Мәліметтер қоры көмегімен ақпаратты

     Форма (Формы – Forms) – негізінен мєліметтерді енгізуге арналѓан Microsoft Access объектісі. Формада, кескін енгізу ‰шін жєне кесте µрістерін µзгерту ‰шін ќолданылатын басќару элементтерін ќоюѓа болады.

     С±рау (Запросы – Queries)  – бір немесе бірнеше кестелерден ќажет мєліметтерді алуѓа кµмектесетін объект.

     Есеп (Отчеты – Reports) – мєліметтерді басып шыѓаруѓа арналѓан Microsoft Access мєліметтер ќорыныњ объектісі.

     Макростар (Макросы – Macros) – макрокомандалардан тұратын програм-ма.

     Модульдер (Модули – Modules) – қосымшалар мен стандартты емес проце-дураларды жасау үшін Visual Basic тіліндегі программалар.

     Кестелерді  ќ±рудан бастаѓан д±рыс. Кестелер  ќандай да бір наќты мєлімет-терді саќтайды. Мысалы, т±тынушылар тізімі немесе тауарлар туралы мєлі-меттер.

     ¤ріс – б±л ќандай да бір наќты мєліметтерден т±ратын кесте элементтері. Мысалы, ж±мысшылардыњ аты-жµндері. Кесте режимінде µріс ретінде баѓан немесе ±яшыќ пайдалынады. Ал б±л жаѓдайда µрістіњ аты кесте баѓаныныњ таќырыпшасы болып табылады.

     Жазба – аныќталѓан объекті туралы мєліметтердіњ толыќ жинаѓы. Кесте режимінде жазу жол болып кµрінеді.

     

     MS Access-ті іске ќосу керек.

      Ашылған  сұхбат (диалог) терезеде кесте құрудың бес тәсілі берілген:

• Кесте режимі (Режим таблицы – Datasheet View) – әрбір бағанға өрістер-дің атын еңгізу әдісі;
• Құрастырушы (Конструктор – Design View) – өрістердің аттары мен қасиеттерін еңгізу арқылы;
• Кесте Шебері (Мастер таблиц – Table Wizard) – мастер-программа көмегімен автоматты түрде;
• Кесте импорты (Импорт таблиц – Import Table) – басқа мәліметтер қорының немесе басқа электрондық кестелердің деректерінің көме-гімен;
• Кестелер байланысы (Связь с таблицами – Link Table) – басқа мәліметтер қорының кестесімен байланыс орнату арқылы.

 

      Мәліметтер қорын құру:

     Саймандар таќтасындаѓы мєліметтер  ќорын ќ±ру батырмасын басу  немесе Файл мєзіріндегі Ќ±ру командасын тањдауѓа болады. Мєліметтер ќорын саќтайтын файлдыњ атын енгізетін (мысалы АДРЕС), бумасын тањдайтын <Мєліметтер ќорын ќ±ру> сұхбат (диалог) терезесі ашылады. Мєліметтер ќорыныњ аты бос орынсыз сегіз символдан т±руы м‰мкін. Нєтижесінде мєлі-меттер ќорыныњ терезесі кµрінеді.

 

 

 

 

    Сурет  2.1. Мєліметтер ќорын ќ±ру терезесі.

 

     Мєліметтер ќоры терезесі мєліметтер ќорын ќ±ру кезінде шыѓарылады. Одан мєліметтер ќорыныњ кестелерін, формаларын жєне де басќа объектілерін ашады. Мєліметтер ќорыныњ терезесі келесідей элементтерден т±рады:

1. Таќырып жолы. Ашылѓан мєліметтер ќорыныњ аты шыѓады. “Батырмалар”, “Ќ±ру”, “Ашу”, “Ќ±растыру” батырмалары жєне т.б. Батырмалар объектін ќандайда бір аныќталѓан терезеде немесе режимде ашады.
2. Объектілер батырмалары (Объектілерді, белгілемелерді тањдау ќабыршаќтары) “Кесте”, “Форма” жєне т.б. Объектілер батырмалары ашылѓан немесе µзгертілген объектілер тізімін шыѓарады.
3. Объектілер тізімі. Пайдаланушы тањдаѓан объектілер тізімін шыѓарады. Біздіњ тањдауымызда тізім єзірше бос.

     

 

 

      2.2. Кестелерді  құру.

     

     Жаңа кестені құру үшін Құрастырушы (Конструктор) режимін қолданған ыңғайлы. Өрістерді енгізумен қатар, әрбір өрістің мәліметтерінің түрін (Тип данных) енгізуге болады. Мәліметтер түрлері:

• Мәтіндік (Текстовый – Text) – мәтіндік мәліметтерді енгізу;
• МЕМО өрісі (МЕМО  - Memo) – ашық өріс, қосымшаларды енгізуге қолданады;
• Сандық (Числовой – Number) – сандарды еңгізу, бірақ өрісте сандық мазмұны жоқ сандарды еңгізбейді (мысалы, телефон нөмірі);
• Күн/Уақыт (Дата/Время – Date/Time) – күн мен уақытты енгізу;
• Ақшалы (Денежный – Currency) – ақшалы мәліметтерді енгізуге арналған;
• Санауыш (Счетчик – AutoNumber) – сандық өріс, автоматты түрде сандарды ретімен толтырады.
• Логикалық (Логический – Yes\No) – екі мәліметтің біреуін жазуға болады: Иә немесе Жоқ.
• OLE объект өрісі (Поле объекта OLE – OLE Object) – басқа қосымшалардағы объектілерді енгізу (мысалы, фотосурет);
• Гиперсілтеме (Гиперссылка – Hyperlink) – URL  және UNC адрестерінің гиперсілтемесін сақтау үшін.

 

 

     Шебер көмегімен кестені құру.

     Шебер көмегімен кесте құру  кезінде, өзінің жеке мақсатында немесе жұмыс мақсатында пайдалануға болатын 100-ден астам кестелер үлгісі ұсынылады. Олардың әрқайсысы сәйкесінше өрістер жинағынан тұрады. Өрістер үлгісін тањдағаннан кейін, Шебер автоматты түрде кесте құрады.

1. “Мәліметтер қоры” терезесінде Кесте батырмасына, одан кейін Құру батырмасына басу керек (бұл кезде Кесте батырмасы екпінді күйде болып тұрады).
2. “Жаңа кесте” сұхбат  терезесіндегі кесте Шебері батырмасын басу керек.

 

 

 

Сурет 2.2. Жаңа кесте құру кестесі.

 

 

 

3. “Кесте құру” сұхбат (диалог) терезесіндегі Кестелер үлгісі-Адресін тањдау (тізімдегі ең бірінші).

 

 

 

 

 

 

 

Сурет 2.3. Кесте құру терезесі.

 

 

 

4. Бұдан кейін кестеге қосатын өріс ережесін анықтау керек. Ол үшін тышқанмен өрістер үлгісі тізімінен өріс атын белгілеп, өріс үлгісі жаңа кестенің кезектестіре өрістер тізіміне ену үшін батырмасын басу керек. Есімі, Тегі, Қаласы, Телефон өрістерін тандау. Келесі (Далее) батырма-сына басып, осы батырманың екпінді күйлерін пайдалана отырып Шебер жұмысын аяқтау үшін Дайын  (Готово) батырмасын басу.
5. Келесі ұсынылған сұхбат (диалог) терезеге кестенің атын енгізіп (ұсынылған Адресті қалдыруға болады) және MS ACCESS-ке өздігінен кілтті анықтауға мүмкіндік беру керек (яғни, бұл терезеге ештеңе енгізбесе де болады).
6. Соңғы диалогтың терезесі Кестеге мәліметтерді еш кедергісіз енгізуге келісу.
7. Дайын  (Готово) батырмасын басу.

 

 

 

     Кесте құрылады. Кестенің тақырып  қатарынан оның атын табуға  болады. Барлық өрістердің аттары  кесте бағандарының тақырыбы  түрінде беріледі.

 

 

 

 

 

 

 

Сурет 2.4. Жаңа кесте.

 

 

 

 

2.3. Кестені толтыру.

 

     Кестені құру барысы кезінде  кілт түсінігімен кездескенбіз. Алғашқы кілт (келесі мазмұндарда  оны жай кілт деп атаймыз)  – кестедегі кез-келген жазу  мәндерінің сәйкестігін бірмәнді  анықтайтын бір немесе бірнеше  өріс. Кесте кілтініњ мєні бірде-бір ќайталанбайтын ерекше болуы шарт, яѓни кестеде кілт баѓанасындаѓы мєндері µзара бірдей екі немесе одан да кµп жазбалар болуы м‰мкін емес. Бірнеше атрибуттан ќ±ралѓан жаѓдайда ќ±рама кілт барынша аз атрибуттардан ыќшам аныќталѓаны д±рыс; м±ндай кілттіњ ќ±рамында оны µшіріп тастаѓан жаѓдайда ештење µзгермейтін, яѓни жазбалардыњ ерекшелігіне ешќандай єсер тигізбейтін атрибуттар болмаѓаны жµн.

     Кесте кілтініњ атќаратын ќызметі:

1. Жазбалардыњ ќайталануын болдырмау.
2. Кортеждерді кілт жиектіњ (жиектердіњ) мєндерініњ µсу немесе кему ре-тімен реттеу.
3. Кестедегі жазбаларды оќуды тездету.
4. Кестелерді µзара байланыстыру.

     Біз қарастырып отырған мысалда  АДРЕСАТ кілт болып табылады. Кестеден бұл өрістің – есептеуіш  екендігі көрініп тұр, яғни  жазбаларды енгізу реті нөмірлейді. Адресат өрісін толтырып қажеті жоқ, себебі, кесте жолдары-ның бір ұяшығы толтырылса болды есептеуіш автоматты түрде жұмыс істейді.

     Есімдері мен Тектері т±ратын  µрістерді толтырып, тµрт жазба  ќ±райыќ (кестеніњ тµрт жолы).

 

 

 

 

 

 

Сурет 2.5. Кей  µрістері толтырылѓан кесте.

 

 

 

    Қалған  өрістерді де толтыруға болады. Мысалы Телефон өрісін толтыру үшін: мәтіндік меңзерді телефон бағанының алғашқы ұяшығына орналас-тырып, алты мәнді телефон нµмірін енгіземіз. Бағанның келесі ұяшығына көшеміз. Келесі ұяшыққа көшудің орнына енгізген мән енгізу қалқасымен сәйкес келмейді деген хабарлама шығады, себебі бұл ұсынылған нұсқада телефон нµмірінің алдында қала коды тұруы қажет еді. Оған түзету енгізу үшін Esc пернесін басуға болады.

     Егер ұяшықтардың мазмұнын мұқият көріп шығу керек болса, онда енгізу қалқасының бірқатарын көруге болады.

     Енгізу қалқасы - өріске бірдей форматты мәтіндерді енгізуге мүмкіндік беретін үлгі. Енгізу қалқасы өрістерде тұрақты символдарды автоматты түрде кескіндейді. Мәліметтерді өріске енгізу барысында тұрақты символдарды өріс мәніне енгізу керек болса да, оларды терудің қажеті жоқ. Енгізу қалқасындағы бос орындарды толтырса жеткілікті.

     Ұсынылған мысалдың енгізу қалқасында  қаланың коды көрсетілген алты  орынды телефон нөмірлеріне ғана есептелінген.  Мәселен, жазылған адамдар-дың барлығы бір қалада тұрған жағдайда, барлығында да телефон нөмірлері алты орынды болғандықтан мәліметтер қорына қала кодын көрсетудің қажеті жоқ. Бұлай болуы үшін енгізу қалқасын өзгертуге тура келеді.

     Кез-келген MS Access кестелері екі түрлі  режимде берілуі мүмкін.

1. мәліметтерді  енгізуге, көріп шығуға, түзетуге арналған кестелер режимінде;
2. кестелерді өзгертуге және құруға арналған құрастырушы режимінде.

Телефондардың енгізу қалқасын өзгерту үшін, құрастырушы режимін іске қосу керек. Ол үшін Түр (Вид) мәзірінің Құрастырушы (Конструктор) командасын тањдау арқылы немесе құрал-саймандар тақтасындағы батырма көмегімен жасауға болады.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Сурет 2.6. Құрастырушы (Конструктор) терезесі.

 

     Құрастырушы терезесі бірінші бағанында өрістер, ал екіншісінде мәлімет-тер түрі (Тип данных) келтірілген кестелерден тұрады.

     Телефон өрісін белгілеу қажет  (ол үшін мәтіндік меңзерді  кестенің сәйкес ұяшығына орналастырса  болғаны). Терезенің төменгі бөлігіндегі өрістердің қасиеттері өзгереді.

     Мәтіндік меңзерді Енгізу қалқасына  қарсы орналастырып, бұрынғы (0000\-00\-00\-00\) үлгісін жаңа (00-00-00) телефон нөміріне  алты орынды мәндерді енгізуге  мүмкіндік беретін үлгіге өзгерту  керек.

     Мұнда бөлу сызықтары автоматты түрде қойылады.

     Құрастырушы режимінен кесте  режиміне көшу. Мұны Түр мәзіріндегі Кесте командасын тањдау арқылы немесе құрал-саймандар тақтасындағы батырмасын басу арқылы іске асыруға болады. Кестені сақтау туралы сұраққа Иә деп жауап беру керек.

     Келесі Телефон бағанын толтыру  әрбір ұяшыққа алты цифрды  енгізумен шектеледі. Енгізу барысында  мәтіндік меңзер ұяшықтың ең  басында орнала-сады. Осы жағдайда ұяшықтан ұяшыққа ауысу меңзерді басқару батырмалары көмегімен басқарған өте ыңғайлы.

 

    

 

 

 

 

 

 

2.4. Кестеге өзгерістер енгізу.  

 

      Кестедегі әрбір өрістің қасиеттері (свойства) бар. Өрістің экранда  көрсетілуі , мәліметтер қорында  сақталуы, тексерілуі мен басқарылуы  осы қасиеттерге байланысты.

      Өрістердің негізгі қасиеттері (OLE объекті мен есептегіш (счетчик) өрісінен басқалары):

• Формат поля (Өріс пішімі – Format) – өріс мазмұнының көрсетілуін анықтайды;
• Подпись (Caption) – форма немесе есептің өрісімен қатар орналасатын мәтінді анықтайды;
• Значение по умолчанию (Default Value) – жаңа өрістерді қосқанда автоматты түрде еңгізілетін мәндерді анықтайды (жиі кездесетін мәндер);
• Условие на значение (Мәндерге шарт – Validation Rule) – өрісте рұқсат етілген мәліметтер мәндерінің диапазонын анықтайды;
• Сообщение об ошибке (Қате туралы хабар  – Validation Text) – өрісте рұқсат етілмеген, қате мәндерді еңгізгенде шығатын мәтіндік хабарды белгілейді;
• Обязательное поле (Required) – өрісте жазбанын болуын Иә (Да-Yes) немесе болмауын Жоқ (Нет-No) анықтайды;

 

     Мәтіндік өрістерге тән қасиеттер:

• Размер поля (Өріс мөлшері – Field Size) - өріс символдарының максимал санын анықтайды;
• Маска ввода (Енгізу маскасы – Input Mask) - енгізілетін мәндерді шектеп, пішімдеуге (отформатировать) мүмкіндік береді;
• Индексированное поле (Индекстелген өріс - Indexed) - берілген өрісте индекстердің қажеттілігін анықтайды (индекстер – сұрыптау, іздеу және фильтрлеу әрекеттерінің орындалуын жылдамдатады);
• Компрессия  Unicode (Unicode Compression) - барлық белгілі символдар-дың кодтау схемасы (бір байттың орнына әрбір символ екі байттан тұрады).

     Сандық және Ақшалы түрдегі  өрістердің қосымша қасиеті: Ондық бірлік-тер саны (Число десятичных знаков – Decimal Places) – өрісте үтірден кейін неше ондық бірлік сақталатынын анықтайды.

 

     Жазбаға объект кірістіру.

     MS Access мәліметтер қорында пернетақтамен енгізілген  деректермен шектелмей, басқа объектілермен де жұмыс істеуге болады. Басқа объектілерді сақтау үшін OLE – Object Linking and Embedding (Объектілерді кірістіру мен байланыстыру – Связывание и внедрение объектов) мәліметтер түрін (Тип данных  OLE) қолданады.

     OLE типті өрісте: графикалық бейне, сурет, дыбыстық клип, т.б. объектілерді сақтауға болады. Объектті кірістіру үшін маустың оң жақ батырмасын OLE объектінің өрісінде шертіп, ашылған жанама мәзірде Объектті қосу (Добавить объект– Insert Object) жолын таңдау керек – Объектті кірістіру (Вставка объекта– Insert Object) сұхбат (диалог) терезесі ашылады.