Направление совершенствования информационных технологий в управлении проектами

Пользователи, владеющие профессионально  электронной таблицей MS Excel, могут использовать ее для создания своей собственной информационной системы для управления проектом.

Автоматизированные системы управления проектами (MS Project Standard 2002, MS Project Professional 2002, Ms Project Server 2002, Time Line 6.5, Open Plan и др.) являются современными, удовлетворяющими самым современным требованиям проектного менеджмента прикладными программными средствами, позволяющими организовать коллективную работу над проектом. Автоматизированная система управления проектами MS Project 2002 помогает достичь целей проекта вовремя и в пределах бюджета. Эффективность совместного применения MS Project Standard 2002 MS Project Server 2002 для управления проектами в условиях корпоративной информационной системы управления обеспечивается строгим распределением задач, функций, ресурсов и затрат, а также контролем за их использованием со стороны главного менеджера проекта, использующего технологию системного администрирования.

1.2. Характеристика современных  информационных технологий и  стратегии их использования 

 

«Информационное обеспечение управления» - многогранное понятие.

Под термином «информационное  обеспечение» понимается, во-первых, органически  взаимосвязанная совокупность элементов, взаимодействие которых организовано определенным образом в единую технологию, реализующую правила и методологические принципы эффективного преобразования информации в соответствии с потребностями управления.

Во-вторых, это сведения, знания, предоставляемые потребителю  в ходе работ по удовлетворению его  информационных потребностей, и соответствующим  образом обработанная информация.

В-третьих, это одна из составляющих современных автоматизированных систем, рассматриваемая наряду с техническим, программным и иными видами обеспечения. Кроме того, это сложный динамичный комплексный процесс, обеспечивающий удовлетворение информационных потребностей управленцев и выполняющий функции  рационализации деятельности аппарата управлении, т.е. процесс предоставления информации отдельным лицам или  группам – информационными потребностями.

Таким образом, смысл информационного  обеспечения заключается в органическом соединении научных знаний, научной  методологии и методики с новейшими  техническими средствами во всех проявлениях  информационной работы [13,c. 25].

В автоматических системах информационный процесс может быть реализован без участия человека. Однако в автоматизированных системах обязательным соисполнителем информационного  процесса является человек.

Информационная технология представляет собой систему методов  и средств реализации информационных процессов, а также способов использования  этих средств.

Так, например, современная  информационная технология, ориентированная  на процесс сжатия информации, предлагает:

-систему различных методов решения этой задачи (методы необратимого сжатия, которые чаще всего применяются к звуку или к изображению, или большое количество методов обратимого сжатия, используемого для сжатия текстов, и конкретизирующихся в виде статистических или словарных методов);

-современные программы-архиваторы, реализующие тот или иной метод сжатия (например, WinZip и WinRar, реализующие статистические методы сжатия);

-способы работы с программами-архиваторами, предлагающие удобный интерфейс, множество сервисных функций.

Информационная технология должна быть ориентирована на снижение трудоемкости процессов использования  информационного ресурса, а также  повышение их надежности и оперативности. В организационных системах применяют  автоматизированные информационные технологии, то есть человеко-машинные технологии.

Из всех видов человеко-машинных технологий информационные технологии сферы управления предъявляет самые  высокие требования к «человеческому фактору», оказывая принципиальное влияние  на квалификацию работника, содержание его труда, физическую и умственную нагрузку, профессиональные перспективы  и уровень социальных отношений  [13, c.26- 27].

Информационные технологии многочисленны и многообразны. В  литературе можно встретить различные  типологические признаки, позволяющие  упорядочить это множество.

Наиболее распространенной является типология информационных технологий в соответствии с различием  информационных процессов. При этом различают следующие типы технологий:

- сбора информации;

- передачи информации;

- накопление информации;

- обработки информации;

- хранение информации;

- представления информации; использования информации.

Описание каждого типа информационной технологии базируется на более широкой и детальной  системе анализа их характеристик.

Конкретная информационная технология для своей реализации предполагает наличие:

-комплекса соответствующих технических средств, реализующих сам информационный процесс;

-системы средств управления техническим комплексом (для вычислительной техники это программные средства);

-организационно-методического обеспечения, увязывающего реализацию всех действий технических средств и персонала в единый технологический процесс в соответствии с назначением конкретного информационного процесса в рамках обеспечения определенной функции управленческой деятельности.

Таким образом, управленческая деятельность основана на реализации всех перечисленных видов информационных технологий в соответствии с последовательностью  и содержанием отдельных этапов процесса принятия решений. Поэтому  современные информационные технологии обеспечения управленческой деятельности основаны на комплексном использовании  различных видов информационных процессов на базе единого технического комплекса, основой которого являются средства компьютерной техники [13,c. 26-27].

Стратегии использования  современных информационных технологий в управленческой деятельности

Существует два подхода  к совершенствован6ию документационного  обеспечения управленческой деятельности на основе современных информационных технологий:

1. совершенствование выполнение отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий. Такой подход проще в реализации. Он может быть реализован как на конкретном компьютере, так и рамках локальной сети. Он ориентируется на существующую структуру предприятия, связан с минимальной степенью риска, дает возможность сразу оценить эффект внедрения новых информационных технологий.
2. Он оправдан в малых и средних по размеру организациях, фирмах, при отсутствии возможности и необходимости комплексного подхода к решению проблемы, а также в фирмах, где специфика основной деятельности и ее делопроизводство не дают возможности эффективно использовать типовые решения. Нестабильность ситуации в обществе заставляет малые и средние организации «жить сегодняшним днем» и выбирать именно эту стратегию использования современных информационных технологий в своей системе управления;
3. комплексное внедрение информационных технологий во все сферы документационного обеспечения управления. Этот подход позволяет создать единое информационное пространство в организации. Для его реализации используют специализированные комплексные информационные технологии. Он является наиболее эффективным способом решения проблемы в целом, однако требует наличия больших ресурсов (финансовых, людских и прочих), модернизации организационной структуры организации, продолжительного временного периода реализации. Такая стратегия характерна для крупных организаций. Такая стратегия характерна для крупных организаций.

Он является в настоящее  время наиболее распространенным. В  крупных организациях с устойчивыми  бизнес-процессами эффективнее комплексное  внедрение информационных технологий [13, c. 25-26].

 

2.НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В УПРАВЛЕНИИ ООО «КЕРАМИКА»

 

2.1.Использование информационных технологий  в реализации проекта  по управлению предприятием

 

Общество с ограниченной ответственностью «Керамика» функционирует в соответствии с  частью ГК РФ , Законом об «Об обществах с ограниченной ответственностью» , уставом, Постановлением Главы Администрации Калининского района г. Чебоксары  от 28.06.1993г. № 950 .

 ООО «Керамика» является юридическим лицом, имеет самостоятельный отчетный баланс, расчетный счет и иные счета в Сбербанке РФ, круглую печать, штампы, бланки с указанием своего полного наименования, собственный товарный знак.

Торговое предприятие  ООО «Керамика» было создано 26 апреля 2005 года в соответствии с действующим законодательством РФ. В своей деятельности предприятие руководствуется Уставом и Учредительным договором, а также соответствующими законодательными актами в сфере предпринимательской деятельности.

ООО «Керамика» отвечает по своим обязательствам находящимися в его распоряжении денежными средствами. От своего имени приобретает имущественные и личные неимущественные права и несет обязанности, выступает истцом и ответчиком в суде. Предприятие является самостоятельным хозяйствующим субъектом, созданным для производства продукции, выполнения работ и оказания услуг в целях удовлетворения общественных потребностей и получения прибыли.

Предприятие осуществляет свою деятельность на основе полного хозяйственного расчета, самофинансирования и самоокупаемости. Также данное предприятие самостоятельно отвечает за полученные результаты от своей производственной деятельности и выполнение обязательств перед заказчиками, бюджетами, банками и другими контрагентами.

Местонахождение Общества: Чувашская Республика, г. Новочебоксарск, ул. Промышленная, 63

Основной целью Общества является удовлетворение общественных потребностей в его продукции, работах, услугах и извлечение прибыли. Общество вправе осуществлять виды деятельности согласно Устава ООО, не запрещенные  законом, в том числе:

-оптово – розничная торговля, в том числе торговля путем открытия сети магазинов;

-бытовые услуги населению и юридическим лицам

-торгово-закупочная деятельность;

-оказание транспортных услуг населению и юридическим лицам;

-производство и реализация, закуп у населения сельхозпродукции и продуктов ее переработки и пр.

Основными видами деятельности ООО «Керамика» являются оптовая и розничная торговля, реализация товаров и оказание транспортных услуг по доставке продукции населению и юридическим лицам.

Структура основных направлений  деятельности ООО «Керамика», сложившаяся в 2009 году, представлена на рис. 2.1:

 

Рис. 2.1.Структура выручки от продаж по основным направлениям деятельности ООО «Керамика» в 2009 г.

Высшим органом управления этого ООО «Информ » является общее собрание участников общества. Собрания учредителей бывают очередные и внеочередные.

Руководство текущей деятельностью  ООО «Информ » осуществляется директором - единоличным исполнительным органом общества. Директор общества подотчетен общему собранию участников.

Директор ООО «Керамика» избирается общим собранием участников на 5 лет.

В ООО «Керамика» используется линейно-функциональная организационная структура. (рис.2.2.)

Рис 2.2.Структура управления ООО «Керамика».

Директор ООО «Керамика» решает самостоятельно все вопросы деятельности организации без особой на то доверенности действует от имени организации, представляет ее интересы во всех отечественных предприятиях, фирмах и организациях.

Также он распоряжается в  пределах предоставленному ему права  имуществом, заключает договора, в том числе по найму работников. Издает приказы и распоряжения, обязательные к исполнению, всеми работниками ООО «Информ ».

Директор несет в пределах своих полномочий полную ответственность  за деятельность организации, обеспечение  сохранности товарно-материальных ценностей, денежных средств и другого  имущества. Выдает доверенности, открывает  в банках счета, пользуется правом распоряжения средствами.

В таблице 2.1 приведены основные технико-экономические показатели ООО «Керамика» за 2007-2009гг.

В 2009 г выручка от продажи составила 106800 тыс.руб. или увеличилась против 2007г на 61137тыс.руб. и против 2008 г на 27989тыс.руб. на увеличение выручки оказало влияние и то, что в 2009 г по сравнению с предыдущими годами получена выручка в сумме 2132тыс .руб. от прочей деятельности, то есть можно сделать вывод о том, что общество расширяет сферу своей деятельность.

  Эта выручка получена  от продажи продукции производства и оптовой торговли электрических контактов.