Организация труда управленческого персонала

   Метод моментных наблюдений (ММН) - разновидность фотографии рабочего времени. При его использовании фиксируются не величины времени, а данные о том, чем занимается работник в отдельные моменты времени.

   Этот метод используется при групповых наблюдениях. Наиболее целесообразно его применение при исследовании затрат времени у работников с относительно постоянным (изо дня в день) составом работ (например, производственные мастера, технические исполнители и т. п.). Способ проведения моментных наблюдений - периодические обходы помещений, в которых располагаются наблюдаемые. Число обходов в час зависит от числа наблюдаемых и продолжительности одного обхода. Если все наблюдаемые находятся в одном помещении, наблюдатель выбирает себе место, откуда он видит их всех.

   Наблюдение может проводить и руководитель подразделения, если его рабочее место находится в одной комнате с подчиненными.

   Моменты попадания наблюдаемого в поле зрения наблюдателя считаются фиксажными моментами. Если наблюдаемый отсутствует, наблюдатель должен узнать причины отсутствия. Наблюдения проводятся в определенные моменты времени, заранее определенные программой исследования. Степень точности полученных результатов зависит от количества моментных наблюдений.

   “Необходимое количество моментных наблюдений рассчитывается по формуле:

М= Р (1-к)/s*к (1)

где М — расчетное  количество моментных наблюдений;

Р — доверительная  граница, которая может быть принята  в интервале кривой нормального  закона распределения: +/— 36(99,73%);

+/- 26(95,5%);

+/- 1,36(80%);

 

+/- 16(68,9%)

(здесь +/—  б - среднеквадратичное отклонение);

К — удельный вес элемента, на основании которого рассчитывается общее количество наблюдений. Если трудовой процесс наблюдается  более чем по 10 элементам затрат, величина показателя А" должна быть не менее 15%;

(\\-К) — удельный  вес остальных элементов;

s — величина  предполагаемой систематической  ошибки.

   Хронометраж— вид наблюдения, используемый для изучения повторяющихся элементов работы сравнительно небольшой периодичности (например, операции). Техника его проведения применительно к управленческому труду аналогична той, которая применяется для исследования операций, выполняемых рабочими. Этот метод наблюдений используется для установления норм времени (выработки) на выполнение отдельных операций или для совершенствования трудовых процессов. Иногда для этих целей применяется фотохронометраж - совместное проведение целевой фотографии и хронометража. В этом случае затраты времени на исследуемую отдельную операцию замеряются по ее элементам, т. е. хронометражем, а все остальные затраты (например, потери, непроизводительные затраты) — путем фотографии.”¹⁸

   Для определения затрат времени на выполнение отдельных операций зарубежные исследователи рекомендуют наряду с хронометражем метод упрощенных наблюдений . В отличие от хронометража, где наблюдатель пользуется секундомером, при упрощенном методе используются обычные часы. В данном случае работнику средней квалификации выдается определенное количество документов и предлагается выполнить соответствующую работу (по их обработке, расчетам и др.). Документы должны быть средними по сложности, а условия- близкими к обычным. Наблюдения целесообразно проводить 30-40 мин. Подготовка к работе и затраты по обслуживанию рабочего места не входят в период наблюдений, чтобы они не повлияли на результаты наблюдений. Наблюдения проводятся несколько раз. Если разница в затратах времени на работу с одним документом составит более 10 %, надо найти причину и возможность устранения ее. После этого рассчитывается среднеарифметическую величину затрат времени на один документ, который рассматривается как норма.

Опросы

   Они используются для изучения состояния организации труда, получения укрупненных данных использования рабочего времени, а также для выявления и обобщения мнений и предложений работников о возможных мерах по улучшению организации труда и повышению его эффективности. Опросы бывают устные и анкетные.

   Устный опрос в форме интервью или беседы. Перечень задаваемых вопросов и круг опрашиваемых работников определяется заранее. Устный опрос требует от опрашивающего не только профессиональной компетентности, но и такта, умения расположить к себе опрашиваемого, вести беседу, не навязывая своего мнения.

   Устный опрос менее трудоемок по сравнению с анкетным, так как не надо готовить анкету, программу обработки данных и т.п., но и менее точен. Опрашиваемый отвечает на вопросы экспромтом, не имея времени на обдумывание, что иногда снижает точность ответа. Но в этом заключены и преимущества: ответ носит исключительно индивидуальный характер, тогда как при анкетном опросе ответы нередко обсуждаются с коллегами, отражает коллективное мнение.

   Практика показывает, что при проведении устного опроса возникают определенные трудности с записью ответов опрашиваемых. Запись вручную по ходу беседы вызывает паузы в беседе, что мешает установлению контакта с опрашиваемыми. Запись ответов после беседы на основе сделанных по ходу беседы кратких заметок снижает точность и полноту воспроизводимых ответов, но зато есть большая уверенность в правдивости ответа. Запись на магнитную ленту вызывает психологическую напряженность у опрашиваемого, не способствует откровенности собеседника, нарушает атмосферу доверительности. Поэтому проводящий опрос до начала беседы может поговорить с опрашиваемым на отвлеченные темы, с тем, чтобы дать привыкнуть к записи.

   В любом случае стоит выяснить у опрашиваемого, какую форму записи он предпочитает, и прибегать к магнитофонной только с его согласия.

   Анкетный опрос позволяет получить более взвешенные ответы на поставленные вопросы. Перед проведением опроса составляется анкета, которую следует размножить в необходимом количестве экземпляров. Состав вопросов определяется задачами исследования.

   При изучении организации труда анкета должна включать такие вопросы, как вопросы о должностной принадлежности работника, его образовании, стаже, возрасте, о содержании выполняемой работы (должностные обязанности, но также и выполняемые работы, не входящие в них), об организации рабочих мест и их оснащении, факторах и условиях и др, т.е. охватить все содержание организации труда. Завершать анкету рекомендуется обращением к опрашиваемому дать предложения по улучшению организации труда. Вопросы могут носить закрытый и открытый характер, в зависимости от характера вопросов и степени стандартизации желаемых ответов. Лучше, если анкета анонимна. Это обеспечит большую открытость ответов.

   Анкетный и устный опросы можно проводить до, параллельно или после исследования затрат рабочего времени, при изучении же содержания труда их целесообразно проводить в период подготовки к исследованию затрат рабочего времени, если для него используются СФРД или другие виды наблюдений с перечнем элементов затрат труда.

   Данные, полученные с помощью наблюдений и опросов, дополняют друг друга и расширяют возможность объективной оценки состояния организации труда. Так, анализ ответов на вопросы анкеты о должностных обязанностях работника и выполняемых им работах в сочетании с анализом структуры затрат рабочего времени на их выполнение (с выделением свойственных и несвойственных работ, творческих и исполнительских) поможет сделать обоснованный вывод о рациональности разделения труда в подразделении, соответствии выполняемых работ квалификации работников. Данные наблюдений о величине потерь рабочего времени вместе с данными анкет об их причинах позволяет полнее выявить недостатки в организации труда, приводящие к потерям.

   Субъективное мнение работников об условиях труда, снижающих эффективность работы, установленное опросом, в сочетании с данными анализа затрат времени на отдых и изучения динамики работоспособности позволяет точнее оценить рациональность установленного для служащих режима труда и отдыха.

   Еще совсем недавно проблема контроля за использованием рабочего времени управленческого персонала не представлялась для руководителей предприятия в нашей стране актуальной, ибо действовавший хозяйственный механизм не стимулировал улучшение использования управленческого труда. Сказывались и субъективные факторы - внутреннее сопротивление руководителей и специалистов рационализации их трудовой деятельности. Некоторые из них убеждены в невозможности планирования их рабочего времени, других просто устраивает такая ситуация, когда затраты времени не контролируются. Ведь в этом случае работники, нерационально использующие отведенное для работы время, получают такую же заработную плату, как и те, кто плотно используют его. Изучение и анализ затрат рабочего времени направлены на устранение подобной ситуаций. И каждый руководитель, желающий, чтобы его коллектив работал плодотворно, должен быть заинтересован в тщательном изучении использования рабочего времени.

   В условиях рыночных отношений вопросы рационального использования и повышения эффективности управленческого труда требуют значительно большего внимания, поскольку это - один из возможных путей сокращения численности управленческого персонала и, следовательно, снижения издержек производства и роста прибыли.

 

2 .3. Анализ использования  рабочего времени

   Анализ использования рабочего времени ставит своей целью выявить потери и непроизводительные затраты рабочего времени, недостатки сложившейся организации труда с тем, чтобы обосновать конкретные предложения по ее совершенствованию. Устранение потерь рабочего времени позволяет не только добиться сокращения затрат управленческого труда, но и повысить его эффективность, поскольку наличие потерь - это не просто незанятое работой время, это неосуществленные технические и экономические идеи и замыслы, которые могли бы повысить эффективность управленческого труда и всей системы управления.

   Анализ использования рабочего времени принято проводить в двух направлениях. Первое дает характеристику экстенсивного использования рабочего времени, т. е, отражает использование фонда рабочего времени; второе направление отражает степень рациональности его использования с точки зрения занятости работников различными видами работ, т.е. оценивается структура затрат рабочего времени.

 

 

 

 

 

 

 

3. Организация  рабочих мест и создание благоприятных условий труда

   В комплексе мер, обеспечивающих эффективность труда в сфере управления, важная роль отводится рационализации рабочих мест и созданию благоприятных условий труд. От них зависит работоспособность и производительность труда, степень использования творческого потенциала, сохранение здоровья и продолжительность жизни работников управленческого труда.

 

   3. 1. Организация рабочих мест

   Под рабочим местом работника управленческого труда понимается зона его трудовой деятельности, оснащенная необходимыми средствами труда.

Понятие "организация  рабочих мест" охватывает:

1) устройство  и планировку служебных помещений  и размещение в них рабочих мест;

2) планировку  рабочих мест сотрудников;

3) оснащение  рабочих мест необходимой мебелью  и современными техническими средствами переработки информации.

   “Общим требованием рациональной организации рабочих мест является создание работникам максимального удобства для осуществления их деятельности, освобождение от нерациональных перемещений и движений, снижение на этой основе затрат труда на выполняемую работу. Следовательно, экономия времени и сил работника — главные критерии рациональности организации рабочих мест. Существуют также частные требования, предъявляемые к отдельным составляющим организации рабочих мест.”¹⁹

   3.2. Устройство и планировка помещений и размещение рабочих мест

   Устройство служебных помещений предполагает выбор для отдельных структурных подразделений или отдельных работников планировку этих помещений и рабочих мест в них.

   Планировка служебных помещений включает в себя распределение структурных подразделений по комнатам и такое размещение в них мебели и различного оборудования, которое предотвращает потери времени на лишние перемещения, обеспечивает экономное использование площади и сохранение здоровья работающих. Планировка служебных помещений определяется процессом работы, осуществляемой в них. При этом учитываются функциональная значимость структурного подразделения, содержание и технология выполнения работ, взаимосвязи работников в процессе труда.

   При планировке служебных помещений и рабочих мест в них необходимо учитывать следующие рекомендации:

• движение рабочего потока должно быть прямоточным, без  лишних возвращений и пересечений;

• структурные  подразделения и наиболее часто вступающих в деловые контакты отдельных работников следует размещать близко друг от друга;

• шкафы, стеллажи и другое оборудование коллективного  пользования необходимо располагать  так, чтобы было удобно подходить  к ним и пользоваться ими;

• в помещении не должно находиться ничего лишнего, ненужного для работы;

• площадь отдельных  рабочих мест должна соответствовать  санитарным нормам и специфике выполняемой  работы;

• подразделения, связанные с приемом сторонних  посетителей (отдел снабжения, сбыта, отдел кадров), целесообразно размещать вблизи входов, лифтов или на первых этажах здания;

• рабочие места  сотрудников, связанных с приемом  большого числа посетителей, следует  размещать поблизости от входа в  служебное помещение отдела, службы;

• подразделения, услугами которых пользуются все другие подразделения (например, канцелярия), должны размещаться приблизительно на равном расстоянии от всех отделов;

• рабочие столы  лучше располагать перпендикулярно  линии окон, так, чтобы свет падал  слева (справа менее рационально, но допустимо, размещение работника лицом к окну нерационально, а спиной — недопустимо);

• рабочие столы  нельзя размещать вблизи отопительных приборов (в крайнем случае эти  приборы должны быть закрыты специальными щитами).

   Есть две концепции устройства и планировки служебных помещений, используемые в практике оргпроектирования, - кабинетная система планировки и зальная (планировка по принципу "большой конторы").