Организация службы маркетинга на предприятии

          На предприятии ООО «Мегатекс» работает более 500 человек: генеральный директор, финансовый директор, коммерческий директор, заместитель директора по производству, главбух, бухгалтер, старший менеджер, и квалифицированный рабочий персонал.

В офисную часть включаются: генеральный директор; финансовый директор; коммерческий директор; заместитель директора по производству; главбух; бухгалтер; старший менеджер; старший экономист, экономисты планового отдела.

Сотрудники складских помещений: кладовщик; грузчики; бригадиры.

Статус каждого служащего данной организации определен и закрепляет за собой соответствующие права и обязанности, график работы, что позволяет четко и результативно организовать слаженную работу всего предприятия в целом и каждого служащего в отдельности. Предприятие осуществляет свою деятельность под руководством генерального директора, который несет ответственность за сохранность материальных ценностей, следит за состоянием товарных запасов, рациональным использованием складских помещений и другое. Немаловажная работа осуществляется в отношении трудовых ресурсов - разработка различных систем поощрения, поздравлений, организация досуговых мероприятий, помощи, как моральной, так и материальной в случае различных семейных обстоятельств у каждого работника вне зависимости от занимаемой должности. А также внедрение системы обучения кадров, направление на различные курсы по повышению квалификации, посещение различных тренингов и семинаров.

Целью данных мероприятий является повышение профессионализма и улучшение качества работы всего предприятия, так как роль персонала в достижении поставленных предприятием целей очень значима, потому что повышает общий уровень качества выполняемых услуг.

Условие выполнения вышеперечисленного помогает организации занимать одно из лидирующих мест в данной области предпринимательства в г. Константиновка и иметь положительный имидж среди своих клиентов и конкурирующих фирм.

3.1.Организация службы маркетинга на ООО «Мегатекс»

Так как на сегодняшний день все функции службы маркетинга на ООО «Мегатекс» разбросаны различным образом практически между всеми работниками, начиная от генерального директора и заканчивая офис- менеджерами и бригадирами участков, складывается ряд проблем в налаженной работе организации. Помимо выполнения своих прямых обязанностей, прописанных в должностных инструкциях приходиться отвлекаться еще и на дополнительные дела. При этом автоматически возникают различные отклонения от сроков и поставленных прямых задач каждого работника. Тем самым можно сделать вывод о необходимости формирования данной службы с привлечение дополнительных сотрудников, а также с расширением некоторых функций уже работающего персонала.

Организационная структура службы маркетинга обусловлена, прежде всего, спецификой выпускаемой продукции на предприятии и будит иметь следующий вид (рис. 6).

Рис. 6 Организационная структура службы маркетинга [4, стр.15].

Отдел продаж.

Отдел продаж является самостоятельным структурным подразделением ООО «Мегатекс». Его основными задачами являются:

-Заключение договоров на поставку материалов и оборудования и полное обеспечение заказами на продукцию.

-Разработка договоров на предоплату, ведение переписки и переговоров по поставкам и урегулированию всех спорных вопросов, отслеживание соблюдения сроков оплаты отгруженной продукции, принятие заказов на выпускаемую продукцию, своевременное оформление документов.

-Изучение и внедрение передового опыта работы других предприятий по заключению и ведению договоров и заказов.

-Ведение маркетинговых исследований по изучению спроса и расширению рынка сбыта производимой продукции и услуг.

В состав отдела продаж входят:

                  начальник отдела;

                  группа продаж (ведущий менеджер-1 чел., менеджеры -2 чел.,)

                  группа помощников (оператор- 1 чел).

В связи с изменения в организационной структуре необходимо произвести следующие изменения в штате сотрудников ООО «Мегатекс». На должность начальника отдела продаж необходимо принять дополнительно человека, , а функции менеджеров отдела продаж, официально дополнить к функциям офис-менеджеров, вместе с этим внести изменения в их заработную плату. Также необходимо принять оператора ПК, который взял бы на себя исполнения функций по оформлению различной документации, с которой будет работать весь отдел продаж. Для данного отдела необходим кабинет, оснащенный двумя дополнительными ПК – для начальника отдела и оператора.

Ниже приведена Таблица , в которой представлено новое распределение функциональных обязанностей, которое совмещает в себе уже существующие и вновь утвержденные функции сотрудников отдела продаж. (см. прил.)

Бюро маркетинга.

Основными функциями данного подразделения службы маркетинга являются:

                  Изучение рынка, прогнозирование спроса и реализации продукции.

                  Анализ эффективности принятия маркетинговых решений.

                  Изучение объемов поставки, качества конкурирующей продукции, ее преимуществ и недостатков по сравнению с продукцией данного предприятия;

                  Создание информационно- статистического банка данных, включая данные по портфелю заказов на поставку продукции, ее производству, наличию запасов (программа 1С Бухгалтерия) использование этих данных для ускорения сбыта продукции;

                  Планирование посещения потребителей работниками бюро маркетинга;

                  Осуществление непосредственных контактов с потребителями продукции;

                  Разработка стратегии рекламы по каждому товару и плана проведения рекламных мероприятий и участие в них рекламных агентств;

                  Обеспечение представителей предприятия, направляющихся на выставки, ярмарки рекламными проспектами и другими документами;

                  Изучение и использование передового опыта рекламы, и стимулирование сбыта в стране;

                  Разработка предложений по изучению технических условий, фирменного стиля оформления продукции ООО «Мегатекс» (товарный знак, символика, фирменные цвета, логотипы и т.п.);

                  Проведение сравнительного анализа издержек обращения, выявление и ликвидация экономически необоснованных расходов;

Для функционирования данного бюро необходимо принятие одного человека на должность маркетолога, дополнительно организовать рабочее место, оснащенное ПК.

Отдел сбыта.

Основными задачами отдела сбыта являются:

                  Организация сбыта продукции и услуг ООО «Мегатекс» в соответствии с заключенными договорами, отгрузку и сдачу заказчикам объектов в установленные сроки и объеме, установленном планом реализации. А также организация поставки индивидуальных заказов у поставщиков из других городов.

                  Контроль над выполнением подразделениями ООО «Мегатекс» заказов, договорных обязательств в установленные сроки по объему реализуемой продукции и услуг, номенклатуре, комплектности и качеству, за состоянием запасов готовой продукции на складах.

                  Разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию работы по сбыту, сокращению транспортных затрат и ускорению сбытовых операций по обеспечению своевременного поступления средств за реализованную продукцию и срокам строительства объектов.

В состав отдела сбыта входят:

                  Начальник отдела;

                  Зам. Директора по строительству и производству;

                  Менеджер отдела сбыта.

Необходимо дополнительно принять двух человек на должность начальника отдела сбыта и менеджера данного отдела. На которых закрепить начальника отдела сбыта и менеджера по сбыту продукции и услуг ООО «Мегатекс».

3.2.Взаимоотношения службы маркетинга с другими подразделениями ООО «Источник»

Отдел продаж получает из отдела сбыла следующее:

                  оперативную информацию, связанную с отгрузкой продукции;

                  оформленные заказы на поставку готовой или перекупленной продукции ООО «Мегатекс»;

                  документы на отгруженную продукцию.

Отдел продаж представляет в отдел сбыта следующее:

                  заказы на поставку продукции;

                  оперативную информацию по изменению грузополучателей, реквизитов, по приостановке поставки и другую информацию;

                  результаты маркетинговых исследований по изучению спроса и рынкам сбыта;

                  информацию о предъявленных потребителями претензиях по заключенным договоров.

Отдел продаж совместно с финансовым директором составляет план продаж и факт продаж по отгруженной продукции ООО «Мегатекс».

Отдел продаж совместно с генеральным директором разрабатывают тексты и формы договоров, работают по претензиям, связанным с несогласованием вопросов поставки, отгрузки некачественной продукции или недогрузом по количеству.

Отдел продаж получает от генерального директора руководящие материалы по вопросам организации труда и заработной платы, согласованное штатное расписание, положения о формах организации и оплаты труда.

От производственного отдела отдел продаж получает:

                  информацию об изменениях в производимой продукции;

                  информацию о производстве новых видов продукции;

А так же представляет туда заявки от клиентов на изготовление необходимой продукции, заказов (индивидуальных по договорам, стандартных).

От коммерческого директора отдел продаж получает подписанные договора на отгруженную продукцию, справку об отгрузке с отклонением по качеству, а так же представляет помощь для решения конфликтных ситуаций с потребителями при поставке некачественной продукции. Предоставляет сертификаты качества на отгруженную продукцию.

Подразделения ООО «Мегатекс» в установленном порядке предоставляют в отдел сбыта:

                  Производственный отдел предоставляет планы и графики производства продукции.

                  Склад готовой продукции предоставляет сведения о наличии готовой продукции.

                  Бухгалтерия предоставляет сведения о наличии денежных средств у покупателей продукции.

Отдел сбыта предоставляет подразделениям ООО «Мегатекс» следующее:

                  Бухгалтерии приказы на отгрузку готовой продукции;

                  Производственно - финансовому управлению данные о выполнение заказов;

                  Генеральному директору данные о выполнении заказов.

3.3. Цели, задачи и мероприятия ООО «Мегатекс»

Главная цель составлена в соответствии с принципом SMART: « Мы все объединены общей целью – сделать ООО «Мегатекс» образцовым предприятием. Стать главным производителем в Донецкой области, обеспечить своих потребителей качественной продукцией по конкурентоспособной цене. Гарантировать высокое качество жизни каждого работника, обеспечить высокий уровень отчислений на социальные нужды общества».

Цели: Организация новой системы реализации продукции, построение новой системы сбыта продукции и услуг ООО «Мегатекс» благодаря расширению сбытовых сетей, увеличение объемов производства, выпуск новой продукции, освоение новых технологий производства, заключение соглашений послепродажного обслуживанию клиентов.

ООО «Мегатекс» ставит перед собой важные цели развития предприятия, касающиеся выпуска продукции и предоставления услуг, объема ассортимента, конкурентоспособности, объема продаж и продвижение товара на рынке, управления персоналом, использование социально-этического маркетинга. Эти цели невозможно выполнить без хорошо организованной службы маркетинга, и большинство мероприятий по достижению целей призвана проводить именно службы маркетинга.

Как и любое предприятие, работающее в условиях рынка, имеет свои преимущества и недостатки, обусловленные факторами внутренней и внешней среды.

Методы решения недостатков предприятия:

Во-первых, еще раз рассмотреть поставщиков и деловых партнеров фирмы, проанализировать стоимость поставляемых материалов и продукции, сравнить данные фирмы с другими аналогичными по качеству, географическому расположению. Возможно, заказать минимальные партии пробного варианта у других поставщиков для сравнения.

Во-вторых, так как продукция и услуги пользуются уважением среди клиентов фирмы, необходимо удерживать данные позиции и по возможности расширять номенклатуру продукции, осваивая производство новых видов изделий