Отчет по практике

      ведения договоров ООО “Торнес”

 

После запуска приложения отображается страница авторизации (рис. 3.6.1). Для входа в систему необходимо ввести логин и пароль. Если в систему зашел администратор, то ему отображается список договоров. (рис. 3.6.2)

 

 

Рисунок 3.6.1– Страница авторизации

 

При входе в систему  администратора слева отображается меню администрирования, в котором можно выбрать пункты контрагенты, сотрудники, договоры, товары, должности, отчетность (рис. 3.6.2).

 

 

Рисунок 3.6.2– Список договоров

Изменить статус договора можно нажав на ссылку “статус”. На появившейся странице нужно из списка выбрать необходимый статус. Договор может быть в двух состояниях: оформлен и оплачен (3.6.3).

 

Рисунок 3.6.3– Изменение статуса договора

Если пользователь нажмет на ссылку “сотрудники” в меню, то ему отобразится список сотрудников предприятия с указанием занимаемой должности (рис. 3.6.4)

 Рисунок 3.6.4– Список сотрудников

 

После нажатия на ссылку “Отчетность” пользователь может просмотреть 2 типа отчетов: отчет по просроченным договорам, договоры по контрагенту, предварительно выбрав нужного контрагента  (рис. 3.6.5).

 

 

Рисунок 3.6.5– Отчетность

При входе в систему  менеджера, он видит только список своих  договоров, может добавить новый договор, изменить существующий или удалить.

Рисунок 3.6.6– Вход в систему в качестве менеджера

Если введенные пользователем  логин и пароль недействительны, то система перенаправляет пользователя на страницу ошибки авторизации (рис. 3.6.7).

Рисунок 3.6.7– Страница ошибки авторизации

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В ходе выполнения дипломного проекта было рассмотрено понятие документооборота, основные этапы документооборота, правила организации документооборота на торговом предприятии. Среди этапов были выделены следующие:

− составление и оформление документов;

− прием и регистрация;

− контроль за исполнением  документов;

− передача документов в  архив.

Также был проведен анализ деятельности и организации документооборота на ООО “Торнес”, проанализирована финансово-экономическая деятельность организации. Было определено, что в настоящее время на предприятии все документы хранятся в бумажном виде, процесс документооборота не автоматизирован. После проведенного анализа был сделан вывод о том, что в организации ООО “Торнес” следует разработать единую систему, содержащую информация обо всех договорах, поставщиках, товарах и т.д.

Таким образом, руководство  ООО “Торнес” решило внедрять электронный документооборот в организацию. Автоматизацию документооборота решили начать с разработки программы ведения договоров с поставщиками, так как этот процесс наименее документирован и отлажен.

Внедрение позволит организации сократить время на обмен информацией между участниками бизнес-процесса. Основной результат от внедрения системы ведения договоров с поставщиками заключается в снижении транзакционных издержек и росте производительности труда персонала. Автоматизированная система ведения договоров с поставщиками обладает следующими характеристиками:

а) надежность системы;

б) быстродействие и функциональность;

в) открытая архитектура;

г) удобные и наглядные  средства просмотра и редактирования информации.

Согласно технико-экономическому обоснованию разработки автоматизированной системы ведения договоров с поставщиками, использование приложения позволит существенно снизить трудозатраты персонала при выполнении стандартных процедур, таких как составление договора, занесение информации о поставщике.

Приложение имеет некоторые недостатки, но путем введения дополнительных функций и расширения сферы применения, возможно, его усовершенствование. Стоит отметить, что данная система после некоторой доработки может быть использована и другими торговыми организациями.

Согласно технико-экономическому обоснованию затраты на разработку и внедрение автоматизированной системы ведения договоров с поставщиками окупится на второй год использования. Чистый дисконтированный доход за четыре года работы системы составит 16793690 бел .руб.

Также был произведен расчет естественного освещения  производственного помещения и разработаны рекомендации по улучшению труда сотрудников “Торнес”.

Исходя из того, что  поставленные задачи решены, можно  сделать вывод о том, что цель выполнения данного дипломного проекта  достигнута.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

1 Банк В.Р., Зверев В.С.  Информационные системы в экономике:  Учебник, 2003. – 345 с.

2 Климова Р.Н., Сорокина  М.В., Хахаев И.А., Мошенский С.А.  Информатика торговой фирмы / Учебное пособие. Для студентов  всех специальностей всех форм  обучения. − СП б.: СПбТЭИ, 2002. − 132с.

3 Шафрин Ю. Информационные  технологии, - М., ООО" Лаборатория  базовых знаний”, 2003.− 515 с.

4 Пятибратов А.П., Гудындо  Л.П., Кириченко А.А. Вычислительные  системы, сети и телекоммуникации. − М., Финансы и статистика, 2003.−274 с.

5 Титоренко Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике. М.: Компьютер, ЮНИТИ, 2002.− 189 с.

6 Трубилин И.Т., Семенов  М.И., Лойко В.И., Барановская Т.П.  Автоматизированные информационные  технологии в экономике. М.: Финансы  и статистика, 2002.− 324 с.

7 Карминский А.М., Нестеров  П.В. Информатизация бизнеса. М.: Финансы и статистика, 2000.− 256 с.

8 Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова,  М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В.  Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. − М.: Экономика, 2001.− 271 с.

9 Кузнецов С.Л. Делопроизводство  на компьютере. − М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003.− 208 с.

10 Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). − М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2004.− 818 с.

11Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления. Учебно-справочное пособие. − М.: ИМПЭ, 2002. − 96 с.

12 Кузнецова Т.В. Секретарское  дело. Изд. 8-е, испр. и доп. − М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000. − 288 с.

13 Ларин М.В. Управление  документацией и новые информационные технологии. − М.: Научная книга, 2004. − 137 с.

14 Марков В.Н. Справочник  по делопроизводству. − Санкт - Петербург, "Альфа", 2002.− 98 с.

15. Андреева В. И. Делопроизводство: требования к документообороту фирмы.   − М.: Бизнес -школа. Интел Синтез, 2004. – 289 с.
16. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М.: Приор, 2000. – 274 с.
17. Красиков В. И. Делопроизводство в системе государственного управления.−М.: «Издательство РАГС», 2003−372 с.

 

 

 

Приложение А

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО  «Торнес»

Подпись Л.Д.Фомин

12.02.2010г.

СХЕМА

документооборота  ООО «Торнес»

№ п/п	Наименование группы документов	Кому поступает документ	Кому передаётся документ
ВХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ
1	Приём (доставка) документов	Экспедитор	Ответственный за делопроизводство
2	Первичная обработка документов	Ответственный за делопроизводство	-
3	Предварительное рассмотрение документов	Ответственный за делопроизводство	-
4	Регистрация документов	Ответственный за делопроизводство	Директор
5	Рассмотрение документов	Директор	Ответственный за делопроизводство
6	Передача документов исполнителям	Ответственный за делопроизводство	Исполнители
7	Исполнение документов	Исполнители	Ответственный за делопроизводство
8	Возврат документов в делопроизводство	Ответственный за делопроизводство	-
№ п/п	Наименование группы документов	Кому поступает  документ	Кому передаётся документ
ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ
1	Приём документов от исполнителей	Исполнители	Ответственный за делопроизводство
2	Тиражирование документов (при необходимости)	Ответственный за делопроизводство	-
3	Регистрация документов	Ответственный за делопроизводство	-
4	Оформление почтовых реквизитов	Ответственный за делопроизводство	-
5	Конвертирование документов	Ответственный за делопроизводство	-
6	Сортировка документов	Ответственный за делопроизводство	Экспедитор
7	Отправка документов	Экспедитор	-
8	Перемещение контрольных экземпляров  в дела	Ответственный за делопроизводство	-
ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ
1	Регистрация резолюции в РКФ	Ответственный за делопроизводство	-
2	Доведение резолюции до исполнителей	Ответственный за делопроизводство	-
3	Выдача документов исполнителям	Ответственный за делопроизводство	Исполнители
4	Подготовка проекта документов	Исполнители	Согласующее лицо
5	Согласование проекта документа ( при необходимости)	Согласующее лицо	Исполнители
6	Оформление проекта документов	Исполнители	Директор
7	Утверждение (подписание) проекта	Директор	Исполнители
8	Регистрация документа	Исполнители	Ответственный за делопроизводство
9	Тиражирование документа (при необходимости)	Ответственный за делопроизводство	-
10	Выдача документа в работу	Ответственный за делопроизводство	Должностные лица
11	Перемещение контрольных экземпляров  в дела	Ответственный за делопроизводство	-
12	Возврат документов в делопроизводство	Ответственный за делопроизводство	-

 

 

Наименование должности

ответственного за делопроизводство _________________       _______________________

                                                                      (подпись)                     (расшифровка подписи)

Дата 12.02.2005г.