Анализ государственного органа

     Удельный  вес затрат рабочего времени на обработку  деловой корреспонденции, как показали некоторые исследования, составляет от 5 до 10%.

     Руководитель  должен ознакомиться с каждым поступившим документом, оценить возникшую ситуацию, принять решение, оформить решение в виде резолюции.

     Обязательными требованиями к управленческой резолюции являются: адресность, четкость формулировки содержания управленческих действий, указание возможных путей решения, согласованность с другими ранее принятыми управленческими решениями в данной области.

     В Департаменте разработаны планы  обмена информацией и детализации  каналов ее распространения. Такие  планы, исполнение которых приобретает  обязательный характер для различных  подразделений, служб и должностных лиц, становятся действенным инструментом осуществления обмена информацией. Они тесно связаны с формальной системой властных полномочий в организации. Иерархическая структура, наделенная полномочиями контролировать процесс обмена информацией и регулирование каналов протекания информации, резко усиливает свои властные функции.

     Средства  телекоммуникации, используемые в Департаменте, предназначены для дистанционного доступа к внешним информационным ресурсам и оперативного обмена информацией. В Департаменте несколько видов телекоммуникационных каналов – электронная почта и связь по интернет-технологии.

     Электронная почта представляет собой коммуникативную  компьютерную систему, позволяющую  мгновенно передавать конкретному  и множеству адресатов сообщения, которые будут храниться в их персональном компьютере до тех пор, пока их не прочтут.

     В Департаменте наряду с электронной  почтой используются электронные доски  объявлений для передачи рутинной информации, для уменьшения бумажной работы и хранения необходимой информации.

     Таким образом, как показал анализ, деловая  беседа, деловое совещание, дискуссии, деловые переговоры, проводимые в  организациях, и в частности в  Департамент, имеют свои особенности  и в задачах, и в целях, и  особенно в построении, и знание этих особенностей дает возможность сформулировать необходимые требования к умениям применять необходимые деловые средства и правила этикета, что в итоге приводит к эффективности делового общения и всей профессиональной деятельности сотрудников организации. 

     3. Организация управления  персоналом 

     В обеспечении процесса прохождения  гражданской службы важная роль принадлежит  технологическим средствам (технологиям), представляющим собой набор кадровых процедур и операций, обеспечивающих оптимизацию данного процесса. В гражданской службе многие кадровые технологии закреплены в Федеральном законе «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Указах Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г., а также других правовых актах. К важнейшим технологиям данного типа относятся прием граждан на государственную службу, проведение конкурсов, аттестаций, квалификационных экзаменов, присвоение классных чинов.

     Прием граждан на государственную службу - одна из наиболее важных технологий, от эффективности ее применения во многом зависит профессиональный уровень служащих Департамента. При разработке этой технологии учитываются установленные законом требования к гражданам, поступающим на службу в государственные органы, относительно их возраста, гражданства, владения государственным языком, профессиональной подготовки, состояния здоровья. Учитываются также обстоятельства, которые могут препятствовать гражданину при поступлении на государственную службу. Они изложены в ст. 16 Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации» № 79-ФЗ.

     В соответствии с технологическим  процессом процедура приема граждан  на государственную службу подразделяется на ряд операций, которые и составляют ее содержание. К числу таких операций относятся: изучение документов, которые предъявляют граждане в государственные органы в соответствии с установленным законом перечнем; проведение собеседования с кандидатом на должность по установленной форме, позволяющего составить общее представление о его личностных качествах; тестирование кандидатов для выяснения их пригодности к исполнению должности, требующей от них особых профессиональных качеств; использование других форм оценки качеств поступающих на государственную службу.

     При отборе лиц на должности гражданской службы в Департаменте широко используются конкурсы. Как отмечается в ст. 22 Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации», - «Поступление гражданина на гражданскую службу для замещения должности гражданской службы или замещения гражданским служащим другой должности гражданской службы осуществляется по результатам конкурса, если иное не установлено настоящей статьей». Правда, от конкурса освобождается значительное количество лиц, для которых устанавливается иная процедура назначения на должности гражданской службы. Без конкурса производятся назначения:

     - на замещаемые на определенный  срок полномочий должности гражданской службы категорий «руководители» и «помощники (советники)»;

     - на должности категории «руководители», назначение на которые и освобождение от которых осуществляются Президентом Российской Федерации или Правительством Российской Федерации;

     - при заключении срочного служебного  контракта;

     - при назначении гражданского  служащего на иную должность гражданской службы по медицинским показаниям (ч. 2 ст. 28), в случаях замещения иной должности гражданской службы в том же или в другом государственном органе, при направлении гражданского служащего на профессиональную переподготовку или повышение квалификации, при ликвидации государственного органа (ч. 1-3 ст. 31 Федерального закона);

     - при назначении на должность  гражданской службы гражданского служащего (гражданина), состоящего в кадровом резерве, сформированном на конкурсной основе.

     Конкурс заключается в оценке профессионального уровня претендентов на замещение должности гражданской службы, их соответствия установленным квалификационным требованиям к должностям.

     Управленческая  деятельность имеет свои технологии, в том числе имеются и кадровые технологии. Кадровая технология — это средство управления количественными и качественными характеристиками персонала, обеспечивающие достижение целей организации. Квалифицированных работников нужно найти на рынке труда, оценить их качества и способности, произвести отбор, ввести в состав организации и обеспечить включение в производственный процесс, максимально полезный как для организации, так и для человека. Для этого необходимо использовать соответствующие кадровые технологии.

     Содержание  кадровых технологий представляет собой совокупность последовательно производимых действий, приемов, операций, которые позволяют либо получить информацию о возможностях человека, либо сформировать требуемые для организации, либо изменить условия их реализации.

     Поэтому все кадровые технологии по целям можно разделить на три группы: технологии, обеспечивающие получение персональной информации (методами оценки персонала); технологии, обеспечивающие требуемые характеристики персонала (методы отбора, формирования резерва кадров); технологии, обеспечивающие востребованость возможностей персонала (подбор персонала, ротация, управление карьерой). Иначе говоря, есть три базовые кадровые технологии — оценка персонала; отбор персонала; управление карьерой персонала. Наряду с ними активно применяются технологии адаптации, мотивации, контроля персонала, разрешения конфликтов, технологии документационного обеспечения управления персоналом.

     1. Технологии оценки персонала  организации

     Оценка  персонала преследует две основные цели:

     1) аттестационную — определение  меры соответствия качеств каждого  сотрудника требованиям конкретной  должности;

     2) диагностическую — выявление  факторов, определяющих уровень соответствия структуре квалификационных требований. Это компоненты единого оценочного процесса персонала.

     Предметом оценки персонала являются способности  сотрудников, востребованные в организации. Наиболее распространенными формами оценки персонала в государственной службе выступают: аттестация, конкурс, квалификационный экзамен, испытание.

     Говоря  о принципах оценки персонала  организации, надо сказать, что персонал должен оцениваться: объективно и «прозрачно»; надежно и диагностично; глубоко и достоверно; прогностично; перспективно, всесторонне и комплексно.

     Аттестация  персонала — это проверка, определение соответствия деловой квалификации, уровня знаний и навыков работника, иных общественно значимых качеств занимаемой должности. Она направлена на улучшение качественного состава персонала и эффективное его использование, рост служебной и трудовой активности, предприимчивости, повышение ответственности работников всех уровней за порученное дело. Аттестация — одна из важнейших форм публичного контроля качества профессиональной деятельности работника. Под аттестацией нередко понимают также отзыв о ком-либо из работников.

     Аттестация  призвана выявлять качественное состояние  персонала, его потенциал, степень готовности и уровень способности работников выполнять функциональные обязанности, а также содействовать установлению соответствия функциональных подразделений их предназначению. В практическом смысле главная цель аттестации состоит в том, чтобы определить, соответствует ли конкретный человек занимаемой должности.

     Аттестация  персонала — одна из важнейших  функций служб управления персоналом (кадровых служб). Именно на них возлагается основной объем работы по подготовке, проведению аттестации и реализации выводов аттестационных комиссий. Перечень должностей, подлежащих аттестации, готовится в отделе кадров и утверждается в установленном порядке соответствующим руководителем.

     Решение по ее результатам (поощрение, перевод  на другую работу, увольнение, направление на переподготовку и др.) принимается руководителем организации в соответствии с действующим законодательством.

     Важнейшими критериями аттестации работников в организациях являются: профессионализм и компетентность, высокие нравственные качества, реальный вклад в достижения успехов организации, потенциальные возможности специалиста (работника). Конечно, для каждой организации, имеющей специфику профессиональной деятельности, разрабатываются свои критерии.

     Аттестация  проводится не только в отношении  персонала. Для установления оптимального сопряжения работника и инструментария профессиональной среды часто аттестуется рабочее место. Аттестация рабочего места — это комплексная оценка на соответствие данного рабочего места прогрессивным техническим, технологическим, организационным решениям, требованиям охраны труда, накопленному опыту, нормативам и стандартам с целью его усовершенствования. Основные задачи аттестации рабочих мест — сбалансировать их количество с численностью работающих, повысить эффективность производительной деятельности, стимулировать рост производительности труда, рационально использовать основные фонды и капитальные вложения.

     Работу  по аттестации рабочих мест организуют кадровые службы совместно со специалистами и техническим персоналом. При проведении этой работы осуществляется выявление рабочих мест, не соответствующих прогрессивным решениям и целям организации; разрабатываются мероприятия по рационализации рабочих мест; рассматриваются условия для ликвидации малоэффективных рабочих мест; проверяется обоснованность применяемых форм организации и стимулирования труда.

     Таким образом, оценка и аттестация персонала содействует выявлению общего состояния кадрового потенциала организации, определению профессионального уровня каждого сотрудника, формированию резерва кадров.

     Отбор персонала — это комплексная  кадровая технология, обеспечивающая соответствие качеств человека требованиям вида деятельности или должности в организации. Следует различать отбор при поступлении на работу и отбор на новую должность в процессе службы, работы (пролонгированный отбор). Отбор кадров необходимо отличать от подбора кадров. При отборе происходит поиск нужных людей на определенные должности, отвечающих требованиям организации. При подборе осуществляется поиск должностей в соответствии с образованием, опытом, знаниями, способностями человека.

     Адаптация персонала — многоаспектное явление, которое включает: социальную адаптацию (получение информации о ценностях, традициях, нормах жизни организации и на основе этого идентификация нового сотрудника с коллективом); организационную адаптацию (происходит осознание работником своей роли в общественном производственном процессе); профессиональную адаптацию (освоение определенного уровня профессиональных знаний, умений и навыков); психофизиологическую адаптацию (приспособление к новым психическим и физическим нагрузкам, ритму труда).