Информационные системы учета

Материальные документы оформляют операции по движению товарно-материальных ценностей (материалов, топлива, тары, запасных частей, МБП, полуфабрикатов, готовой продукции).

Расчетные документы служат для оформления расчетных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по возникающим обязательствам (например, счета, счета – фактуры, платежные требования – поручения).

Единичный первичный документ является носителем информации об одной хозяйственной операции, а сводный – о всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный отрезок времени (день, неделю, декаду, месяц). Он составляется на основании единичных (первичных) документов.

Разовый документ используется для совершения однократной хозяйственной операции, а накопительный – для многократного совершения одноразовых хозяйственных операций в пределах установленных сроков. Так, для отпуска материалов каждый раз необходимо оформлять новый документ – требование на отпуск. По лимитно – заборным картам материалы со склада отпускаются в пределах установленного лимита в течение месяца многократно.

Однострочный документ содержит одну учетную позицию; многострочный – две позиции и более. Однострочные документы (например, для оформления поступления материалов и их выдачи) применяют при ручной технике ведения учета, поскольку их использование облегчает группировку документов (по номенклатурным номерам, видам материалов и направлениям расхода). В условиях автоматизированной обработки данных с использованием компьютеров применяют многострочные документы.

Техника оформления учетных документов (вручную или на компьютерах) зависит от степени технической оснащенности компьютерами бухгалтерской службы предприятия, его производственных и функциональных подразделений. Но действующие правила оформления отдельных хозяйственных операций в ряде случаев предполагают составление документа вручную.

Информационное обеспечение в АРМ-бухгалтера – это совокупность единой системы классификации и кодирования технико–экономической информации, унифицированных систем документации и массивов информации, используемых в бухгалтерских информационных системах.

Эффективность принятия решений зависит от полноты, качества, надежности и оперативности информации, циркулирующей в системе. Это во многом зависит от информационного обеспечения, которое должно быть организовано таким образом, чтобы отвечать требованиям системного подхода при ее функционировании:

-         объективно отражать процессы, происходящие в системе управления;

-         иметь практическую целенаправленность, т.е. проектирование информационного обеспечения должно производится с учетом всего комплекса решаемых задач;

-         обеспечивать наличие расчетно-аналитической информации, которую нельзя получить в процессе непосредственного наблюдения и измерения;

-         повышать коэффициент использования информации на всех организационных уровнях управления (минимум первичной, максимум вторичной, производной информации);

-         обеспечивать информационную совместимость всех видов информационных систем.

Проектирование информационного обеспечения – сложный и трудоемкий процесс, требующий выполнение ряда работ:

-         разработка методических основ организации информационного обеспечения;

-         создание единой системы классификации и кодирования информации;

-         определение объемов и потоков информации;

-         определение структуры и состава базы данных;

-         создание и ведение баз данных;

-         выбора способов контроля и корректировки баз данных;

-         унификация языка запросов и описания данных пользователей.

Исходя из этого, можно определить, что информационное обеспечение рассматривается как совокупность средств и методов построения информационной базы. Информационное обеспечение бухгалтерских информационных систем подразделяется на внемашинное и внутримашинное (рисунок 4, страница 46).

Структура информационного обеспечения бухгалтерских информационных систем

Рисунок 4

Внемашинное информационное обеспечение бухгалтерского учета:

Бухгалтерская информация – это совокупность сведений о производственно-хозяйственной деятельности предприятия.

Бухгалтерская информация служит не только для анализа итогов, но также и для прогнозирования результатов деятельности предприятия различных решений. Кроме внутренних пользователей, а именно руководителей предприятия, существуют внешние пользователи бухгалтерской информации. К ним относятся акционеры, инвесторы, кредиторы, покупатели, клиенты, аудиторы и инспектора налоговых служб.

Классификация бухгалтерской информации:

В зависимости от различных классификационных признаков бухгалтерская информация может подразделяться на различные виды.

В зависимости от отношения к информационной системе она подразделяется на входящую (внутреннюю и внешнюю) и исходящую (внутреннюю и внешнюю).

В зависимости от процесса обработки на необрабатываемую и обрабатываемую (промежуточную, результатную).

В зависимости от стадии формирования и обработки на первичную и вторичную.

В зависимости от степени насыщенности на достоверную и недостоверную.

В зависимости от значимости на полезную и бесполезную.

В зависимости от степени стабильности на переменную и постоянную (абсолютно постоянную, условно-постоянную).

В зависимости от влияния на источник формирования на активную и пассивную.

В зависимости от формы идентификации на цифровую, алфавитную и символьную.

Бухгалтерская информация считается полезной, если она достоверна и значима.

Достоверность свидетельствует о полноте отражаемых хозяйственных процессов на предприятии, легкой проверяемости и отсутствии заинтересованности какого-либо конкретного лица.

Значимость бухгалтерской информации заключается в своевременности и полезности, основанной на обратной связи.

Требования, предъявляемые к бухгалтерской информации с целью однозначности ее восприятия, следующие:

-         бухгалтерская информация должна быть сопоставима и постоянна,      т.е. в течение учетного периода надо использовать одни цифры и методы бухгалтерского учета;

-         бухгалтерская информация должна быть существенной. Не следует тратить усилия на учет незначительных факторов;

-         бухгалтерская информация должна быть консервативной, т.е. следует выбирать менее оптимистическую оценку, связанную с отсутствием прибыли и учетом возможных убытков;

-         бухгалтерская информация должна быть полной, т.е. содержать максимум сведений.

Структура бухгалтерской информации может быть представлена последовательностью информационных совокупностей, начиная от реквизита и заканчивая информационной системой (рисунок 5, страница 48).

Реквизит – это минимальная, логически неделимая информационная совокупность, характеризующая отдельные свойства сущности. Реквизиты бывают: реквизиты-основания и реквизиты-признаки.

Показатель – это минимальная информационная совокупность, состоящая из одного реквизита-основания и нескольких реквизитов-признаков и несущая в себе смысловую нагрузку.

Документ – это информационная совокупность, состоящая из показателей, разных по значению, но одинаковых по форме.

Сообщение – это информационная совокупность, состоящая из одних реквизитов-признаков.

Файл (массив) – это информационная совокупность, включающая несколько показателей, либо реквизитов, либо сообщений определенной формы, но различных по значению.

Информационный поток – это совокупность массивов, относящихся к какому-то конкретному участку бухгалтерского учета.

Информационная система - наивысший уровень единицы информации, состоящий из информационных потоков и имеющий прямые и обратные связи.

Структура учетной информации

                                                Информационная

                                                         система

                                          Информационный поток

                                                    Файл (массив)

                                                      Сообщение

                                                       Документ

                                                      Показатель

                                                       Реквизит

Рисунок 5

Система классификации и кодирования:

Цель кодирования – представить информацию в наиболее компактной и удобной форме.

Классификация – это разбиение множества на подмножества по их сходному или различию в соответствии с принятыми методами.

Объект классификации – это элемент классифицируемого множества.

Признак классификации – это свойство или характеристика объекта, по которой производится классификация.

Различают иерархическую и фасетную системы классификации.

Иерархическая система классификации – это разбиение множества объектов на подмножества, классов на подклассы и т.д., при котором между подмножествами устанавливаются отношения соподчинения.

Фасетная система классификации, в котором применяется параллельное разбиение множества объектов на независимые классификационные группировки по различным признакам.

Кодирование – это процесс присвоения условных обозначений различным объектам.

Основой кодирования многопризначных номенклатур является их классификация. Поэтому такие коды называют классификационными. Классификация и кодирование информации – это единый и неразрывный процесс однозначного описания экономической информации.

Различают следующие системы кодирования:

1.      Порядковая – объекты кодируются в соответствии с текущим номером. Эта система используется когда кодируемых объектов немного и используется только один признак.

2.      Серийно-порядковая – предполагает предварительное разбиение кодируемого множества объектов на подмножества; в каждой группе объектов выделяется серия кодовых обозначений, в пределах которых каждому объекту присваивается номер по порядку, серии обозначений для каждой группировки определяется таким образом, что после присвоения кодов элементам этой группировки, в ней оставались бы еще свободные номера – резервы на случай появления новых объектов.

3.      Последовательная – используется при иерархической системе классификации, каждому признаку классификации в кодовых обозначениях отводится соответствующее количество признаков таким образом, что код нижестоящей группировки образуется путем добавления к коду вышестоящей группировки.

4.      Параллельная – предназначена для обозначения объекта по нескольким независимым признакам. Ей соответствует фасетная система классификации.

Нормативно-справочные документы содержат различные регламентирующие нормативы, нормы и прочие данные, которые длительное время используются в расчетах без изменения.

Внутримашинное информационное обеспечение бухгалтерского учета:

Это часть информационной базы, представляющая собой совокупность массивов данных на машинных носителях, используемых при функционировании бухгалтерской информационной системы. Машинные носители представляют собой материальный объект, пригодный для автоматического ввода информации в ЭВМ или ПЭВМ. К ним относятся жесткие магнитные диски (винчестеры), гибкие магнитные диски (ГМД, дискеты), магнитные карты и др.

Информационный массив – совокупность семантически связанных между собой данных, определенным способом именованная и организованная. Организованность информационного массива – это значит определить его состав, структуру, т.е. для каждого информационного массива определяется перечень реквизитов, длина каждого реквизита и последовательность расположения их в информационном массиве. По назначению информационные массивы делятся на входные, промежуточные и выходные. Входные массивы включают оперативную или исходную информацию и запросы на решение задач по управлению объектом. Выходные массивы содержат данные для вывода на печать, дисплей. На основании этой информации пользователи принимают решения, т.е. используют информацию.