Использование информационных технологий в управлении

     Внедрение системы автоматизации управления, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы. Далее приведены основные проблемы и задачи, возникающие в большинстве случаев при внедрении систем управления и рекомендации по их решению.

     Основные  проблемы и задачи, требующие особого  внимания при их решении в ОАО «Лидагропроммаш»:

     1) отсутствие постановки задачи  менеджмента на предприятии;

     2) необходимость в частичной или  полной реорганизации структуры  предприятия;

     3) необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах;

     4) сопротивление сотрудников предприятия;

     5) временное увеличение нагрузки  на сотрудников во время внедрения  системы;

     6) необходимость в формировании  квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, выбор сильного руководителя группы.

     Теперь  опишем эти пункты подробнее. Отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии  является наиболее значимым и сложным. Сюда включаются не только методология  управления, но также философские  и психологические аспекты. Дело в том, что большинство руководителей управляют своим подразделением, только исходя из своего опыта, своей интуиции, своего видения и весьма неструктурированных данных о его состоянии и динамике. Как правило, если руководителя попросить описать в каком-либо виде описать структуру деятельности своего предприятия или набор положений, исходя из которых он принимает управленческие решения, дело достаточно быстро заходит в тупик.

     Грамотная постановка задач менеджмента является важнейшим фактором, влияющим как и на успех деятельности предприятия в целом, так и на успех проекта автоматизации. Например, совершенно бесполезно заниматься внедрением автоматизированной системы электронного документооборота, если сам документооборот не поставлен в организации должным образом, как определенный последовательный процесс.

     Поэтому, первое, что необходимо сделать для  того, чтобы проект внедрения автоматизированной системы управления оказался удачным - максимально формализовать все те контуры управления, которые собственно нужно автоматизировать.

     Необходимость в частичной реорганизация структуры  и деятельности предприятия. Прежде чем приступать к внедрению системы  автоматизации на предприятии обычно необходимо произвести частичную реорганизацию  его структуры и технологий ведения бизнеса. Поэтому, одним из важнейших этапов проекта внедрения, является полное и достоверное обследование предприятия во всех аспектах его деятельности. На основе заключения, полученного в результате обследования, строится вся дальнейшая схема построения корпоративной информационной системы. Несомненно, можно автоматизировать все, по принципу "как есть", однако, этого не следует делать по ряду причин. Дело в том, что в результате обследования обычно фиксируется большое количество мест возникновения необоснованных дополнительных затрат, а также противоречий в организационной структуре, устранение которых позволило бы уменьшить производственные и логистические издержки, а также существенно сократить время исполнения различных этапов основных бизнес-процессов.

     Необходимость в изменении технологии работы с  информацией, и принципов ведения  бизнеса. Эффективно построенная информационная система не может не внести изменений в существующую технологию планирования бюджетирования и контроля, а также управления бизнес-процессами.

     Во-первых, одними из самых важных для руководителя особенностей корпоративной информационной системы, являются модули управленческого учета и финансового контроллинга. Теперь каждое функциональное подразделение может быть определено как центр финансового учета, с соответствующим уровнем финансовой ответственности его руководителя. Это в свою очередь повышает ответственность каждого из таких руководителей, и предоставляет в руки высших менеджеров эффективный инструментарий для чёткого контроля исполнения отдельных планов и бюджетов.

     При наличии информационной системы, руководитель способен получать актуальную и достоверную информацию обо всех срезах деятельности компании, без временных задержек и излишних передаточных звеньев. Кроме того, информация подаётся руководителю в удобном виде "с листа" при отсутствии человеческих факторов, которые могут предвзято или субъективно трактовать информацию при передаче. Однако справедливо было бы заметить, что некоторые руководители не привыкли принимать управленческие решения по информации в чистом виде, если к ней не приложено мнение человека, который ее доставил.

     В современных условиях хозяйствования организациям необходимо использовать возможности, которые предоставляет  глобальная сеть Интернет. Возможность с любого компьютера выйти в сеть Интернет в любое время говорит только о высоком уровне научно-технического развития организации. В разряд информационных систем входят также и источники информации. Это могут быть различные справочники, разработки, в том числе и выполненные на лазерных дисках. Но самый большой объем данных может предоставить лишь глобальная сеть Интернет. Во-вторых, сеть Интернет является также наиболее быстрым и надежным способом передачи информации на значительные расстояния. В-третьих, это самый дешевый способ проведения маркетинговых исследований. В-четвертых, это возможность заявить о себе на весь мир с минимальными затратами - такую массовость охвата не может предоставить ни одно периодическое издание в мире. Интернет развивается настолько быстро, что уже превратился в новый вид коммуникаций. Вероятность найти требуемую информацию в Интернет сводится приблизительно к 80%.

     Повсеместные  компьютеризация и информатизация различных вопросов хозяйственной деятельности современных предпринимательских структур дают возможность качественно улучшить оперативность получения нужной информации. От этого, в свою очередь, напрямую зависит эффективность и правильность принимаемых управленческих решений.

     Применение  автоматизированных информационных систем позволяет достичь весьма важных и принципиальных характеристик процесса управления. А именно:

     - непрерывности планирования, что означает ведение планирования на задаваемый срок, называемый интервалом планирования, отсчитываемый вперед от настоящего момента, а не на фиксированный календарный срок, как это принято в текущей практике хозяйствования;

     - динамичности плана, подразумевающей возможность свободной корректировки плана без нарушения его целостности и взаимоувязанности;

     - многовариантности планов и возможности их оптимизации по изменяемым критериям;

     - взаимоувязанности различных систем планирования (текущего, краткосрочного, долгосрочного и перспективного) между собой.

     Использование информационных технологий в управлении предприятием позволяет:

     - повысить эффективность управления за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных; улучшить делопроизводство при помощи оптимизации и стандартизации документооборота, автоматизации наиболее трудоемких его процедур;

     - снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа к нужной информации; обеспечить надежный учет и контроль поступлений и расходования денежных средств на всех уровнях управления;

     - руководителям среднего и нижнего звеньев анализировать деятельность своих подразделений и оперативно готовить сводные и аналитические отчеты для руководства и смежных отделов;

     - повысить эффективность обмена данными между отдельными подразделениями, сервисными центрами и центральным аппаратом; гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации и т.д.

     Сейчас  существует много проблем, связанных  с освоением современных информационных технологий. А именно: отсутствие практических навыков работы с компьютеризированной информацией у большинства руководителей и менеджеров предприятий; недостаточный уровень оснащенности современной компьютерной техникой; практически полное отсутствие специализированных программных средств, в частности СУБД, баз и банков данных; слаборазвитая система коммуникаций, поддерживающая связь с внешними источниками информации; недостаточный уровень использования колоссальных возможностей, предоставляемых глобальной компьютерной сетью Интернет и др.

     Информационное  обеспечение разработки, принятия и  реализации управленческих решений  соответствует возрастающей значимости информационных ресурсов по отношению к другим видам ресурсов, а потому повышение эффективности сбора, хранения, передачи и обработки информации за счет более широкого использования информационных технологий при управлении предприятием позволит повысить конкурентоспособность предприятия на основе улучшения его управляемости и адаптации к изменениям рыночной конъюнктуры.

     Улучшить  информационное обеспечение принятия управленческих решений можно путем:

     - повышения квалификации кадров в области информационного обеспечения;

     - обеспечения системы управления современными средствами автоматизации управления;

     - повышения эффективности использования существующих средств коммуникации и оргтехники;

     - разработкой новых программных средств автоматизации управленческой деятельности с учетом специфики производства;

     - повышением качества коммуникаций и распространенности услуг доступа к информационным компьютерным сетям различного уровня;

     - улучшением информационного наполнения имеющихся информационных порталов в сети Интернет, поддержкой создания новых информационных ресурсов для нужд сельскохозяйственных товаропроизводителей;

     - разработкой и внедрением эффективных способов защиты и хранения информации;

     - сокращением числа форм документов без ущерба их информативности;

     - ограничением объема передаваемой информации до необходимого для выполнения определенных задач уровня;

     - ускорением сбора и обработки информации, в том числе за счет применения современных средств оргтехники.

     При оценке экономической эффективности  от внедрения задач совершенствования управления с использованием информационных технологий расчет производится по следующим факторам экономии: от сокращения затрат на управление; от сокращения непроизводительных расходов; от улучшения загрузки оборудования в основном производстве; от повышения качества продукции.

     Экономия  от сокращения затрат на управление. Годовой объем информации (Аа), который перерабатывается при реализации задач управления машиностроительным предприятием ОАО «Лидагропроммаш», составляет 16532 (нормо-часа) Потребная численность для переработки данного объема информации определяется из соотношения 

     Чпотр = Аа / Ф × Кц ,     (3.1) 

где Ф – годовой фонд времени одного работающего, равен 2117 ч;

     Кц  – коэффициент целесообразности автоматизации управленческого труда, равен 0,65.

     Чпотр = 16 532 / 2117 × 0,65 = 12 (чел.).

     Располагаемая (фактическая) численность работающих, занятых при решении задач управления, составляет 8 человек (входит подготовка и обработка информации на компьютерах, их обслуживание, оформление и рассылка документации потребителям).

     Экономия  от сокращения затрат на управление определяется как разница между годовым фондом заработной платы потребной численности работающих и фактической численностью работающих: 

     Эу = ФЗа – ФЗф ,      (3.2)