Кадровая служба в современной организации

Изучение данной структуры работы позволило выявить основные функции  отдела кадров Университета. Так же был сделан вывод, что эти функции непосредственно связаны с документационным обеспечением управления персоналом, к ним относятся:

• издание приказов по личному составу (о приеме на работу, увольнении, перемещениях, изменениях окладов, разрядов, должностей и т.д.);
• оформление, учет и хранение трудовых книжек;
• формирование, учет и организация хранения личных дел сотрудников;
• ведение учета представления ежегодных отпусков;
• подготовка к утверждению документации по оформлению пенсионных дел;
• подготовка статистических отчетов;
• подготовка наградных материалов, передача их в вышестоящие органы;
• обеспечение руководства университета необходимой оперативной информацией по кадровым вопросам;
• ведение воинского учета граждан, пребывающих в запасе и граждан, подлежащих призыву на военную службу в воинские силы РФ, из числа работающих в Университете;
• ведение учета студентов, аспирантов и ординаторов-призывников и оформление им справок о предоставлении отсрочки от призыва их на военную службу на период обучения в университете.

При осуществлении этих функций  отдел кадров Университета взаимодействует  с другими структурными подразделениями:

• факультетами и кафедрами;
• администрацией Университета;
• юридическим отделом;
• бухгалтерией;
• отделом по управлению внебюджетной деятельностью;
• общим отделом;
• социальным отделом;
• профсоюзными организациями

К примеру, общий отдел  занимается непосредственно организацией связи между структурными подразделениями  Университета (рассылка копий документов по кафедрам и подразделениям, передача информации и т.д.).

Секретари на кафедрах и  других структурных подразделениях Университета на местах собирают необходимые  документы по работе с персоналом (различные заявления, представления, ведомости, табеля и др.), консультируют  персонал по соответствующим вопросам, а так же отвечают на запросы отдела кадров.

В юридическом отделе визируются юристом приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания и  другие.

От бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту и т.п. Бухгалтерией могут визироваться приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.

В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы  о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных  отпусках работников и т.п.

Отдел по управлению внебюджетной деятельностью занимается вопросами, связанными с коммерческой деятельностью  Университета. Здесь согласовываются  все надбавки к заработной плате  работников, дополнительные премии и  так далее.

В администрацию Университета направляются документы для подписания и утверждения руководством (проректорами).

Важным направлением работы кадровой службы Университета является деятельность по документированию трудовых отношений. К особенностям ведения делопроизводства в кадровой службе можно также отнести использование унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты":

№ Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу" (приложение 2);

№ Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу";

№ Т-2 "Личная карточка работника" (приложение 3);

№ Т-3 "Штатное расписание";

№ Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника";

№ Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу";

№ Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу";

№ Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику";

№ Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам";

№ Т-7 "График отпусков" (приложение 4);

№ Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении; (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)";

№ Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении);

№ Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку";

№ Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку";

№ Т-10 "Командировочное удостоверение";

№ Т-10а "Служебное задание для  направления в командировку и  отчет о его выполнении";

№ Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении  работника";

№ Т-11а "Приказ (распоряжение) о  поощрении работников".

Для регистрации и учета всей документации, создаваемой и используемой в деятельности кадровой службы Университета, а также хранящейся в ней, используются книги учета и журналы. Например:

• Книга учета приказов:
• О приеме;
• О предоставлении отпусков (учебных, за свой счет, основных оплачиваемых, дополнительных и т.д.);
• О переводе;
• Об увольнении;
• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
• Книга учета личных заявлений сотрудников Университета;
• Книга учета сотрудников принятых на работу;
• Книга учета сотрудников уволенных с работы;
• Книга регистрации больничных листов;
• Книга учета личных дел;
• Книга учета документов для служебного пользования;
• Журнал выдачи личных дел во временное пользование;
• Журнал учета исполнительных листов
• И другие.

Другой особенностью в деятельности отдела Университета является способ хранения документации.

Хранению непосредственно в  отделе кадров Университета подлежат личные дела и личные карточки сотрудников, трудовые книжки, а также иные кадровые документы, необходимые для осуществления  деятельности кадровой службы.

Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников Университета, кроме  работающих по совместительству (на эту  категорию работников трудовые книжки ведутся по основному месту работы). В обязанности инспекторов отдела кадров входит ведение, учет и хранение трудовых книжек и вкладышей к  ним.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В тексте заключения хочется отметить, что на протяжении десятилетий в отечественной экономике господствовал технократический подход к хозяйствованию на уровне предприятия, когда во главу угла ставились производственные планы, бюджеты, административные распоряжения. Кадровая политика как таковая во многом была прерогативой государственных органов и ортодоксальных идеологических механизмов. Многие ее составляющие оказывались вне непосредственного влияния руководителей предприятия. Монополизм в сфере труда в целом приводил к сужению трудовой мотивации и к отчужденности работников, к падению заинтересованности в труде и низкой производительности. Можно утверждать, что кадры - это не фактор и не ресурс перехода России к рынку, кадры - то пространство, где это должно произойти. Практика подтверждает, что человеческие возможности являются определяющими в достижении поставленных целей.

Анализ основных направлений  деятельности сотрудников отдела кадров Университета позволил выявить некоторые особенности ведения делопроизводства в кадровой службе:

1. В основе работы кадровой  службы Университета стоит разделение  состава его сотрудников на  профессорско-преподавательский состав  и управленческо-вспомогательный  персонал.

2. Важной особенностью  является четкое разделение обязанностей  между сотрудниками отдела кадров. Каждый несет ответственность

за определенное направление  деятельности отдела, что способствует направленной работе над определенными  вопросами.

3. Отдел кадров взаимодействует  с другими структурными подразделениями  Университета, кроме того все  они взаимосвязаны и взаимозависимы. Таким образом, в управлении  работой с персоналом задействованы  практически все отделы, но документирование  занимается исключительно кадровая  служба.

4. В кадровом делопроизводстве  используются преимущественно документы  унифицированных форм. Это обусловлено  большой степенью важности оформления  и ведения кадровой документации.

5. Принцип разделения  состава работников соблюдается  при учете и регистрации документов. Кроме того в кадровом делопроизводстве  недостаточно двух-трех книг и  журналов для учета. Как показывает  изучение работы кадровой службы  Университета, их необходимо намного  больше. Это особенность связана  с разнообразием и множеством  кадровых документов, каждый вид  которого независим от других  и требует особого отношения  при работе с ним.

В результате, установленные особенности основных направлений деятельности сотрудников отдела кадров университета, типичны для всех кадровых служб  любых организаций. Такой вывод позволило сделать изучение теоретического  и практического материала

Социально-экономическое  значение кадровой работы  в условиях рыночной экономики существенно  изменяется, и она перестает быть только организационно-административной работой. Управление персоналом приобрело  новое экономическое и социальное значение

Кадровая служба становится основой для более эффективного использования трудовых ресурсов любого предприятия, одной из важнейших  источников процветания любой организации.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ.
2. Трудовой кодекс РФ. Текст с изменениями и дополнениями на 1 сентября 2007 года. – М.:Эксмо, 2007. – 272 с.
3. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».
4. Инструкция по заполнению трудовых книжек от 10.10.2003 № 69.
5. Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы. Учебное пособие для среднего профессионального образования – М.: Издательский дом «Академия», 2007.
6. Грудцына Л.Ю. Кадровик. 2-е изд., дополненное и переработанное. – М.: Эксмо, 2007. – 304 с.
7. Кирсанова М.В. Трудовая книжка: новые правила ведения и хранения. 2-е изд., стер. – М.: Изд-во ОМЕГА-Л, 2006. – 58 с.
8. Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство. – М.: ООО «Интел-синтез АПР», 2005.
9. Рогожин М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе. – М.: Велби, 2006. – 776 с.
10. Одегов Ю.Г.Карташова Л.В. Управление персоналом,оценка эффективности.: Учебное пособие для вузов –М.: Издательство «Экзамен»,2004
11. Базаров Т.Ю. Еремина Б.Л. Управление персоналом:Учебник для вузов-2-е изд.,перераб. И доп.-М.:ЮНИТИ,2003.

 

 

 

Приложение 1

 

Структура отдела кадров Университета

 

 

¹ Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство. – М.: ООО «Интел-синтез АПР», 2005.

² Кирсанова М.В. Трудовая книжка: новые правила ведения и хранения. 2-е изд., стер. – М.: Изд-во ОМЕГА-Л, 2006.

³ Например, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65.

4 Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N 28.

⁵ Дело – совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.» утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N 28.