Кадровая служба в современной организации

Трудовые правоотношения работодателя (предприятия) с работником регулируются Трудовым кодексом (ТК) РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (в ред. от 09.05.2005). Порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников  ни в коем случае не может противоречить  положениям ТК РФ.

Этапы трудовой деятельности сотрудников  зафиксированы в документации по личному составу. К ней относятся:

• Трудовой договор;
• Приказы по личному составу (о приеме на работу, переводе, предоставлении отпусков, увольнении и т.д.);
• Личные карточки работников;
• Трудовые книжки;
• Табель учета рабочего времени;
• График отпусков;
• Личные заявления работников;

При разрешении трудовых конфликтов в судебном порядке, которые всегда сопровождаются представлением в суд  документов, подготовленных в кадровой службе, важнейшую роль играет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и  его оформление в соответствии с действующими требованиями законов, иных нормативных актов. Ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их оформление нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебных спорах с работником даже при хорошем знании положений Трудового кодекса Российской Федерации.

Руководители организаций несут  персональную ответственность за правильную организацию делопроизводства в  своей фирме.

2.1. Основные требования  к работе с приказами 
по личному составу

 

Приказы по кадрам — основные документы, определяющие служебное положение  работников, являются основанием для  внесения соответствующих записей  в документы по учету труда  и его оплаты.

Приказами по личному составу документально  оформляются:

• прием, перевод на другую работу, увольнение;
• изменение условий труда, присвоение разрядов;
• установление размеров оплаты труда;
• предоставление отпусков, командирование сотрудников;
• наложение дисциплинарных взысканий и др.

При соблюдении правил работы с документами  приказы должны печататься на специальных  бланках или на стандартных листах плотной бумаги, пригодной к длительному  хранению. По кадровым приказам ведется  нумерация, отдельная от приказов по основной деятельности.

Правильная подготовка приказа  включает в себя составление его  проекта. Компетенция лиц, подготавливающих проект, зависит от его содержания. Руководители структурных подразделений  предприятия направляют в кадровую службу представление, на основании  которого менеджеры, инспекторы отдела кадров готовят соответствующий  проект.

Проекты приказов о поощрениях и  взысканиях готовят руководители тех  подразделений, которые вносят предложение  о поощрении или наказании  работников, входящих в их непосредственное подчинение.

Формулировка приказа должна соответствовать  действующему трудовому законодательству.

На работников, в связи с перемещением которых издаются приказы вышестоящей  организации (о назначении на должность, переводе в подчиненное предприятие  или увольнении из него), отдел кадров заполняет приказ типовой формы  после того, как получена выписка  из приказа вышестоящей организации. В приказе (распоряжении) определяется дата вступления в должность, установления оклада и различных надбавок или  дата увольнения работника.

Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и  руководителями тех структурных  подразделений, чьих сотрудников приказ касается.

Приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания визируются юристом (при его наличии).

Бухгалтером могут визироваться приказы  по вопросам увольнения, направления  в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.

Приказы по личному составу подписываются  руководителем, а в его отсутствие – заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с  приказом о распределении обязанностей между руководством.

Приказ по кадрам объявляется работнику, упомянутому в нем, под расписку. После ознакомления с документом работник расписывается на подлинном  экземпляре приказа и ставит дату. В случае отказа работника от подписи  факт ознакомления удостоверяется подписью начальника отдела кадров и непосредственного  начальника работника.

Копии приказов (распоряжений), заверенные работником отдела кадров, передаются в финансовый отдел предприятия  для открытия лицевого счета на выплату  заработной платы, перерасчета ее при  изменении должности или полного  расчета при увольнении.

Приказы по личному составу регистрируются, рассылаются и формируются в  дела отделом кадров. Основания к  приказам подшиваются в личные дела работников или образуют самостоятельное  дело приложений к приказам по личному  составу.

В связи с тем, что приказы  о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках имеют временные  сроки хранения, их формирование необходимо производить отдельно от всех других приказов по личному составу.

Кадровая служба должна выполнять  весь порядок работы с приказами  по личному составу, так как эти  документы имеют большое значение для организации, как форма регулирования  трудовых отношений между работодателем  и работником, а так же контроля соответствия этих отношений действующему законодательству.

2.2. Ведение трудовых  книжек

 

Согласно ст.66 Трудового кодекса  РФ трудовая книжка установленного образца  является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В течение всего периода деятельности работника в организации его перемещения и поощрения отражаются в этом важном для каждого трудящегося документе.

Работа с трудовыми книжками и внесение в них записей строго регламентированы: согласно ст. 66 Трудового  кодекса РФ форма, порядок ведения  и хранения трудовых книжек, а также  порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством РФ.

Постановлением Правительства  РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (далее - Постановление № 225) утверждены форма трудовой книжки, форма вкладыша в трудовую книжку и Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 была утверждена инструкция по заполнению трудовых книжек.

Согласно Правилам работодатель (за исключением работодателей —  физических лиц) обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной. На работника, поступающего на работу впервые, заводится  трудовая книжка, которая заполняется  в его присутствии в срок не более недели со дня приема на работу. Работодатель — физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

Чтобы пресечь хождение поддельных трудовых книжек, Правительство РФ обязало Министерство финансов РФ утвердить порядок обеспечения работодателей новыми бланками трудовой книжки и вкладыша в нее (п.3 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225), а работодателей — обеспечить учет трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (разд. VI Правил).

.

2.3 Формирование и хранение дел в кадровой службе

 

Формирование дел⁵ – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

• раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;
• помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с наименованием дел по номенклатуре;
• помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса;
• помещать положения вместе с основными документами;
• приложения объемом свыше 100 листов следует группировать в отдельные дела, о чем в документе делается отметка;
• документы в деле располагать в хронологическом порядке по дате регистрации документа, по нумерации;
• соблюдать объем документов, которые должны помещаться в дело. В одном деле может быть подшито не более 250 листов (толщина 30-40мм), затем заводится новая папка с тем же индексом;
• включать в дела только по одному экземпляру каждого документа. Не допускается включение в дело документов, не относящихся к нему, черновиков, вариантов, размноженных копий, документов, подлежащих возврату.

В процессе группировки проверяется  правильность оформления документов. Неоформленные и неправильно  оформленные документы возвращаются непосредственно исполнителям на доработку, после чего передаются для включения  в соответствующие дела.

Дела постоянного и  долговременного сроков хранения оформляются  в твердые обложки, на которых  делается описание дела.

Листы дела нумеруются, в  начале дела подшивается внутренняя опись документов, в конце дела – заверительная надпись. Листы  внутренней описи нумеруются отдельно, их количество указывается в заверительной  надписи после общего количества листов дела через знак +.

ГЛАВА 3. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ ГОСУДАРСТВЕННОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ «ОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМ. Ф.М.ДОСТОЕВСКОГО»

Университет— государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования федерального подчинения в системе непрерывного образования, деятельность которого направлена на развитие образования, науки и культуры путем проведения фундаментальных и прикладных научных исследований и обучения в сфере высшего, послевузовского и дополнительного профессионального образования по широкому спектру естественнонаучных, гуманитарных и других направлений науки и техники.

Университет является некоммерческой организацией, финансируемой из Федерального бюджета, и не ставит в качестве основной цели своей деятельности извлечение прибыли.

Университет имеет свои традиции и  является ведущим центром развития образования, науки и культуры Сибирского региона в областях своей деятельности.

Отдел кадров Университета является самостоятельным структурным подразделением, подчиненным непосредственно ректору Университета. Его работа регламентируется Положением об отделе кадров, а функции, права и обязанности сотрудников отдела кадров прописаны в должностных инструкциях.

В своей деятельности отдел руководствуется  Уставом Университета, Конституцией Российской Федерации, Законом Российской Федерации «Об образовании», Трудовым кодексом Российской Федерации, нормативными актами, регламентирующими работу с  кадрами.

Особенности работы кадровой службы Университета, как и любого другого учебного заведения, связаны с тем, что состав работников Университета подразделяется на професорско-преподавательский состав (далее ППС) и управленческо-вспомогательный персонал (далее УВП).

То есть в Университете предусматриваются  должности научно-педагогического (профессорско-преподавательский состав, научные работники), инженерно-технического, административно-хозяйственного, производственного, учебно-вспомогательного и иного  персонала.

К профессорско-преподавательским  относятся должности: декана факультета, заведующего кафедрой, профессора, доцента, старшего преподавателя, преподавателя, ассистента. Педагогические работники – работники, осуществляющие педагогическую деятельность.

К управленческо-вспомагательному персоналу  относятся секретари, бухгалтера, инспекторы кадров, диспетчеры, юристы и так  далее.

Во главе кадровой службы Университета стоит начальник отдела кадров, у него есть свой заместитель. Им подчиняются инспекторы отдела кадров (приложение 1). Каждый инспектор имеет свои функциональные обязанности, исходя из которых формируются следующие группы:

• Инспекторы сектора профессорско-преподавательского состава (организация и проведение конкурсного отбора, документационное оформление приема, перемещения и увольнения ППС);
• Инспекторы сектора управленческо-вспомогательного персонала (документационное оформление приема, перемещения и увольнения УВП);
• Группа учета личных дел (оформление, ведение, учет и организация хранения личных дел);
• Группа, занимающаяся документационным оформлением отпусков, поощрений и дисциплинарных взысканий, а также финансовой стороной этого вопроса;
• Группа по оформлению пенсионных дел, а также государственных наград.