Кадровая служба в современной организации

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

ВВЕДЕНИЕ--------------------------------------------------------------------- 3 стр.

ГЛАВА 1. Место кадровой службы в современной организации--- 6 стр.

1. Управление персоналом в условиях рынка----------------------- 8 стр.
2. Деятельность кадровой службы в современных условиях--- 10 стр.
3. Функции и задачи кадровой службы предприятия------------- 17 стр.

ГЛАВА 2. Документирование трудовых отношений 

в кадровой службе------------------------------------------------------------ 25 стр.

2.1. Основные требования к  работе

с приказами по личному  составу------------------------------------------ 27 стр.

2.2. Ведение трудовых книжек-------------------------------------------- 29 стр.

2.3. Формирование и хранение  дел в кадровой службе-------------- 30 стр.

ГЛАВА 3. Анализ деятельности кадровой службы

Государственного образовательного учреждения « Омский государственный  университет имени Ф.М.Достоевского------------ 32 стр.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ--------------------------------------------------------------- 39 стр.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ-------------------------------------------------- 41 стр.

ПРИЛОЖЕНИЕ--------------------------------------------------------------- 42 стр.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Одной из важнейших проблем на современном этапе  развития экономики  большинства    стран  мира является проблема в области работы с персоналом. При   всем  многообразии  существующих подходов к этой проблеме в различных промышленно развитых странах основными наиболее общими тенденциями являются следующие: формализация  методов и процедур отбора кадров, разработка научных критериев их оценки, научный подход к анализу потребностей в управленческом персонале, выдвижение молодых и перспективных работников, повышение обоснованности кадровых  решений и расширение их гласности, системная увязка хозяйственных и государственных решений с основными элементами кадровой политики.

Эти общие тенденции должны учитываться в отечественной  практике управления производством  при становлении рыночной экономики.

Современные условия развития экономики и конкуренции на рынке  диктуют свои правила управления организацией. В настоящее время  успех

любой компании в первую очередь  зависит от деятельности  кадровой службы.

Еще особое внимание следует уделять именно документированию управления персоналом, так как организация и регулирование его работы влияют на успех всей компании. Следовательно, все направления деятельности, имеющие непосредственное отношение к управлению персоналом, отличаются от других сфер и имеют свои особенности. К этим особенностям в первую очередь стоит отнести особую правовую и социальную ответственность, которую работодатель несет перед своими работниками. Документирование работы с персоналом в кадровой службе является непосредственным отражением и фиксацией отношений между работодателем и работниками, то есть закрепляет эту ответственность «на бумаге».

Актуальность выбранной темы обуславливается  недостаточным вниманием многих организаций к вопросам документационного  обеспечения работы с персоналом. Большинство работодателей не учитывают  всех особенностей кадрового делопроизводства и лишь поверхностно выполняют требования законодательства в этой области. Это  обуславливается в первую очередь  рекомендательным характером нормативно-законодательных актов, регулирующих эту область, а также недостаточной их проработанностью.

В ходе курсовой работы были изучены и проанализированы основные направления деятельности кадровой службы Государственного образовательного учреждения «Омский государственный университет им. Ф.М .Достоевского» (далее Университет) по документированию и организации работы с персоналом с целью выявления их особенностей.

Исходя из этого, выстраивается  ряд задач, а именно:

• ознакомление с организационной структурой отдела кадров;
• изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих деятельность отдела кадров Университета;
• выявление основных направлений работы кадровой службы;
• изучение основных требований к составлению кадровой документации и организации работы такого рода документами;
• исследование особенностей ведения кадрового делопроизводства в учебном заведении.

  При написании курсовой работы был использован широкий круг источников. В первую очередь была изучена и проанализирована нормативно-методическая и законодательная база. Особое внимание уделялось Трудовому кодексу Российской Федерации, регулирующему трудовые отношения между работником и работодателем. Кроме того, значимыми в исследовании данной темы стали труды следующих авторов: Кузнецовой Т.В.¹,   Кирсановой М.В.² и других.

В соответствии с поставленными  задачами данная курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения и приложений. Все составные части работы в совокупности призваны выявить деятельность кадровой службы, кадрового делопроизводства и доказать его значимость для организации.

 

ГЛАВА 1. МЕСТО КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ

 

Служба по подбору персонала и управлению им (отдел или управление по кадрам) представляет собой самостоятельное структурное подразделение коммерческой либо некоммерческой организации, главными направлениями деятельности которой являются:

• документирование трудовых отношений;
• осуществление работы по подбору, расстановке и использованию рабочих и специалистов;
• формирование стабильно работающего трудового коллектива;
• создание кадрового резерва;

• организация системы  учета кадров.

Таким образом, роль деятельности кадровой службы в общей системе  управления обуславливается ее функциями, основой которых как раз и  является деятельность, связанная с  документированием трудовых отношений  и организацией работы с персоналом.

Документирование трудовых отношений - неотъемлемая часть деятельности любой организации. Документированная  информация составляет основу управления. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В  современных условиях для повышения  эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию  работы с документами, так как  всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном  документе.

Организация работы с документами  влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда  управленческих работников. За счет более  совершенной системы документационного  обеспечения управления достигается  более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор  на государственное хранение. То есть, деятельность всего аппарата управления упрощается, ускоряется, становится более четкой и организованной.

Руководство каждого предприятия  должно учитывать, что документы  по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни  человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также  ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового  кодекса РФ.

Необходимо учитывать, что  документация по личному составу  подлежит передаче в государственные  архивы для длительного хранения.

Руководитель предприятия  несет персональную ответственность  за документированный фонд, образующийся на предприятии, и должен быть знаком с основами трудового законодательства.

Не менее важным для  администрации предприятия является использование документов кадровой службы при решении споров с работниками. Трудовые конфликты всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение при этом имеет  не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и  его оформление в соответствии с  действующими нормативными актами, то есть придание документу юридической  силы. Именно ошибки, допускаемые при  подготовке документов, отсутствие в  них отдельных реквизитов или  неверное их выполнение нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче  в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового  кодекса РФ и правильном их применении.

Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в  жизни каждого трудоспособного  человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений. Так как  служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

Все это доказывает значимость кадрового делопроизводства в деятельности любой организации. Необходимо уделять  особое внимание документированию работы с персоналом и учитывать все  особенности работы с кадровыми  документами.

Следовательно, деятельность кадровой службы имеет большое значение для любой организации. От того, насколько  профессионально организованно  ведение кадрового делопроизводства зависит успех управленческой деятельности в целом.

 

1. Управление персоналом в условиях рынка

 

Рассмотрим кратко основные рыночные моменты, определяющие особенности  управления персоналом в современной  организации:

Рост цены ошибок в работе с персоналом. Лозунг "Кадры решают все!" был воздвигнут давно. Но реально даже слабое предприятие, со слабыми кадрами продолжало существовать, не разорялось. Теперь иначе. В условиях рынка компания, не имеющая сильных кадров, может не выдержать конкуренции и обанкротиться. За ошибки в работе с персоналом теперь приходиться платить значительно дороже.

Усложнение задач работы с персоналом. Необходимость вести  бизнес в условиях острой конкуренции заставляет компании повышать требования к работникам. Найти работников, соответствующих этим требованиям становиться все труднее. Конкуренция между компаниями за право нанять лучших работников становиться все острее, а "охота за головами" принимает массовые масштабы. Но мало только нанять сильных работников. Как сделать, чтобы они "выкладывались" на работе? Как сделать, чтобы они в профессиональном плане не стояли на месте и развивались? Как сделать, чтобы они не ушли к конкурентам? Кого удерживать, а кого заменять? Сложных задач в работе с персоналом стало значительно больше.

Рост самостоятельности  компаний в работе с персоналом. Не стало министерств и единых нормативных актов, которые унифицировали работу с кадрами на разных предприятиях. Административного давления на предприятия сверху стало значительно меньше. И то как будет вестись кадровая работа, значительно большей степени зависит от самой компании, от ее руководства, от инициативы и компетентности.

Коммерциализация работы с персоналом. Раньше кадровые службы компаний были далеки от коммерции. Кромке расходов на содержание персонала отдела кадров со скромными зарплатами сотрудников других расходов на многих предприятиях не было. Даже повышение квалификации сотрудников сплошь и рядом оплачивалось не самими предприятиями, а из централизованного бюджета. Отделы кадров компаний не влияли на расходы по оплате труда работников предприятия. Теперь все иначе. В современных, успешно работающих компаниях кадровые службы имеют свой бюджет. Приходиться тратиться на объявления в СМИ о подборе работников, на кадровые агентства, на оплату тренингов, на мероприятия по созданию и поддержанию корпоративной культуры. В качестве ориентира можно указать, что бюджет кадровой службы может составлять примерно 10% от фонда оплаты труда работников компании. Задача кадровой службы - оптимально распорядиться этим бюджетом, расходовать деньги эффективно.

В новых условиях именно от кадровой службы компании нужно  требовать грамотных предложений и решений по оплате труда и стимулированию труда работников. Кадровая служба обязана хорошо ориентироваться на рынке труда и знать, сколько будет много и сколько будет мало в оплате труда. И как эти деньги лучше выплачивать, чтобы создать заинтересованность работников в улучшении работы.

Если работники не уходят из компании, значит им платят слишком  много, возникает перерасход по оплате труда, прибыль снижается. Если работники  уходят часто и возникает значительная текучесть, результаты работы снижаются, а компания приобретает головную боль и расходы по замене работников. Кадровая служба должна помочь найти  оптимум.

Хорошо налаженная работа с персоналом помогает оптимизировать расходы и увеличивает прибыль  компании

Но что означает в современных  условиях хорошо налаженная работа?

Основные функции управления персоналом в современной организации. На Западе термин "Управление персоналом" в последние десятилетия почти вытеснен термином "Управление человеческими ресурсами". И соответствующие специалисты или подразделения теперь обычно именуются менеджерами по человеческим ресурсам или отделами человеческих ресурсов. За переменой слов стоит принципиальное изменение роли и места управления персоналом в деятельности компании.

Успех компании во все большей  степени зависит от качества человеческих ресурсов, которыми она располагает

Главная задача работы с  персоналом современной организации - создать и умножать человеческие ресурсы компании, повышая их качество.

Исходя из этой задачи, определяются основные функции кадровой службы компании. Если взять современный западный учебник по управлению человеческими ресурсами и если посмотреть функции успешно работающих компаний, то мы увидим удивительное сходство. Существуют объективно обоснованные модели того, как должно осуществляться сейчас управление персоналом в условиях рынка.