Организация труда управленческого персонала

   Одним из основных критериев, характеризующих уровень организации труда, является степень использования рабочего времени. Различные показатели его - структура затрат, использование фонда, величина потерь и непроизводительных затрат и др. - отражают как положительные стороны, так и недостатки существующей организации труда.

   “Структура затрат рабочего времени раскрывает также содержание труда, т.е. виды работ и операций, выполняемых различными группами управленческого персонала, следовательно, характеризует, рационально построены процессы управленческого труда, решены вопросы разделения труда, созданы условия для эффективной работы.

   Изучение рабочего времени позволяет получить представление о загрузке отдельных категорий работников и о затратах времени на основные и наиболее массовые виды работ, выполняемых в аппарате управления. Анализ их дает возможность установить (если они отсутствуют) нормы труда, более четкие критерии оценки работы, выявить резервы сокращения затрат управленческого труда.”¹²

   Отсюда следует сделать вывод, что изучение и анализ использования рабочего времени - необходимый этап работы по совершенствованию организации управленческого труда.

 

 

 

2.1. Классификация затрат рабочего времени.

   При изучении затрат рабочего времени пользуются их классификацией. Известно несколько классификаций, близких по содержанию, но отличающихся степенью детализации затрат .Рассмотрим одну из них:        Согласно этой классификации все рабочее время подразделяется прежде всего на время работы и время перерывов.

Время работы.

   “Время работы - это период, в течение которого выполняется работа, соответствующая тем или иным функциям управления. Время работы, в свою очередь, подразделяется на выполнения должностных обязанностей, время на работу, не предусмотренную должностными обязанностями, и время непроизводительной работы.

   Время выполнения должностных обязанностей складывается из подготовительно -заключительного времени, времени основной работы, (или оперативного времени) и времени обслуживания рабочего места.”¹³

   Подготовительно-заключительное время - это время, затрачиваемое на трудовые действия, связанные с началом или завершением выполнения какого-либо вида работ, т.е. время на получение задания и обрабатываемой документации, консультацию при получении задания, ознакомление с нормативно-справочными материалами, согласование и подписание документации, сдачу законченной работы.

   Время обслуживания рабочего места - это время на обеспечение себя всем необходимым для выполнения работы: на получение и доставку обрабатываемой документации и информационных средств труда, дачу документов, уборку рабочего места, перемещение работников и средств труда, подготовку к работе технических средств, подготовку бланков и других носителей информации, самообеспечение канцелярскими принадлежностями и т.п Для более детального анализа этого вида общее время на обслуживание делят на организационное, техническое и информационное.

   Основное (или оперативное) время - это время, затрачиваемое на выполнение тех или иных функций и задач, ради которых введена соответствующая должность. По характеру деятельности основная работа подразделяется на организационно-административную творческую, формально-логическую и техническую.

   Время организационно-административной работы - это время на решение организационных вопросов управления деятельностью людей (координация деятельности, разного рода контроль, руководство коллективами исполнителей) и на выполнение других работ, относящихся к административному труду.

   Время творческой работы включает время выполнения аналитической работы, проектирования, планирования, поиска оптимальных решений, т. е. время эвристического труда.

   “Время формально-логической работы — время, затрачиваемое на выполнение работ, связанных с преобразованием информации по установленным методикам, правилам, алгоритмам (расчеты экономической эффективности, трудоемкости, нормирование на основе нормативов, определение себестоимости и т. п.).”¹⁴

   Время технической исполнительской работы - время, связанное со сбором и передачей информации, выполнением учетных, множительных работ (машинопись, копирование и т. п.), т. е. с работами, относящимися к операторному труду.

   Все рассмотренные виды основной работы могут выполняться с применением и без применения средств механизации, соответственно и в классификации выделяются затраты времени на ручные, машинно-ручные и машинные работы.

   Иногда работа носит и непроизводительный характер — исправление неправильно выполненной работы, поиск и доставка документов, средств труда, подлежащих централизованной доставке, поиск должностных лиц, выполнение общественных поручений. Соответственно классифицируется и время, затрачиваемое на их выполнение

Время перерывов

   Время перерывов — охватывает время, когда работник не занят какой-либо деятельностью. Оно включает как регламентированные, так и нерегламентированные перерывы.

   “Регламентированные перерывы — это время на отдых и время на личные надобности. Оно предназначено для поддержания работоспособности и предотвращения утомления. Величина перерывов на отдых дифференцируется для различных групп работников в зависимости от влияния различных факторов. Время перерывов на личные надобности устанавливается в размере 10 мин в смену для всех групп персонала, их продолжительность от характера труда не зависит.”¹⁵

   Нерегламентированные перерывы — это перерывы, вызванные нарушением трудовой дисциплины и посторонними разговорами (зависящие от работника), а также организационно-техническими причинами (не зависящие от работника) .К числу последних относятся перерывы, вызванные ожиданием исходных данных, сотрудников, приема у руководителя и т. п., несвоевременным обслуживанием и несоответствием режима работы различных служб. Обобщенно этот вид перерывов нередко называют перерывами из-за нарушения режима работы.

   Рассмотренная классификация затрат рабочего времени может быть использована для выявления величины или удельного веса различных видов затрат рабочего времени в общих его затратах (структуры затрат), для исследования занятости работников отдельными видами работ (определение содержания труда), определения продолжительности и периодичности выполнения отдельных видов работ и операций, уровня их механизации и для других целей.

 

2.2. Методы исследования  использования рабочего времени  и содержания труда

   Как отмечалось выше, анализ использования рабочего времени позволяет одновременно установить и содержание управленческого труда. Поэтому для их исследования используются одни и те же методы, которые подразделяются на две крупные группы: наблюдения и опросы.

Наблюдения

   К этой группе относятся: фотография, самофотография рабочего времени ,метод моментных наблюдений, хронометраж, специальная киносъемка.

   Выбор метода зависит прежде всего от задач и масштабов проводимого исследования. В качестве критерия целесообразности применения того или иного метода могут служить точность и полнота получаемых данных, экономичность метода (т. е. его трудоемкость). Сравнительная характеристика наиболее распространенных методов наблюдений с позиции указанного критерия приведена в табл. (смотри в приложении )

   “Наиболее предпочтительным для исследования содержания труда и использования рабочего времени работников управленческого труда в нашей и зарубежной практике считается метод самофотографии рабочего времени, когда затраты рабочего времени на выполняемые работы учитываются самим работником. Этот метод экономичен и обладает одним неоспоримым преимуществом, которое дает ему большой перевес перед остальными методами: никто не может точнее, чем сам работник, отразить все виды работ и затрат рабочего времени на их выполнение.

   Конечно, при этом важно обеспечить квалифицированное и добросовестное ведение самонаблюдения. Поэтому организаторы исследования должны тщательно подготовить его проведение - продумать форму карты СФРД, способ фиксации данных, разъяснить участникам технику заполнения наблюдательного листа.”¹⁶

   Существуют различные формы наблюдательных листов. В одних фиксируется начало выполнения работы или перерыва (начало следующего вида работы является окончанием предыдущего), в других — продолжительность работы изображается графически в виде прямой линии на специальной сетке.

   При проведении самофотографии организатор наблюдения должен находиться в отделе, где она проводится, чтобы помочь в правильном отнесении затрат времени к тому или иному виду, а также проконтролировать своевременность фиксации данных. Важно не допускать разового заполнения наблюдательных листов в конце рабочего дня, ибо это ведет к неточности и неполноте отражения затрат времени.

   Самофотография (СФРД) как метод наблюдения наряду с преимуществами, отмеченными выше, имеет серьезный недостаток- она не гарантирует достоверного отражения потерь рабочего времени, особенно зависящих от самого работника. Однако этот недостаток вполне устраним. Для выявления величины этих потерь можно провести или целевую фотографию рабочего времени (организаторы наблюдения изучают только потери и их причины), или моментные наблюдения (проводятся в те же дни, что и самофотография).

   В период подготовки к проведению самофотографий необходимо определить объекты изучения (отделы, службы, должностные группы), продолжительность наблюдения, возможность механизированной обработки данных, особенно при больших масштабах исследования.

   “Проводить самофотографии рекомендуется в течение 10— 15 дней (для некоторых целей — в течение месяца), желательно по 5 дней в каждой декаде месяца. Выбор дней наблюдения зависит от распределения основных видов работ по дням месяца, повторяемости работ. Надо выбрать дни с наиболее типичным составом работ, а также дни, в которые выполняются работы с определенной периодичностью (один раз в месяц, в квартал). Если в намеченный период проведения СФРД какие-либо работы не выполняются, но являются обязательными для наблюдения, затраты времени на них могут быть выявлены особо в те часы или дни, когда они выполняются. Но во всех случаях затраты времени на эти работы должны быть учтены.

   Большое значение имеет и правильность выбора числа работников, охватываемых наблюдением. Считается, что результаты наблюдения будут представительными при следующих размерах выборки (% по отношению к списочной численности):

Списочная численность сотрудников (чел.) Размер выборки

3-5 65-70

6-10 45-55

11-20 35-40

21-30 30-35

31-40 30-35

41-50 25-30

51 и более  15

   Безусловно, в выборке должны быть представлены все должностные и профессиональные группы работников подразделения, в котором проводится самофотография.”¹⁷

   Одной из разновидностей самофотографии является ведение "Дневника использования рабочего времени", рекомендуемого, в частности, для изучения содержания труда и использования рабочего времени руководителями разного уровня. В дневнике наряду с затратами времени на отдельные виды выполняемых работ (записанных в той последовательности, как они выполняются) фиксируются и другие сведения, которые могут быть полезны для последующего анализа и разработки предложений по рационализации выполнения работ .

   В работах зарубежных авторов эта форма признается рациональной не только для изучения распределения времени, но и для контроля за его использованием. Причем подчеркиваются постоянная и единовременная задачи ведения дневника. Постоянная задача — систематический контроль за расходованием времени, единовременная — определение содержания труда, выявление повторяющихся и случайных работ с целью их последующего упорядочения. Формы ведения дневника различны — книжная или реестровая, картотечная. Каждая из них имеет свои преимущества и недостатки. Преимущество книжной формы (записной книжки) в том, что в ней сохраняется последовательность выполняемых работ, т. е. передается "живая картина рабочего дня". Это позволяет выявить нагрузку рабочего дня и наметить меры по ее рационализации.

   При картотечной форме каждый вид работы, действий заносится на специальные карточки, которые располагаются в картотеке по определенным признакам (по группам, видам работ), на каждой карточке делается запись о времени, затраченном на выполнение работы и на отвлекающие дела (помехи). Карточки имеют номер и шифр, в соответствии с которыми они сортируются и обрабатываются , что облегчает систематизацию и анализ данных.

   В целом практика ведения делового дневника, по мнению Р. Вернебурга, весьма эффективна: ведение дневника с последующим анализом данных, суть которого изложена выше, позволило некоторым руководителям сберечь около 50% своего времени.

   Следующий вид наблюдений — фотография рабочего времени (ФРД). Она может быть сплошной и выборочной, индивидуальной и групповой. Фотография проводится специально назначенным наблюдателем.

   Общепризнано, что проведение фотографии применительно к управленческому труду наиболее целесообразно для оценки данных о потерях рабочего времени, полученных другими методами, изучения содержания отдельных видов работ и затрат времени на них и т. п. Такие фотографии рабочего времени часто называют целевыми.

   Использование ФРД для изучения содержания труда в полном объеме ограниченно, поскольку работы, выполняемые служащими, не имеют явно выраженных отличительных признаков и стороннему наблюдателю почти невозможно определить, чем работник занят. Например, работник сидит и думает, но определить, обдумывает ли он какое-либо решение или думает о своих личных делах, невозможно. Спрашивать самого работника в период проведения наблюдения не рекомендуется. Поэтому использование фотографии для изучения всех затрат рабочего времени целесообразно только тогда, когда наблюдатель хорошо знает содержание труда наблюдаемого работника.