   изменяются,   а   в относительных адресах происходит смещение на величину переноса.

Ссылка      однозначно определяет ячейку или группу  ячеек рабочего  листа.  Ссылки указывают в каких ячейках  находятся  значения,  которые            нужно использовать в качестве  аргументов  формулы. 

Копирование данных осуществляется стандартным для среды Windows способом:

- Выделите часть ячейки или несколько ячеек.

- Скопируйте выделенный диапазон в буфер обмена. После этого  вы  можете

восстанавливать  содержимое  выделенного  блока  в  любом   приложении

Windows. Для вставки скопированной информации установите курсор в нужное  место  и вставьте из буфера.

Сводные таблицы - это таблицы, в которых данные группируются  по  различным критериям, что позволяет сэкономить силы и время, необходимые  для  задания формул и  функций,  анализирующих  данные. 

16. Анализ  информации   средствами  MS Excel

Сортировка - это упорядочение данных по возрастанию или по убыванию. При фильтрации базы отображаются только записи, обладающие нужными свойствами

Сортировка данных является встроенной частью анализа данных. Может потребоваться расположить в алфавитном порядке фамилии в списке, составить перечень объемов запасов продуктов от максимального до минимального, а также задать порядок строк в зависимости от цвета или значка. Сортировка данных помогает быстро придавать данным удобную форму и лучше понимать их, организовывать и находить необходимую информацию, и в итоге принимать более эффективные решения.

Можно выполнять сортировку данных по тексту (от А к Я или от Я к А), числам (от наименьших к наибольшим или от наибольших к наименьшим), а также датам и времени (от старых к новым или от новых к старым) в нескольких столбцах. Можно также выполнять сортировку по настраиваемым спискам (таким как состоящий из элементов «Большой», «Средний» и «Маленький») или по формату, включая цвет ячеек, цвет шрифта, а также по значкам. Большинство сортировок применяются к столбцам, но возможно также применить сортировку к строкам.

Основное назначение любой базы данных – поиск необходимой информации по какому-либо запросу. Под запросами понимают задачи на поиск информации в базе данных. В Excel запросы реализуются с помощью фильтров. Excel располагает двумя фильтрами: Автофильтр и Расширенный фильтр, которые находятся в секции меню Данные/Фильтр. С помощью Автофильтра реализуются простые запросы, содержащие не более двух условий поиска.

Расширенный фильтр позволяет выполнить запрос практически любой сложности.

При работе с расширенным фильтром необходимо определить три области:

исходный диапазон;

диапазон условий;

диапазон результата.

При создании диапазона условий  необходимо помнить о следующем:

диапазон условий должен состоять не менее чем из двух строк (первая строка – заголовки, последующие  – критерии поиска);

если условия располагаются в одной строке, то считается, что между ними поставлена логическая операция И;

если условия располагаются  в разных строках, то считается, что  между ними поставлена логическая операция ИЛИ;

диапазон условий должен располагаться выше или ниже списка, либо на другом листе.

Microsoft Excel позволяет  автоматически вычислять промежуточные  и общие итоги в списке. При вставке автоматических промежуточных итогов Excel изменяет разметку списка, что позволяет отображать и скрывать строки каждого промежуточного итога.

 

Перед вставкой промежуточных  итогов с целью группировки строк, для которых планируется подвести итоги, список необходимо отсортировать по соответствующему полю. Для вставки итогов выбирается команда меню Данные/Итоги. В появившемся диалоговом окне необходимо выбрать:

- в поле При каждом  изменении в - столбец, для одинаковых  значений которого подсчитываются  итоги, при каждом изменении  значения в данном столбце  подсчет итогов инициируется вновь (это столбец, по которому проводилась сортировка);

- в поле Операция - функцию (это тип вычисления  при подсчете итогов в списках  или базах данных, примерами итоговых  функций могут служить функции  Сумма, Количество, Среднее и т.д.) для вычисления итогов;

- в поле Добавить  итоги по - столбцы, содержащие  значения, по которым необходимо подвести итоги.

Команду Итоги можно  использовать снова, чтобы добавить дополнительные строки итогов с использованием других функций. Чтобы предотвратить  замену имеющихся итогов, необходимо снять флажок Заменить текущие итоги.

Для отображения только промежуточных и общих итогов нажимать кнопки  слева от имен столбцов. Кнопки  и  позволяют показать или скрыть строки данных для итогов.

Сводные таблицы - это таблицы, в которых данные группируются  по  различным критериям, что позволяет сэкономить силы и время, необходимые  для  задания формул и  функций,  анализирующих  данные.  Причина  такой  экономии  состоит в том, что модуль сводных таблиц располагает  встроенными  функциями для основных видов вычислений и оценки данных.

Сводная таблица  является  специальным  типом  таблицы,  которая суммирует информацию  из  конкретных  полей  списка  или  базы  данных.  При  создании сводной таблицы с помощью мастера вы  можете  задать  нужные  поля,  организацию таблицы (  ее  макет  )  и  тип  выполняемых  вычислений.  После  построения таблицы можно изменить ее расположение для просмотра  данных  под  другим  углом  зрения.  Именно  возможность  изменения  ориентации  таблицы,  например транспонирование заголовков столбцов в заголовки строк и  наоборот, дала  сводной  таблице  ее  название  и  делает  ее   мощным   аналитическим  инструментом.

Сводная таблица - это  так  же  еще  один  инструмент  обработки больших списков ( баз данных ). Поскольку в  этом  случае  сразу  подводятся итоги, выполняется сортировка  и  фильтрация  списков,  то  сводная  таблица  является  более  мощным  инструментом  обработки  данных,  который  в  EXCEL называется мастер сводных таблиц. Чтобы приступить к созданию  сводной  таблицы,  выберите  в  меню Данные команду Сводная таблица.  Excel  запустит  мастер  сводных  таблиц Использование -  Сводная ведомость зарплаты за полугодие. Представление  данных  в  графическом  виде  позволяет  решать  самые разнообразные  задачи.   Основное   достоинство   такого   представления   —  наглядность. На графиках легко просматривается тенденция к изменению.  Можно даже  определять  скорость  изменения  тенденции.   Различные   соотношения, прирост, взаимосвязь различных процессов — все это легко  можно  увидеть  на графиках.

Типы диаграмм

Microsoft Excel -  несколько типов плоских и  объемных диаграмм. Эти типы включают разные форматы. Если их не  достаточно, возможно создать собственный пользовательский формат диаграммы.

XY-точечная  диаграмма является  наиболее  подходящим  типом диаграммы для обработки результатов лабораторных исследований.

Линии тренда можно проводить  на гистограммах, графиках,  линейчатых  и

XY-точечных диаграммах.

 В  Excel  для   отображения  диаграмм  можно  использовать  не  только

столбцы, линии и точки, но и произвольные рисунки. При  построении  графиков математических  функций  следует  использовать  в  качестве  типа  диаграммы гладкие кривые.

 Excel поддерживает при построении графиков логарифмическую  шкалу  как для обычных типов графиков, так и для смешанных, то есть  на  одной  оси  вы можете ввести логарифмическую шкалу, а для другой — линейную.

Круговая диаграмма строится  на  одном ряде данных, значения элементов  ряда  отображаются как сектора диаграммы

Построение  диаграмм

Для построения диаграммы  выполните команду  Вставка  |  Диаграмма  или

нажмите кнопку Мастер диаграмм.

Метками строк и столбцов     называются заголовки строк и  столбцов. Если  вы не включаете метки строк в область построения диаграммы, то  на             4 шаге построения диаграммы нужно указать, что под метки строк   отводится 0 строк.

Метки  столбцов    являются  текстом  легенды.  Легенда  представляет  собой  прямоугольник, в котором указывается  каким  цветом  или  типом             линий выводятся на графике или диаграмме данные из той или иной             строки.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

17. Управление проектами. Основные термины и понятия компьютерного представления проектов.

Проектом называется совокупность распределенных во времени мероприятий или работ, направленных на достижение поставленной цели.

План  проекта составляется для того, чтобы определить, с помощью каких работ будет достигаться результат проекта, Поэтому проектный план содержит три основных элемента: задачи, ресурсы и назначения.

Проект состоит  из задач, то есть активностей, направленных на достижение определенного результата. Чтобы задача могла быть выполнена, на нее выделяются ресурсы - материальные (оборудование) и рабочие (сотрудники). Выделение ресурса на задачу называется назначением, и у задачи может быть неограниченное число назначений.

Задача имеет длительность, то есть время, необходимое на ее выполнение. Кроме того, задача характеризуется объемом трудозатрат (объемом работ) и затратами (или стоимостью), необходимыми для ее выполнения.

Проект, как правило, содержит большое количество задач, поэтому  весь набор задач необходимо представить  в виде укрупненных групп, логически связанных между собой. Так формируются суммарные задачи (фазы)

В плане проекта задачи связаны с помощью зависимостей, определяющих порядок выполнения задач относительно друг друга. Длительность проекта складывается из промежутков времени от начала самой ранней задачи до окончания наиболее поздней с учетом зависимостей между задачами. Если при увеличении длительности задачи увеличивается длительность всего проекта, задача называется   критической.

Диаграмма Ганта - это один из способов графического представления плана проекта, применяемый во многих программах управления проектами.

Все элементы диаграммы  Ганта в MS Project являются настраиваемыми отрезками, каждый из которых может состоять из трех элементов: точки начала, точки окончания и промежуточной части (при этом любой из элементов может отсутствовать). При стандартной настройке отрезки, обозначающие фазы, содержат все три элемента.  Отрезки, обозначающие задачи, состоят только из промежуточной части, а завершающие задачи - только из начальной точки. 

Диаграмма Ганта отображает следующие параметры проекта:

- структуру работ, полученную на основе сетевого графика;

- состав используемых  ресурсов и их распределение  между работами;

- календарные  даты, к которым привязываются  моменты начала и завершения  работ.

Критический путь – это путь от начальной к конечной вершине сетевого графика, проходящий только через критические работы.

Тройку "объем работ, время, стоимость" называют "тройным ограничением" или "проектным треугольником".

- Это одна  из простых моделей, показывающая  взаимозависимость характеристик проекта.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

18. Управление проектами. Планирование работ в среде MS Project

Управление  проектом. Процесс планирования, организации и управления работами и

ресурсами, направленный на достижение поставленной цели, как  правило, в условиях ограничений на время, имеющиеся ресурсы или стоимость работ.

Управление  проектом состоит из трех основных этапов:

• формирование плана проекта,
• контроль за реализацией плана и оперативная его коррекция,
• завершение проекта.