Информационные системы учета

Внутримашинная информационная база может быть организована следующими образами: в виде локальных массивов, ориентированных на локальную задачу или комплекс задач; путем формирования массивов в базу данных.

База данных представляет собой совокупность взаимосвязанных информационных массивов, хранимых на запоминающих устройствах прямого доступа (магнитные диски) и обеспечивает реализацию функций управления информационной системы. Целью создания базы данных является сокращение времени обработки данных, уменьшение избыточности хранимых данных, совместное использование данных широким кругом пользователей для решения задач, независимость данных от программ решения задач, надежность хранения данных в базе данных и т.д.

Использование баз данных требует наличия программных средств управления данными, которые находятся в базе данных, они называются системой управления базой данных (СУБД).

СУБД – это комплекс общесистемных программ для ввода-вывода, загрузки, корректировки информационных массивов, обеспечивающих доступ к данным из прикладных задач пользователей ИС. Базу данных вместе с СУБД называют банком данных (БнД). Структуру БнД составляют: база данных и СУБД (рисунок 6).

Структура банка данных в ИС бухгалтерского учета

90

2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

2.1       Информационное обеспечение комплекса задач в информационной системе бухгалтерского учета

2.1.1       Внемашинное информационное обеспечение бухгалтерского учета

2.1.1.1            Используемые классификаторы и коды

Классификаторы и коды используются для составления бухгалтерских отчетов, сводок и группировок на основании выделенного группировочного (одного или нескольких) признака, например, работающие по подразделениям, цехам, бригадам. При компьютеризации бухгалтерских задач используются классификаторы различных видов: общегосударственные, отраслевые и локальные.

Общегосударственные классификаторы (ОК) – единые для РК, используются в бухгалтерском учете в ограниченном количестве. К ним можно отнести: общегосударственный классификатор предприятий и организаций (ОКПО), ОК отраслей народного хозяйства ОКОНХ), код организационно – правовой формы (КОПФ), коды органов управления государственным имуществом, код единицы измерения (СОЕД), ОК управленческой документации. Как правило, эти коды проставляются в заголовочной части сводной бухгалтерской отчетности и не используются при решении бухгалтерских задач локальных участков учета на предприятии. Необходимость в них возникает только при компьютерной обработке сводных бухгалтерских документов.

Отраслевые классификаторы используются для кодирования информации, специфичной для данной отрасли. Учитывая, что бухгалтерский учет ведется во всех отраслях, отнесем к этой группе классификаторов, единые для бухгалтерского учета, независимо от отраслевой принадлежности предприятия и организации. Как правило, эти классификаторы являются одинаковыми во всех типовых проектах, поэтому отсутствует необходимость их проектирования на предприятии или фирме при компьютеризации бухгалтерских задач. К ним относятся коды синтетических счетов бухгалтерского учета, видов оплат и видов удержаний по заработной плате, видов операций движения материальных средств, норм амортизационных отчислений, категорий налогоплательщиков, кассовых операций. Локальные коды – индивидуальные, характерны только для конкретного предприятия даже при приобретении типового проекта.

Проектирование кодов на предприятии требует соблюдения системного подхода, т.е. коды должны быть применимы во всех подразделениях предприятия при решении различных задач. Так, например, коды подразделений должны быть едиными при обработке учетных задач, задач учета кадров, производственном учете.

В то же время некоторые коды используются только для бухгалтерских задач. Исходя из сказанного локальные коды можно разделить на две группы. Первая группа – это коды, единые для предприятия: структурных подразделений, материалов, готовой продукции, деталей, узлов и соединений; коды оборудования, табельных номеров, поставщиков и потребителей, специальностей. Вторая группа кодов используется только при решении бухгалтерских задач: коды субсчетов, основных средств, материально ответственных лиц.

2.1.1.2            Характеристика входной учетной информации

Денежные средства – важнейший инструмент развития производства. Хранятся они в кредитных учреждениях и в кассе предприятия. Используются на приобретение материальных ценностей, оплату труда, услуг сторонних организаций, платежи финансовым органам, банку и на другие нужды.

Основными первичными документами являются приходных и расходный кассовые ордера. Сразу же после поступления или выдачи денег данные приходных и расходных кассовых документов записываются кассиром в кассовую книгу.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег на следующее число и передает в бухгалтерию отчет вместе с приложенными к нему документами.

С согласия кассира и при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Обе они должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все, предусмотренное кассовой книгой.

При обработке кассовой книги на вычислительных машинах на основании отчетов кассира составляется ежемесячно ведомость учета по счету кассы, которая используется для обобщения операций движения денежных средств по данному счету и формированию бухгалтерских записей в разрезе корреспондирующих счетов и субсчетов.

Ведомость является, таким образом, регистром синтетического и одновременно аналитического учета по счету 45 «Касса». В основе машинной обработки ведомости лежит порядок отражения кассовых операций на синтетическом счете 45 (активный денежный счет), по дебету которого группируются суммы приходных, а по кредиту – расходных операций. Затем составляется оборотная ведомость по счету 45 по синтетическим счетам и данные переносятся в Главную книгу.

Основным приходным документом является приходный кассовый ордер с отрывной квитанцией, которая выдается лицу, внесшему деньги, в подтверждение о приеме денег в кассу.

Расход денег из кассы чаще всего связан с выплатой заработной платы и премий рабочим и служащим, производством расходов по командировкам, почтово-телеграфных и других хозяйственных расходов, выплатой пенсий, пособий по социальному страхованию и т.д. Основным документом, которым оформляется выдача денег из кассы, является расходный кассовый ордер.

Данные с первичных документов (приходный и расходный кассовые ордера) вводят в ПЭВМ с клавиатуры.

Таблица 3

Перечень и описание входных сообщений

Таблица 4

Перечень и описание реквизитов входных сообщений

В качестве нормативно – справочной информации для решения данной задачи используются:

-         справочник балансовых счетов.

Таблица 5

Перечень реквизитов справочника балансовых счетов