Состав и виды кадровых документов. Лекции

    - тестирование персонала;

    - анкетирование;

    - количественную оценку (когда каждому качеству работника присваивается определенное количество балов).

    Процедура оценки включает такие элементы, как аттестация работников, место проведения, периодичность и программа оценки, порядок использования и доведения результатов оценки до оцениваемого работника.

    Труд  работников обычно характеризуется  и оценивается администрацией при  проведении аттестации или присвоении квалификационных разрядов, при решении  вопросов поощрений и вынесении  взысканий, при выдаче характеристик  и рекомендательных писем.

    4.2. Порядок проведения и оформления аттестации работников.

    Аттестация – определение соответствия уровня квалификации работника требованиям выполняемой работы (функции).

    Основные  задачи аттестации:

    - определение служебного соответствия работника занимаемой должности;

    - выявление перспективы использования  потенциальных возможностей работника;

    - стимулирование роста профессиональной  компетенции работника;

    - внесение предложений о перемещении  кадров, освобождение работника  от занимаемой должности, а также о переводе на более (или менее) квалифицированную работу.

    Аттестация  работников может носить очередной (плановый) и внеочередной характер.

    Как правило, аттестации не подлежат работники, проработавшие в занимаемое должности  менее года, беременные женщины, а те из них, кто находится в отпуске по уходу за ребенком, подлежат очередной аттестации не менее чем через год после выхода на работу.

    Подготовка  к проведению аттестации предусматривает  следующие мероприятия:

    - составление необходимых документов для аттестуемых;

    - утверждение графиков проведения  аттестации;

    - определение состава аттестационных  комиссий;

    - информирование работников о  целях и порядке проведения  аттестации.

    В ходе подготовки к аттестации издается приказ (см. приложение 6.1), в котором определяются сроки ее проведения, устанавливается перечень работников, подлежащих аттестации, утверждается состав аттестационной комиссии и график проведения аттестации, формируются задачи руководителей структурных подразделений по обеспечению подготовки, проведения и подведения итогов аттестации. Аттестационная комиссия образуется в составе председателя (как правило, заместителя руководителя организации), секретаря (обычно работника юридической или кадровой службы) и членов комиссии. Среди последних – руководители структурных подразделений, высококвалифицированные специалисты и представитель выборного (профсоюзного) органа.

    Проект  приказа готовится секретарем будущей  аттестационной комиссии, печатается в двух экземплярах, визируется всеми  заинтересованными лицами и представляется на подпись руководителю организации.

    Подписанный приказ регистрируется в документационной службе, копируется и рассылается  всем подразделениям и заинтересованным лицам. Первый экземпляр приказа  помещается в дело аттестационной комиссии.

    На  каждого работника, подлежащего  аттестации, не позднее чем за две  недели до начала проведения аттестации должно быть подготовлено представление (отзыв, заключение), содержащее всестороннюю оценку служебной деятельности аттестуемого.

    Представление составляется непосредственным руководителем работника, с его содержанием аттестуемый заблаговременно должен быть ознакомлен. Примерная форма представления дана в приложении 6.2.

    Представление печатается в двух экземплярах, подписывается  руководителе подразделения, визируется работником и направляется в аттестационную комиссию. Один экземпляр помещается в дело аттестационной комиссии, второй направляется в личное дело работника вместе с аттестационным листом.

    Проект  графика проведения аттестации составляется секретарем аттестационной комиссии, визируется руководителями подразделений, представителем выборного (профсоюзного) органа, подписывается председателем аттестационной комиссии и утверждается руководителем организации. Утвержденный график (см. приложение 6.3) копируется и рассылается всем заинтересованным лицам и подразделениям. Первый экземпляр графика подшивается в дело аттестационной комиссии.

    Проведение  аттестации работников включает:

    - оценку соответствия квалифицированного уровня работника требованиям выполняемой им работы;

    - оформление результатов аттестации;

    - ознакомление аттестуемого со  всеми итоговыми материалами  по его аттестации;

    - разработку мероприятий по итогам  аттестации.

    Аттестационная  комиссия проводит беседу с аттестуемым  на основе рассмотрения представленных материалов.

    В ходе беседы выясняются спорные или  неясные вопросы, оцениваются деловые  и личные качества по принятой в  организации методике, выслушиваются  соображения работника и его  планы по совершенствованию своей  трудовой деятельности и улучшению результатов труда.

    Аттестационная  комиссия заслушивает также сообщение  руководителя подразделения, где работает аттестуемый, с оценкой его работы. Во время заседания комиссии ведется  протокол (см. приложение 6.4).

    По  результатам аттестации работника аттестационная комиссия дает одну из следующих рекомендаций:

    - соответствует занимаемой должности;

    - соответствует занимаемой должности  при условии улучшения работы  и выполнения рекомендаций комиссии  с повторной аттестацией через  год;

    - не соответствует занимаемой должности;

    - достоин повышения в должности  или оклада, зачисления в резерв  для последующего повышения по  службе.

    При решении вопроса о присвоении квалификационных разрядов комиссия решает вопрос о повышении или понижении  квалификационного разряда работника.

    Оценку  квалификации работника следует  осуществлять комплексно и основываться на учете специфики труда отдельных  категорий работников и его результативности. При этом используются различные  методические материалы.

    Результаты  голосования определяются большинством голосов. При равенстве голосов аттестуемый признается соответствующим занимаемой должности. Результаты аттестации необходимо сообщить работнику.

    Подписанный председателем, секретарем и членами аттестационной комиссии протокол регистрируется в документационной службе и помещается в дело комиссии. Копии протокола направляются администрации и в выборный (профсоюзный) орган организации.

    Результаты  аттестации (оценка и рекомендации) заносятся в аттестационный лист (см. приложение 6.5), который подписывается всеми членами аттестационной комиссии, принявшими участие в голосовании. Аттестационный лист составляется в одном экземпляре и вместе с представлением помещается в личное дело работника.

    Руководителю  организации необходимо рассмотреть результаты аттестации и в месячный срок издать приказ об утверждении итогов аттестации (см. приложение 6.6). При несогласии руководителя организации с решением аттестационной комиссии он имеет право направить работника на повторную аттестацию, результаты которой являются окончательными. После издания приказа результаты аттестации вносятся в трудовую книжку работника и отражаются в изменении штатного расписания.

    Проект  приказа об утверждении итогов аттестации готовится секретарем аттестационной комиссии, печатается в двух экземплярах, визируется заинтересованными должностными лицами и подразделениями, членами аттестационной комиссии, представителем выборного (профсоюзного) органа и подписывается руководителем организации. Первый экземпляр приказа помещается в дело службы документации.

    Трудовые  споры, возникающие по результатам  аттестации, решаются в соответствии с законодательством.

    4.3. Характеристики, рекомендации и рекомендательные письма.

    Оценка  деятельности работника может отражаться и в таких документах, как характеристика, рекомендация и рекомендательное письмо.

    Характеристика – это официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводится отзыв о служебной и общественной деятельности работника, его деловых и моральных качествах.

    Характеристика  может оформляться на общем бланке формата А4 и имеет следующие  реквизиты; название вида документа, наименование организации, выдающей характеристику, имя отчество и фамилия сотрудника, текст, подписи, печать и дата.

    В тексте характеристики можно выделить три логически связанные составные  части:

    1) анкетные данные, следующие за  названием документа, где указывают  имя, отчество и фамилию, должность,  ученую степень и звание (если имеются), год рождения, образование сотрудника;

    2) данные о трудовой деятельности (сведения о специальности, стаже  работы, продвижении по службе, уровне  профессионального мастерства и  т.п.);

    3) собственно характеристика, т.е.  оценка отношения к работе, повышения профессионального уровня, деловых качеств.

    4) содержит вывод, в котором указывается  назначение характеристики (для  представления в какое учреждение  она выдана). Текст характеристики  излагается от третьего лица.

    Подписывает характеристику, как правило, руководитель учреждения, организации. Подпись на характеристике заверяется печатью. Копия характеристики помещается в личное дело работника.

    При составлении характеристики следует  отказаться от тех шаблонных обобщенных формулировок, которые зачастую практикуются и свидетельствуют о формальном подходе в вопросах подбора кадров. Общие, неконкретные, односторонние характеристики не могут создавать реальное впечатление о кандидатуре работника.

    В предусмотренных законодательством случаях характеристики могут выдаваться по запросу другой организации (военкомат, милиция, суд, прокуратура и др.).

    Рекомендации  и рекомендательные письма содержат аналогичные с характеристикой краткие оценки деловых и морально-психологических качеств работника, но составляются по произвольной форме, без обязательных реквизитов.

    4.4. Поощрения и наложения дисциплинарных взысканий.

    Отношение администрации к работнику и  оценка его деятельности находят  свое отражение и в приказах по личному составу. В них предусматриваются меры по поощрению или наказанию работника с указанием причин и мотивов принятого решения, а также видов поощрения или взыскания. Основанием для издания таких приказов служат представления о поощрении, докладные и объяснительные записки.

    Поощрение – это форма признания трудовых заслуг работника. Работник поощряется за добросовестное выполнение своих обязанностей, повышение эффективности труда, другие достижения в работе, выполнение дополнительных поручений, за продолжительную безупречную работу.

    Трудовым кодексом РФ предусмотрены такие виды поощрения, как объявление благодарности, выплата премии, награждение ценным подарком, почетной грамотой, представление к званию лучшего по профессии.

    Другие  виды поощрения работников могут  определяться коллективными договорами или правилами внутреннего распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине. За особые трудовые заслуги работники могут быть представлены к государственной награде. Применение указанных мер поощрения является правом, а не обязанностью работодателя.

    Представление о поощрении работника оформляется в структурном подразделении и подписывается его руководителем (см. приложение 6.7). Представление поступает в кадровую службу, которая ознакомляет с ним бухгалтерию, заместителя руководителя организации, курирующего подразделение, - автора представления, и оформляет соответствующие визы. После этого представление передается руководителю организации, он налагает на нем резолюцию с указанием исполнителя, характера и срока исполнения принятого решения.

    На  основании представления и резолюции  кадровая служба готовит приказ о поощрении (см. приложение 6.8).Завизированный заинтересованными лицами проект приказа подписывается руководителем организации. Подписанный приказ объявляется работнику под расписку. Первый экземпляр приказа передается в документационную службу, второй помещается в личное дело работника, третий – поступает в бухгалтерию.