Документационное обеспечение управления

fy">      В СПК «Добрый путь» нет документально оформленного ответственного за получение и учет корреспонденции. Это нередко приводит к утере корреспонденции или ее несвоевременному получению . Кроме этого полностью отсутствует регистрация входящей и исходящей корреспонденции.

      Регистрация других видов организационно-распорядительных документов не осуществляется. Перечень документов, подлежащих регистрации, отсутствует.

      Из  вышесказанного следует, что в СПК «Добрый путь» не соблюдаются требования ГСДОУ (Государственная система документационного обеспечения управления), что является нарушением в ведении делопроизводства на предприятии. Кроме того, не ведется работа по контролю за сроками исполнения документов, так как сроки исполнения руководством не устанавливаются. Поручения руководства носят устный характер.

      В СПК «Добрый путь» не разработан перечень документов, подлежащих постановке на контроль с указанием типовых сроков исполнения. В связи с отсутствием контрольных сроков не ведется проверка хода исполнения документов, исполнители не получают предварительных предупреждений о приближении сроков исполнения, сводки о неисполненных в срок документах не составляется.

      Руководство предприятия не занимается отслеживанием состояния исполнительской дисциплины на предприятии. Вследствие этого бывают случаи утери документов, несвоевременного и некачественного их исполнения. Передача документов исполнителю часто никак не оформляется.

      Отсюда  следует, что необходимо разработать систему регистрации входящих и исходящих документов, разработать перечень документов, подлежащих обязательной постановке на контроль, ввести обязательное установление сроков исполнения документов и назначать конкретных исполнителей.

      На  предприятии не используют типовой перечень документов со сроками хранения. Номенклатура дел не составлена.

      Поэтому для упорядочивания работы необходимо организовать их работу в соответствии с правилами работы служб ДОУ.

      При этом нужно разработать комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы.

 

      

      ГЛАВА 3 СОДЕРЖАНИЕ И ОРГАНИЗАЦИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ  СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ  УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ В СПК «ДОБРЫЙ ПУТЬ» 
 

      3.1 Направления совершенствования  системы документационного обеспечения  управления персоналом 

      Исследование  системы документационного обеспечения  управления персоналом СПК «Добрый  путь» выявило, что для совершенствования  системы ДОУ необходимо разработать комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы.

      В этот комплекс должны входить следующие  документы:

      - положение о функциональной службе  ДОУ, 

      - должностная инструкция

      Предприятие уже невозможно представить без компьютерной техники. Но в области работы с документами до сих пор во многих организациях специалисты, на которых возложено ведение делопроизводства, используют компьютер как пишущую машинку с памятью набора и распечатки текстов.

      В то же время компьютерные технологии позволяют автоматизировать весь цикл работы с документами: от создания и  редактирования документов, их регистрации, контроля исполнения, информационно-справочной работы, ведения адресных книг и других баз данных, организации движения документов внутри, прием-передача документов до организации полнотекстового электронного архива. Наиболее распространенным подходом к решению данной задачи для мелких и средних предприятий является совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий (ИТ). Подобная стратегия достаточно проста в реализации.

      Она может быть реализована как на отдельном компьютере, так и в  рамках локальной сети. Причем многие современные компьютерные системы и технологии многофункциональны и ориентированы на выполнение ряда делопроизводственных функций.

        Для регламентации ведения делопроизводства, составления и оформления документов в СПК «Добрый путь» необходимо создание инструкции по делопроизводству.

      Любой сотрудник при работе с документами  сможет руководствоваться конкретными  и четкими требованиями и рекомендациями по осуществлению каждой делопроизводственной операции.

      Инструкция  по ведению делопроизводства должна быть оформлена на общем бланке СПК «Добрый путь», подписана и утверждена приказом руководителя предприятия.

      Комплекс  организационно-нормативных документов, подготовленный по представленной методике, будет способствовать более рациональному  распределению функций и должностных обязанностей между сотрудниками, повышению производительности труда и снижению трудозатрат .

        Наиболее разнообразны и многофункциональны  информационные технологии, предназначенные  для хранения информации, организации  к ней доступа и выполнения справочно-информационной работы. Наиболее простая технология, не требующая специального программного обеспечения, базируется на возможностях, предоставляемых системой Windows. Она позволяет создать систему папок для хранения документов в соответствии с номенклатурой дел организации, организовать доступ к документам.

      Хранение  документов в памяти компьютера предполагает электронную форму представления  документа. Основной технологией перевода бумажных документов в электронную  форму является сканирование. Сканирование - это технологический процесс, в результате которого создается графический образ бумажного документа. Для преобразования графического образа бумажного документа в текстовый документ используют технологию распознавания образов. Наиболее широко известна и распространена программа Fine Reader [www.abbyy.ru], способная обеспечить высокое качество распознавания и удобство применения.

      Для организации хранения большого объема информации, доступа к ней и  выполнения справочно-информационной работы используется технология баз данных. Также технология баз данных позволяет автоматизировать выполнение различных делопроизводственных функций: регистрацию документов и контроль их исполнения, осуществление справочной работы по документам организации, составление описей документов длительного срока хранения перед сдачей в архив, получение по истечении делопроизводственного года выборки в виде акта о выделении документов, сроки которых истекли, к уничтожению и другие. Наряду с этим, базы данных позволяют получить справку по законодательной базе, по системе нормативно-методических документов, определяющих порядок решения рассматриваемого вопроса. Самое большое распространение для организации баз данных получила система Access пакета Ms Office. Это объясняется ее простотой в освоении, удобством в эксплуатации, большим спектром функциональных обязанностей.

      Делая вывод из вышесказанного, можно выделить два подхода к совершенствованию  документационного обеспечения управленческой деятельности СПК «Добрый путь»:

      1) через регламентацию документационного обеспечения;

      2)на основе использования современных информационных технологий. 

      3.2 Обоснование применения автоматизированной системы документационного обеспечения управления персоналом 

      В последнее время выбор корпоративных информационных систем весьма широк, на этом рынке представлены как импортные, так и отечественные разработки.

      К выбору системы электронной документации (СЭД) следует подходить исходя из потребностей организации. Для начала нужно определится со следующим  набором критериев для классификации:

      - на каких технических основах   работает система и как это  согласуется с политикой предприятия  в этой области;

      - какие объемы хранимой информации  ориентирована система, согласуются  ли эти объемы с ожидающимся  потоком документов в организации;

      - какова организация распределения,  хранения и обмена документами; 

      При этом необходимо учитывать наличие  системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить  в набор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации.

      Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступает повышение  производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и опять же ее широких функциональных возможностей.

      Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов  и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство  или разработка проектно-конструкторской документации, что актуально для СПК «Добрый путь». Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов, но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку и делать многое другое.

      Исходя  из этого, система должна как минимум  обеспечивать:

      1.Единую  регистрацию всей поступающей  корреспонденции с последующим  направлением документов на рассмотрение  руководству предприятия;

      2.Единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

      3.Регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

      4.Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

      5.Контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;

      6.Поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;

      7.Формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.

      Также система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать  в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений и производства, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности.

      Система автоматизации делопроизводства и  документооборота (например, система «Дело» , «Босс-референт» , «Канцлер») также позволит:

      1. Централизованно отслеживать ход  делопроизводственного процесса;

      2. При переходе на работу с  электронными копиями документов  полностью исключить возможность  их утери и свести поиск  документа к запросу, выполняемому  системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска.

      Согласно  результатам исследований, полученных российскими и западными консалтинговыми компаниями при оценке эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами, эффективность работы только возрастает. Например, по мнению компании DELPHI - разработчика компьютерных программ, около 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется, и сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени в попытках найти их;