Отчет по практике

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………….	6
1 Документооборот на  торговом предприятии……………………………	8
Понятие документооборота…………………………………………...	8
1.2 Основные этапы документооборота………………………………….	10
1.2.1 Составление и оформление документов……………………….	10
1.2.2 Прием и регистрация документов……………………………...	13
1.2.3 Контроль за исполнением документов………………………...	17
1.2.4 Передача документов в архив………………………………….	18
1.3 Основные правила организации документооборота на торговом  предприятии………………………………………………………….	20
2 Анализ деятельности и организации документооборота ООО   “Торнес”……………….....………………..……………………………......	24
2.1 Краткая характеристика объекта исследования ………..…………..	24
2.2 Анализ финансово-экономической деятельности ООО “Торнес”…	29
2.3 Основные правила организации документооборота ООО         «Торнес»………………………………………………………………..	32
3 Разработка программы ведения договоров с поставщиками  ООО    «Торнес» …………………………………………………………………..	43
3.1 Постановка  задачи  на проектирование  и обзор методов ее решения ………………...…………….	43
3.2 Функциональная модель системы и ее описание…………………...	49
3.3 Информационная модель системы и ее описание…………………..	51
3.4 Модели представления системы и их описание………………….....	54
3.5 Обоснование принимаемых решений по используемым          техническим и  программным  средствам реализации…………........	58
3.6 Описание руководства пользователя…...…........................................	59
ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………...	63
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ……………………….	66
ПРИЛОЖЕНИЕ А. Схема  документооборота ООО “Торнес”…………...	67

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Целью данного проекта является повышение эффективности управления информацией за счет их централизации. Для достижения данной цели следует решить следующие задачи:

− рассмотреть особенности процесса централизованного управления информацией;

− проанализировать сервисы централизованного управления информацией;

− реализовать программное обеспечение служб централизованного управления информацией в библиотечной системе;

В данном проекте используются работы отечественных и зарубежных исследователей, в которых рассматривается понятие документооборота, принципы и особенности процесса организации документооборота торгового предприятия.

Отчет по практике включает в себя введение, три раздела и заключение.

Во введении определяются цель и  задачи практической работы.

В первом разделе рассматривается  понятие централизованного управления информацией;

Во втором разделе анализируются сервисы централизованного управления информацией.

Третий раздел посвящен реализации программного обеспечение служб централизованного управления информацией в библиотечной системе.

В заключении подводятся итоги практики, анализируется степень достижения поставленной цели.

 

1 ДОКУМЕНТООБОРОТ НА  ТОРГОВОМ ПРЕДПРИЯТИИ

1.1 Понятие документооборота

 

На современном предприятии  формируется значительный массив учетной  информации. Технология его формирования начинается с момента оформления, проверки, приема, обработки и регистрации первичных документов в соответствующих книгах, ведомостях, журналах и т.п. Процесс движения этих документов, начиная от их составления, приемки и обработки на всех стадиях и заканчивая сдачей их на хранение в архив, принято называть документооборотом.

Бухгалтерским документом называется письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

Бухгалтерскими документами оформляются любые хозяйственные операции в той последовательности, в какой они совершались. Это обеспечивает сплошной, непрерывный учет всех объектов учета; юридическое обоснование бухгалтерских записей, которые делают на основании документов, имеющих доказательную силу; использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью организаций; контроль за сохранностью собственности, так как документами подтверждается ответственность работников за доверенные им ценности; укрепление законности, поскольку документы служат источником сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях.

Все документы применяемые  в настоящее время в хозяйственной деятельности, могут быть подразделены по следующим основным признакам:

− По отношению к предприятию документы подразделяются на внешние и внутренние. Внешние документы составляются корреспондентами предприятия, поступают от сторонних организаций и отражают взаимоотношения предприятия со своими контрагентами (платежные требования). Внутренние документы составляются на самом предприятии его сотрудниками и администраторами для оформления внутренних хозяйственных операций (приходный кассовый ордер).

− По объему отраженных хозяйственных операций – первичные и сводные документы. Первичные документы содержат информацию об одной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера, накладные). Сводные документы предназначены для обобщения информации о всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени (отчет кассира, товарный отчет, журнал регистрации фактов хозяйственной жизни).

− По числу учитываемых позиций документы могут однострочными и многострочными. Однострочные документы содержат одну учетную позицию. Многострочные документы содержат две и более учетные позиции (платежная ведомость).

− По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, документы бухгалтерского оформления и комбинированные. Распорядительные документы содержат разрешение на совершение определенной хозяйственной операции (распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчет, приказы). Эти документы разрежают проведение операции, но содержащаяся в них информация не отражается в учетных регистрах. Оправдательные документы содержат информацию об исполнении распоряжения (отчет кассира, накладные, требования, приходный ордер). Эти документы отражают фактическое совершение операции, и содержащаяся в них информация заносится в учетные регистры. Документы бухгалтерского оформления предназначены для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе (расчет износа основных средств). Комбинированные документы сочетают в себе признаки распорядительных (разрешительных), оправдательных и документов бухгалтерского оформления (расходный кассовый ордер, расчетно-платежная ведомость на оплату труда).

− По содержанию хозяйственных операций документы делятся на материальные, денежные и расчетные. Материальные документы служат для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей (акт приемки-передачи основных средств). Денежные документы предназначены для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия (платежное требование-поручение). Расчетные документы используются для оформления расчетных взаимоотношений со своими контрагентами по внешним обязательствам (счет-фактура). [2, c.112]

− По способу заполнения – документы могут быть заполняемыми в ручную или с помощью электронных средств вычислительной техники.

Первичные документы  бухгалтерского характера заполняются  бухгалтером. К ним относятся: различные  справки, расчеты, разработочные ведомости  и др. Информация, отраженная в этих документах, также заносится в учетные регистры. Документы, отражающие вопросы общего руководства предприятием и его производственно-эксплуатационной деятельностью, составляются органами управления организации.

 

2. Основные этапы документооборота

 

1.2.1 Составление и оформление документов. Чтобы документы могли служить достоверным основанием для бухгалтерских записей и иметь юридическую силу, к их составлению предъявляются определенные требования. Прежде всего, необходимо, чтобы документ был составлен на бланке. Лишь при отсутствии бланков допускается составление документа на чистом листе бумаги.

Бланки документов изготавливают  на белой бумаге или на бумаге светлых  тонов формата А4 (210х297мм) и А5 (148х210мм). Допускается использование бланков  формата А3 (420х297мм) и А6 (105х148мм).

Написание документа производится чернилами, химическим карандашом, на пишущей машинке или средствами механизации. Некоторые документы, например чеки, кассовые ордера и т.п., должны заполняться только чернилами. Не разрешается заполнять документы простым карандашом, так как в таких документах легко стереть написанное и заменить его другим. Документ составляется по определенной форме, установленной для документов данного вида операций, с обязательным заполнением всех необходимых реквизитов. Содержание документа следует излагать точно и ясно, чтобы давать правильное отражение операций в полном соответствии с действительностью. Текст и цифры документа требуется писать четко и разборчиво, так, чтобы не допускать возможности различного их понимания и толкования. В документе не следует допускать подчисток, помарок и других дефектов, вызывающих сомнения в его подлинности и правильности. Свободные строки и графы на бланке документа необходимо прочеркивать с тем, чтобы в этих пробелах не могло быть что-либо вписано или дописано впоследствии. В денежных документах (чеках, кассовых ордерах и др.) сумму требуется указывать не только цифрами, но и прописью, т.е. словами. Документ должен быть снабжен всеми подписями, необходимыми для оформления регистрируемой операции и придания документу юридической силы. Подписывать документ следует разборчиво, чтобы можно было прочесть фамилию подписавшего. Перед каждой подписью указывается должность дающего подпись.[1, c.97]

Отсюда вытекает общее  правило составления документов.

Для правильного составления документа необходимо:

− Заполнять документ на бланке (а при отсутствии бланка на чистом листе бумаги) чернилами или химическим карандашом, либо на пишущей машинке;

− Строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа;

− Точно и ясно излагать содержание документа;

− Четко и разборчиво писать текст и цифры;

− Незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;

− Сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью;

−Снабжать документ необходимыми, разборчиво сделанными подписями с указанием должности подписавшего.

Документы необходимо составлять своевременно, т.е. одновременно с совершением  операции либо непосредственно вслед  за ее совершением. Своевременность  составления документов является важнейшим  условием правильности отражения операций в документах и своевременности записей их в учетных регистрах.

Некоторые документы  составляются в нескольких экземплярах (с копиями). Это выполняется обычно автоматически одновременно с составлением документа путем оттиска через  подложенную под него копировальную бумагу.

Копии документов используются для различных целей. Так, при  акцептной форме расчетов за отгруженную  продукцию поставщик выписывает несколько экземпляров счетов —  платежных требований для направления  их в различные адреса (банку, покупателю).

При составлении документов могут быть допущены ошибки.

Ошибки в документах исправляются следующим образом. Подлежащие исправлению ошибочные слова  и числа (суммы) зачеркиваются аккуратно  тонкой чертой так, чтобы можно было зачеркнутое прочесть. Над зачеркнутым делается правильная запись. При этом если в числе (сумме) неправильна только одна цифра, то нельзя ограничиться исправлением одной этой цифры, а надо исправить все число. Например, вместо 725 написано ошибочно 727. В этом случае нельзя зачеркнуть только цифру 7 и надписать над ней цифру 5, а необходимо зачеркнуть все число 727 и надписать над ним 725.

О произведенном исправлении  на свободном месте документа (внизу  или на полях) делается оговорка, например "исправлено 725", которая заверяется лицами, подписавшими документ.

В ряде документов (в кассовых ордерах, чеках и др.) исправление  ошибок не допускается вовсе. Если в  таком документе допущена ошибка, он выписывается заново на другом бланке.

Так как документы  имеют большое значение не только в учете, но и во всей хозяйственной деятельности, то в отношении качества документов, особенно своевременности и правильности их составления и оформления, существует строгий порядок.