Коммуникации в менеджменте

     М.Х. Мескон ссылается на исследования, согласно которым руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации - он занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений. Качество коммуникаций может прямо влиять на степень реализации целей организации. Отсюда можно сделать вывод, что взаимопонимание между руководителем и человеком, который является получателем информации для дальнейшей ее передачи по назначению - то есть секретарем, личным помощником, ассистентом - является ключом к эффективному обмену информацией[1,с.68]..

     Коммуникационный  процесс - это последовательность действий при общении людей.

     В результате этого процесса происходит продвижение информации по следующим этапам:

     · зарождение идеи;

     · кодирование и выбор канала;

     · передача;

     · декодирование;

     · обратная связь и помехи.

     Этапы, на основе которых могут возникать проблемы в разных точках коммуникационного процесса.

     1. Зарождение идеи. Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. Его роль заключается в проектировании и кодировании информации с последующей передачей другим участникам процесса.

     Очень важно правильно и тщательно  сформулировать свою идею, сделать  ее конкретнее, с тем, чтобы она  стала интересной и притягательной 

     10

для получателя. Важно помнить, что идея еще не трансформирована в слова или не приобрела другой формы, в которой она послужит обмену информацией. Отправитель решил только, что именно он хочет сделать предметом обмена информацией. Чтобы осуществить обмен эффективно, он должен принять в расчет множество факторов.

     2. Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты (язык тела). Такое кодирование превращает идею в сообщение.

     Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. К некоторым общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Если канал не слишком соответствует идее, обмен информацией будет менее эффективен[1,с.90]..

     Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Часто желательно использовать два или более средств коммуникации в сочетании. Процесс усложняется, поскольку отправителю приходится устанавливать последовательность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи информации. Тем не менее, считается, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем, скажем, обмен только письменной. Например, если на собрании начальников отделов, у начальника финансового отдела есть предложения по упрощению взаиморасчетов, эффективнее будет их представить письменно в виде раздаточного материала, на экране или флип-чарте в виде графиков, или схем, или видеоролика, комментируя все это устно. При этом больше

11

вероятность, что информация воспримется во-первых, положительно, во-вторых, полностью или в максимальном объеме, в-третьих, будут оперативно учтены пожелания и предложения заинтересованных коллег.

     3. Передача. На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникации. В то же время передача является лишь одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица. Передача информации осуществляется с использованием знаковых систем.

     Вербальная  коммуникация в качестве знаковой системы использует речь - систему фонетических знаков, включающую два принципа: лексический и синтаксический. Речь является самым универсальным средством коммуникации, так как при передаче информации при помощи речи менее всего теряется смысл сообщения. При помощи речи осуществляется кодирование и декодирование информации[1,с.127]. В структуру речевого общения входят значение и смысл слов, фраз. Важную роль играет точность употребления слова, его выразительность и доступность, правильность построения фразы и ее доходчивость, правильность произношения звуков, слов, выразительность и смысл интонации. Многое зависит от принятой в компании терминологии и так называемого «корпоративного сленга»: например, в компаниях, занимающихся информационными технологиями и программным обеспечением, есть свой стиль и язык общения, зачастую непонятный непосвященным: слово «зависнуть» будет обозначать, что программа не отвечает на посылаемые запросы, и, как правило, не будет употребляться в своем прямом значении.

     В основе невербальной коммуникации лежит информация, посланная отправителем без использования слов, взамен которых применяются любые

     12

символы. Основные функции невербальных средств - это дополнение и замещение речи, отражение эмоциональных состояний  партнеров по коммуникативному процессу.

     Хотя  речь является универсальным средством  общения, она приобретает значение только в совокупности с использование невербальных символов для трансляции сообщений. Проведенные исследования показывают, что 55% сообщений воспринимается через выражение лица, позы и жестов, а 38% - через интонацию и модуляции голоса. Это говорит о важности необходимости изучения невербальных сигналов.

     4. Декодирование. После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование - это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информацией на этом должен завершиться.

     5. Обратная связь. Обмен информацией можно считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи через обратную связь, произведя действия, которых ждал от него отправитель[2,с.58]. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

13

Коммуникативные барьеры

     Различают коммуникативные барьеры микро- и макроуровня (микробарьеры и макробарьеры).

     Микробарьеры  препятствуют успешной коммуникации в  конкретных, узких секторах профессионального  общения. К ним можно отнести:

     1)психологический настрой источника (отправителя) информации по отношению к получателю (адресату);

     2)психологический настрой получателя (адресата) к источнику (отправителю) информации;

     3)низкую способность восприятия получателем формата данной информации (сложность фраз, трудная лексика, специфический глоссарий, национальный акцент);

     4)отсутствие обратной связи;

     5)предвзятое отношение обоих контрагентов коммуникации к обсуждаемой идеи (теме) и приводимой аргументации.

     Макробарьеры  коммуникации препятствуют установлению успешной коммуникации к обсуждаемой  идее (теме) и приводимой аргументации[2,с.120]. К ним можно отнести:

     А) превышение пропускной способности сетей, каналов, средств передачи и кодирования информации, в результате чего часть информации пропадает либо искажается в результате перегрузке сетей;

     Б) упрощённую информацию, несущую в  себе мало конструктивных идей, слабосвязанную с контекстом общения;

     В) языковой барьер (иноязычная среда  общения, профессиональный сленг, не воспринимаемый невербальный стиль общения);

     Г) технические и организационные  причины. 
 
 

14

Анализ  системы коммуникаций управления фирмы «Артёмпищевик»

Организационно-экономическая характеристика предприятия

     По  общему признанию, коммуникации имеют  огромное значение для успеха деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем менеджмента. По существу это своего рода «кровеносная система» единого организма фирмы. Эффективно работающими руководителями считают тех, кто эффективен в коммуникациях. Менеджеры должны в совершенстве владеть искусством коммуникации, так как, образно говоря, они выполняют работу «чужими руками».

     Роль  коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в мощных компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом[8,с.85].

     Многие  предприятия пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими  своего внешнего окружения, вот и  ОАО «Артёмпищевик» не исключение. С имеющимися потенциальными потребителями  они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, «имиджа» предприятия на местном, общенациональном или международном уровне. Предприятию ОАО «Артёмпищевик» приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах любая компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т.п.  

     15

     ОАО «Артёмпищевик» является одним из предприятий  пищевой 

промышленности города Артёма. Оно имеет 63-летний опыт работы, так как это предприятие - правопреемник Комбината пищевого «Артёмовский», основанного в 1948 г. по адресу: улица Садовая, дом 9. В начале на предприятии производили безалкогольные напитки, затем номенклатура выпускаемых изделий расширилась, стали выпускать кондитерские изделия.

     Основными видами деятельности Открытого акционерного общества «Артёмпищевик» являются: производство, заготовка, переработка и хранение сельскохозяйственной продукции; торгово-закупочная деятельность; организация оптовой и розничной торговли, общественного питания и бытового обслуживания населения, в том числе на валютной основе в соответствии с действующим законодательством; организация и осуществление транспортно - экспедиционных, автотранспортных и иных сопутствующих работ и услуг; приобретение и поставка оборудования и устройств промышленно-бытового значения; оказание культурно-бытовых услуг гражданам и организациям; привлечение дополнительных финансовых ресурсов путём выпуска ценных бумаг; выпуск различных сортов печенья и крекера; проведение маркетинговых исследований, тенденций деловой активности на рынке продукции и услуг и т.д.

     В настоящее время на предприятии  производится крекер «Нежный», «С солью», «С луком», «С беконом», «Крошечный с  ванилью», «Крошечный с маком», «Крошечный с солью», печенье «Сластена», «Мария», «Сладкоежка».

     На  ОАО «Артёмпищевик» основными видами запасаемого сырья являются: мука пшеничная в/с, маргарин, сахар, соль, сода, масло растительное, молоко, ванилин.

     Основными конкурентами, как и поставщиками продукции на предприятие ОАО  «Артёмпищевик» являются различные  предприятия, которые находятся в Находке, Уссурийске и во Владивостоке. При

16

     правильной структуре продаж у ОАО «Артёмпищевик» есть огромный потенциал роста.                                  

Анализ  коммуникативной  политики предприятия

     Информационные  потоки, связанные отделом снабжения и сбыта перемещаются в рамках вертикальных и горизонтальных коммуникаций. Таким путем, работникам отдела сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п [7,с.187]. Например, главный технолог сообщает в отдел снабжения и сбыта о предстоящих изменениях в производстве продукта, следовательно, основной задачей снабженца в данном случае, является поиск наиболее эффективных путей приобретения сырья для выпуска новой продукции. Таким образом, видно, что входящая информация, поступившая от вышестоящего руководства, заключается в необходимости поиска новых поставщиков или в пересмотре работы со старыми. Исходящая информация будет заключаться в ответе на предложенный запрос руководства. Можно рассмотреть, как протекают информационные потоки на предприятии ОАО «Артёмпищевик» на примере отдела снабжения и сбыта. Потоки перемещаются в рамках вертикальных и горизонтальных коммуникаций.