Информационные системы учета

Системы обработки данных (СОД) на базе концепции АРМ получили широкое развитие.

АРМ - автоматизированное рабочее место системы управления, оборудованное средствами, обеспечивающими участие человека в реализации автоматизированных функций АСУ.

При создании АРМ-бухгалтера выделяют следующие основные принципы: системность,  гибкость, устойчивость, эффективность.

Согласно принципу  системности  АРМ-бухгалтера следует рассматривать как системы,  структура  которых  определяется функциональным назначением.

Принцип гибкости  означает  приспособляемость системы  к возможным перестройкам  благодаря  модульности построения всех подсистем и стандартизации их элементов.

Принцип устойчивости  заключается в том,  что система АРМ-бухгалтера должна выполнять основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и внешних возможных факторов.  Это значит, что неполадки в отдельных ее частях должны быть легко устранимы, а работоспособность системы - быстро восстановима.

Эффективность АРМ-бухгалтера следует рассматривать как интегральный показатель уровня   реализации   приведенных  выше принципов, отнесенного к затратам по  созданию  и  эксплуатации системы.

Функционирование АРМ-бухгалтера  может  дать  численный эффект только при условии правильного распределения  функций  и  нагрузки между человеком и  машинными средствами обработки информации, ядром которых является  ЭВМ.  Лишь  тогда   АРМ   станет средством повышения не  только  производительности труда и эффективности управления, но и социальной комфортности специалистов.

АРМ–бухгалтера – это рабочее место, оборудованное вычислительной техникой и инструментальными средствами, обеспечивающими автоматизацию большей части операций учетного процесса при выполнении им профессиональных функций. За бухгалтером остается лишь небольшая часть ручных операций и принятие управленческих решений.

К инструментальным средствам относятся техническое, информационное, программное и технологическое обеспечение. Каждый бухгалтер имеет свой комплекс инструментальных средств (программы, массивы данных), записанных на жестком магнитном диске или магнитных дискетах.

Бухгалтерия, оснащенная АРМ, становится автоматизированной (компьютерной) бухгалтерией.

Можно остановиться на основных преимуществах АРМ, применение современных персональных ЭВМ в качестве технических средств АРМ бухгалтера позволяет одновременно с организацией децентрализованной системы обработки учетных данных осуществить интеграцию информационной базы данных учета, обеспечивающую взаимосвязанное отражение хозяйственных операций на счетах синтетического и аналитического учета. Важнейшим преимуществом АРМ является возможность использования ПЭВМ на малых и средних предприятиях. Это обеспечивает доступ небольших организаций к электронной технике, что полностью исключалось при централизованной обработке.

В условиях децентрализованной обработки появляется возможность решения отдельных учетных задач на АРМ-бухгалтера и передачи полученных результатов на ПЭВМ более высокого уровня для составления сводных регистров бухгалтерского учета и отчетности. Такие процедуры обработки информации как ввод, группировка данных осуществляется на одном рабочем месте. Бухгалтер непосредственно участвует в вычислительном процессе и несет за него полную ответственность. Организация децентрализованной обработки способствует сокращению сроков обработки, повышению оперативности и достоверности учетных данных.

АРМ-бухгалтера позволяет решать задачи бухгалтерского учета в регламентном и запросном режимах, контролировать результаты, осуществлять поиск информации, вести повторный просчет.

Технология обработки рассчитана на учетный персонал, не имеющий опыта работы с вычислительной техникой. Важным преимуществом новой информационной технологии является ее ориентация на существующие формы бухгалтерского учета журнально-ордерную систему, что не требует коренного изменения учета.

Применение ПЭВМ изменяет методы формирования первичной учетной документации. Начинается переход к безбумажной технологии, обеспечивающей решение традиционной проблемы – автоматизации первичного учета.

Создается новая диалоговая форма автоматизированной формы учета, позволяющая организовать информационно-справочное обслуживание бухгалтера путем получения информации, хранящейся в базе данных ПЭВМ, что обеспечивает более оперативную оценку состояния хозяйственной деятельности объекта, а также его анализ. Децентрализованная обработки бухгалтерского учета с использованием ПЭВМ предусматривает более тесную интеграцию учетных задач. Технология обработки охватывает несколько уровней, начиная с места возникновения первичного документа и заканчивая составлением бухгалтерской отчетности.

Автоматизируются многие расчеты, которые до этого выполнялись вручную. Бухгалтер имеет возможность по своему желанию формировать различные новые формы документов, сводок, таблиц. Все это требует от бухгалтера знаний ПЭВМ, умения пользоваться специальными и функциональными пакетами прикладных программ.

Организация АРМ бухгалтера ведет к повышению производительности его труда, усилению контрольных и аналитических функций, повышению престижности и культуры работы.

1.3.4       Обоснование проектных решений по программному обеспечению комплекса задач бухгалтерского учета

Накопленный  опыт  подсказывает,  что  АРМ – бухгалтера  должен отвечать следующим требованиям:

-         своевременное    удовлетворение    информационной   и   вычислительной

     потребности специалиста;

-         минимальное  время  ответа  на  запросы пользователя;

-         адаптация  к  уровню  подготовки  пользователя  и его профессиональным запросам;

-         простота   освоения   приемов   работы   на   АРМ   и   легкость   общения,

     надежность и простота обслуживания;

-         терпимость по отношению к пользователю;

-         возможность  быстрого  обучения пользователя;

-         возможность  работы  в  составе  вычислительной сети.

Программное обеспечение АРМ-бухгалтера подразделяется на системное и прикладное (рисунок 3):

Схема программного обеспечения АРМ-бухгалтера

Рисунок 3

При проектировании ПО АРМ-бухгалтера необходимо соблюдать принцип ориентации разрабатываемых программных средств на конкретного пользователя, что должно обеспечить реализацию функций, соответствующих профессиональной ориентации АРМ.

              АРМ-бухгалтера должен быть укомплектован необходимыми программно-инструментальными средствами:

- операционные системы ЭВМ;

- трансляторы (интерпретаторы) с различных алгоязыков и языков пользователей;

- средства проектирования и обработки данных (экранные редакторы текстовой, графической информации, СУБД, табличные процессоры, генераторы выходных форм);

- собственно пользовательские программы (обрабатывающие, обучающие, СУБД знаний и др.).

Следует отметить, что АРМ - бухгалтера включает в себя следующие основные элементы: ЭВМ; программно-инструментальные средства, базы данных и базы знаний пользователя. Комплектация АРМ техническими и программными средствами, а также перечисленными выше элементами зависит от назначения и состава решаемых задач. Решение экономических задач на основе АРМ связано с поиском требуемой информации в информационной базе, последующей ее обработкой по расчетным алгоритмам и выдачей результатов на экран или печать. Эффективная эксплуатация АРМ требует использования языков общения пользователя с ЭВМ. Наиболее развитые средства общения пользователя с ЭВМ реализуются лингвистическими процессорами, способными осуществить различные виды анализа входного сообщения (синтаксический, морфологический, семантический), и ориентированными на работу с конкретной предметной областью.

Диалог реализуется на основе предварительно разработанного сценария, который представляется семантическими сетями, таблицами диалога, фреймами (структуры данных нового типа, на основе которых строятся интеллектуальные БД) и др. средствами, используемыми для задания моделей предметной области.

Описанные функциональные возможности АРМ-бухгалтера реализуются совокупностью программных компонентов.

Каждый из программных компонентов выполняет широкий набор действий и в большинстве случаев может использоваться независимо от других. Центральным компонентом, без которого невозможна работа других средств является ОС. Она обеспечивает: создание и актуализацию каталога файлов различных типов, просмотр каталогов и распечатку файлов, переименование и редактирование файлов, защиту файлов, распределение внешней памяти и др.

Наиболее популярной пользовательской многозадачной ОС следует признать ОС UNIX. Достоинства: простая файловая структура, наличие иерархических справочников-файлов, большой выбор инструментальных средств для работы в многозадачном режиме. Функциональные возможности ОС  UNIX  позволяют  эффективно  использовать  ее  в  локальных сетях ПЭВМ(например, для разделения файлов).

В состав ПО АРМ - бухгалтера входят средства управления информационной базой, обеспечивающие:

-         создание и актуализацию информационной базы;

-         поиски требуемой информации по регламентируемым и нерегламентируемым запросам;

-         организацию форматного ввода-вывода информации;

-          вычислительную обработку и др.

Для  представления  данных  в  информационной  базе часто используется

реляционная модель. Наряду с реляционными СУБД применяются табличные процессоры. В этом случае входные и выходные данные и НСИ представляются в форме таблиц, алгоритмизация сводится к построению модели расчета показателей выходных документов (ППП Excel). К этой же группе относятся интегрированные пакеты, которые реализуют функции табличных процессоров, СУБД,  текстового редактора, средств поддержки принятия решений, программ создания презентаций, графического редактора.

1.3.5       Обоснование проектных решений по информационному обеспечению комплекса задач бухгалтерского учета

Информационное обеспечение бухгалтерского учета, характеризуется большим объемом разнообразных первичных документов, возникающих в различных подразделениях как вне, так и внутри бухгалтерии, а также широким использованием нормативно – справочной документации.

Все хозяйственные операции регистрируются в первичном бухгалтерском документе – полном и достоверном письменном свидетельстве о совершении хозяйственной операции. Документы имеют юридическую силу.

Типовые бухгалтерские документы делятся на межотраслевые и отраслевые. Межотраслевые являются едиными для применения во всех предприятиях и организациях. К ним относятся документы по учету основных средств, кассовые и платежные документы, документы для расчета с подотчетными лицами. Разработаны рекомендации по ведению бухгалтерского учета и применению единых учетных регистров на малых предприятиях.

Отраслевые формы носят рекомендательный характер. На их основе каждая отрасль может разрабатывать свои формы документов с учетом специфики учета в данной области. Отраслевые формы документов применяются на участках учета труда и заработной платы, учета материалов, учета готовой продукции.

Все первичные бухгалтерские документы разрабатываются с учетом требований ГОСТа, унифицированной системы документации и отражают требования, предъявляемые компьютерной обработкой.

Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:

-         назначению – распорядительные, исполнительные (оправдательные), учетного оформления, комбинированные;

-         содержанию хозяйственных операций – материальные, денежные, расчетные;

-         объему отражаемых операций – единичные (первичные) и сводные;

-         способы использования – разовые и накопительные;

-         числу учитываемых позиций – однострочные и многострочные;

-         месту составления – внутренние и внешние;

-         способу заполнения – вручную, при помощи средств автоматизации учета.

Распорядительные – это документы, которые содержат разрешение на совершение какой – либо хозяйственной операции, например, приказ по предприятию на командировку является распорядительным документом для выдачи суммы под отчет командированному лицу.

Исполнительные (оправдательные) – это документы, которые содержат информацию об исполнении распоряжения.

Большая часть бухгалтерских документов – комбинированные (распорядительно – исполнительные), например, платежная ведомость на оплату труда, подписанная распорядителями кредитов, является для кассира распорядительным документом, а после того, как заработная плата выдана, ведомость приобретает статус исполнительного (оправдательного) документа.

Документы учетного оформления содержат бухгалтерскую проводку (корреспонденцию счетов). К ним относятся мемориальные ордера, листки - расшифровки.