Коммуникации в менеджменте

     Таким путем, работникам отдела сообщается о  текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п. Например, главный технолог сообщает в отдел снабжения и сбыта о предстоящих изменениях в производстве продукта, следовательно, основной задачей снабженца в данном случае, является поиск наиболее эффективных путей приобретения сырья для выпуска новой продукции. Таким образом, видно, что входящая информация, поступившая от вышестоящего руководства, заключается в необходимости поиска новых поставщиков или в  
 

     17

     пересмотре  работы со старыми. Исходящая информация будет заключаться в ответе на предложенный запрос руководства.

     Данный  отдел взаимодействует не только с вышестоящими органами управления, но и с внешней средой предприятия. Здесь можно выделить покупателей  продукции, как реально существующих, так и потенциальных,

поставщиков сырья для ее изготовления.

     Помимо  обмена по нисходящей, организация  нуждается в коммуникациях по восходящей, т.е. снизу вверх. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. Отдел сообщает руководству об изменениях во взаимодействии с внешней средой, т.е. с теми же поставщиками и потребителями.

     Во  время работы задействованы формальные коммуникации, но существуют и неформальные связи между работниками и  менеджером разного уровня. Неформальные коммуникации выходят на первый план во время праздников и ежегодных корпоративных мероприятий по организации отдыха на природе.

     Горизонтальные коммуникации в ОАО «Артёмпищевик» в основном протекают через общение между сотрудниками.

     Коммуникации между генеральным директором и советом директоров на предприятии ОАО «Артёмпищевик» происходит обычно в форме совещаний и отчетов, которые он предоставляет практически ежемесячно.

     В свою очередь с отделом кадров генеральный директор взаимодействует прямо, так как он непосредственно узнает от отдела кадров любые изменения, которые происходят на предприятии. А отдел кадров получает распоряжения в устной форме, периодичность взаимодействия с отделом кадров составляет 2 раза в месяц.

     Входящая информация движется сверху вниз, т. е. от директора до бухгалтерии. Финансовый директор передает информацию планово- 

     18

     экономическому  отделу, также отделу снабжения и  сбыта и главному бухгалтеру, а  он в свою очередь бухгалтерии.

     Следовательно, выходящая информация распространяется снизу вверх, например, бухгалтерия предоставляет информацию главному бухгалтеру, а он в свою очередь передает ее финансовому директору.

     Периодичность передачи информации у каждого отдела своя, например, бухгалтерия информацию передает главному бухгалтеру ежедневно, а все остальные рассмотренные отделы каждую неделю.

     В связи с тем, что средства передачи информации очень устарели, можно  заметить, что время, которое сообщение  проходит в пути значительно превышает  то время, которое оно могло бы занимать, если бы эти средства были бы обновлены.

     Передача  входящей информации происходит по средствам  совещания, что требует много времени, в устной форме, что способствует некоему искажению информации. А выходящая информация передается по средствам отчетов, в письменной форме на бумажном носителе.

     С другим отделом, техническим отделом, он также взаимодействует как устно, так и письменно.

     Как и в любом другом предприятии в ОАО «Артёмпищевик» тоже существуют различные препятствия и возникают различные затруднения. К этим затруднениям можно отнести, например, несвоевременное донесение информации к сотрудникам и аппарату управления, что может повлечь за собой материальные убытки или какие - то несогласованности. Еще одним из недостатков присущий всем другим крупным предприятиям является психологический настрой. Это может быть следствием, например, плохого настроения или отношения с сотрудниками по отдельности, или боязни общаться с директорами и начальниками.

     Другая  причина трудностей в коммуникациях  – перегрузка каналов связи, которая  может быть вызвана, как элементарной нехваткой 

     19

     технических средств связи и обработки информации, так и избыточностью информационных потоков. Примером такого затруднения именно на

     предприятии ОАО «Артёмпищевик» может служить отдел снабжения и сбыта, потому что в данном отделе существует постоянная перегрузка, так как в этот отдел поступает не только информация от высшего руководства и

из других отделов, но и одновременно из внешнего окружения, т. е. внешней среды предприятия. Отсюда следует и другая причина  неэффективных коммуникационных каналов, это затрудненная обратная связь.

     Как известно информация передается не самостоятельно, а непосредственно через средства передачи.

     Устная  передача чаще всего, когда происходит зарождение идеи или отбор информации. Данный вид передачи информации на предприятии преобладает, он используется в большинстве случаев.

     Совещания чаще всего проводят, когда уже  руководство приняло решение  и его необходимо довести до всех отделов. В ОАО «Артёмпищевик» в основном используется, когда генеральному директору необходимо донести до совета директоров те изменения, которые произошли на предприятии.

     Телефонные  переговоры и письменная передача, когда непосредственно передается само сообщение. На предприятии так  же активно используется этот вид  передачи информации. Искажение сообщений  при этом меньше, чем при устной передаче.

     Электронная почта и компьютерные сети, когда  идет непосредственно реализация сообщения. Данные средства передачи информации на предприятии ОАО «Артёмпищевик» очень устарели, что ведет к замедленной передаче информации.

     Как уже отмечалось выше, многие предприятия пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего

     20

     внешнего  окружения, ОАО «Артёмпищевик» не исключение. С имеющимися потенциальными потребителями они общаются с помощью рекламы, и других программ продвижения товаров на рынок, а также проводя различные

     социологические опросы. В сфере отношений с  общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, “имиджа” предприятия на местном, общенациональном или международном

уровне. Предприятию ОАО «Артёмпищевик» приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах, как и любая компания, она сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т.п. Делая взносы в пользу разных политических групп, комитетов, предприятие пытается влиять на содержание будущих законов и постановлений.

       Существуют различные проблемы  на предприятии, которые препятствуют эффективному коммуникационному процессу. Такими процессами довольно часто являются психологические различия в восприятии. Люди интерпретируют одну и ту же информацию по-разному в зависимости от образования, жизненного опыта, круга интересов, потребностей, эмоционального состояния. Предприятие ОАО «Артёмпищевик» тоже подвержено такой проблеме, впрочем, как и отдельные отделы, в данном случае отдел снабжения и сбыта.

     Очень важен также характер взаимоотношений  между руководителем и подчиненным. В атмосфере доверия расширяются информационные потоки, и повышается точность информации: если руководители честны и открыты, информируя своих подчиненных, последние отвечают им тем же. На данном предприятии отношения между руководителем и подчиненными чисто формальные, так что никакой атмосферы доверия между ними не существует.

     21

     Другая  часть проблем межличностных  контактов связана с семантическими барьерами. Они проявляются в  том, что слова-символы, используемые для кодирования информации, могут  иметь разные значения для разных людей в зависимости от их профессии, социального статуса,

     национально-культурных различий, должности и т. д. Ситуация осложняется тем, что во многих организациях, а иногда даже в их структурных  подразделениях, вырабатывается собственный жаргон, что также может

служить источником смысловых искажений. Данное предприятие ОАО «Артёмпищевик» тоже не исключение, оно естественно подвержено такой проблеме.

     Одна  из причин, вызывающих затруднения  в процессе коммуникации,- это фильтрация. В организации существует необходимость отбора или фильтрации сведений, чтобы при обмене информацией между подразделениями или уровнями управления направлять получателю только те сообщения, которые его касаются. Для ускорения движения информации и придания сообщению большей ясности информацию определенным образом «сжимают»: упрощают, обрабатывают, суммируют. Это может привести к отсеиванию одних и акцентированию других сведений, искажающих содержимое информации.

     При анализе коммуникационной системы  были выявлены некоторые недостатки. Эти недостатки неблагоприятно влияют на предприятие в целом, поэтому необходимо провести ряд изменений в системе коммуникаций.

     Как уже отмечалось выше, существуют определенные средства передачи информации, одно из средств передачи – компьютерные сети. На предприятии ОАО «Артёмпищевик» они очень устарели. В качестве рекомендаций можно предложить обновление компьютерной базы. Данное мероприятие позволит увеличить скорость передачи информации, что в свою очередь повлияет на качество и скорость принятия управленческих решений,

     22

     и их реализацию. Количество новых компьютеров  в отдел снабжения и сбыта  будет составлять 6 штук на первое время. На данный момент стоимость одного хорошего компьютера составляет 30 тысяч  рублей, следовательно, на 6 компьютеров будет потрачено 180 тысяч рублей. При обновлении

     компьютерной  базы, Интернет тоже станет лучше и  быстрее работать. Также можно  создать локальную сеть на предприятии  для того, чтобы передавать электронные  виды отчетов, что позволить сэкономить время, как работников, так и руководства.

     Также, по приказу генерального директора ОАО «Артёмпищевик» будет назначена группа из 3 человек – исследователей, которые будут проводить бенчмакинг, т. е проводить исследования на других предприятиях – конкурентах. Им будет назначена дополнительная доплата в размере 5000 рублей на каждого в месяц. С помощью исследований у конкурентов руководство будет в курсе, того, что предпринять для совершенствования системы коммуникаций на предприятии, что наиболее выгодно предпринять, а что наоборот не следует рассматривать.

     Существует  еще одна проблема – нерациональная организационная структура. Если организационная  структура организации продумана  плохо, то это вызывает дублирование функций, задач и полномочий, это  неизбежно приводит и к параллельным потокам информации, ее искажениям и замедлению движения. Кроме того, чем больше уровней руководства в организационной структуре, тем больше вероятность информационных искажений, так как каждый уровень фильтрует и корректирует передаваемую информацию. Нерациональная структура может также вызывать конфликты между различными подразделениями и отдельными руководителями, что естественно создает серьезные проблемы при обмене информации и принятии управленческих решений. Исходя из всего вышесказанного можно сделать вывод о том, что на предприятии ОАО «Артёмпищевик» следует

     23

     убрать  дублирование функций, это приведет к исчезновению параллельных потоков  информации. Увеличит качество и скорость передачи информации.