Лекции по "Управлению проектами"

Четвертый уровень зрелости (уровень интеграции) характеризуется полной формализацией с официальным утверждением всех процессов управления проектами и документированием всей соответствующей информации. Компании, достигшие этого уровня, в состоянии эффективно планировать, управлять и контролировать все множество выполняемых ими проектов. Процессы управления проектами хорошо определены, количественно оценены, поняты персоналом и внедрены в практику. Данные, относящиеся к процессам управления проектами, стандартизованы, собраны и хранятся в базе данных для обеспечения эффективного и объективного анализа и количественной оценки процессов. Собранные данные также применяются для прогнозирования нежелательных тенденций и предотвращения возможных неблагоприятных ситуаций, которые угрожают ухудшить производительность и качество. Это позволяет компании создать фундамент для объективного принятия решений.

На пятом уровне зрелости (уровне совершенствования) процессы управления проектами в компании постоянно улучшаются. Обеспечивается автоматический сбор данных по управлению проектами для выявления слабых мест в процессах. Эти данные тщательно анализируются и количественно оцениваются для определения возможностей дальнейших улучшений процессов управления проектами. Этот уровень предполагает наличие и использование инструментов постоянного совершенствования процессов управления проектами. В качестве таких инструментов могут выступать, например, организационные структуры, процедуры и информационные технологии, обеспечивающие возможность аудита, мониторинга и экспертизы проектов.

 

ЛЕКЦИЯ 9.

Управление коммуникациями проекта. Выбор системы управления проектами.

 

• Управление коммуникациями проекта – управленческая функция, направленная на обеспечение своевременного сбора, генерации, распределения и сохранения необходимой проектной информации.

Чтобы быть полезной для  принятия решений, информация должна быть предоставлена своевременно, по назначению и в удобной для восприятия форме. Это решается использованием современных информационных технологий в рамках системы управления проектом. Коммуникации и сопутствующая им информация являются своего рода фундаментом для обеспечения координации действий участников проекта.

Схема обмена информацией  среди участников проекта:

(проектный офис)

 

• Основные потребители информации:
• менеджер проекта (для анализа расхождений фактических показателей выполнения работ от запланированных и принятия решений по проекту);
• заказчик (для осведомленности о ходе выполнения работ);
• спонсор (куратор) проекта (для принятия стратегических решений о продолжении или закрытии проекта);
• руководители функциональных подразделений (для принятия решений о выделении сотрудников и других ресурсов для выполнения проектных работ);
• исполнители работ (для получения заданий и формирования отчетности);
• поставщики (при возникновении потребности в материалах, оборудовании, необходимом для выполнения работ).

Управление коммуникациями обеспечивает поддержку системы связи между участниками проекта, передачу управленческой и отчетной информации, направленной на обеспечение достижения целей проекта. Каждый участник проекта должен быть подготовлен к взаимодействию в рамках проекта в соответствии с его функциональными обязанностями.

Управление  коммуникациями включает в себя следующие  процессы:

• планирование системы коммуникаций – определение информационных потребностей участников проекта (состав информации, сроки и способы доставки);
• сбор и распределение информации – процессы регулярного сбора, обработки и доставки информации;
• отчетность о ходе выполнения проекта – обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми и анализ тенденций, прогнозирование;
• документирование хода работ – сбор, обработка и организация хранения документации по проекту.

Планирование системы  коммуникаций.

План коммуникаций является составной  частью плана проекта. Он включает в  себя:

• план сбора информации, в котором определяются источники информации и методы ее получения;
• план распределения информации, в котором определяются потребители информации и способы ее доставки;
• детальное описание каждого документа, включая формат, содержание, уровень детальности и используемые определения (глоссарий);
• план ввода в действие тех или иных видов коммуникации;
• методы обновления и совершенствования плана коммуникаций.

План коммуникаций формализуется  и детализируется в зависимости  от потребностей проекта.

Сбор и распределение  информации.

В рамках проекта существует потребность в осуществлении различных видов коммуникаций:

• внутренние (внутри команды проекта) и внешние;
• формальные (отчеты, запросы, совещания) и неформальные (напоминания, обсуждения);
• письменные и устные;
• вертикальные и горизонтальные.

При формировании организационных структур проектов должны соблюдаться два основных принципа – разделение уровней ответственности (по вертикали) и разделение областей ответственности (по горизонтали). В этом смысле решения напрямую связаны со сложностью и комплексностью проектов.

Для простых проектов обычно бывает достаточно двух уровней управления. Руководитель проекта осуществляет оперативное управление ходом проекта, обеспечивает выполнение запланированных  работ, готовит предложения по изменениям в планах, координирует технические и людские ресурсы. Полномочия по изменению сроков, бюджета, содержания и границ проекта относятся к верхнему уровню управления и принадлежат высшему руководителю, называемому спонсором, куратором или патроном проекта. Взятая за основу, эта схема может развиваться как вниз (руководители по подпроектам), так и вверх (управляющие комитеты мультипроектов или программ).

Похоже выглядит ситуация и с  точки зрения областей ответственности. В простых проектах привычной  выглядит ситуация, когда руководитель проекта сам выполняет все функции управления проектом (в том числе управление рисками, качеством, конфигурацией). В сложных проектах руководитель вынужден создавать собственный штат, распределяя отдельные функции управления между своими сотрудниками.

Системы сбора и распределения  информации должны обеспечивать потребности  различных видов коммуникаций. Для  этих целей могут использоваться автоматизированные и неавтоматизированные методы сбора, обработки и передачи информации.

Подготовка отчетности о ходе выполнения проекта.

Процессы сбора и обработки  данных о фактических результатах  и отображение информации о состоянии  работ в отчетах обеспечивают основу для координации работ, оперативного планирования и управления.

Отчетность о ходе выполнения включает:

• информацию о текущем состоянии проекта в целом и в разрезе отдельных показателей;
• информацию об отклонениях от базовых планов;
• прогнозирование будущего состояния проекта.

Документирование хода работ

Документирование включает в себя:

• сбор и верификацию окончательных данных;
• анализ данных и выводы о степени достижения результатов проекта и эффективности выполнения работ;
• архивирование результатов с целью дальнейшего использования.

 

 

 

 

Классификация информационных систем управления проектами

В современной деловой среде актуальность проектного управления как метода организации и управления производством значительно возросла. Это обусловлено объективными тенденциями в глобальной реструктуризации бизнеса. Во многих организациях и на производственных предприятиях стали применять принципы распределенного, децентрализованного управления. Крупные производственно-хозяйственные комплексы быстро замещаются гибкими сетевыми структурами. Поэтому производственная деятельность всё больше превращается в комплекс работ со сложной структурой используемых ресурсов, сложной организационной топологией, сильной функциональной зависимостью от времени и огромной стоимостью.

Первоначально крупные  компании осуществляли разработку программного обеспечения для поддержки собственных  проектов, но вскоре первые системы управления проектами появились и на рынке программного обеспечения. Системы, стоявшие у истоков планирования, разрабатывались для мощных больших компьютеров и сетей мини-ЭВМ.

Основными показателями систем этого класса являлись их высокая мощность и, в то же время, способность достаточно детально описывать проекты, используя сложные методы сетевого планирования. Эти системы были ориентированы на высокопрофессиональных менеджеров, управляющих разработкой крупнейших проектов, хорошо знакомых с алгоритмами сетевого планирования и специфической терминологией. Как правило, разработка проекта и консультации по управлению проектом осуществлялись специальными консалтинговыми фирмами.

Кроме того, на бурное развитие систем для управления проектами повлияло появление персональных компьютеров, когда компьютер стал рабочим инструментом для широкого круга руководителей. Значительное расширение круга пользователей управленческих систем породило потребность создания систем для управления проектами нового типа, одним из важнейших показателей таких систем являлась простота использования. Управленческие системы нового поколения разрабатывались как средство управления проектом, понятное любому менеджеру, не требующее специальной подготовки и обеспечивающее легкое и быстрое включение в работу.

Разработчики новых  версий систем этого класса, стараясь сохранить внешнюю простоту систем, неизменно расширяли их функциональные возможности и мощность и при  этом сохраняли низкие цены, делавшие системы доступными фирмам практически любого уровня.

Системы управления проектами  используются для решения следующих  основных задач:

• разработка расписания исполнения проекта без учета ограниченности ресурсов;
• разработка расписания исполнения проекта с учетом ограниченности ресурсов;
• определение критического пути и резервов времени исполнения операций проекта;
• определение потребности проекта в финансировании, материалах и оборудовании;
• определение распределения во времени загрузки возобновляемых ресурсов;
• анализ рисков и планирование расписания с учетом рисков;
• учет исполнения проекта;
• анализ отклонений хода работ от запланированного и прогнозирование основных параметров проекта.

При выборе программного продукта пользователю необходимо, прежде всего, понять, для решения каких задач потребуется система управления проектами, проанализировать характер деятельности организации с точки зрения возможности и целесообразности применения проектной формы планирования и управления. При этом необходимо ясно представлять, какая деятельность может планироваться в виде проектов, насколько детально необходимо планировать и контролировать проекты. В табл. представлены основные функции систем календарного планирования, содержание которых поможет потенциальному пользователю выбрать оптимальное программное средство для решения своих задач.

 

 

 

 

 

Таблица 2

Основные функции систем календарного планирования

 

Группы функций	Содержание функций
Средства описания комплекса  работ проекта, связей между работами и их временных характеристик	описание глобальных параметров планирования проекта; описание логической структуры комплекса работ; многоуровневое представление проекта; назначение временных параметров планирования задач; поддержка календарей отдельных задач и проекта в целом.
Средства поддержки  информации о ресурсах и затратах по проекту и назначения ресурсов и затрат отдельным работам проекта	организационная структура исполнителей; ведение списка наличных ресурсов, номенклатуры материалов и статей затрат; поддержка календарей ресурсов; назначение ресурсов работам; календарное планирование при ограниченных ресурсах
Средства контроля за ходом выполнения проекта	фиксация плановых параметров расписания проекта в базе данных; ввод фактических показателей состояния задач; ввод фактических объемов работ и использования ресурсов; сравнение плановых и фактических показателей и прогнозирование хода предстоящих работ
Графические средства представления  структуры проекта, средства создания различных отчетов по проекту	диаграмма Гантта (часто совмещенная с электронной таблицей и позволяющая отображать различную дополнительную информацию); PERT -диаграмма (сетевая диаграмма); создание отчетов, необходимых для планирования и контроля

 

Как правило, системы  управления проектами (СУП) делятся на:

1) системы начального  уровня, к которым, учитывая их  функционал, наиболее применим термин системы календарного планирования и контроля (СКПК);

2) профессиональные системы  управления проектами.