Организация как система управления

Содержание

ВВЕДЕНИЕ

1. Теоретические аспекты  организации как системы управления

1.1 Понятие организации и ее характерные черты

1.2 Основные виды организации и их свойства

1.3 Характеристика внутренней  среды организации

1.4 Характеристика внешней среды  организации

1.5 Перспективные направления развития организаций

2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ  ОРГАНИЗАЦИЕЙ НА ПРИМЕРЕ ООО "Универсал-Трейдинг"

2.1 Краткая характеристика организации

2.2 Анализ жизненного  цикла организации

2.3Анализ внутренних переменных организации

2.4 Анализ внешних переменных  организации

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЯ

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Актуальность. К использованию  системного подхода при принятии решений проявлялся все более  широкий интерес со стороны специалистов по управлению и хозяйственных руководителей. Его все чаще называли новым типом управленческого мышления. И в настоящее время практически в любой научной работе по экономическим, управленческим проблемам содержатся ссылки на использование системного подхода.

Сущность системного подхода сводится к тому, что деятельность любой части системы оказывает некоторое влияние на деятельность всех других ее частей. Этот принцип есть следствие известного положения диалектики, требующего рассмотрения всех явлений в их причинной зависимости. Для оценки любого решения необходимо определить все существенные взаимосвязи и установить его влияние с учетом этих взаимосвязей на поведение всей системы, а не только ее части. Иначе говоря, при рассмотрении того или иного частного вопроса требуется оценить, как то или иное его решение может сказаться на системе в целом, разумеется, не усложняя исследование изучением второстепенных связей.

Сплошь и рядом характерные  черты некоторой концепции легче  всего выделить не столько путем  ее подробного описания, сколько сопоставлением ее с другими концепциями.

Принятие управленческих решений  должно базироваться на все более полном и последовательном применении системного подхода. Это выражается в рассмотрении отдельных хозяйственных объектов любого уровня управления как особых систем, органически связанных и активно взаимодействующих с другими системами в рамках народно-хозяйственного комплекса, в выявлении роли каждой из них в общем процессе функционирования экономики.

Системный подход к организации  управления требует перехода от разрозненных, частных моделей экономики, изолированного рассмотрения экономических категорий и отдельных частных вопросов к общей концепции, позволяющей видеть всю систему связей и отношений в экономике, весь комплекс параметров, определяющих наилучшие пути ее развития и способствующих выполнению намеченных планов. Такой же подход следует использовать при принятии решений на уровне отдельных организаций и предприятий. Те, «кто берется за частные вопросы без предварительного решения общих, тот неминуемо будет на каждом шагу бессознательно для себя «натыкаться» на эти общие вопросы»6. Системный подход прямо противоположен практике локального, временного решения проблем без учета последствий этих решений в будущем.

Таким образом, системный подход основан на глубоких исследованиях причинных связей и закономерностей развития социально-экономических процессов. Расширение применения системного подхода при принятии управленческих решений будет способствовать повышению эффективности функционирования экономической системы страны в целом и ее отдельных объектов.

Цель работы – изучение организации как системы управления.

В работе поставлены следующие задачи:

1. Дать понятие организации и  рассмотреть ее характерные черты;

2. Рассмотреть основные виды  организации и их свойства;

3. Рассмотреть перспективные направления  развития организаций;

4. Провести анализ системы управления  организацией на примере ООО "Универсал-Трейдинг"

Информационной базой написания  работы послужили труды следующих  авторов: Баранникова А.Ф., Волковой В.Н., Латфуллина Г.Р., Молоткова Ю.И., Туровец О.Г.

Методологической базой написания  работы послужили труды отечественных  и зарубежных экономистов: Богданова  А. А., Мескона М.Х.

 

1. Теоретические аспекты организации как системы управления

1.1 Понятие организации и ее характерные черты

 

Первым крупным специалистом в  области системного подхода был  Честер И. Бернар (1886-1961). Он считал, что  организация - это "система сознательно  скоординированных действий, в которой  руководитель является самым важным стратегическим фактором", что руководитель может достигнуть превосходных результатов в своей работе, только выполнив три важных условия: обеспечив систему коммуникаций, предприняв усилия, необходимые для действия системы, сформулировав и определив цели системы.

Система - это некоторая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад  в характеристики целого. Организация (организованность) является неотъемлемым свойством любой системы.

Таким образом, понятие «организация» может трактоваться как:

• внутренняя упорядоченность и согласованность, взаимодействие автономных частей целого, обусловленные его строением (как свойство любых систем);
• совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого;
• объединение людей, совместно реализующих программу или цель и действующих на основе определенных правил и процедур (СЭС) (как форма существования социально-экономических, производственно-хозяйственных систем).¹

Всеобъемлющий характер понятия «организация» отметил русский философ и экономист А.А.Богданов, который рассматривал теорию организации как всеобщую организационную науку.²

Все социально-экономические системы (предприятия, фирмы, концерны и т.д.) являются организациями.

Организация – это группа людей (как минимум двое), деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или  нескольких целей (Мескон).³ Это определение относится к формальным организациям, т.е. специально созданным, в которых управление осуществляет специально назначенный руководитель.

Организация - это пространственно-временная  структура производственных факторов и их взаимодействие с целью получения  максимальных качественных и количественных результатов в самое короткое время и при минимальных затратах факторов производства.

Организация обладает следующими общими признаками:

1. определение ее характера кадрами  и менеджером; объединение процессов,  которые без этого взаимодействуют  нецеленаправленно или неэффективно;

2. сохранение как предварительно запланированного порядка процесса, так и оперативного, зависящего от ситуации реагирования работника и менеджера. Незапланированные действия предполагают установление ответственности в менеджменте;

3. определенная, зависящая от процесса  гибкость, что обеспечивает функционирование системы в изменяющихся условиях;

4. единство рабочих процессов  и процессов управления, как результата  разумного разделения труда.

Основными законами рациональной организации  выступают: упорядочение задач в  соответствии с важнейшими точками процесса; приведение управленческих задач в соответствии с принципами компетентности и ответственности (согласование компетентности и ответственности, согласование "поля решения" и доступной информации, способность компетентных функциональных единиц принять к решению новые задачи); обязательное распределение ответственности (не за сферу, а за "процесс"); короткие пути управления; баланс стабильности и гибкости; способность к целеориентированной самоорганизации и активности; желательность стабильности циклически повторяемых действий.⁴

Таким образом, можно сделать вывод, что Организация – это единство состояния и процесса, так как  она обеспечивает стабильные организационные  решения, но является сама лишь относительно стабильной вследствие постоянного развития внешней и внутренней сред фирмы.

1.2 Основные виды организации  и их свойства

 

Организация как система может  быть открытой и закрытой.

Закрытая система - имеет жесткие  фиксированные границы, ее действия относительно не зависимы от среды, окружающей систему. Открытая система - характеризуется взаимодействием с внешней средой. Энергия, информация, материалы - это объекты обмена с внешней средой через проницаемые границы системы. Такая система не является самообеспечивающейся, она зависит от энергии, информации и материалов, поступающих извне. Таким образом, открытая система - это система, в которой ее элементы взаимодействуют с окружающим миром. Закрытая система - это система, в которой такого взаимодействия нет. Фактически все организации взаимодействуют с их окружением, и задача состоит в том, чтобы определить оптимальную степень активности.⁵

Открытая система имеет способность  приспосабливаться к изменениям во внешней среде и должна делать это для того, чтобы продолжить свое функционирование.

Руководители, в основном, занимаются системами открытыми, потому что  все организации, в том числе  аптека, являются открытыми системами. Выживание любой организации  зависит от внешнего мира.

Организация - это группа людей, деятельность которых, сознательно координируется для достижения общей цели или целей.

Организация - структура, в которой  люди строят отношения и взаимодействуют  между собой. В организациях существуют официальные (формальные) и неофициальные (неформальные) отношения.

Официальные - связывают руководителей и подчиненных. Они должны быть четко определены и скоординированы с помощью функционально-должностных инструкций (ФДИ). Формальные отношения людей в организации складываются еще на стадии формирования ее структуры. При этом сразу должны быть определены сферы компетенции каждого специалиста, объем их власти и ответственность.

Неофициальные - это личные отношения, они накладывают свой отпечаток  на официальные и будут предметом  изучения при отражении вопросов социально-психологического климата коллектива.⁶

Организация всегда имеет хотя бы одну большую цель, разделяемую и  признаваемую таковой всеми ее членами. Но формальное правление редко имеет  дело с организациями, имеющими только одну цель. Чтобы предприятию достичь  поставленных крупных целей и стать крупнейшим предприятием (компанией, организацией), необходимо эффективно взаимоувязывать все цели с наименьшими затратами.

Все сложные организации являются не только группами, целенаправленными  в своей деятельности и имеющими определенный набор взаимосвязанных целей, но и имеют общие для всех сложных организаций характеристики (рис. 1).

 

Рисунок 1. Общая характеристика организации

 

Цели всякой организации включают преобразование ресурсов для достижения результатов. Основные ресурсы, используемые организацией, - это люди (человеческие ресурсы), капитал, материалы, технология, информация.

Одной из самых значимых характеристик  организации является ее взаимосвязь  с внешней средой. Организации, полностью  зависимы от окружающего мира - от внешней среды (профсоюзы, правительственные акты, законодательство, конкурирующие организации, система ценностей в обществе, общественные взгляды, техника и технология и другие составляющие). Эти взаимосвязанные факторы оказывают влияние на все, что происходит внутри организации.⁷

Самой очевидной характеристикой  организации является разделение труда. Разделение всей работы на составляющие компоненты обычно называется горизонтальным разделением труда. В организации  существуют две внутренние ограниченные формы разделения труда. Первая - это разделение труда на компоненты, составляющие части общей деятельности, т.е. горизонтальное разделение труда. Вторая, называемая вертикальной, отделяет работу по координированию действий от самих действий. Деятельность по координированию работы других людей и составляет сущность управления.

В обществе можно выделить следующие  типы организаций, если под организациями  подразумевать первичные образования, на нижнем уровне общества.

Деловые организации. Создаются отдельными коллективами предпринимателями и более широкими социальными системами: государством, местной властью, акционерными обществами, партиями и т.д. Они могут быть государственными, муниципальными, частными (акционерными, индивидуальными). Участие в них, то есть выполняемая там работа, дает доход, заработную плату. Основа внутреннего регулирования - административный распорядок, принципы единоначалия, назначения, целесообразности.

Союзные (общественные) организации. Их цели вырабатываются «изнутри» и представляют собой обобщение целей индивидуальных участников. Регулирование обеспечивается совместно принятым уставом, принципом выборности, то есть зависимостью руководства от руководимых. Членство в них дает удовлетворение политических, социальных, культурных, творческих, материальных и иных интересов участников.

Но в обществе возникают организационные  образования и другого рода, не собственно организации, а имеющие  многие признаки последних. Это ассоциативные  организации - семья, научная школа, неформальная группа. В них заметны некоторая автономия от среды, относительная стабильность состава, иерархия (главенство, лидерство), сравнительное устойчивое распределение участников (по ролям, престижу), принятие общих решений.