Методологічні підходи до самоменеджменту

схильністю до чогось, звичками.

Для зміни свого робочого стилю  слід усвідомити сильні та слабкі сторони 

свого стилю роботи; стимулювати  сильні сторони та працювати над 

подоланням особистих недоліків.

57

Тема 7. Самоконтроль діяльності менеджера

План:

1.  Функції контролю в самоменеджменті.

2.  Контроль процесу.

3.  Контроль результатів.

4.  Самоконтроль.

1. Функції контролю

Слід відрізняти контроль за діяльністю організації від контролю в 

самоменеджменті.

Контроль як функція самоменеджменту  охоплює три задачі:

·  Осмислення фізичного стану. Що досягнуто до моменту здійснення

контролю?

·  Порівняння запланованого з досягнутим.

·  У якому ступені досягнута поставлена мета?

·  Які відхилення мають місце ?

·  Корегування по установлених відхиленнях.

·  Час, тривалість і регулярність контролю залежать від задач, що

виконуються, і поставленої мети.

Види контролю:

·  Контроль процесу і здійснюваної діяльності;

·  Контроль результатів (цільовий контроль).

2. Контроль процесу

Менеджеру необхідно щодня, через  рівні проміжки часу перевіряти свої

плани й організацію праці, задаючи  собі наступні питання:

·  Чи Виконуєте Ви дійсно необхідні задачі?

·  Чи завжди  правильно Ви приймаєте рішення щодо пріоритетності

завдань Вашої діяльності?

·  Чи Справляєтеся Ви запланованими задачами у встановлений час?

·  Чи Передоручаєте Ви в достатньому обсязі справи, у тому числі і

термінові?

·  Чи Збираєте Ви в єдиний блок невеликі справи, телефонні розмови і

т.п.?

·  Чи Використовуєте Ви всі інші можливості раціоналізації і

розвантаження?

·  Чи Ведете боротьбу з "перешкодами" і "поглиначами часу"?

Контроль процесу включає:

·  Аналіз діяльності і часу

·  Аналіз денних "перешкод".

Виконання аналізу видів діяльності і часу з метою здійснення процесу 

контролю можна зробити за допомогою тієї ж таблиці* і комп’ютерної

програми*, що ми розглядали при вивченні теми 1. Для здійснення контролю

слід порівняти заплановані  витрати часу з фактичними:

58

Аналіз видів діяльності і витрат часу

Види діяльності

Витрати часу

заплановані  фактичні

Виграш у годинах

å

П

å

Ф

=

å

П-å

Ф

Виграш у годинах визначається за рахунок завдань, які  ви виключили  із

свого плану завдяки делегуванню  чи принципу Ейзенхауера, або за рахунок 

застосування прийомів раціоналізації праці.

Способи контролю діяльності і часу:

·  Запланований час (цілеустановка).

·  Сприйняття фактичного перебігу часу і діяльності.

·  Розробка планованого стану.

·  Порівняння "план-факт" (контроль)

Спосіб "Запланований час (цілеустановка)" передбачає запис задач 

категорії А, що міг би виконувати менеджер, якби щодня мав на 1 годину

більше часу у своєму розпорядженні:

1.   ______________________

2.   ______________________

3.   ______________________

4.   ______________________

5.   ______________________

Спосіб "Сприйняття фактичного перебігу часу і діяльності" передбачає:

·  фіксацію роботи, періодично виконуваної протягом дня чи тижня;

·  аналіз причин.

Фактичний стан

Фактично 

витрачений час

(год, хв)

Планований стан

Планований 

час (год, хв)

Перерахування,

регулярне

відтворених

протягом дня чи

тижня видів 

діяльності

День  Тиждень  Перерахування 

можливостей

оптимізації з 

метою економії

часу

День  Тиждень

Спосіб "Розробка планованого стану" передбачає:

1.  Аналіз кожного виду діяльності  в графі "Фактичний стан" з погляду 

можливості оптимізації трудового процесу з метою економії часу:

·  що відбудеться, якщо відмовитися від даної діяльності?

59

·  що відбудеться, якщо цю діяльність цілком чи частково делегувати?

·  що відбудеться, якщо цю діяльність здійснювати протягом більш

короткого проміжку часу?

2.  Запис заходів для реалізації  в графі "Планований стан" і виділення 

нового планованого часу.

Спосіб "Порівняння "план-факт" (контроль) передбачає визначення:

·  наскільки велике фактичне часове навантаження?

·  скільки часу може бути зекономлено?

·  яких заходів для економії часу можна вжити?

·  як можна використовувати зекономлений час?

Аналіз денних перешкод як метод  контролю дає можливість розкрити

додаткові джерела економії часу:

Факт  План

Час "від - до"  Окремі види

діяльності, під

час яких Вам 

заважають

Вид

"перешкод"

(телефон, 

відвідувачі)

Тривалість 

перешкод

Можливості 

поліпшення 

використання 

часу

3. Контроль результатів

Контроль за результатами праці  з погляду досягнення кінцевої мети

(цільовий контроль) слід проводити після виконання задачі (підсумковий

контроль). При реалізації великих  проектів контроль результатів слід

здійснювати на проміжних стадіях  на всьому протязі процесу (проміжний 

контроль).

Контроль результатів включає:

1. Відповіді на питання:

·  Що могло бути виконане з задуманих задач/цілей ?

·  Які результати були досягнуті ?

·  Що залишилося незробленим і чому ?

·  Де був загублений час ?

·  Які можна зробити висновки для попереднього планування наступного

періоду ?

2. Складання контрольного листа

Контрольний лист

№  Задача

(ціль)

Дата,

термін

Планові

показники

Фактичні 

показники

Причини

відхилень

Виконання

60

4. Самоконтроль

Самоконтроль - огляд минулого дня.

Методи самоконтролю:

1. Відповіді на питання.

Допоміжні питання для огляду результатів дня (контролю):

·  Хто чи що перешкодило мені сьогодні досягти більшого?

·  Чи приніс я сьогодні користь оточуючим мене людям?

·  Де я втратив забагато часу на дрібницях?

·  Де я займався поверхневими питаннями?

·  Де я займався непотрібною критикою?

·  Де я пішов на даремні компроміси?

·  Де я висунув надмірні вимоги до своїх партнерів?

·  Що могла б фірма по праву жадати від мене?

·  Як могли б судити про мене мої підлеглі, колеги, шеф?

·  Чи міг я відмовитися від якихось справ?

Внаслідок вивчення теми “Контроль” студенти повинні усвідомити, що

постановка цілей, планування, реалізація їх ефективні лише за умови контролю

за їх виконанням. Контроль підвищує мотивацію праці. Мета контролю  –  це

перевірка виконання поставлених  цілей. Контроль процесу  – це перевіряння

менеджером своїх планів (аналіз діяльності та часу, аналіз денних перешкод).

Контроль результатів здійснюється після виконання задачі. Самоконтроль  –  це

перевіряння того, що зроблено протягом дня.

61

Тема 8. Комунікації в самоменеджменті

План:

1.  Прийоми раціонального читання.

2.  Проведення нарад.

3.  Раціональні співбесіди. Управління  потоком відвідувачів.

4.  Ведення телефонних переговорів.

5.  Раціональне ведення кореспонденції.

6.  Використання листів –  пам’яток.

1. Прийоми раціонального читання

Приблизно 30 % свого часу менеджери  витрачають на читання.

Раціональне читання допомагає  краще справитися з потоком інформації,

оскільки безсистемне читання  означає втрату часу і порожню  витрату  засобів.

Шляхом спеціального тренування можна удосконалити методику читання і

підвищити швидкість читання за рахунок:

·  позбавлення від шкідливих звичок і відволікаючих факторів;

·  застосування раціональної техніки читання.

Метод SQ3R використовується на всіх етапах читання:

·  до читання;

·  під час читання;

·  після читання.

Методи «до читання»:

1.   Сортування матеріалу для  читання: читайте лише те, що  Вам дійсно 

потрібно для одержання інформації.

2.   Цілеспрямовано відбирайте  і приймайте рішення щодо того, чи треба 

читати взагалі, і якщо так, то в якому обсязі:

·  Що я повинний прочитати?

·  Що я зобов'язаний прочитати?

·  Що я хочу прочитати;

·  Що я хочу з цим зробити?

·  Що можна було б прочитати пізніше?

·  Що мені взагалі не потрібно читати?

Методи «під час читання»:

·  читання, що орієнтує - перше сприйняття змісту;

·  вивчаюче читання - узагальнення змісту і критична оцінка прочитаного;

·  узагальнююче читання -  узагальнення змісту і критична оцінка

прочитаного.

Правила удосконалювання методики читання:

1.   При перегляді і  читанні тексту думайте про те, яку інформацію Ви

хочете з нього одержати.

2.   Перегляньте назви розділів, пробіжіть очима тексти на  суперобкладинці 

чи короткий зміст, а також передмову, вступні зауваження і вступ.

62

3.   З'ясуєте, що б Ви хотіли  прочитати більш інтенсивно. При перегляді

окремих розділів звертайте увагу  на вступні і заключні фрази, а  також на

ключові слова.

4.   Не затримуйтеся на примітках,  частинах тексту, надрукованих дрібним 

шрифтом, на аргументації, статистичних даних, докладних описах і різних

відступах автора.

5.   Більше,  ніж словам, приділяйте  значення змісту й ідеї тексту.

Намагайтеся зрозуміти насамперед зміст висловлювань приватного і  загального

порядку.

6.   Відшукуйте спочатку такі  значеннєві покажчики, як підзаголовки,

виділені слова і пропозиції, а також таблиці.

7.   Покажчики у виді слів  звертають Вашу увагу на посилення  акценту в 

тексті:

·  такі вступні сигнали, як «особливо», «отже», «тому», «тим самим»,

«пропоную», «оскільки», «тому що»  і т.п., указують на основну думку; слід

прочитати попередню чи наступну частину (абзац);

·  «також», «крім того», «додатково» і т.д.  – такі посилюючі сигнали

підкреслюють думку, що раніше була вже коротко викладена;

·  сигнали, що змінюють («але», «з іншого боку», «однак», «чи»,

«навпроти», «хоча», «незважаючи на», «скоріше» і ін.), указують на те,  що

напрямок (чи тенденція) ходу думки  міняються на протилежне.

8.   Опускайте малоінформативні  пасажі і сповільнюйте темп  читання на 

важливих ділянках тексту.

9.   Враховуйте також специфіку структури різних текстів:

·  довідкові тексти в газетах і журналах  найважливішу інформацію містять

на початку, а другорядну - наприкінці;

·  у коментарях і висловленнях з якому-небудь питання суттєва інформація

(а саме, висновки автора) наводиться, як правило, лише в заключній пропозиції;

·  спеціальні статті містять у вступній  частині опис проблеми, в основній

частині  -  розробку шляхів її рішення  й у заключній частині  -  висновки чи

погляд у майбутнє.

10. Обробляйте текст за допомогою різного роду позначок, виписок і т.п.

Фактори, що заважають швидкому читанню:

1.   Читання по буквах чи  складах.

2.   Проговорення про себе  тексту, що читається.

3.   Повернення до прочитаних  місць у тексті.

4.   Поверхневе читання.

5.   Спостереження пальцем чи олівцем.

6.   Читання «слово за слово».

7.   Рух головою (замість  спостереження очима).

8.   Пози, незручні для читання.

9.   Зовнішні фактори (погане  освітлення, шум, відволікання і  т.д.).

Методи техніки читання:

·  читання по діагоналі;

63

·  „слалом”

Мал. Техніка читання «по діагоналі».

Недоліки методу читання «по  діагоналі»:

·  сприймається незначна частина тексту;

·  важлива інформація залишається поза межами зору.

Мал. Техніка читання слалом.

Методи «після читання»:

·  маркірування тексту (позначки)

·  підготовка виписок.

Переваги маркірування тексту (позначок):

·  Позначки встановлюють пріоритети, оскільки виділяються важливі

місця.

·  Позначки дозволяють додатково структурувати текст (умовні знаки).

64

·  Позначки полегшують обробку і повторне читання важливих місць

тексту.

·  Позначки сприяють ретельному обмірковуванню і кращому сприйняттю

і запам'ятовуванню інформації.

Методи і способи маркірування:

·  підкреслення, оцінки, записи на полях і т.п.;

·  використання кольорових фломастерів;

·  маркографія (умовні знаки).

Техніка виписування

·  Дослівна виписка.

·  Виписка «за змістом» - думка автора передається власними словами.

·  Конспективна виписка.

SQ 3R  –  трьох  –  чи  п’ятиступеневий метод, за допомогою  якого можна 

ефективно обробити книгу чи статтю.

S - Survey

1.   Огляд

Q - Question

2.   Постановка питань    Триступеневий

метод

R - Read

3.   Читання      П’ятиступеневий

метод

R - Recite

4.   Узагальнення

R - Review

5.   Повторення

Ä

=  зробити ксерокопію

Σ  = резюме

И = ім’я

i   = суперечність

!  = важливо

!!   = дуже важливо

?  = сумнівно

Æ    = в середньому

®   = перевірити

П = приклад

Ñ  = звернути увагу

В

= зробити виписку

= нова теорія

=  застарілі уявлення

К  = в картотеку 

65

1.   Огляд - обробка таких  допоміжних матеріалів, як:

·  Передмова і вступ

·  Зміст і текст на обкладинці

·  Рубрики і підзаголовки розділів

·  Резюме і висновки

·  Поіменний і предметний покажчик.

2.   Постановка питань:

·  Чи йде мова про нову чи вже відому інформацію?

·  Чи йде мова в даному джерелі інформації про факти, думки, гіпотези?

·  Які розділи чи абзаци є важливими, а які - ні?

·  Які наміри переслідує автор?

·  З якими поглядами можна погодитися, а яким - заперечити ?

·  Яку попередню підготовку припускає текст ?