Состав и виды кадровых документов. Лекции

    При переносе даты отпуска в график вносятся изменения с согласия работника  и руководителя подразделения и  с разрешения лица, утвердившего график. Перенос даты отпуска оформляется соответствующим заявлением работника.

    График  отпусков регистрируется инспектором  отдела кадров в службе документации. Первый экземпляр графика остается в этой службе, а второй передается в бухгалтерию, а третий находится  в отделе кадров.

    При уходе работника в отпуск издается приказ (распоряжение), на основании которого бухгалтерия производит расчет оплаты отпуска каждому работнику (см. приложение 5.3), и составляется платежная ведомость.

    Рассмотрим пример оформления приказа на работника предприятия, если он разделил свой отпуск на несколько частей.

    Кладовщик компании ООО «ДК-Вин» Прохоров Степан Степанович, помимо основного отпуска 28 календарных дней, имеет еще  дополнительный отпуск в количестве 10 календарных дней за ненормированный  график работы. В итоге суммарная продолжительность отпуска данного работника составляет 38 календарных дней. В результате проведенных переговоров с непосредственным руководителем между ними было достигнуто следующее соглашение. Работник Прохоров С.С. разделил свой отпуск на следующие части: 14 дней были взяты в марте месяце, 18 дней в августе месяце и 6 оставшихся календарных дней в октябре. В итоге, ответственный за кадровое делопроизводство должен будет оформить три приказа о предоставлении отпуска.

1. Приказ в марте. Данный вид отпуска отнесем к основному. В форме в пункте «Б» (другие виды отпусков) ставим прочерк.
2. Приказ в августе. Количество дней (в нашем случае их 18) мы делим на две составные: основной и дополнительный отпуск.
3. Приказ в октябре. В этом случае пишем оставшееся количество календарных дней, которое целиком и полностью относится к дополнительному оплачиваемому отпуску. В форме, в пункте «А» мы ставим прочерк.

    Другие  виды отпусков, таких как декретный отпуск, отпуск без сохранения заработной платы или учебный отпуск можно оформлять вместе с ежегодным основным или дополнительным оплачиваемым отпуском или отдельно от него. Оформлять их, таким образом мы имеем право только в том случае, если отпуска следуют друг за другом.

    Приведем  пример.

    Менеджер  по маркетингу Марьяна Рентлинг проходит обучение в высшем учебном заведении и по праву может воспользоваться учебным отпуском. Суммарное календарное время, которое отводится на учебный отпуск — 20 оплачиваемых дней. За ненормированный рабочий день ей еще полагается 10 календарных дней. Она решила взять этот полагающийся ей отпуск, а после него еще дополнительно 6 дней основного отпуска. Суть вопроса заключается в том, что в форме сначала идет основной отпуск, а только после него другие виды отпусков. В нашей ситуации все идет наоборот, основной отпуск берется позже других.

    Если  ответственному за кадровое делопроизводство предстоит оформить приказ сразу на нескольких сотрудников компании, то его издание фиксируется по форме № Т-6а, в которой прописывают только вид отпуска, суммарное количество дней, суммарный период отпуска.

    Рассмотрим с вами еще одну ситуацию оформления приказа о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы.

    Перед тем, как начать составлять приказ, необходимо в обязательном порядке  получить письменное заявление от работника на отпуск без сохранения заработной платы с подписью его непосредственного руководителя. Статья 128 ТК РФ предусматривает ряд ситуаций, когда работодатель не вправе отказать сотруднику в отпуске за свой счет. К таким ситуациям относят:

    1) рождение ребенка;

    2) регистрацию брака;

    3) смерть близких родственников.

    Отпуск  без сохранения заработной платы  оформляется приказом по форме № Т-6а. Сведения о предоставлении отпуска за свой счет фиксируются в личной карточке сотрудника организации.

    Рассмотрим  следующую ситуацию фиксации приказа  о предоставлении отпуска по беременности и родам. Для того чтобы оформить приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам, ответственному за кадровое делопроизводство необходимо предоставить больничный лист на основании статьи 255 ТК РФ, который является медицинским заключением. Потом необходимо проверить, имеет ли сотрудник право уйти в декретный отпуск, только после этого мы можем оформить приказ о предоставлении декретного отпуска. Данным правом могут воспользоваться только женщины, заключившие трудовой договор на неопределенный срок, срочный договор, с неполным рабочим временем и на условиях совместительства. После составления приказа мы передаем его в бухгалтерию для назначения пособия. В заключение стоит отметить, что право уйти в декретный отпуск имеют также и женщины, усыновившие новорожденного ребенка или нескольких детей. В данном случае получить больничный лист работник может в стационаре для новорожденных детей.

    Теперь  рассмотрим вопрос о продолжительности отпуска. Так, отпуск по беременности и родам принято делить на части: дородовой и послеродовой. Заметим, что обе части отпуска в данном случае выдаются единовременно и реально являются единым целым отпуском. В больничном листе проставляются дата начала и дата окончания отпуска по беременности и родам. При нормальном стечении обстоятельств продолжительность отпуска приравнивается к 70 календарным дням до родов и 70 календарным дням после родов. При осложнениях данное количество дней может быть увеличено.

    Сам же приказ о предоставлении декретного отпуска оформляется в унифицированной форме № Т-6. В форме в пункте «Б» фиксируем «по беременности и родам», ставим дату начала и окончания, ссылаясь на больничный лист, и суммарное количество календарных дней отпуска. В форме в пункте «В» прописываем общее количество дней отпуска и его суммарный период. Сам же приказ оформляется в двух экземплярах за подписью непосредственного руководителя организации. Один экземпляр отдается в бухгалтерию, второй - в отдел кадров. Необходимо ознакомить с приказом сотрудницу под подпись и оформить данные в ее личной карточке (форма № Т-2, № Т-2 гс (мс), лицевой счет (форма № Т-54,Т-54-а).

    Замена  работника во время  его нахождения в  отпуске.

    В кадровом делопроизводстве часто возникает такая ситуация, когда работник уходит в отпуск, его на этот промежуток времени необходимо заменить другим сотрудником из организации или внешним сотрудником, наняв его по срочному договору. Рассмотрим составление приказов в том или ином случае.

    Первый случай. Временный перевод сотрудника на другую должность. Сначала заключаем в письменном виде соглашение на основании статьи 72.2. ТК РФ, потом составляем дополнительное соглашение к трудовому договору и только после этого издаем приказ.

    Образец докладной записки о временном переводе работника

    Второй случай. Прием на работу по срочному трудовому договору. Здесь мы составляем срочный трудовой договор и только после этого оформляем приказ.

    3.5. Расторжение трудового договора и оформление увольнения работника.

    Трудовой  договор может  быть прекращен  по целому ряду оснований, в частности по соглашению сторон, истечению срока договора, расторжению договора по инициативе работника или работодателя и др. Во всех случаях днем увольнения работника является последний день его работы.

    Работник имеет право расторгнуть договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме за две недели.

    По  соглашению между ними трудовой договор  может расторгаться и до истечения  этого срока.

    Если  по истечении срока предупреждения об увольнении трудовой договор не был расторгнут и работник не настаивает на увольнении, то действие трудового договора продолжается.

    Расторжение трудового договора по инициативе работника  адекватно увольнению по собственному желанию.

    Работодатель  может расторгнуть трудовой договор в случаях:

    - ликвидации организации либо прекращения деятельности работодателем – физическим лицом;

    - сокращения численности или штата  работников организации;

    - несоответствие работника занимаемой  должности или выполняемой работе  вследствие состояния здоровья, недостаточной квалификации;

    - смены собственника имущества  организации (в отношении руководства  и главного бухгалтера);

    - неоднократного неисполнения работником  без уважительных причин трудовых  обязанностей, если он имеет дисциплинарное  взыскание;

    - однократного грубого нарушения работником трудовых обязанностей:

• прогула;
• появления на работе в состоянии опьянения;
• разглашения охраняемой законом тайны, ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей;
• совершения по месту работы хищения, растраты, уничтожения имущества, установленных судом или постановлением полномочного органа;
• нарушения работником требований по охране труда, повлекшего за собой тяжелые последствия;

    - совершения виновных действий  работником, непосредственно обслуживающим  денежные или товарные ценности, если эти действия дают основания для утраты доверия;

    - совершения работником, выполняющим  воспитательные функции, аморального  поступка, несовместного с продолжением  данной работы;

    - принятия необоснованного решения  руководством и главным бухгалтером организации и его самостоятельного подразделения, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб;

    - предоставления работником работодателю  подложных документов или заведомо  ложных сведений при заключении трудового договора;

    - в других предусмотренных ТК РФ, федеральными законами и трудовым договором с руководителями случаях.

    Не  допускается увольнение работника  по инициативе работодателя в период его временной нетрудоспособности и нахождения в отпуске (кроме случаев ликвидации организации и прекращения деятельности работодателем – физическим лицом).

    Предусмотрено обязательное участие выборного  профсоюзного органа в рассмотрении вопросов, связанных с расторжением трудового договора по инициативе работодателя.

    Наиболее  часто инициатива работника по расторжению  трудового договора выражается в  виде увольнения по собственному желанию. Такое увольнение производится на основании  письменного заявления работника. Заявление может оформляться  следующим образом.

Образец заявления работника об увольнении по собственному желанию