Делегирование полномочий. Соотношение власти филиалов и штаб-квартиры

     Линейные  полномочия - это те полномочия, которые делегируются (передаются) непосредственно от руководителя к подчиненному, в результате таких действий образуется цепь команд.

     Делегирование полномочий и образование цепи команд.

       
 

       

       

       
 
 
 

Штабной персонал 

       
 

Линейный  персонал

     

       

      - цепь команд 
 
 
 
 
 

     Рис.2.1.

     К штабному персоналу на рис.2.1. относятся работники отдела маркетинга, бухгалтерии, отдела кадров, инженер, технолог, юрист.

     Можно классифицировать штабной аппарат  по основным типам, учитывая функции, которые  он выполняет. К трем типам административного аппарата относятся консультативный, обслуживающий и личный аппарат, который иногда рассматривается как вариант обслуживающего аппарата.

     Однако  следует помнить, что на практике редко можно провести резкую границу  между этими типами. Совсем нередко аппарат выполняет как обслуживающие, так и консультативные функции. Когда линейное руководство сталкивается с проблемой, требующей специальной квалификации, оно может пригласить соответствующих специалистов на временной или постоянной основе и таким образом сформировать консультативный аппарат. В обязанности этих специалистов входит консультирование линейного руководства в их области знаний. Наиболее часто консультативный аппарат используется в области права, новейшей или специальной технологии, обучения и повышения квалификации, а также консультирования по работе с кадрами.

     В любой из областей, где используется консультативный аппарат, функции  аппарата, могут быть распространены на выполнение определенных услуг. Наиболее известным и часто встречающимся примером использования обслуживающего аппарата является отдел кадров, имеющийся в большинстве крупных компаний. Отдел кадров ведет личные дела сотрудников, находит и проверяет потенциальных кандидатов на работу и в некоторых случаях поставляет линейному руководству требуемые кадры. Этот пример показывает, что административный аппарат может исполнять как консультативные, так и обслуживающие функции.

     К другим областям, где используется обслуживающий персонал, относятся  связи с общественностью, маркетинговые исследования, финансирование, планирование, материально-техническое снабжение, оценка воздействия каких-либо проектов на окружающую среду и юридические проблемы. Данные функциональные подразделения предоставляют руководству информацию, необходимую для принятия эффективных решений.

     Личный  аппарат - это разновидность обслуживающего аппарата, формирующегося, когда руководитель нанимает секретаря или помощника. В обязанности личного аппарата входит исполнение того, что требует руководитель. В организации член этого аппарата не имеет никаких полномочий. Когда он действует, то это делается по поручению руководителя. Мы можем отметить наличие личного аппарата в виде прямоугольника сбоку от руководителя на схеме организационной структуры, представленной на рис. 2.2. 

     

     

     

       

     

     

       

     

     

       

                                        Рис.2.2.

     Личный  и консультативный, или обслуживающий  аппарат. 

     Хотя  личный аппарат не имеет формальных полномочий, его члены могут обладать большой властью. Посредством планирования назначений и фильтрования информации они могут контролировать доступ к руководителю, на которого работают. Личные секретари руководителей высшего ранга часто в состоянии достичь такой власти, которая значительно превышает их формальные полномочия.

     Чтобы понять концепцию аппарата в организациях, следует рассмотреть также природу делегированных ему полномочий. Имеется исключительно широкий диапазон полномочий, делегированных аппарату каждого типа. Штабные (аппаратные) полномочия могут быть очень ограниченными, фактически чисто консультативными, или такими общими, что почти исчезает разница между ними и линейными обязанностями.

     Штабные полномочия - это право советовать  или помогать  руководителям, наделенным линейными полномочиями, а также штабному персоналу.

     Штабные полномочия можно разделить на:

• рекомендательные;
• обязательного согласования;
• параллельные;
• функциональные;
• линейные полномочия внутри аппарата.

          Рекомендательные полномочия.

     Если  штабной персонал (например, работники  отдела маркетинга) обладает рекомендательными полномочиями, это значит, что линейный персонал обращается к сотрудникам отдела маркетинга за советом, рекомендациями, по своему усмотрению, по мере необходимости. Однако линейные руководители не обязаны на самом деле следовать рекомендациям штабного аппарата.

Полномочия: обязательные согласования.

     Если  штабные работники обладают выше названными полномочиями, то это означает, что линейные руководители обязаны в обязательном порядке, прежде чем принять решение согласовать свои действия со штабным персоналом в пределах их компетенции. Однако линейные руководители не обязаны и в этом случае следовать рекомендациям штабного персонала.

Параллельные  полномочия.

     В случае если штабной персонал наделен  параллельными полномочиями, последний имеет право отклонять решения линейных руководителей. Решение принимается только в том случае, если между линейными и штабными работниками будет достигнут консенсус. Параллельными полномочиями обладает главный бухгалтер (бухгалтер) при подписании финансовых документов. Например, платежное поручение на перечисление денежных средств с расчетного счета предприятия действительно, как правило, при наличии двух подписей - директора предприятия и бухгалтера.

Функциональные  полномочия.

   Аппарат, обладающий, такими полномочиями может, как предложить, так и запретить какие-то действия в области своей компетенции.

     Функциональными полномочиями могут обладать работники  штаба (технологи, инженеры, бухгалтера). Указания технолога в области  соблюдения технологии обязательны для личного персонала. На схеме организационной структуры функциональные полномочия обозначаются пунктирной линией. Наделение штабных работников функциональными полномочиями приводит к образованию функциональной структуры управления (см. рис.2.3.) 
 
 
 
 
 
 
 

     Функциональная  структура управления

       
 

       
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис.2.3.

     5. Линейные полномочия внутри штабных подразделений.  По мере роста штабного аппарата внутри него формируется линейная структура. Например, в бухгалтерии главному бухгалтеру подчиняется заместитель главного бухгалтера, которому в свою очередь подчиняются простые бухгалтера. Таким образом, выстраивается цепь команд.

     Стоит обратить внимание, что выше названные штабные полномочия были перечислены в порядке возрастания силы воздействия на линейный персонал. Например, при рекомендательных полномочиях штабной персонал только советует, как нужно поступить в том или ином случае линейному персоналу, то есть слабая, незначительная сила воздействия на линейных работников. Если же рассматривать функциональные полномочия, то здесь распоряжения функциональных работников строго обязательны для линейного персонала. Сила воздействия на линейный персонал велика.

     В зависимости от производственной ситуации  и решаемых задач один и тот  же работник штабного аппарата может обладать различными полномочиями. Так, например, главный бухгалтер в отношении своего заместителя обладает линейными полномочиями внутри штабных подразделений. При подписании платежных поручений и других финансовых документов главный бухгалтер обладает параллельными полномочиями. При определении учетной политики на предприятии  главный бухгалтер наделен  функциональными полномочиями. При разработке системы оплаты на предприятии главный бухгалтер, как правило, обладает полномочиями обязательных согласований.

 

     2.2. Власть и её  виды.

     Лидерство – это способность оказывать влияние на отдельных людей и группы, направляя их усилия на достижение целей организации. Лидерами становятся не по воле организации, хотя возможности вести за собой людей можно увеличить путем делегирования полномочий. Действия лидеров не ограничиваются рамками, каких либо полномочий и структур.

     Влияние определяют как поведение одного индивида, которое вносит изменения в поведение, отношения, ощущения другого индивида. Конкретные средства, с помощью которых одно лицо может влиять на другое, разнообразны: просьба, угроза увольнения. Один человек может влиять на другого и с помощью только идей. Примером может служить коммунистическая идея.

     Власть  – это возможность влиять на поведение других. В дополнение к формальным полномочиям, руководителю требуется власть, так как он всегда зависит от людей, которые руководителю не подчинены, например, это работники других подразделений и организаций, клиенты. Кроме того, большинство работников в современных организациях не будет полностью подчиняться всем приказам только потому, что они отданы начальником.

     Власть  — это способность изменить ситуацию.

     Если  полномочиями (правом распоряжаться  ресурсами и давать управленческие указания) наделяется должностное лицо, то властью обладает конкретный человек, либо в силу занимаемой должности, либо в силу своих каких-то личных качеств.

     Власть  лица А над лицом В - это зависимость  лица В от лица А. Чем сильнее зависимость, тем сильнее власть.

     Не  может быть абсолютной власти, так как лицо В не может во всем зависеть от лица А. Например, подчиненный во многих ситуациях зависим от решений своего руководителя. Но и судьба руководителя в определенной мере зависит от поведения, отношения подчиненных к руководителю. Существуют различные способы влияния на ситуацию, поэтому в зависимости от способа влияния на людей можно выделить следующие виды власти:

     1. Власть, влияние, основанные на  страхе (боязнь потерять работу, лишиться премии, понижения зарплаты и т.п.). Такой способ влияния на подчиненных может дать довольно быстрый эффект, но в долгосрочной перспективе такой способ воздействия имеет большие недостатки. Во-первых, подчиненные из-за страха наказания будут доводить до руководства только ту информацию, которая будет выгодна для подчиненных (будут стремиться приукрасить ситуацию). В результате руководитель не будет иметь достоверной информации о состоянии дел на предприятии. Чтобы выявить истинное положение дел и проверить насколько правдиво предоставляет информацию тот или иной подчиненный, руководителю придется усилить контроль за каждым работником. Но любое «усиление» контроля - это дополнительные затраты времени и денежных средств. Контроль становится очень дорогим. Во-вторых, постоянное нагнетание напряжения, страх быть наказанным делает работников безынициативными, и говорить в этом случае о высокой производительности труда не приходиться.

     2. Власть, влияние, основанные на поощрении (продвижение по службе, повышение зарплаты, выплата премии и т.д.). Такой способ воздействия на подчиненных благотворно действует на психологический климат в коллективе. Работники, как правило, проявляют инициативу, не боятся вносить предложения руководству по улучшению процесса производства. Но влияние, основанное на поощрении имеет и свои недостатки. Во-первых, руководитель не всегда может правильно оценить, что в данном случае является стимулом, поощрением для работника. Не секрет, что для одного сотрудника выплата премии в размере 1000 рублей может послужить стимулом, для другого такое получение дохода останется просто не замеченным. Во-вторых, для того чтобы воздействовать на людей с помощью стимулов необходимо иметь соответствующие ресурсы. А ресурсы, как правило, ограничены. «Пряников» может на всех не хватить.