Информационные системы учета

Услуги

Раздел учета "Услуги" предназначен для учета полученных и оказанных услуг. Учет ведется в следующих журналах хозяйственных операций:

-         Услуги оказанные

-         Услуги полученные

-         Авансовые отчеты

Путевые листы

В разделе учета Путевые листы используются следующие виды справочников:

-         Время года

-         Водитель

-         Автомобиль

-         Нормы расхода ГСМ

Перед тем как начать работу с журналами операций заполните справочники.

Информация, которую Вы занесете в них, будет в дальнейшем использоваться в учете.

Учет ведется в следующих журналах хозяйственных операций:

-         Обработка ПЛ

-         Заправка  ГСМ

-         Списание ГСМ

Расчет заработной платы

В разделе учета "Заработная плата" осуществляется обработка исходных данных, введенных из первичных документов, обработка данных, введенных в других разделах учета, получение и проверка итоговых результатов, корректировка и передача в другие разделы учета, а также подготовка и печать всей текущей отчетности по заработной плате.

После занесения исходной информации производится расчет заработной платы. По итогам расчета можно получить предварительную отчетность: ведомости начислений и удержаний, своды. По этим отчетам проверяется правильность расчета заработной платы.

Обнаруженные ошибки исправляются. Если в результате проверки ошибки не были обнаружены, распечатывается итоговая отчетность. После этого, выполняется распределение по счетам.

На этом расчет заработной платы текущего месяца завершается. Нужно перенести НСИ в следующий период.

В разделе учета "Заработная плата" используются следующие объекты:

Справочники:

-         "Подразделения";

-         "Должности";

-         "Начисления";

-         "Удержания";

-         "График рабочих дней";

-         "Значения МРП";

-         "Ставки подоходного налога";

-         "Проценты отчислений от заработной платы";

-         "Налоги на заработную плату";

-         "Шкалы подоходного налога для перерасчетов".

-         "Настройка счетов удержаний для персонала";

Картотека:

-   "Персонал"

Журналы хозяйственных операций:

-         "Расчеты с персоналом";

-         "Удержания из заработной платы";

-         "Перерасчеты по заработной плате";

-         "Данные из другой организации";

-         "Распределение заработной платы по счетам бухгалтерского учета";

-         "Накопительный  пенсионный фонд".

-         "Платежная ведомость"

-         "Перенос данных"

-         "Корректировка специфик"

-         "Очистить журнал НПФ"

1.3        Обоснование проектных решений по автоматизированному решению экономико-информационных задач бухгалтерского учета

1.3.1       Технологические операции сбора, передачи, хранения, контроля и обработки данных бухгалтерского учета

В зависимости от используемых технических средств и требований к технологии обработки информации изменяется и состав операций технологического процесса.

Операции сбора и регистрации данных осуществляются с помощью различных средств. Различают:

   механизированный;

   автоматизированный;

   автоматический способы сбора и регистрации данных.

1.               Механизированный - сбор и регистрация информации осуществляется непосредственно человеком с использованием простейших приборов (весы, счетчики, мерная тара, приборы учета времени и т.д.).

2.                Автоматизированный - использование машиночитаемых документов, регистрирующих автоматов, универсальных систем сбора и регистрации, обеспечивающих совмещение операций формирования первичных документов и получения машинных носителей.

3.               Автоматический - используется в основном при обработке данных в режиме реального времени (информация с датчиков, учитывающих ход производства - выпуск продукции, затраты сырья, простои оборудования и т.д. - поступает непосредственно в ЭВМ).

Технические средства передачи данных включают:

-         аппаратуру передачи данных (АПД), которая соединяет средства обработки и подготовки данных с телеграфными, телефонными и широкополосными каналами связи;

-         устройства   сопряжения   ЭВМ   с   АПД,  которые   управляют   обменом

          информации - мультиплексоры передачи данных.

Запись и передача информации по каналам связи в ЭВМ имеет следующие преимущества:

-         упрощает процесс формирования и контроля информации;

-         соблюдается принцип однократной регистрации информации в первичном документе и машинном носителе;

-         обеспечивается высокая достоверность информации, поступающей в ЭВМ.

Дистанционная  передача  данных,  основанная на использовании каналов

связи, представляет собой передачу данных в виде электронных сигналов, которые могут быть непрерывными во времени и дискретными, т.е. носить непрерывный во времени характер. Наиболее широко используются телеграфные и телефонные каналы связи. Электронные сигналы, передаваемые по телеграфному каналу связи, являются дискретными, а по телефонному - непрерывными.

В зависимости от направлений, по которым пересылается информация, различают каналы связи:

-         симплексный (передача идет только в одном направлении);

-         полудуплексный (в каждый момент времени производится либо передача, либо прием информации);

-         дуплексный (передача и прием информации осуществляются одновременно в двух встречных направлениях).

Каналы характеризуются скоростью передачи данных, достоверностью, надежностью передачи.

Скорость передачи определяется количеством информации, передаваемой в единицу времени и измеряется в бодах (бод = бит/сек):

-         телеграфные каналы (низкоскоростные - V=50-200 бод);

-         телефонные (среднескоростные - V=200-2400 бод);

-         широкополосные (высокоскоростные - V=4800 бод и более).

При выборе наилучшего способа передачи информации учитываются объемные и временные параметры доставки, требования к качеству передаваемой информации, трудовые и стоимостные затраты на передачу информации.

Говоря о технологических операциях сбора, регистрации, передачи информации с помощью различных технических средств необходимо несколько слов сказать и о сканирующих устройствах.

Ввод информации, особенно графической, с помощью клавиатуры в ЭВМ очень трудоемок. В последнее время наметились тенденции применения деловой графики - одного из основных видов информации, что требует оперативности ввода в ЭВМ и предоставления пользователям возможности формирования гибридных документов и БД, объединяющих графику с текстом. Все эти функции в ПЭВМ выполняют сканирующие устройства. Они реализуют оптический ввод информации и преобразование ее в цифровую форму с последующей обработкой.                                                                                                   В числе документальных носителей, которые могут сканироваться камерой, системы являются: текст, штриховые чертежи, фотографии, микрофильмы. Сканирующие устройства на базе ПЭВМ применяются не только для ввода текстовой и графической информации, но и в системах контроля, обработки писем, выполнения различных учетных функций.

Для указанных задач наибольшее применение нашли способы кодирования информации штриховыми кодами. Сканирование штриховых кодов для ввода информации в ПЭВМ производится с помощью миниатюрных сканеров, напоминающих карандаш. Сканер перемещается пользователем перпендикулярно группе штрихов, внутренний источник света освещает область этого набора непосредственно около наконечника сканера. Штриховые коды нашли широкое применение и в сфере торговли, и на предприятиях (в системе табельного учета: при считывании с карточки работника фактически отработанное время, регистрирует время, дату и т.д.).

В последнее время все большее внимание уделяется устройствам тактильного ввода - сенсорному экрану ("сенсорный" - чувствительный). Устройства тактильного ввода широко применяются как информационно-справочные системы общего пользования и системы автоматизированного обучения.

На практике существует множество вариантов (организационных форм) технологических процессов обработки данных. Это зависит от использования различных средств вычислительной и организационной техники на отдельных операциях технологического процесса.

Построение технологического процесса зависит от характера решаемых задач, круга пользователей, от используемых технических средств, от систем контроля данных и т.д.

Технологический процесс обработки информации с использованием ЭВМ включает в себя следующие операции:

1.      прием и комплектовка первичных документов (проверка полноты и качества их заполнения, комплектовки и т.д.);

2. подготовка МН и контроль;

3. ввод данных в ЭВМ;

4. контроль, результаты которого выдаются на ПУ, терминал.

Различают визуальный и программный контроль, позволяющий отслеживать информацию на полноту ввода, нарушение структуры исходных данных, ошибки кодирования. При обнаружении ошибки производится исправление вводимых данных, корректировка и их повторный ввод;

5. запись входной информации в исходные массивы;

6. сортировка (если в этом есть необходимость);

7. обработка данных;

8. контроль и выдача результатной информации.                                                        Перечисляя операции технологического процесса, хотелось бы несколько слов сказать об операции хранения информации. Еще совсем недавно информация хранилась на таких машинных носителях, как перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, магнитные диски. С развитием ВТ изменились и носители информации. Уже дискета (гибкий магнитный диск), которая подвергалась постоянно изменениям как внешне, так и объемом записываемой информации, на сегодняшний день уже не может отвечать требованиям пользователей. Это касается не только технической надежности носителей информации, но и объема хранимой информации. Современные экономические информационные системы с мощными процессорами, оснащенными съемными винчестерами, CD-ROMами с лазерными дисками, обеспечивают более высокую скорость обработки информации и предоставляют пользователю работать с большими объемами данных, обеспечивая удобство в работе и надежность в сохранности информации.

1.3.2       Вопросы разработки информационных технологий бухгалтерского учета

1.3.2.1            Этапы разработки технологических процессов бухгалтерского учета

Проектирование рациональных технологических процессов обработки данных является довольно сложной задачей. Эта сложность обусловливается тем, что сама система АОЭИ относится к классу сложных систем и при ее разработке должны учитываться многие параметры, среди которых не только чисто технические, но и параметры, учитывающие различные человеческие факторы, вопросы повышения сроков эксплуатации и использования инструментальных средств, уменьшения сроков разработки, ряд экономических соображений и т.д.

Технология электронной обработки задач – совокупность строго регламентированных человеко–машинных операций, выполняемых в определенной последовательности, начиная от момента создания первичного бухгалтерского документа и заканчивая составлением сводной финансовой отчетности.

Современный этап характеризуется созданием новой информационной технологии на базе децентрализованной обработке бухгалтерских задач. Рассмотрим ее отличительные моменты:

-         применение компьютеров, установленных на рабочем месте пользователя, где решение задач выполняется бухгалтером непосредственно на его рабочем месте;

-         формирование локальных и многоуровневых вычислительных сетей, обеспечивающих интегрированную обработку экономических задач различных подразделений предприятия (организации, фирмы);

-         существенное увеличение состава бухгалтерских расчетов, выполняемых вычислительной техникой;

-         создание единой распределенной базы данных предприятия для различных подразделений;

-         возможность формирования машиной первичных бухгалтерских документов, что обеспечивает переход к безбумажной технологии и сокращает трудоемкость операций по сбору и регистрации документов;

-         интеграция решения комплексов бухгалтерских задач;

-         возможность организации информационно- справочного обслуживания бухгалтера путем осуществления диалогового режима.

Новая интегрированная технология – сложный информационно–технологический и программный комплекс, проектируемый в тесной взаимосвязи.

Технологический процесс разрабатывается в ходе составления рабочего проекта.

Все операции технологического процесса выполняются на ПЭВМ последовательно, на одном рабочем месте и в соответствии со структурой.

Основой обработки учетных задач являются различные виды информационных массивов.