Мәліметтер қоры көмегімен ақпаратты

 

 

 

2.7. Сұрыптау мен Іздеуді ұйымдастыру.

 

      Кестедегі жазбаларды сұрыптауға  болады. Ол үшін:

• Сұрыптау жүргізілетін бағанды белгілеу (Форма режимінде өрісті белгілеу).
• Жазбалар мәзірінің Жылдам сұрыптау командасының Өсу реті бойынша немесе Кему реті бойынша ішкі мәзірлерін таңдау.

     Құрал-саймандар тақтасындағымына  батырмалардың біріне басуға болады, яғни: “Өсу реті бойынша” немесе “Кему реті бойынша”.

      Көпдеңгейлі сұрыптау – бұл бірнеше өрістер бойынша сұрыптау. Алғашқыда жазбалар бірінші белгіленген өріс бойынша, шыққан мәліметтер екінші өріс бойынша сұрыпталады, осылай жалғаса береді.

      Көп өрістер  бойынша сұрыптау:

• Кесте (Таблица) режимінде керек форманы немесе кестені ашу;
• Сұрыптауға керек бағандарды бір-біріне көршілес орнату. Сұрыптауға арналған бірінші баған басқа бағандардан сол жақта орналасу керек. Сұрыптау өткізетін бағандарды екрекшелеу;
• Саймандар тақтасындағы Өсу реті бойынша сұрыптау (Сортировка по возрастанию – Ascending) немесе Кему реті бойынша сұрыптау (Сортировка по убыванию – Descending) батырмаларын басу.

 

     Мәселен,  біздің мәліметтер қорымызда  мүмкіндігінше көп адресаттар жи-нақталған дейік. Кенеттен олардың бірін табу керек болсын. Біз оның атын ғана білеміз де, қалған ақпаратты толық білмейміз. Тегін немесе адресін көріп сол адам ба, немесе ол емес пе, соны есімізге түсіруіміз мүмкін. Не істеу керек? Барлық жазбаларды парақтай отырып қажет адресатты іздеуге болады, ал бірақ бізде жүздеген тіпті одан да көп адресаттар жинақталған болса ше? Міне осындай жағдайларда іздеу мүмкіндігінше көп уақытты үнемдейді.

     Microsoft Access мүмкіндіктерін  пайдаланып іздеуді ұйымдастыру әлде қайда ыңғайлы.

1. Меңзерді Есім өрісіне орналастыру қажет.
2. Түзету мәзірінің Табу командасын орындау немесе құрал-саймандар тақтасының батырмасын пайдалану. Егер [Өрістегі іздеу:Есім] диалогтың терезесі форманы қалқалап тұрса, онда оны міндетті түрде формадағы мәліметтерді оқи алатындай етіп “жылжыту” керек.
3. Іздестіру үлгісі ретінде керек атын енгізу. Табу батырмасын басу. Формада іздеу терезесінің астында сәйкесінше атымен жазба бірінші болып орналасып табылады. Шыққан адресатты тексергеннен кейін, ол емес болса, Келесісін табу (Найти далее) батырмасын басу қажет, сонда программа тура сондай атпен тағы бір адресатты табады. Осылайша таңдалған атпен барлық адресаттарды көре отырып қажеттісін табуға болады.
4. Егер ізделген адресат табылса, онда [Іздеу] диалогтық терезесін жабуға болады.

     Іздеу тек берілген өрістер  ортасында ғана жүргізіледі. Есім (бұл алдын-ала меңзер орналастырылған  өріс). Бұл іздестіру тек пайдаланып  отырған өріс есебінен ғана  жүргізіледі.

     Сонымен қатар, біз үлгімен  сәйкес келетін әртүрлі нұсқаларды  таңдауға мүмкіндік аламыз. Ашылған  Сәйкестіктер тізімінен төмендегі  үш түрлі мүмкіндіктердің бірін таңдауға болады:

1. Өрістің кез-келген бөлігі бойынша – сәйкестік өріс мазмұнының кез-келген бөлігі бойынша іздестіріледі.
2. Өріс тұтас – үлгімен мазмұны сәйкес келетін өрістер көрсетіледі.
3. Өріс басынан – үлгінің бастапқы мазмұнына сәйкес келетіндер ғана іздестіріледі.

     Сонымен қатар, іздеу бағытын  анықтау мүмкіндігі бар:

• Жоғары – пайдаланып отырған жазбадан алғашқысына қарай.
• Төмен – пайдаланып отырған өрістен соңғысына қарай.

 

 

 

 

 

Сурет 2.13. Іздеуді ұйымдастыру.

 

 

 

 

 

 

2.8. Фильтрды құру және қолдану.

 

     Іздеуді ұйымдастыру әдісі әрқашанда  қолдана бермейді. Мәселен, мәлімет-тер қорында бірнеше адамның есімі берілген есіммен бірдей болсын дейік. Карточкаларды парақтау онша ыңғайлы емес. Одан гөрі керек есіммен атала-тын барлық адресаттардың тізімін көру жеңілірек болар еді. Мұны фильтр көмегімен жасауға болады.

    

      Фильтр – бұл жазбаларды іріктеу және сұрыптау үшін тағайындалған шарттар жиынтығы. Фильтрлерді кестелер мен формаларда қолдануға болады. MS Access-те Фильтр құрудың үш тәсілі бар:

• Ерекшеленген бойынша фильтр (Фильтр по выделенному – Filter by Selektion) және Ерекшеленгенді алып тастау (Исключить выделенное – Filter Excluding Selektion) – таңдалған жазба бойынша фильтр құруға мүмкіндік береді. Бұл фильтр құрудың ең оңай тәсілі. Таңдалған өрісте керек ұяшықты белгілеп, Ерекшеленген бойынша фильтр (Фильтр по выделенному – Filter by Selektion)  батырмасын басу керек. Нәтижесінде таңдалған жазбалар ғана қалады. Фильтрді алып тастау үшін Фильтрды өшіру (Удалить фильтр – Remove Filter) батырмасын басуға болады. Егер алдындағы фильтрді қайтадан шығару керек болса, тағы да сол батырмаға басу керек, бірақ ол енді Фильтрді қолдану (Применение фильтра – Apply Filter) деп аталатын болады. Егер мәліметтердің ішінен  біреуін ғана алып, қалған мәліметтерді түгел көру керек болса, онда ол жазбаны тауып оны тышқанның оң жақ батырмасымен шерту керек. Ашылған жанама мәзірдің ішінен  Ерекшеленгенді алып тастау (Исключить выделенное – Filter Excluding Selektion)  дегенді таңдау керек. Жалпы тышқанның оң жақ батырмасын шертіп, фильтрлеу мен сұрыптаудың барлық командаларын орындауға болады.
• Форма бойынша фильтр (Фильтр по форме – Filter by Form) – керек жазбаларды еңгізуге болатын бос форма немесе кесте құрады. Форманың немесе кестенің бос өрісін басқанда, барлық жазбалардың тізімі шығады. Осылардың ішінен керек жазбаны таңдап, Фильтрді қолдану (Применение фильтра – Apply Filter) батырмасын басу. Егер жазбалардың бірнеше шарттары болса, онад ыформаның астынғы жолағындағы немесе (или – OR) белгішесін басу керек.
• Кеңейтілген фильтр (Расширенный фильтр – Advanced Filter/Sort) – фильтрдің күрделі шарттарын енгізуге мүмкіндік жасайды.

 

1. Форманы кесте режимі түрінде көрсету қажет.
2. {Жазбалар – Фильтрді өзгерту…} командасын орындау. Бұл команда <Фильтр> терезесіндегі шарттарды таңдау үшін пайдалынады. Құрал-саймандар тақтасындағы батырмасын пайдалануға болады.

      <Фильтр> терезесінің жоғарғы  бөлігінде АДРЕСтер кестесінің  өрістер тізімі шығарылады. Ал  фильтр терезесінің төменгі бөлігінде  іріктеудің шарттары енгізілетін  бланк шығады.

 

 

 

 

 

Сурет 2.14. Фильтр терезесі.

 

3. Бланкте іріктеу шартын беруге арналған Есім өрісін көрсету қажет. Тізімнен өрісті таңдау үшін:
• оны фильтр бланкісінің өрістер тізімінің бірінші жолдағы бірінші ұяшыққа тышқанмен жылжытуға болады;
• өрістер тізіміндегі өріс атына тышқанды екі рет шерту;
• фильтр бланкісінің бірінші ұяшығында тышқанды шертіп, ашылған тізімнен өрісті таңдау.

 

 

 

 

Сурет 2.15. Фильтр терезесінде сұрыптау.

 

 

Сурет 2.16. Фильтр терезесі.

4. Өріс бланкіне бекітіліп іріктелген шарттарды енгізу, яғни іріктеу шарттары бланк жолдарының алғашқы ұяшығына сәйкестік үлгісін (іздеп отырған есім) енгізу.
5. Бұдан кейін құрылған фильтрді форма жазбаларына қолдану қажет. Оны келесі әрекеттердің көмегімен орындауға болады:

• Жазбалар мәзірінен Фильтрді қолдану командасын таңдау;
• Құрал-саймандар тақтасының фильтрді пайдалану батырмасын басу.
• Фильтр терезесінде тышқан көрсеткішін орналастырып, оң жағын басқанда пайда болатын контексті мәзірден Фильтрді пайдалану командасын таңдау.

     Нәтижесінде берілген есіммен  аталатын барлық адамдар тізімі  пайда болады. Көз алдыңыздағы  мұндай тізімнен кімнің кім екенін айыру әлде қайда жеңіл. Егер барлық адресаттардың тізімі қайтадан керек болса, онда жазбалар мәзірінен Барлық жазбаларды көрсету командасын орындау немесе құралдар-саймандар тақтасының батырмасын қолдануға болады.

     Егер бұрынғы фильтрді қайтадан пайдалану керек болса, онда қайта түзе-тудің еш қажеті жоқ . Сондықтан жазбалар мәзірінің Фильтрді пайдалану ко-мандасын таңдаса жеткілікті немесе құрал-саймандар тақтасындағы батырма-сын қолдану.

     Шарттарды іріктеуді өрнектеуде  операторлар үлгісі пайдаланылады:

     * – кез-келген таңбаларды кез-келген топтармен ауыстырады, олар алғашқы немесе соңғы таңбалар болуы мүмкін. “Ай” шартын енгізіп, “Айсұлу”, “Айнұр”, “Айман” топтарын іріктеуге болады. “ова” шартын енгізе отырып, тектегі “ова”-мен аяқталатын барлық адамдардың тізімін алуға болады.

     ? – кез-келген бір таңбаны ауыстырады. “А?ай” шартын енгізетін болсақ, онда “Арай”, “Абай” т.с.с. топтар іріктеліп алынады.

     # – кез-келген бір цифрды ауыстырады. “1#3” шартын енгізсек, онда “103”, “113”, “123”... сандарын табамыз.

      [] - жақша ішінде көрсетілген бірлік символдың біреуін қоюға болады.

      - - рұқсат етілген символдардың диапазоның анықтайды (өсу ретімен).

      ! - рұқсат етілмейтін символды анықтайды.

 

 

3. Мәліметтермен жұмысты ұйымдасытру.

 

3.1. Сыртқы деректермен жұмыс.

 

     MS Access-те өзінің мәліметтер қорына басқа қосымшалардың кестелерін-дегі мәліметтердің көшірмесін алып қолдануға мүмкіндік бар. FoxPro және Paradox сияқты мәліметтер қорларынан, Excel  және Lotus1-2-3, электрондық кестелрден, HTML форматиы бар кестелерден, Интернет желісінен мәлімет-терді импорттауға немесе байланыстыруға болады.

     Мәліметтерді импорттау үшін:

• Файл/Внешние данные (Сыртқы деректер)/Импорт (File/Get External Data/Import) командасын орындау. Импорт (Import) сұхбат терезесі ашылады.
• Тип файлов(Files of Type) тізімінен көшірілетін файлдың түрін (типін) таңдау.
• Файлды таңдап, Импорт (Import) батырмасын шерту.

Мәліметтерді  Excel немесе  Lotus1-2-3 электрондық кестелерден алуға болады.

• Импорт (Import) батырмасын басқаннан кейін Импорт электронной таблицы (Import Spreadsheet Wizard) – Шебер терезесі (окно Мастера) ашылады. Электрондық кестені жеке беттермен немесе Белгіленген диапазондармен (именованные диапазоны) көшіруге болады.
• Шебердің келесі әрекетінде электрондық кестенің бірінші жолы нені көрсететінін анықтап (бағандардың аты немесе кестенің мәліметтері), Далее (Келесі-Next) ,fnshvfcsy батырмасын басу.
• Импортталған мәліметтерді жаңа кестеге сақтау немесе бұрын сақталған кестеге кірістіруге болады. Екеуінен біреуін таңдау қажет.
• Индекстелген бағандарды таңдау.
• Кестенің кілттік өрісін (ключевое поле) таңдау. Егер алғашқы кілт бірнеше өрістерден тұрса, онда Не создавать ключ (No Primary Key Field) батырмасын басып, мәліметтерді көшіргеннен кейін, Құрастыру-шы (Конструктор) режимінде кестені ашып алғашқы кілтті тағайындауға болады.
• Кестенің атын қойып, Дайын (Готово) батырмасын басу.

 

 

     Кестелерді басқа мәліметтер  қорларынан импорттау кезінде Мәліметтер қорларын импорттау шебері (мастер Импорт баз данных – Import Database Wizard) жүктеледі.

• Файл/Внешние данные (Сыртқы деректер)/Импорт (File/Get External Data/Import) командасын орындау.
• Мәліметтер қорын таңдап, Импорт (Import) батырмасын шерту.
• Көшіретін объектілерді таңдау. Параметрлерін тағайындау үшін Параметрлер (Параметры – Options) батырмасын шерту.
• ОК батырмасын басу.

 

 

 

 

 

3.2. Кестелер арасында байланыс орнату.

 

 

Кестелердіњ арасында байланыс т‰рлері.

     Кµп жаѓдайда бір кесте (ќатыс)  жеке бір файлда саќталады.  Жалпы мєлі-меттер ќоры алѓа ќойылѓан маќсатќа сєйкес аныќталѓан бір немесе µзара байланыстаѓы бірнеше кестелердіњ жиынынан т±рады, мысалы, MS ACCESS мєліметтер ќорын басќару ж‰йесінде мєліметтер ќоры файлында кестелермен ќатар с±рыптамалар, ќорытындылар, ‰лгілер макростар жєне модульдер  сияќты басќа да мєліметтер ќорыныњ барлыќ объектілері бірге саќталады.

     Реляциялыќ мєліметтер ќорын  басќару ж‰йесінде кестелердіњ  байланысын кµрсету ‰шін оларды  µзара байланыстыру амалын ќолданады,  б±л мєліметтер ќорына енгізілген  мєліметтердіњ толыќтыѓын, ‰йлесімділігін, мєліметтер ќорыныњ бірт±тастыѓын ќадаѓалауѓа жєне мєліметтер ќорын µндеу барысында ќажетті деректерді тез табуѓа, жылдам оќуѓа, кµруге, µзгертуге, теріп алуѓа жєне ќорытынды ќ±жаттарды оњай дайындауѓа м‰мкіндік береді. ¤зара байланыстаѓы екі кестеніњ біреуі master – басыњќы (негізгі), екіншісі detail – баѓыныњќы (ќосымша) кесте болып табылады. Реляциялыќ мєліметтер ќорын-да ќатыстардыњ байланысыныњ негізгі ‰ш т‰рі ездеседі:

• “бірге-бір” (1:1) – one-to-one relationship;
• “бірге-кµп” (1:М) - one-to-many relationship немесе “кµпке-бір” (М:1);
• “кµпке-кµп” (М:М немесе М:N) – many-to-many relationship; 

     “Бірге-бір” байланысы (1:1) екі  кестеніњ де байланыстырушы жиектері  олардыњ кілті болѓан  жаѓдайда  орын алады, сондыќтан б±л кестелердіњ µзара дєрежелері бірдей.

     Мєліметтер ќорын µндеуді тездету,  єрт‰рлі дењгейдегі ќолданушылардыњ  тек µзіне ќажетті деректермен  ѓана ж±мыс істеуі арќылы олардыњ  ж±мысын жењілдету, жылдамдату  маќсатында кейде бір кестедегі  мєліметтерді єдейі екі немесе одан да кµп бірнеше кестелерге жіктеуге болады.

     “Кµпке-бір” байланысы (М:1) негізгі  жєне ќосымша кестені аныќтау  барысына байланысты мєліметтер  ќорында кењінен ќолданылатын  “бірге-кµп” байланысыныњ (1:М) бір  т‰рі болып табылады.

     “Кµпке-кµп” байланысы (М:М) негізгі кестеніњ бірнеше жазбасына ќо-сымша кестеніњ бірнеше жазбасы сєйкес болѓан жаѓдайда орын алады.

     Мєліметтер ќорын жобалау барысында  бірнеше кесте µзара байланыста  болып, бір кесте ќалѓан кестелермен  єрт‰рлі ќатыста болуы м‰мкін. Байланыста т±рѓан кесте басќа кестелермен таѓы да байланысќан жаѓдайда кестелердіњ иерархиясы т‰зіледі.

 

Кесте ќ±ру.

     Мектептегі оқушылардың пәндік  сынақтарын енгізіп көрейік. Ол  үшін екі кесте құрамыз: біреуінде  анкеталық мәліметтерге қатысты оқушылар туралы барлық ақпараттар; екіншісінде сынақ туралы мәлімет.