Направление совершенствования информационных технологий в управлении проектами

 

Содержание

Введение 3

1. Информационные  технологии: сущность и значение 5

1.1 Понятие и классификация информационных технологий управления 5

1.2 Характеристика современных информационных технологий и стратегии их использования 11

2. Направления совершенствования информационых технологий в управлении проектом ООО «Керамика» 16

2.1 Использование информационных технологий  в реализации проекта  по управлению предприятием 16

2.2 Эффективность использования информационных технологий в ООО «Керамика» 36

Заключение 39

Список литературы 41

 

Введение

 

Главным направлением перестройки  структуры управления и его радикального усовершенствования, приспособления к  современным условиям стало массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий.

Средства и методы прикладной информатики используются в планировании, менеджменте, маркетинге и других сферах управления и регулирования деятельности предприятий.

Новые технологии, основанные на компьютерной технике, требуют радикальных  изменений организационных структур менеджмента, его регламента, кадрового  потенциала, системы документации, фиксирования и передачи информации. Особое значение имеет внедрение  информационного менеджмента, значительно  расширяющее возможности использования  компаниями информационных ресурсов.

Развитие информационного  менеджмента связано с организацией системы обработки данных и знаний, последовательного их развития до уровня интегрированных автоматизированных систем управления, охватывающих по вертикали  и горизонтали все уровни и  звенья производства и сбыта.

Одним из основных факторов влияния научно-технического прогресса  на все сферы деятельности человека является широкое использование  новых информационных технологий. Среди  наиболее важных и массовых сфер, в  которых информационные технологии играют решающую роль, особое место  занимает сфера управления.

Под влиянием новых информационных технологий происходят коренные изменения  в технологии управления (автоматизируются процессы обоснования и принятия решений, организация их выполнения), повышается квалификация и профессионализм специалистов, занятых управленческой деятельностью.

Сфера применения новых информационных технологий на базе персональных компьютеров  и развитых средств коммуникации весьма обширна. Она включает различные  аспекты - от обеспечения простейших функций служебной переписки  до системного анализа и поддержки  сложных задач принятия решений. Этим и актуальна тема работы.

Цель курсовой работы –изучение информационных технологий как инструмента управления  проектом.

Для решения поставленной цели необходимо решение следующих  задач:

- рассмотреть значение информационных технологий в управлении  торговым предприятием;

- анализ информационных технологий на предприятии ООО «Керамика»;

- разработка направлений  совершенствования информационых  технологий в управлении ООО  «Керамика».

Объектом исследования является торговое предприятие  ООО «Керамика».

Предметом исследования являются внедрение информационных технологий.

Теоретической базой курсовой работы  являются учебные пособия и статьи в периодических изданиях.

Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка литературы.

 

1. ИНФОРМАЦИОННЫЕ  ТЕХНОЛОГИИ: СУЩНОСТЬ И ЗНАЧЕНИЕ

 

1.1 Понятие и классификация информационных технологий управления

 

Основы проектного менеджмента. Методология планирования проекта  и его реализация с использованием средств автоматизированных систем управления проектами.

Раздел содержит сведения о возможностях и перспективах применения ИТ и специального программного обеспечения для использования  при управлении проектами.

Под проектом понимается система сформулированных в его рамках целей, создаваемых  или реконструируемых для их реализации физических объектов, технологических  процессов, программных и технических  средств, технической и организационной  документации, материальных, финансовых, временных и других ресурсов, а  также управленческих решений и  мероприятий по их выполнению.

К основным характеристикам проекта  относятся: уникальность, наличие конкретной цели, ограничения по времени, затратам, ресурсам, требования к качеству выполнения работы. Управление проектами основано на системном подходе, который является обязательным инструментом квалифицированного менеджера.

 Необходимость интегрирования  проектов со стратегией организации  может потребовать от организации  преобразования всего процесса  управления или установления  связей между имеющимися разрозненными  подсистемами для переноса внимания  на систему в целом. Следует  отметить, что практическое осуществление  стратегии реализуется через  проекты. В процессе управления  проектом можно выделить два  аспекта: первый – техническая сторона процесса управления, которая состоит из формальных, упорядоченных, чисто логических частей процесса.

 Техническая сторона зависит  от наличия формальной информационной  системы, с помощью которой  осуществляются планирование, расписание  работ и контроллинг. Определяются  и документируются четкие границы  и масштаб проектов, чтобы связать  проект и заказчика и способствовать  процессу планирования и контроля.

Процессу планирования и наблюдения за ходом выполнения работ по проекту  способствует создание отчетов о  промежуточных результатах и  структуре работ. Структура работ  служит своеобразной базой данных, связывающей все уровни организации (основные, промежуточные результаты и все задачи) в единый пакет  работ. Любое изменение какой-либо части можно проследить до его  источника при помощи интегрированных  связей в системе.

Такой подход к интеграции информации может обеспечить всех менеджеров проектов и всех клиентов информацией соответственно их уровню и потребностям. Хороший  управляющий проектом должен быть подготовлен  в техническом аспекте управления проектами.

Социокультурный аспект процесса управления проектом сосредоточивает внимание на создании внутри организации временной  социальной среды, объединяющий способности  разных профессионалов, работающих над  выполнением проекта.

Структуризация проектов необходима для того, чтобы проектом можно было управлять. Суть ее состоит  в разбивке проекта на иерархические  подсистемы и компоненты. В терминах управления проектами структура  представляет собой дерево ориентированных  на продукт компонентов, представленных оборудованием, работами, услугами, информацией, полученными в результате реализации проекта.

Структура проекта – это  организация связей и отношений  между ее элементами. Инвестиционные проекты, как правило, имеют иерархическую  переменную структуру, которая формируется применительно к конкретным условиям функционирования.

К основным задачам структуризации проекта нужно отнести следующие:

• разбивка проекта на поддающиеся управлению блоки;
• распределение ответственности за различные элементы проекта и увязка работ со структурой организации (ресурсами);
• точная оценка затрат – средств, времени и материальных ресурсов;
• создание единой базы для планирования, составления смет и контроля за затратами;
• увязка работ по проекту с системой ведения бухгалтерских счетов в компании;
• переход от общих, не всегда конкретно выражаемых целей к определенным заданиям, выполняемым подразделениями компании;
• определение комплексных работ/подрядов.

Процесс структуризации проекта (ПСП) может быть представлен в виде следующей последовательности действий:

1. Определение проекта – должны быть четко определены характер, цели и содержание проекта, а также все конечные продукты проекта с их точными характеристиками. В данной ситуации полезно использовать иерархию целей, показывающую полную цепь конечных результатов и/или средств их достижения.

2. Уровень детализации – необходимо обдумать различные уровни детализации планов и количество уровней элементов в структуре разбивки проекта.

3. Структура процесса – должна быть подготовлена схема жизненного цикла проекта.

4. Организационная структура  – организационная схема проекта  должна охватывать все группы  или отдельных лиц, которые  будут работать на проект, включая  и заинтересованных персон из  внешнего окружения.

5. Структура проекта – это схема разбивки по подсистемам или компонентам, включая машины и оборудование, программное и информационное обеспечение, услуги, а также географическое распределение.

6. План бухгалтерских  счетов организации – система  кодов, применяемых при структурировании  проекта должна основываться  на существующем в организации  плане бухгалтерских счетов или  на возможности его корректировки

7. Структура разбивки  проекта – четыре вышеперечисленных  пункта (3 – 6) объединяются в единую  структуру проекта

8. Генеральный сводный план проекта – может быть в дальнейшем детализирован в процессе поиска критического пути. В ходе реализации проекта сводный план может использоваться для докладов высшему руководству.

9. Матрица распределения  ответственности – результат  анализа взаимоотношений между  элементами структуры проекта  и организацией, где элементы  структуры проекта становятся  строками, а элементы схемы организации  компании столбцами (или наоборот). В ячейках матрицы уровни ответственности  тех или иных действующих лиц  обозначают при помощи специальных  условных обозначений или кодов.

10. Рабочий план бухгалтерских  счетов – при необходимости  следует проработать систему  субсчетов, стыкующихся с планом  счетов.

11. Рабочий сетевой график  – реализация первых десяти  шагов позволяет разработать  детализированный график, включающий  по каждой из работ временные  и ресурсные оценки.

12. Система наряд-заданий  – вытекает из предварительной  структуры (пункт 7) и матрицы.  На этом этапе задания должны  быть абсолютно конкретны во  времени и ресурсах

13. Система отчетности  и контроля.

На основе проделанных  шагов строится т.н. матрица распределения  ответственности, которая приписывает  каждому пакету работ конкретных исполнителей.

Для структуризации проекта  используют ряд специальных моделей: дерево целей, дерево решений, дерево работ, организационную структуру исполнителей, матрицу ответственности, сетевую  модель, структуру потребляемых ресурсов, структуру затрат. При этом методы структуризации проекта принципиально  сводятся к двум: «сверху вниз»  – определяются общие задачи, на основе которых далее осуществляется детализация уровней проекта; «снизу вверх» – определяются частные задачи, а затем происходит их обобщение.

Дерево целей – это  графы, схемы, показывающие, как генеральная  цель проекта разбивается на подцели  следующего уровня (дерево – это  связанный граф, выражающий соподчинение и связи элементов).

Дерево решений – граф, отражающий структуру задачи оптимизации  многошагового процесса. Ветви отображают различные события, которые могут  иметь место, а узлы – точки, в  которых возникает необходимость  выбора. Причем узлы различны – в  одних выбор осуществляет сам  проект-менеджер, а в других выбор  от него не зависит. В таких случаях  менеджер может осуществлять оценку вероятности того или иного события.

Дерево работ. На каждой стадии планирования необходимо разделить  работы по проекту на части. Могут  быть определены подразделы и отдельные  группы (пакеты) работ. Эта процедура  называется структура разбиения  работ (СРР).

Пакет работ является также  самостоятельной финансовой единицей: должен иметь отдельную смету, бюджет и отчет о расходах. Вычленение пакетов работ представляет большое  удобство при составлении сетевого графика проекта. СРР служит и  другой цели – разработке организационно-административного  управления проектом.

Матрица работ связывает  пакеты работ с организациями-исполнителями  на основе СРР и ССО (структурной  схемы организации). В матрице  определяются основные исполнители  по пакетам работ.

Методы управления проектами  позволяют:

• определить цели проекта и провести его обоснование; выявить структуру проекта (подцели, основные этапы работы, которые предстоит выполнить);
• определить необходимые объемы и источники финансирования;
• подобрать исполнителей, подготовить и заключить контракты;
• определить сроки выполнения проекта, составить график его реализации, рассчитать необходимые ресурсы;
• рассчитать смету и бюджет проекта, планировать и учитывать риски;
• обеспечить контроль за ходом выполнения проекта.