Кадровая служба в современной организации

решение социальных задач  и организационно-правовых проблем;

контроль дисциплины;

обеспечение безопасности жизнедеятельности  людей.

Обычная структура кадровых служб включает подразделения организации  труда, найма и отбора персонала, социального развития, подготовки (обучения) кадров.

Функции отдела кадров не обязательно  выполняются каждым отделом кадров. Однако этот перечень обычно отражает практику тех компаний, где кадровые функции достаточно определились: наем; обучение и подготовка; оплата труда; производственные отношения; охрана здоровья и социальные вопросы. Рассмотрим указанные  функции более подробно.

Наем. В рамках этой функции решаются следующие вопросы:

планирование рабочей  силы;

связь с органами по делам  занятости и другими источниками  рабочей силы;

применение условий найма  компании;

опрос претендентов, беседы, переводы, увольнения;

приказы о введении в должность  и повышении;

статистика кадров;

беседы и консультации с нанимающимися;

градация работников;

рабочее время и сверхурочные;

законодательство о найме;

посещение органов, связанных  с трудовыми ресурсами.

Обучение и подготовка включают:

обеспечение инструкторами;

введение новых систем;

поощрение работников к повышению  образования;

развитие менеджмента;

наблюдение и контроль;

обеспечение учебного процесса.

Оплата труда. По этому  вопросу проводятся:

администрирование и обзор  структуры оплаты труда в компании;

осуществление и контроль дифференцированной оплаты труда;

консультации по вопросам оплаты труда (по необходимости). Производственные отношения. Включают ряд внешних  и внутренних моментов по обеспечению  процесса производства:

переговоры с профсоюзами;

обеспечение информацией  по согласительным процедурам;

создание совместных органов  типа советов рабочих;

толкование и распространение  кадровой политики компании;

выступление в качестве представителя  компании на внешних переговорах;

консультации по трудовому  законодательству.

Охрана здоровья и социальные вопросы. Сюда относятся:

организация буфетов, медпунктов и т.д.;

пенсионные фонды;

юридическая помощь и другие услуги по личным проблемам;

транспорт, жилье, торговля;

создание условий для  отдыха;

применение законов о  предприятии и о помещениях офисов, магазинов;

организация перерывов;

предотвращение несчастных случаев и участие в работе служб техники безопасности;

компенсации работающим.

Управляющий (директор) по работе с кадрами отвечает за множество вопросов, включая деятельность отдела кадров, консультирование с высшим руководством, линейными руководителями по кадровым вопросам, доведение кадровой политики до всех работников.

Деятельность кадровых служб  по укомплектованию предприятий  необходимым числом работников базируется на широком и гибком использовании всех имеющихся форм и методов и предполагает:

развитие самостоятельности  и инициативы, направленное на повышение  эффективности и качества набора;

развитие и совершенствование  организации профессиональной ориентации учащихся средних общеобразовательных  школ и другой молодежи;

создание необходимого резерва  кандидатов на все должности и  специальности, из которого затем отбираются наиболее подходящие работники;

учет таких факторов, как  выход на пенсию, текучесть, увольнения в связи с истечением срока контракта, расширение сферы деятельности предприятия и организации.

Важной функцией кадровой службы в условиях рынка является организация работы по высвобождению  рабочих и служащих, их трудоустройству  и переобучению, которое должно проводиться  в строгом соответствии с действующим  законодательством.

Кандидатуры работников, подлежащих высвобождению, определяются администрацией предприятия по согласованию с Советом  акционеров или Советом учредителей  предприятия. Каждая кандидатура рассматривается  в отдельности с учетом мнения трудового коллектива подразделения, в котором работает высвобождаемый работник. О предстоящем высвобождении, в связи с сокращением численности (штата) либо реорганизацией или ликвидацией предприятия, работники персонально предупреждаются не позднее, чем за два месяца письменным распоряжением администрации, которое объявляется им под расписку. При этом разъясняются возможности и порядок дальнейшего трудоустройства, переподготовки и обучения новым профессиям и специальностям; действующие льготы и компенсации.

При высвобождении работников, в связи с сокращением численности, преимущественное право на продолжение  работы предоставляется работникам с более высокой производительностью  труда и квалификацией. При равной производительности труда и квалификации учитываются другие обстоятельства, предусмотренные законодательством, а также отношение к труду, дисциплинированность и предпенсионный возраст.

Одновременно с предупреждением  об увольнении, администрация представляет в органы по трудоустройству сведения о высвобождаемых работниках с указанием их фамилий, профессий, специальности, квалификации, занимаемой должности, размера заработной платы и даты предстоящего увольнения.

В тех случаях, когда отсутствует  возможность предоставления другой работы либо когда работник отказался  от трудоустройства на своем предприятии, он увольняется с работы. Одновременно администрация на основе сведений, полученных от органов по трудоустройству  и вышестоящих хозяйственных  органов, информирует работника  о том, куда он может обратиться для трудоустройства.

Трудоустройство работников, уволенных с предприятий в  связи с сокращением численности  или штата, либо реорганизацией или  ликвидацией предприятий, осуществляется органами по трудоустройству. Органы по трудоустройству предоставляют  высвобожденным работникам всю имеющуюся  информацию о потребностях в кадрах, возможностях и условиях межтерриториального  перераспределения рабочей силы, профессионального обучения, переобучения и повышения квалификации, а также  занятие предпринимательской деятельностью, особенно в сфере малого бизнеса.

Направление рабочего или  служащего на переобучение осуществляется тем предприятиям, на которое он поступил самостоятельно или направлен  органом по трудоустройству. Продолжительность  и условия переобучения (с отрывам  или без отрыва от производства), порядок дальнейшей работы после  обучения обусловливаются при заключении с работником трудового договора при приеме на работу. Переобучение осуществляется предприятиями на собственной  учебно-курсовой базе или по договорам  с другими предприятиями, профессионально-техническими училищами, высшими и средними специальными учебными заведениями.

Итак, управление кадровой службой  представляет собой многогранный и  сложный процесс, состоящий из нескольких взаимосвязанных этапов.

1. Создание эффективной  системы кадровой работы на  предприятии и механизма управления  ею: отбор и подготовка квалифицированных  специалистов и менеджеров по  кадрам, разработка и формирование  оптимальной структуры службы  персонала.

2. Выработка фирменной  кадровой политики, основных принципов  и методов стратегического и  оперативного управления персоналом.

3. Планирование персонала:  разработка плана качественного  удовлетворения кадровой потребности.

4. Профориентация, найм и  отбор персонала: знание и эффективное  использование всех существующих  источников удовлетворения кадровой  потребности, разработка профессиограмм и методов профессионального отбора.

5. Адаптация и обучение: введение принятых работников  в организацию, разработка и  осуществление программ профессионального  обучения и повышения квалификации.

6. Оценка работников и  их профессиональной деятельности: создание резерва потенциальных  кандидатов по всем должностям, разработка методик оценки и  доведения их до работников, проведение  регулярных аттестаций.

7. Управление деловой  карьерой: разработка и реализация  программ, направленных на развитие  способностей и повышение эффективности труда менеджеров и специалистов.

8. Управление дисциплиной  и текучестью персонала: разработка  структуры заработной платы и  системы льгот, программ ротации  и внутрифирменной мобильности,  процедур приема, перевода и увольнения  работников.

9. Организация кадрового  делопроизводства на основе использования  современных информационных технологий.

Исходя их новых требований работы с кадрами, пересматриваются функции кадровых служб всех уровней  управления, повышается их роль и ответственность  в решении задач экономического и социального развития. В условиях перехода к рыночной экономике основными  функциями кадровых служб предприятий, организаций и учреждений становятся:

прогнозирование, определение  текущей и перспективной потребности  в кадрах и источников ее удовлетворения, уточнение потребности в подготовке специалистов по прямым связям с учебными заведениями, разработка и реализация мер по пополнению трудового коллектива;

планирование и регулирование  целенаправленного движения и профессионально-квалификационного роста кадров, процессов их высвобождения и перераспределения;

организационно-методическое обеспечение  профессионально-экономического обучения, подготовка и переподготовка кадров, планирование этой работы с  учетом потребностей производства, направление  работников на учебу в различные  учебные заведения и стажировка на передовых предприятиях и в  организациях, обучение руководителей  различного ранга передовым методам  и формам работы с кадрами;

изучение профессиональных, деловых и личностных качеств  работников на основе аттестации, широкого использования психологических и социологических исследований, разработка рекомендаций по рациональному использованию кадров в соответствии с их способностями и склонностями;

организация работы по профессиональной ориентации молодежи, адаптация молодых  специалистов и рабочих на предприятиях, развитие наставничества, изучение причин текучести кадров, динамики изменений трудового коллектива, разработка мер по стабилизации и совершенствованию его социальной и демографической структуры;

обеспечение эффективного использования  всех форм материального и морального стимулирования работников в соответствии с их трудовой деятельностью, изучение влияния стимулов по повышению трудовой и социальной активности персонала, улучшению социально-психологического климата в коллективе, удовлетворенности  работой.

 

 

 

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ

Важнейшей функцией кадровой службы является правильное и полное документирование трудовых отношений  в организации.

При разрешении трудовых конфликтов в судебном порядке, которые всегда сопровождаются представлением в суд  документов, подготовленных в кадровой службе, важнейшую роль играет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и  его оформление в соответствии с  действующими требованиями законов, иных нормативных актов³. Ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них

отдельных реквизитов или  неверное их оформление нередко приводят

специалистов кадровой службы к неудаче в судебных спорах с  работником даже при хорошем знании положений Трудового кодекса  Российской Федерации.

Руководители организаций  несут персональную ответственность  за правильную организацию делопроизводства⁴ в своей фирме.

 Под обобщающими понятиями  «кадровая документация» или  «документация по личному составу»  подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках  предприятия и деятельности самой  кадровой службы: персональные и  учетные документы, плановые и  отчетно-статистические, организационно-распорядительные.

Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами  включены в Общероссийский классификатор  управленческой документации (документы  по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.). Именно они и определяют основные направления деятельности кадровой службы по документированию трудовых отношений.

В каждой организации издаются приказы  о приеме и увольнении, подписываются  трудовые договоры с работниками, вносятся записи в трудовые книжки, ведутся  личные карточки работников. Подобные документы составляют минимально обязательный объем документов отдела кадров.

Приказами по кадрам оформляются также  предоставление отпуска, объявление поощрений  и взысканий, изменение условий  труда, присвоение разрядов, классности, установление размеров оплаты труда, командирование сотрудников и др.