Функциональная, информационная, математическая модели экономической информационной системы

Вторая состоит в проектировании геометрии документов, то есть расположения реквизитов в форме документов.

Первичные документы предназначены для отражения процессов в материальной сфере и поставляют всю постоянную и оперативную информацию, необходимую для решения экономических задач и выработки управленческих решений.

К числу основных требований, предъявляемых к первичным документам, можно отнести следующие:

  неизбыточность и полноту информации для решения задач,

  высокую достоверность и своевременность собираемой информации.

Кроме того, первичная информация должна быть расположена в документе таким образом, чтобы учитывались требования удобства для последующей обработки данных в ЭВМ.

При проектировании форм первичных документов должны учитываться следующие принципы:

         отсутствие в первичных документах постоянной информации, для которой необходимо создание самостоятельных файлов;

         отсутствие дублирования показателей в документах;

         выделение реквизитов, имеющих одно или несколько значении на документ, т.е. выделение однозначных и многозначных реквизитов;

         выделение справочных, группировочных реквизитов и реквизитов-оснований;

         логичность построения, т.е. старшие по объему понятий признаки должны предшествовать младшим (например, наименование предприятия → наименование цеха → номер участка);

         согласование последовательности реквизитов в документе с макетами размещения информации на экране ЭВМ и в файлах.

Процесс разработки первичных документов имеет особенности в каждой организации и выполняется в следующей последовательности:

1. Определение полного реквизитного состава каждого документа.

2. Классификация реквизитов: однозначные и многозначные; признаки и основания; справочные и группировочные; переносимые и непереносимые на машинные носители.

3. Установление логической соподчиненности реквизитов первичных документов.

4. Выбор какой-либо формы первичного документа.

5. Осуществление размещения реквизитов по выбранной форме в соответствии с проведенной классификацией.

6. Выполнение расчета размеров документов по вертикали и горизонтали с учетом размера полей.

7. Выбор формата бумажного носителя.

8. Построение эскиза документа соответствующей формы.

9. Выделение толстой линией реквизитов, переносимых на машинный носитель.

10. Редактирование шапок документов в соответствии со словарем-тезаурусом.

Как правило, используют ряд типовых форм документов.

В результате решения задачи рассчитываются результативные показатели, которые требуется выдать на материальный носитель в виде, удобном для пользователя.

Так как результативный документ используется для осуществления процессов управления, то он должен отвечать следующим требованиям:

         полнота информации, т.е. результативные документы должны содержать в себе первичные (исходные) и результативные показатели;

         количество результативных показателей должно соответствовать количеству группировочных признаков (количество итогов должно быть равно количеству ключей сортировки);

         своевременность предоставления информации управленческому персоналу;

         достоверность представляемой информации;

         хорошая читаемость (логичность построения форм и наличие хорошо отредактированного текста шапок документов);

         отсутствие показателей, рассчитываемых вручную.

Можно выделить следующие принципы построения результативных документов:

         выделение трех зон в документе;

         разделение реквизитов на однозначные, т.е. имеющие одно значение а документ, и многозначные реквизиты, имеющие несколько значений в документе;

         выделение группировочных реквизитов, помещаемых во вторую зону документа, и размещение этих реквизитов в порядке убывания старшинствa;

         выделение реквизитов-оснований и размещение их в последовательности противоположной той, в каком выстраиваются группировочные реквизиты по которым рассчитываются итоги (т.е. от первичных оснований - к результативным, а среди результативных размещение их в порядке возрастания старшинства итога);

         если документ не размещается  на одном стандартном листе, то выполнение разрыва строк и переноса оставшихся строк документа второй зоны вместе с реквизитами третьей зоны на другой лист, сохраняя размеры листов стандартными (при таком перенесении строк заголовки таблиц не переносятся, а переносятся только номера колонок).

Построение результативных документов должно выполняться в следующей последовательности:

         Определение полного реквизитного состава документов.

         Классификация реквизитов-признаков: на справочные и группировочные; реквизитов-оснований - на первичные и результатные, а результатных оснований - по степеням итогов.

         Выбор формы документа (с одной или несколькими таблицами в содержательной части документа).

Размещение реквизитов в форме согласно их логической соподчиненности.

19. Отображение и организация информации на машинных носителях.

Основной частью внутримашинного информационного обеспечения является информационная база. Информационная база (ИБ) – это определенным способом организованная совокупность данных, хранимых в памяти вычислительной системы в виде файлов, с помощью которых удовлетворяются информационные потребности управленческих процессов и решаемых задач.

Файл – это некоторое множество записей однородной структуры, предназначенное для решения экономических задач. Запись – это набор полей определенного формата, объединенных по общему ключевому полю. Все файлы ЭИС можно классифицировать по следующим признакам:

         по этапам обработки (входные, базовые, результатные);

         по типу носителя (на промежуточных носителях – гибких магнитных дисках и магнитных лентах, и на основных носителях – жестких магнитных дисках, магнитооптических дисках и др.);

         по составу информации (файлы с оперативной информацией и файлы с постоянной информацией);

         по назначению (по типу функциональных подсистем);

         по типу логической организации (файлы с линейной и иерархической структурой записи);

         по способу физической организации (файлы с последовательным, индексным и прямым способом доступа).

Входные файлы создаются с первичных документов для ввода данных или обновления базовых файлов.

Файлы с результатной информацией предназначаются для вывода ее на печать или передачи по каналам связи и не подлежат долговременному хранению.

К числу базовых файлов, хранящиеся в информационной базе, относят основные, рабочие, промежуточные, служебные и архивные файлы.

Основные файлы должны иметь однородную структуру записей и могут содержать записи с оперативной и условно-постоянной информацией. Оперативные файлы могут создаваться на базе одного или нескольких входных файлов и отражать информацию одного или нескольких первичных документов. Файлы с условно-постоянной информацией могут содержать справочную, расценочную, табличную и другие виды информации, изменяющейся в течение года не более чем на 40 %, а, следовательно, имеющие коэффициент стабильности (Кст) не менее 0,6.

Файлы со справочной информацией должны отражать все характеристики элементов материального производства (материалы, сырье, основные фонды, трудовые ресурсы и т.п.). Как правило, справочники содержат информацию классификаторов и дополнительные сведения об элементах материальной сферы, например о ценах. Нормативно-расценочные файлы должны содержать данные о нормах расхода и расценках на выполнение операций и услуг. Табличные файлы содержат сведения об экономических показателях, считающихся постоянными в течение длительного времени (например, процент удержаний, отчислений и пр.). Плановые файлы содержат плановые показатели, хранящиеся весь плановый период.

Рабочие файлы создаются для решения конкретных задач на базе основных файлов путем выборки части информации из нескольких основных файлов с целью сокращения времени обработки данных.

Промежуточные файлы образуются в результате решения экономических задач, подвергаются хранению с целью дальнейшего использования для решения других задач. Эти файлы, также как и рабочие файлы, при высокой частоте обращений могут быть также переведены в категорию основных файлов.

Служебные файлы предназначаются для ускорения поиска информации в основных файлах и включают в себя справочники, индексные файлы и каталоги.

Архивные файлы содержат ретроспективные данные из основных файлов, которые используются для решения аналитических, например, прогнозных задач. Архивные данные могут также использоваться для восстановления информационной базы при разрушениях.

Организация хранения файлов в информационной базе должна отвечать следующим требованиям:

         полнота хранимой информации для выполнения всех функций управления и решения экономических задач;

         целостность хранимой информации, т.е. обеспечение непротиворечивости данных при вводе информации в ИБ;

         своевременность и одновременность обновления данных во всех копиях данных;

         гибкость системы, т.е. адаптируемость ИБ к изменяющимся информационным потребностям;

         реализуемость системы, обеспечивающая требуемую степень сложности структуры ИБ;

         релевантность ИБ, под которой подразумевается способность системы осуществлять поиск и выдавать информацию, точно соответствующую запросам пользователей;

         удобство языкового интерфейса, позволяющее быстро формулировать запрос к ИБ;

разграничение прав доступа, т.е. определение для каждого пользователя доступных типов записей, полей, файлов и видов операций над ними.

20. Проектирование входных массивов ЭИС.

Первичные документы предназначены для отражения процессов в материальной сфере и поставляют всю постоянную и оперативную информацию, необходимую для решения экономических задач и выработки управленческих решений.

К числу основных требований, предъявляемых к первичным документам, можно отнести следующие:

         неизбыточность и полноту информации для решения задач,

         высокую достоверность и своевременность собираемой информации.

Кроме того, первичная информация должна быть расположена в документе таким образом, чтобы учитывались требования удобства для последующей обработки данных в ЭВМ. При проектировании форм первичных документов должны учитываться следующие принципы:

         отсутствие в первичных документах постоянной информации, для которой необходимо создание самостоятельных файлов;

         отсутствие дублирования показателей в документах;

         выделение реквизитов, имеющих одно или несколько значении на документ, т.е. выделение однозначных и многозначных реквизитов;

         выделение справочных, группировочных реквизитов и реквизитов-оснований;

         логичность построения, т.е. старшие по объему понятий признаки должны предшествовать младшим (например, наименование предприятия → наименование цеха → номер участка);

         согласование последовательности реквизитов в документе с макетами размещения информации на экране ЭВМ и в файлах.

Процесс разработки первичных документов имеет особенности в каждой организации и выполняется в следующей последовательности:

1. Определение полного реквизитного состава каждого документа.

2. Классификация реквизитов: однозначные и многозначные; признаки и основания; справочные и группировочные; переносимые и непереносимые на машинные носители.

3. Установление логической соподчиненности реквизитов первичных документов.

4. Выбор какой-либо формы первичного документа.

5. Осуществление размещения реквизитов по выбранной форме в соответствии с проведенной классификацией.

6. Выполнение расчета размеров документов по вертикали и горизонтали с учетом размера полей.

7. Выбор формата бумажного носителя.

8. Построение эскиза документа соответствующей формы.

9. Выделение толстой линией реквизитов, переносимых на машинный носитель.

10. Редактирование шапок документов в соответствии со словарем-тезаурусом.

Как правило, используют ряд типовых форм документов.

Например, линейная форма (а) отличается тем, что в ней каждому типу реквизитов соответствует только одно значение этого реквизита, и они располагаются по горизонтали.  Анкетная форма (б) используется также для однозначных реквизитов, но этот набор реквизитов располагается по вертикали. Табличная форма (в) используется для многозначных реквизитов, при этом в ней столбцы содержат типы реквизитов, а строки отражают значения типов. Как правило, для первичных документов, имеющих однозначные и многозначные реквизиты, применяют комбинированную форму, состоящую из трех зон:

I - заголовочная зона, предназначенная для однозначных реквизитов, включающая группу справочных и группировочных признаков, используемых при машинной обработке;