3. Повысить рост производительности  труда за счет упорядочения  технологии работы с документами,  резкого сокращения времени передачи  документов по локальной сети или средствами электронной почты. В порядке подтверждения можно привести результаты исследования западных консалтинговых компаний:

      - по оценке Nortan Nolan Institute при переходе  к работе с электронными документами  рост производительности труда  сотрудников составляет 25-50%, уменьшается время обработки одного документа более чем на 75%.

      Итак, внедрение полноценной системы  автоматизации делопроизводства предусматривает  комплекс организационно-технических  мероприятий, решающих большинство  перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех дисциплины работы с информацией.

      В конечном счете, при внедрении системы  электронного делопроизводства достигается  повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста. 
 
 
 
 
 

      3.3.Проект  совершенствования системы документационного  обеспечения управления персоналом 

Таблица 3.1-Проект совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом 

 

      Возрастающий  объем документооборота, в случае отказа от внедрения системы электронного документационного обеспечения, в итоге приведет руководство СПК «Добрый путь» к решению о приеме на работу секретаря.

      После внедрения информационных систем (ИС) в СПК «Добрый путь» за счет автоматизации системы документационного обеспечения будет снижена потребность в количестве сотрудников, и тем самым сэкономлен фонд оплаты труда.

        Без внедрения ИС электронного документооборота для обработки данных потребуется ещё одного работника (секретарь) с заработной платой по 13 тыс. руб. в месяц .

      Расходы по зарплате исполнителей Ззп определяются по формуле расчета фонда заработной платы:

      Фзп = Зосн*(1+Кдоп)*(1+Кс.ф.),

      где Зосн - основная заработная плата работников;

      Кдоп, Кс.ф.- коэффициенты, учитывающие дополнительную заработную плату и отчисления в социальные внебюджетные фонды.

      Значения  Кдоп, Кс.ф. можно принимать в размере  Кдоп = 0,08 ч 0,1; Ксф.= 0,34.

      Тогда, расходы на заработную плату дополнительного работника за время эксплуатационного периода (12 месяцев) рассчитаем по формуле :

      ФЗП = 13,00 * 1,1 * 1,34 * 12 = 229,944 тыс. руб.

      Затраты на создание второго рабочего места  секретаря составят:

      - компьютерная техника - 80,0 тыс. руб. (компьютер,принтер, сканер, телефон, программное обеспечение, осветительные приборы);

      - офисная мебель - 30 тыс. руб. (стол офисный с приставкой, стул, шкаф для хранения документов);

      Расчет  расходов на материалы представлен  в таблице

Таблица 3.2 -Расчет расходов на материалы 

 

      Таким образом, расходы на создание и содержание дополнительного рабочего места  составят:

      229944 + 80 + 30 + 12300 = 242354 руб

      Затраты на внедрение электронного документооборота представлены в таблице

      После внедрения ИС электронного документооборота может потребоваться труд только одного работника.

      В ходе исследования и анализа процесса организации и технологии документационного обеспечения управления  СПК «Добрый путь» были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию документационного обеспечения управления.

      Компьютерная  система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнение справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу на качественно иной уровень и будет способствовать повышению оперативности деятельности СПК «Добрый путь» в целом. 
 

      Заключение

      Для любой организации жизненно важно  постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений.

      В первой главе было выявлено, что  система документационного обеспечения  представляет собой комплекс мероприятий, направленных на разработку локальных  нормативных актов, документов по управлению персоналом и охране труда, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно-регистрационной документации с целью регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров, и обеспечению мер по охране труда, выступая важнейшим элементом не только системы управления персоналом, но и всей организации.

      Исследование  системы документационного обеспечения управления персоналом СПК «Добрый путь» выявило ряд существенных проблем, которые требуют системного решения.

      Серьезным нарушением в системе документационного  обеспечения управления персоналом является отсутствие каких-либо нормативно-методических материалов, регламентирующих работу с документами, а именно:

      1) нет инструкции по делопроизводству, должностных инструкций;

      2) не используются общегосударственные  нормативы по оформлению документов  и ведению делопроизводства: ГОСТы, ГСДОУ;

      3) документы хранятся децентрализовано, что затрудняет учет, контроль  исполнения, обеспечение сохранности,  а также справочно-поисковую работу по документам.

      Общие бланки для составления организационно-распорядительной документации не используются. Кроме  того, на предприятии не применяется  бланк формата А5, что является нерациональным подходом к оформлению документов.

      Итак, в ходе исследования и анализа процесса организации и технологии документационного обеспечения управления, СПК «Добрый путь» были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию документационного обеспечения управления.

      Исследование  системы документационного обеспечения управления персоналом СПК «Добрый путь» выявило, что для совершенствования системы документационного обеспечения управления необходимо разработать комплекс нормативных и организационных документовов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы, в который должны входить положение о функциональной службе документационного обеспечения управления  и должностные инструкции по ведению делопроизводства. А для улучшения организации хранения большого объема информации и доступа к ней необходимо внедрение системы электронного документооборота.

      В связи с этим в третьей главе  предоставлен план для совершенствования системы документационного обеспечения СПК «Добрый путь» на основе двух подходов:

      1) через регламентацию документационного  обеспечения - разработка должностных  инструкций по ведению делопроизводства, положения о функциональной службе , инструкции по делопроизводству;

      2) и использования современных  информационных технологий - внедрение системы электронного документооборота.

      После внедрения программного продукта, ожидается  рост производительности труда сотрудников, уменьшается время обработки документов. Кроме того, в дальнейшем, ожидается снижение потребности в дополнительных сотрудниках, т.е. происходит экономия фонда оплаты труда.

      Таким образом, информационная система, предусматривающая  автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнение справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять на качественно иной уровень и будет способствовать повышению оперативности деятельности СПК «Добрый путь» в целом.

 

      

      Список  использованных источников

      1. Федеральный закон от 08.12.1995 №-193 ФЗ(ред.от 01.07.2011) «О сельскохозяйственной кооперации.»- СПС «Гарант», 2011

      2. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения

      3. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство  и архивное дело. Термины и  определения

      4. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные  системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

      5. Быкова, Т.А. Делопроизводство: Учебник  / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина.- М.: МЦФЭР, 2009. - 560 с.

      6. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов / Демин Юрий. - СПб.: Питер, 2009. -219 с.

      7. Доскова Л. Управление персоналом / Доскова Людмила  -  М.: ЛитРес, 2009. -316 с.