Документационное обеспечение управления

      - механизм перманентного процесса  планирования и доведения планов  до каждого рабочего места.

      Вследствие  того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.

      Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию  и созданных ею за определенный период.

      По  мнению Л.Н.Санкиной, объем документооборота выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный промежуток времени. В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники [15, с.25].

      Данный  показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы  делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав .

      Документопоток - это поток документов, циркулирующих  между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации  и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др. [17, с.32].

      При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный  документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования  можно назвать документопоток.

      В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:

      - поток входящей документации, состоящий  из поступающих в организацию  документов;

      - потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных  в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;

      - поток исходящей документации, состоящий  из документов, предназначенных  для отправки в другие организации. 

      Документопоток  характеризуется следующими основными  параметрами:

      - содержанием или функциональной  принадлежностью;

      - структурой;

      - режимом или цикличностью;

      - направлением;

      - объемом.

      Содержание  документопотока характеризуется  составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.

      Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

      Режим или цикличность документопотока  определяется изменением во времени  его информационной нагрузки. Такие  изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

      Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена  обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

      Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей [17, с.34].

      Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации.

      Объем документооборота - это количество документов, поступивших в организацию  и созданных ею за определенный период.

      Величина  документооборота нужна для:

      - расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;

      - расчета эффективности применения  средств механизации и автоматизации  делопроизводства;

      - определения загруженности делопроизводственного  персонала, в том числе секретаря  руководителя и секретаря структурного подразделения.

      Документооборот характеризует загруженность управленческого  аппарата в целом, поскольку выполнение каждой операции предполагает направленное движение документа из одного структурного подразделения в другое, от технических  исполнителей к специалистам, а затем к руководителям [21, с.].

      При подсчете документооборота рекомендуется  отдельно учитывать документы и  их копии, выражая это число дробью, где в числителе количество обрабатываемых в организации документов, а в  знаменателе количество их копий. Например, 10814/15375.

      Подсчет ведется обычно по регистрационным  формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При  этом следует учитывать, что в  большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно. Кроме того, в настоящее время снятие копии с документов значительно упрощено. Копировальные аппараты стоят во многих отделах и полученные копии, естественно, не учитываются. Поэтому с большой долей уверенности можно сказать, что повсеместно сведения об объеме документооборота в организации занижены, так как методика учета документов малосовершенна [19].

      В документообороте, или порядке движения документов в организации, можно  выделить несколько этапов:

      - экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию; 

      - предварительное рассмотрение документов  службой ДОУ; 

      - регистрация документов;

      - организация рационального движения  документов внутри организации,  включающая доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов;

      - обработка исполненных и отправляемых  документов.

      Поэтому основными задачами при оценке и  совершенствовании системы ДОУ  являются:

      - повышение эффективности управленческой  деятельности;

      - ускорение движения документов  в организации; 

      - уменьшение трудоемкости обработки документов ;

      - определение соответствия наличия  и потребностей производственных  и управленческих процессов в  документационном обеспечении;

      - наличие и дальнейшая постановка  целей документационного обеспечения  (достижение которых должна обеспечивать документная система);

      - определение функций документной  системы исходя из поставленных  целей с учетом предъявленных  требований.

      Основной  задачей при построении алгоритма  оценки и совершенствования системы  ДОУ является увязка системных требований и основных атрибутов, позволяющих системе управления персоналом находиться в равновесии [20].

      Основываясь на вышеизложенных принципах предлагают алгоритм оценки и совершенствования системы документационного обеспечения.

      Первый  этап представляет собой анализ текущей системы управления, а также ее формализацию. Исследование процессов организации с точки зрения теории систем основывается на принципе декомпозиции функций. При построении функционально-алгоритмической модели ДОУ необходимо отталкиваться от структуры протекающих процессов, которая строится при помощи методологии IDEF0, позволяющей отразить как входы и выходы процессов, так и их взаимосвязь, а также осуществить привязку документационного обеспечения. Это позволяет получить иерархическую структуру, на основе которой можно осуществить классификацию процессов.

      Определение потребностей производственных и управленческих процессов в документационном обеспечении  способствует постановке целей документационного  обеспечения (достижение которых должна обеспечивать документная система), в соответствии с которыми прорабатываются требования к системе ДОУ [22].

      Данные  принципы не противоречат международным  стандартам в сфере ДОУ, поэтому  такие стандарты, как ГОСТ Р ИСО 15489-2001: «Информация и документация. Управление документами», ИСО/ТО 10013 «Рекомендации по документированию систем менеджмента качества», используются для формирования требований.

      Следующим шагом является анализ документационного  обеспечения. Последовательность шагов  является относительной, поскольку исследование системы управления и системы ДОУ проходит параллельно. Основной задачей на данном этапе является определение степени соответствия существующей системы ДОУ предъявленным требованиям. Для этого необходимо сопоставить документацию, сопровождающую процессы, с теми потребностями и целями, которые выявлены на предыдущем шаге [22].

      Обследование  и подготовка материалов по результатам  диагностики системы документационного  обеспечения управления может включать в себя следующие работы:

      - анализ образцов внутренней документации и классификация документов;

      - анализ существующего документооборота  предприятия; 

      - анализ существующего делопроизводства (практики работы с документами,  практики хранения документов, практики  формирования дел, соответствие  ГОСТ Р 6.30-2003);

      - анализ номенклатуры дел предприятия; 

      - анкетирование сотрудников специализированных  подразделений и других подразделений,  занимающихся документооборотом  предприятия, с целью выявления  фактического состояния использования  технологий по ДОУ и практики документирования принимаемых решений;

      - интервьюирование руководства предприятия,  сотрудников специализированных  и других подразделений; 

      - подготовка отчета по результатам  диагностики системы ДОУ, анализ  полученных данных, включая создание схем реализации технологий ДОУ, моделей «как есть», подготовка рекомендаций по оптимизации технологий ДОУ, включая оптимизацию структуры специализированных подразделений[ГОСТ 6.10.4-84.].

      При этом также осуществляется формализация процессов документационного обеспечения путем построения функционально-алгоритмической модели. Исходя из поставленных целей, а также с учетом требований определяются функции документной системы, и осуществляется построение ее функционально-алгоритмической модели. Сопоставление этой модели с предъявленным требованием определяет сильные и слабые стороны документационного обеспечения и позволяет выработать направления его совершенствования.