Отчет по практике

Момент продажи товаров  обусловливает метод определения  выручки от продажи: метод начисления («по отгрузке») или кассовый метод («по оплате»).

Метод определения выручки  по отгрузке товаров и предъявлению расчетных документов покупателю повсеместно  используется в международной практике. В нашей стране, особенно на субъектах  малого предпринимательства, был распространен кассовый метод («по оплате»). Фактически в ООО "Торнес" при продаже товаров применяется кассовый метод "по оплате", но иногда бывают исключения, и используется метод начисления "по отгрузке".

Каждая отгрузка товаров  сопровождается оформлением счета-фактуры типовой формы. Счет-фактура составляется в двух экземплярах, один из которых предоставляется покупателю не позднее 10 дней с даты отгрузки товаров.

Если складской учет товаров организован по партиям  или в течение отчетного периода товар приобретался по одной и той же цене, то базой для определения покупной стоимости реализованных товаров могут служить данные первичных документов. При этом достаточно количество реализованных товаров в натуральном выражении умножить на цену их приобретения. Сложности возникают в условиях сортового учета товаров на складе, а также приобретения товаров у разных поставщиков по разным ценам. В этих случаях для определения покупной стоимости реализуемых товаров могут быть использованы методы оценки материальных запасов:

− по средней (средневзвешенной) цене;

− по ценам первых закупок (ФИФО);

− по ценам последних закупок (ЛИФО);

− по себестоимости единицы запасов.

ООО "Торнес" продажную цену определяет путем прибавления 20% к себестоимости (цене, по которой привезли товар), а списание на складе происходит по себестоимости.

Выбор этого метода оценки покупной стоимости реализуемых  товаров определен самим предприятием и закреплен в его учетной  политике.

Группировку документов по признаку документационного обеспечения рекомендуется проводить в виде таблицы. Для более подробного анализа можно рассчитать количество обращающихся документов в среднем в месяц, в день.

Возможен также более  детальный анализ приказов с разбивкой  их на рубрики:

− по основной деятельности;

− по учетной политике;

−по личному составу.

Внутренние документы  целесообразно рассматривать в  разрезе финансовых и служебных  функций.

Период, в течение которого проводится анализ, выбирается предприятием самостоятельно. Для выявления динамики в движении документов определяются темпы роста входящих, исходящих и внутренних документов предприятия.

Пример анализа документов предприятия по признаку документационного  обеспечения представлен в таблице 2.3.

Таблица 2.3 Анализ структуры  документооборота по признаку документационного обеспечения

Наименование документа	Количество документов			Темпы роста, %
	2007 год	2008 год	2009 год	в 2008 к 2007	в 2009 к 2008
Входящие	124	203	240	164	118
Исходящие	384	402	358	105	89
Приказы в том числе: −по основной деятельности − по командировкам − по личному составу	870 157 215 498	648 116 178 354	894 156 222 516	74 74 83 71	138 134 125 146
Внутренние в том  числе: − финансовые − служебные	3841 1492 2349	2597 973 1624	1972 1272 700	68 65 69	76 131 43
Итого в год:	5219	3850	3464	74	90
В среднем за день	18	13	12	72	92

 

Группировка документов предприятия по подразделениям, позволяет  определить: какие из подразделений  наиболее сильно загружают документооборот. Количество документов определенное в  предыдущем виде анализа необходимо перегруппировать по подразделениям, которые были определены при формировании существующей модели документооборота на предприятии. Данный вид анализа также рекомендуется проводить в виде таблицы с указанием доли документов каждого подразделения в общей их сумме.

Критерии отнесения  документов к тому или иному подразделению  выглядят следующим образом:

− для входящих и внутренних документов - то подразделение, которое будет выполнять предписания по данному документу или ответственное лицо подразделения, которому адресован данный документ;

− для исходящих документов − то подразделение или должностное лицо, которым составлен данный документ.

Примером анализа документов предприятия по признаку документационного  обеспечения может служить статистика (таблица 2.4.).

Таблица 2.4 Анализ структуры  документооборота по подразделениям

Подразделение	2007 год		2008 год		2009 год
	Кол.	%	Кол.	%	Кол.	%
Административный отдел	765	15	621	16	754	22
Отдел кадров	909	17	718	19	446	13
Финасовый отдел	715	14	537	14	345	10
Склад	582	11	410	11	273	8
Подразделения	551	10	319	8	259	7
Прочие	305	6	172	4	115	3
Итого:	5219	100	3850	100	3464	100

 

Таким образом, первоначально  необходимо имеющуюся структуру  документооборота разбить на три  подструктуры:

− структура документооборота, где обращаются входящие документы;

− структура документооборота, где обращаются исходящие документы;

− структура документооборота, где обращаются внутренние документы.

Другими словами, требуется  исключить связи между подразделениями, не участвующих в документообороте рассматриваемого вида.

Рассматриваемое предприятие  по своему масштабу, количественному  составу сотрудников, объему документооборота не относится к числу крупных  организаций. И все документопотоки  на предприятии имеют довольно упрощенный маршрут, который легко проследить. Входящие документы подвергаются следующим операциям:

− экспедиционной обработке;

− регистрации;

− рассмотрению руководством и выдаче резолюции;

− ознакомлению в структурном подразделении или исполнению;

− контролю за исполнением, включающему постановку на контроль документов;

− отслеживанию хода исполнения;

− составлению делопроизводственных отчетов для руководства;

− снятию исполненных документов с контроля.

Основные процедуры  обработки исходящих документов:

− разработка проекта документа в структурном подразделении;

− согласование проекта документа в структурных подразделениях организации;

− утверждение документа руководством;

− регистрация документа;

− экспедиционная обработка документа.

Достаточно большую  часть централизованного документооборота составляют так называемые внутренние документы. В их число входят организационно-распорядительные документы, предназначенные для использования только внутри организации. Это, как правило, приказы руководства касательно внутренней деятельности службы, протоколы совещаний, различные нормативные документы (должностные инструкции, положения о структурных подразделениях и т.п.).

При создании внутренних документов секретарь выполняет  следующие операции:

− подготовка проекта внутреннего документа;

− обеспечение согласования документа;

− утверждение;

− регистрация;

− рассылка по подразделениям;

− контроль исполнения документа.

Проекты внутренних документов подготавливаются структурными подразделениями. Технологии их дальнейшей обработки совершенно аналогичны рассмотренным ранее основным процедурам обработки входящих документов: регистрация, ознакомление или исполнение в структурных подразделениях, контроль за исполнением.

В крупных организациях создается специальное подразделение, ответственность за прием корреспонденции на бумажных носителях, ее первичную сортировку и регистрацию адресатов в установленном реестре учета документов, а также за доставку внутренним адресатам организации. Такое подразделение называется экспедицией. Экспедиция обеспечивает рассылку исполнителям внутренних документов организации и отправку исходящих документов. На предприятии экспедиции не существует, а все функции выполняет секретарь руководителя.

При регистрации входящих документов делается запись в журнале. Документу присваивается регистрационный номер, проставляется штамп, на котором указывается дата получения документа, часы приема, входящий номер и индекс (условный номер) структурного подразделения организации. Предусматривается регистрация нескольких документов в связке (сопроводительные, повторные, ответные). При дополнительной регистрации в структурных подразделениях присваивается новый регистрационный номер, который может включать индекс подразделения, текущий год, номенклатуру дел, любые разделители. Такая регистрация не регламентируется ГОСТ, порядок регистрации прописывается во внутренних нормативных документах организации (инструкциях по делопроизводству). На предприятии нет структурного подразделения, которое занималось бы составлением проектов резолюций руководителя с фамилиями ответственных исполнителей, кратким текстом задания по исполнению документа с указанием срока исполнения. Сложные резолюции состоят из нескольких аспектов, которые адресуются разным исполнителям и имеют различные контрольные сроки. Зарегистрированный документ передается на рассмотрение руководству.

Руководитель расписывает  документ на исполнение или ознакомление. После рассмотрения руководством ответственный  исполнитель вносится в регистрационную  карточку. Документ копируется и передается под расписку на исполнение в структурное подразделение, где может быть переадресован другому сотруднику − непосредственному исполнителю. В этом случае в регистрационную карточку заносится пометка.

Исполнение документа, как правило, это подготовка проекта ответного документа, его согласование с соисполнителями. Типовой срок исполнения − неделя, если руководитель не определяет конкретный срок исполнения. Исполнители предоставляют свои предложения и замечания по подготовке документа ответственному исполнителю. Проект документа согласуется с исполнителями и авторами резолюций. Подписывает ответ тот руководитель, которому был адресован входящий документ.

Документы с резолюциями, поступившие в адрес исполнителя  и имеющие срок исполнения, подлежат постановке на контроль. Контроль за сроками исполнения документов осуществляется как исполнителями, так и сотрудниками, отвечающими за ведение делопроизводства в структурном подразделении. В крупных организациях существует специальное структурное подразделение, в функции которого входит постановка документов на контроль, отслеживание хода исполнения, формирование делопроизводственных отчетов для руководства, снятие исполненных документов с контроля.

Для оперативного контроля за исполнением документов делопроизводителями ежедневно готовится информация об исполнительской дисциплине по документам, сроки исполнения которых истекли или истекают в ближайшие три рабочих дня. Информация рассылается руководителям, а также исполнителям в качестве напоминания.

Специальное контрольное подразделение или ответственный за делопроизводство сотрудник ежеквартально, нарастающим итогом, готовит и представляет руководителю отчеты о выполнении контрольных поручений (по видам документов), а также о количестве полученной и отправленной корреспонденции.

Проекты документов составляются с действующим законодательством, согласованы со всеми заинтересованными  структурными подразделениями, завизированы их руководителями. В конце документа  прилагаются материалы, послужившие  основанием для составления проектов этих документов.

В соответствии со служебной  иерархией руководители подписывают  документы разных категорий согласно действующему порядку подписания документов в той или иной организации (зафиксированному в инструкции по делопроизводству).