Документационное обеспечение управления

      Затем осуществляется определение (прогноз) эффективности выбранного направления (приведет ли данное совершенствование к достижению требуемых результатов), оценка рисков при неудачном выборе (вероятность). Для оценки эффективности используется системная методология обоснования совершенствования .

      После проведенного анализа начинается непосредственно разработка мероприятий по совершенствованию системы ДОУ. Разрабатывается структура системы, в рамках которой определяются элементы подсистем, информационные составляющие документов, а также определяются взаимосвязи всех элементов системы. Проектируемая документная система обеспечения управления должна включать в себя следующие документы: «Политика и цели в области управления персоналом», а также документированные процедуры, рабочие инструкции, записи, формы и другие документы, необходимые для управления персоналом.

      Совершенствование системы документационного обеспечения  управления и подготовка к внедрению  электронного документооборота включает в себя следующие работы:

      - разработка положения о документационном  обеспечении управления;

      - разработка пакета регламентов выполнения мероприятий по документационному обеспечению управления;

      - разработка рекомендаций по совершенствованию  номенклатуры дел предприятия; 

      - разработка альбома форм документов  предприятия; 

      - разработка регламента внесения  изменений в систему документационного обеспечения управления.

      Кроме того, разработка технологии документационного  обеспечения включает в себя:

      - построение классификатора,

      - определение метаданных,

      - разработку механизма индексирования,

      - разработку процедур контроля,

      - разработку регламента документационного  обеспечения. 

      Мероприятия по совершенствованию системы документационного  обеспечения персоналом должны привести к:

      - сокращению сроков прохождения  и исполнения документов;

      - исключению потерь документов;

      - оптимизация процесса согласования документов;

      - централизованное хранение текстов  документов, подготовленных в электронной  форме, и их графических образов; 

      - контроль прохождения документов  в подразделениях предприятия  с момента их получения или  создания до завершения исполнения, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах.

      - контроль исполнительской дисциплины .

      Таким образом, для любой организации  жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений.

      Документационное  обеспечение подразумевает организацию  работы с документами, обращающимися  в системе управления персоналом.

      Система документационного обеспечения представляет собой комплекс мероприятий, направленных на разработку локальных нормативных актов, документов по управлению персоналом и охране труда, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно-регистрационной документации с целью регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров, и обеспечению мер по охране труда, выступая важнейшим элементом не только системы управления персоналом, но и всей организации [22].

      Поэтому, в условиях системной организации  значение документационного обеспечения управления трудно переоценить.

      Во-первых, ДОУ - это организованная память предприятия, которая может быть использована для восстановления истории любого интересующего вопроса с целью  извлечения опыта, анализа различных сторон деятельности, установления причинно-следственных связей, репродуцирования знаний и т.п.;

      Во-вторых, ДОУ - это учет и контроль результатов  деятельности;

      В-третьих, это информационная технология, обеспечивающая квалифицированное функционирование персонала и подразделений;

      В-четвертых, - это средство для управления предприятием.

      В-пятых, это инструмент, позволяющий четко  регламентировать взаимоотношения  работодателя и работника, права  и обязанности сторон трудовых отношений [16].

      Поэтому, в современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер [13].

      К сожалению, в настоящее время  документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется, в основном, стихийно и не принимает во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования ДОУ накопленный в России за последние 175 лет [18]. 

 

      

      ГЛАВА 2 АНАЛИЗ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ  УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ В СПК «ДОБРЫЙ ПУТЬ» 
 

      2.1.Организационно-экономическая  характеристика предприятия 

      Официальное полное наименование: « Сельскохозяйственный производственный кооператив ( Сельскохозяйственная артель ) « Добрый путь».

      Сокращенное наименование Кооператива: СПК «Добрый путь».

      Место нахождения Кооператива: Россия, 249934 Калужская обл. Мосальский район, д.Фошня.

      Удаленность от районного центра (г. Мосальск) составляет 20 км. , от областного (г.Калуга) 60 км.

      Сельскохозяйственный  производственный кооператив (Сельскохозяйственная артель) « Добрый путь » создан в соответствии с законодательством Российской Федерации и действует на основании Устава и действующего законодательства Российской Федерации. Кооператив является добровольным объединением граждан на основе членства для ведения совместного производства, переработки и реализации сельскохозяйственной продукции, а также в праве заниматься любой не запрещенной законом деятельностью в пределах целей для которых он создается. Основной целью кооператива , как коммерческой организации, является получение прибыли. Кооператив является с момента государственной регистрации юридическим лицом (коммерческой организацией) и действует на основании Устава, а также действующих законодательных и иных правовых актов. Кооператив вправе иметь печать со своим наименованием, штамп, фирменные бланки, счета (включая валютные) в банках в соответствии с действующим законодательством. Имущественные и иные отношения с Кооперативом строятся на основании Устава. Кооператив несет ответственность по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом. В состав Кооператива входят Члены и Ассоциированные члены. Члены являются работниками Кооператива, внесшие паевой взнос в Паевой фонд Кооператива. Ассоциированными членами Кооператива могут быть физические и юридические лица, внесшие паевой взнос в Паевой фонд Кооператива.

      Рассмотрим  размеры сельскохозяйственного производства за последние 4 года.

Таблица 2.1 - Размер сельскохозяйственного производства 

 

      Вывод: проанализировав таблицу можно  сделать вывод о том, что стоимость  валовой продукции в 2010 году по сравнению с 2007 годом увеличилась на 3197 тыс.руб. Производство молока снизилось на 2136 ц. с 2007 года по 2010 год. Прирост живой массы повысился с 164ц в 2007 году до 605 ц в 2010 году.  Сбор зерна снизился с 5175 ц в 2007 году до 2568 ц в 2010 году, т.е на 2607 ц. Среднегодовая стоимость основных средств основной деятельности увеличилась с 4058 тыс.руб. в 2007 году до 4674 тыс.руб. в 2010 году, т.е. на 616 тыс.руб. Среднегодовая численность работников занятых в сельскохозяйственном производстве снизилась с 28 человек в 2007 году до 23 человек в 2010 году. В площади сельхоз угодий в динамике четырёх лет изменений не произошло и их площадь осталась равной 960 га. Так же не наблюдается изменений в площади пашни, она осталась равной 840 га. Среднегодовое поголовье КРС сократилось с 357 голов в 2007 году до 258 голов в 2010 году, т.е. на 99 голов. А условное поголовье животных в хозяйстве сократилось с 2007 года по 2010 год на 107 голов.

      Далее, с помощью таблицы 2 рассмотрим состав и структуру товарной продукции для того, чтобы определить какая продукция занимает на предприятии более значительную долю в величине получаемой прибыли от реализации, для определения степени важности производства данной продукции.

Таблица 2.2 - Размер и структура товарной с.-х. продукции в ценах фактической реализации