Информационные системы учета

ЛУКА.Бюджет представляет собой законченное, готовое к применению сразу после установки на компьютере приложение для автоматизации всех участков учета в государственном учреждении.

От других распространенных пакетов программ ЛУКА.Бюджет отличается следующими свойствами:

-         в одной программе доступны средства для работы со всеми участками учета на общей базе данных на одном или на нескольких компьютерах в локальной сети. Это комплексное решение и если все хозяйственные операции зарегистрированы, то никаких дополнительных действий (расчетов, сводов, экспорта записей и пр.) для получения всей бухгалтерской и управленческой отчетности больше не требуется;

-         в качестве учетных регистров используются два счетных плана - бухгалтерский и вспомогательный и картотеки аналитического учета. С каждым счетным планом связан свой главный журнал;

-         аналитика ведется в разрезе специфик и источников финансирования;

-         для каждого вида документов (хозяйственных операций) существует отдельный журнал и свое меню управления программой. Это позволяет организовать на каждом рабочем месте работу только со своими первичными документами, разделяя между сотрудниками права доступа, ответственность и обязанности;

-         работа пользователей заключается в оформлении первичных документов (выписка счетов, накладных и пр.). Каждому документу соответствует запись в журнале документов. По мере исполнения документов автоматически формируются и отражаются (проводятся) на регистрах бухгалтерского и вспомогательного планов счетов и на регистрах картотек учетные записи в главном журнале. При этом ЛУКА поддерживает связи между первичными документами и учетными записями главного журнала. Чтобы найти нужный первичный документ по проводкам или наоборот достаточно одного щелчка мышкой.

-         для централизованных бухгалтерий предусмотрена возможность получения отчетности по отдельным бюджетным организациям;

-         организован учет заявок на приобретение ТМЗ, МБП, ОС и услуг. Платежные документы, в свою очередь, формируются в соответствии с зарегистрированными заявками;

-         для  каждой  республиканской  программы открывается отдельная база

данных. Почтовая подсистема ЛУКИ позволяет получить      консолидированную отчетность по всем программам администратора.

От пользователей не требуется практически никаких предварительных действий по, так называемой "настройке". Все решения приняты разработчиком на основании многолетнего опыта по внедрению компьютерного учета в организациях и на предприятиях различных отраслей и самых разных масштабов хозяйственной деятельности - банковский и гостиничный бизнес, промышленность и торговля, государственные бюджетные организации. Поддержка законодательства РК полностью и оперативно обеспечивается разработчиком.

1.2        Экономическая сущность комплекса экономических (информационных) задач в области бухгалтерского учета

1.2.1       Общая характеристика функциональных задач бухгалтерского учета

В основе информационной системы бухгалтерского учета принято считать учетные задачи, назначение которых получение информации о фактическом состоянии управляемого объекта. Учетные задачи объединены в комплексы, осуществляющие совокупность расчетов, выполняемых отдельными участками учета. Информационная система бухгалтерского учета традиционно включает следующие комплексы задач: учет основных средств, учет материальных ценностей, учет труда и заработной платы, учет готовой продукции, учет финансово-расчетных операций, учет затрат на производство, сводный учет и составление отчетности. Комплекс задач содержит информацию о качественно однородных ресурсах предприятия.

Комплекс задач характеризуется определенным экономическим содержанием, достижением конкретной цели, которую должна обеспечить функция данного участка учета, ведением определенных синтетических счетов. В комплексе задач используются различные первичные документы и составляется ряд выходных сводок на основе взаимосвязанных алгоритмов расчетов. Алгоритмы расчетов базируются на методических материалах, нормативных документах и инструкциях конкретного участка учета.

В состав каждого комплекса входят отдельные задачи, характеризуемые логически взаимосвязанными выходными документами, получаемыми на основе единых исходных данных (рисунок 2).

Информационные связи в бухгалтерском учете

     Информационная система экономического объекта

Рисунок 2

Комплексы бухгалтерских задач имеют сложные внутренние и внешние информационные связи. Внутренние связи отражают информационное взаимодействие отдельных задач, комплексов и участков бухгалтерского учета; внешние связи – взаимодействие с подразделениями, реализующими иные функции управления, а также с другими организациями. Взаимная увязка комплекса учетных задач заложена в самой методологии бухгалтерского учета, системе ведения счетов и выполнении проводок, где каждая хозяйственная операция отражается дважды: в кредите одного счета и дебете другого.

Информационные связи комплекса учетных задач позволяют выделить три фазы обработки.

На первой фазе производится составление ведомостей аналитического учета, основой для получения которых служат данные первичных документов (например, в комплексе задач по учету труда и заработной платы на основании данных рабочих нарядов, табелей, различных документов по начислениям и удержаниям составляется расчетно-платежная документация, ведомости по начислениям и удержаниям заработной платы).

Итоговые данные аналитического учета служат для выполнения второй фазы – составления различных регистров аналитического и синтетического учета, журналов-ордеров по счету, карточек счета.

Третья фаза обработки состоит в составлении сводного синтетического учета: оборотно-сальдовых ведомостей по счетам, Главной книги, Баланса и форм отчетности.

Между комплексами задач существуют информационные связи. Для таких участков как: учет основных средств, учет готовой продукции, учет финансово-расчетных операций, учет материальных ценностей, учет труда и заработной платы – формирование исходной информации происходит, как правило, за счет первичного учета и отражения хозяйственных операций в первичных документах.

Для задач по учету затрат на производство и сводному учету входной информации, в основном, служат результаты решения других комплексов учетных задач. Особого внимания заслуживает формирование информационной базы по учету затрат на производство, где основным источником являются итоговые данные, полученные ранее при решении задач по учету основных средств, материалов, труда и заработной платы, готовой продукции.

При создании компьютерных бухгалтерских систем изучению информационных связей комплексов учетных задач придается большое значение. Установление таких связей необходимо для определения общей архитектуры вычислительной сети, выявление наиболее оптимальных способов обмена информацией. Программное обеспечение решения задач бухгалтерского учета также строится с учетом рассмотренных фаз обработки и интеграции учетных задач.

Бухгалтерские задачи характеризуются также сложными внешними информационными связями с другими экономическими подразделениями, реализующими функции управления.

1.2.2       Декомпозиция комплекса задач бухгалтерского учета

Учет основных средств

Основные средства представляют собой материальные активы, действующие в течение длительного периода времени (более 1 года) в качестве средств труда в сфере материального производства и в непроизводственной сфере. К основным средствам относятся: недвижимость, транспортные средства, машины и оборудование, хозяйственный инвентарь и другое.

Основные средства поступают на предприятие различными путями:

-         в результате капитальных вложений (строительство новых зданий, сооружений, передаточных устройств);

-         при получении за плату от юридических и физических лиц;

-         при приобретении основных средств в обмен на ТМЦ;

-         при передаче участником акционерного общества в счет своего взноса в уставный фонд;

-         при безвозмездном поступлении.

Поступившие основные средства хранятся на складе как не установленное    оборудование    и    учитываются    как   объекты  капитальных

вложений, не введенные в эксплуатацию.

На основании акта приемки-передачи основного средства происходит регистрация объекта и ввод его в эксплуатацию. В акте дается подробная характеристика объекта, указывается его первоначальная стоимость и сумма износа (если объект раньше находился в эксплуатации). Бухгалтерия закрепляет поступивший объект за материально-ответственным лицом, присваивает инвентарный номер, производит записи по приходованию объекта. Основные средства отражаются в учете по первоначальной стоимости приобретения.

Стоимость основных средств постоянно уменьшается под воздействием физического и морального износа. С целью устранения морального износа предприятие может произвести модернизацию или переоборудование основного средства, что отражается на текущей стоимости объекта.

В бухгалтерском учете полная балансовая стоимость основных средств погашается путем начисления износа по нормам амортизационных отчислений.

Амортизация может быть начислена различными путями:

-         методом равномерного (прямолинейного) списания стоимости;

-         методом списания стоимости пропорционально объему выполненных работ (производственный метод);

-         методом ускоренного списания: уменьшающегося остатка, списания стоимости по сумме чисел (кумулятивный метод).

Суммы износа основных средств предприятие включает в прямые затраты подразделений производства.

Для целей налогообложения все основные средства предприятия, используемые в производстве и подлежащие амортизации, должны быть разбиты на налоговые группы, по которым необходимо организовать учет движения объектов и начисление амортизации по налоговым нормам. Для целей налогообложения приходуются основные средства, стоимость которых превышает 40 МРП.

Выбытие основных средств происходит:

-         при ликвидации по физическому и моральному износу, в результате стихийных бедствий, аварий, нарушений нормальных условий эксплуатации, в связи со строительством, расширением, реконструкцией и техническим перевооружением предприятий;

-         при безвозмездной передаче с баланса на баланс;

-         при продаже другим организациям.

При списании производится непосредственный осмотр основного средства, устанавливаются причины списания, возможность использования отдельных узлов, деталей и материалов. Все материальные ценности, полученные от ликвидации основных средств и годные для дальнейшего использования, приходуются на соответствующие счета бухгалтерского учета по цене возможного их использования.

Материальный отдел

ТМЗ поступают на склады учреждения от поставщиков, учредителей, подотчетных лиц за плату или безвозмездно. На центральный склад, на склады его подразделений либо в подотчет материально - ответственных лиц. Возможны также внутренние перемещения ТМЗ между складами и материально-ответственными лицами.

Учет ТМЗ осуществляется с помощью журналов, разбитых по своему назначению:

-         Приход ТМЗ

-         Пересортица-уценка

-         Отпуск ТМЗ юридическим лицам

-         Расход ТМЗ

-         МБП в подотчете

-         Журнал регистрации доверенностей

-         Настройка счетов

Для организации учета ТМЗ используются картотека ТМЗ; картотека юридических лиц; справочник складов и материально-ответственных лиц. На каждую карточку ТМЗ необходимо записать балансовый счет 2-го раздела плана счетов и базовую единицу измерения.

Денежные средства

Раздел содержит обслуживание операций по банку и по кассе. Соответственно построено и меню. Меню подраздела "Касса", кроме операций, которые фиксируются в соответствующих журналах, содержит операции печати кассовой книги и назначения кассира.

Безналичные расчеты между хозяйствующими субъектами ведутся путем перечисления денежных средств со счета плательщика на счет получателя с помощью различных банковских операций, замещающих наличные деньги в обороте. При этом посредником при расчетах выступают учреждения банков (государственные и коммерческие). Отношения между банками и клиентами носят договорной характер. Кроме расчетных счетов, в банках открываются специальные счета для хранения средств строго целевого назначения.

Учет в разделе ведется с помощью журналов:

-         Заявки на регистрацию договоров

-         Касса

-         Банк

-         Назначение кассира