Сетевое планирование и управление программными проектами

     Это позволяет руководителю проводить  наглядный анализ состава работ  и обеспечить оптимальный порядок выполнения предстоящего комплекса задач, а также дает возможность объективно оценить действия исполнителей, ход выполнения работ и выработать дополнительные мероприятия по повышению эффективности производства.

     Целесообразность  использования таких систем управления проектами в любой организации, фирме, предприятии с каждым годом возрастает. Это связано, в первую очередь, со следующими обстоятельствами:

• постоянное совершенствование продукции;

• непрерывное  улучшение технологии и оборудования для выполнения

большого  комплекса работ;

• уменьшение сроков выпуска новой продукции (производство оборудования, программного обеспечения, книг, строительство различных объектов,

создание  и внедрение всевозможных систем, процессов ит.д.);

• рост конкуренции;

• широкое  внедрение современных компьютерных технологий;

• повышением эффективности работы над проектами.

     Все это должно быть определенным образом  организовано,

спланировано и проконтролировано с минимальными затратами средств и

времени при  наличии различных ограничений.

     Основными преимуществами систем управления проектами  являются:

• наличие  наглядных средств описания комплекса  работ проекта, связей

между работами и их временными характеристиками;

• наличие  средств назначения ресурсов и затрат по отдельным задачам проекта и проекту в целом;

• централизованное хранение информации по графику работ, ресурсам и

затратам  для каждой задачи проекта;

• удобные  графические средства представления проекта (диаграмма Ганта,

сетевой график, календарный план и др.);

• возможность  представления проекта в виде иерархической структуры за

дач проекта, позволяющей выбирать для каждого  конкретного случая не

обходимый уровень детализации задач проекта;

• наличие  средств контроля за ходом выполнения работ;

• возможность  быстрого анализа влияния любого изменения в графике, ресурсном и стоимостном обеспечении любой из задач проекта;

• возможность  совместной работы и обновления данных в сетевом режиме;

• возможность  автоматизированного создания отчетов, графических диаграмм и графиков, разработки документации по проекту.

     В данной работе предлагаем рассмотреть  основные особенности системы управления проектами MS Project Standard:

• наличие упрощенного интерфейса, максимально приближенного к другим продуктам фирмы Microsoft;
• система MS Project Standard включает большой комплекс хорошо продуманных инструкций, подсказок в виде окон консультанта (Project Guide), которые обеспечивают возможность использования системы пользователями, не имеющими специальной подготовки;
• открытая архитектура системы и многообразие встроенных функций облегчают организацию, планирование и управление выполнением самых разных проектов;
• система MS Project Standard обладает мощной реляционной (табличной) базой данных, в которой сохраняются все сведения о проекте и которые в дальнейшем используются для расчета календарного плана и учета затрат проекта;
• файл любого проекта системы MS Project Standard состоит из двух больших «внутренних» таблиц с множеством столбцов, одна из которых содержит информацию о задачах, а вторая о ресурсах проекта;
• в процессе работы в системы MS Project Standard на базе двух больших«внутренних» таблиц формируются небольшие заранее определенные «внешние» таблицы, которые появляются в рабочей области экрана. Они, как правило, зависят от выбранного представления;
• система имеет встроенные алгоритмы расчета календарного плана и учета затрат проекта, которые способны отображать результаты расчета в различных представлениях;
• результаты расчетов в системе MS Project Standard отображаются в формате, аналогичном электронной таблице. Допустим, если введены все сведения о проекте, то можно узнать начальную и конечную даты выполнения данной задачи, потребности в ресурсах и конечную дату всего проекта;
• в систему включена возможность получения отклика и совета об альтернативных действиях при удалении названий задач или ресурсов и изменении назначений ресурсов, дат начала и окончания, а также сведений о трудозатратах, единицах или длительностях;
• наличие пошаговых инструкций и элементов управления, всегда доступных в левой области – окно консультанта (Project Guide), которые помогают создавать проекты, управлять задачами и ресурсами, задавать и изменять рабочее время, отслеживать ход выполнения и получать отчеты о состоянии;
• система предусматривает возможность ввода фактических данных, связанных с выполнением задач проекта и сравнения их с запланированными;
• имеется возможность создания до 11 базовых планов для одного проекта;
• система обеспечивает создание отчетов в реальном масштабе времени и анализ выполнения задач проекта и проекта в целом;
• в систему встроены усовершенствованные способы расчета освоенного
• объема. В число показателей освоенного объема теперь входят индекс отклонения от календарного плана (ИОКП), показатель эффективности выполнения (ПЭВ), индекс отклонения стоимости (ИОС), относительное отклонение по стоимости (ООПС) и относительное отклонение от календарного плана (ООКП). Имеется возможность

выбора  из 11 базовых планов, используемых для расчета данных по освоенному объему;

• возможность отслеживания задач и ресурсов одного проекта несколькимируководителями;
• некоторые другие.

     В настоящее время разработаны  две версии системы MS Project:

• версия MS Project Standard предназначена для руководства проектом в рамках рабочей группы;
• версия MS Project Professional предназначена для руководства проектом на уровне предприятия.

     Версия  системы MS Project Standard включает основные возможности для руководства проектом на уровне рабочей группы: планирование задач, управление ресурсами, отслеживание выполнения, составление отчетов, совместная работа, настройка параметров и гибкое планирование. Этот основной набор средств позволяет начать комплекс работ по проекту сразу после установки системы. 

     2.2 Основные этапы  управления проектом  в системе

     Независимо  от сложности проекта, он состоит  из следующих основных этапов:

• определение основных целей выполнения проекта– стратегии проекта;
• планирование выполнения задач проекта;
• управление ходом выполнения проекта;
• представление хода выполнения проекта.

     Определяющими факторами при реализации того или  иного проекта являются:

• цели и задачи проекта, часто называемые областью охвата;
• время на выполнение задач проекта;
• затраты, а точнее выделенные ресурсы на выполнение той или иной задачи проекта (персонал, оборудование, материалы);

     Эти три фактора – область охвата, время, затраты часто называют треугольником проекта. Каждый из них влияет на два других. Однако, обычно один из них оказывает на проект большее влияние, чем остальные два. Зависимость между этими тремя элементами различна для каждого проекта. Она определяет и возможные проблемы, и допустимые решения. Знание узких мест и возможностей для маневрирования облегчает планирование и управление проектами.

     Стратегия проекта предусматривает создание общей картины и структуры разрабатываемого проекта. Для этого необходимо четко сформулировать:

• цели проекта;
• задачи проекта;
• предложения по успешному завершению различных задач проекта;
• ограничения, которые имеются или могут возникнуть в процессе реализации проекта;
• конечные результаты проекта.

     Планирование  выполнения проекта предусматривает  создание плана выполнения задач проекта, который система MS Project Standard рассчитывает и создает рабочий график на основании предоставленных сведений о задачах, которые необходимо выполнить. В число сведений могут входить данные об исполнителях, всех задач проекта, оборудовании и материалах, используемых для выполнения задач, а также произведенных затратах.

     При создании плана проекта для каждой задачи вводятся следующие типы сведений:

• длительность выполнения задачи;
• характер связи между двумя задачами;
• ресурсы для выполнения задач проекта.

     Длительность  выполнения задачи – это общий  интервал активного рабочего времени, необходимого для выполнения задачи – количество рабочего времени от начала до окончания задачи согласно календарю проекта и календарю ресурсов. Астрономическая длительность представляет длительность задачи по 24часовому календарю с 7дневной неделей, включая праздники и другие нерабочие дни. Астрономическая длительность может измеряться в минутах, часах, днях и неделях.

     Характер  связи между двумя задачами – это схема взаимодействия между задачами. Выделяют следующие связи между задачами:

• ОН (окончание начало)– задача Б не может начаться, пока не закончится задача А. Это наиболее часто встречающаяся связь, при которой последующая задача не может быть начата, пока не будет завершена предшествующая;
• НН (начало начало)– задача Б не может начаться, пока не начнется задача А. Эта связь чаще применяется для моделирования задач, которые должны выполняться одновременно. В этом случае для начала задачи необходимо, чтобы предшествующая задача только началась и,

может быть, проработала в течение определенного периода,

называемого временем задержки;

• ОО (окончание окончание)– задача Б не может закончиться, пока не

закончится задача А. Этот тип связи используется, если окончание последующей задачи зависит от окончания некоторой задачи (предшественницы), но начинаться задачи могут независимы;

• НО (начало окончание)– задача Б не может закончиться, пока не начнется задача А. Этот тип используется редко, но он может быть полезен, когда при планировании требуется задержать окончание задачи на как можно более длительный срок, связав ее окончание с началом другой задачи.

   Система MS Project Standard позволяет использовать в сетевой модели любые типы связей. Временная связь может быть установлена между любыми двумя задачами, в том числе, принадлежащими к разным иерархическим уровням проекта.

     Нельзя  установить связь только между иерархическими зависимыми задачами, то есть между суммарной (родительской) задачей и ее подзадачами (дочерними). После создания плана выполнения проекта необходимо осуществлять управление проектом и следить за ходом его выполнения. В процессе управления проектом, можно вносить необходимые изменения, чтобы придерживаться разработанного календарного плана и оставаться в рамках выделенного бюджета на выполнение всего проекта.

     При управлении проектом могут быть использованы следующие средства:

• настраиваемые поля для ввода особых сведений при реализации задач проекта;
• представления и таблицы для отображения точных сведений, требуемых для просмотра хода выполнения проекта;
• фильтры и группы для выделения сведений, требующих внимания.

     Фильтр  – это средство выделения, отбора или открытия диалогового

окна для ввода условий отбора.

     Предоставление  сведений заказчику о ходе выполнения проекта может быть реализовано с помощью следующих средств:

• принтер для предоставления сведений на бумаге;
• веб-сервер для предоставления сведений в формате HTML;
• сервер MS Project Server или система электронной почты.

     Для облегчения работы, система MS Project Standard включает помощника, который позволяет ответить на конкретные вопросы, направляя к разделам справки, содержащим наилучший ответ. Кроме того, система имеет раздел «Справочник», используя который можно получить описания всех доступных представлений, таблиц, фильтров и всех полей, а также ключевых принципов управления проектами.