Организация труда управленческого персонала

   “Кабинетная система предполагает размещение групп работников в отдельных комнатах. При определении числа комнат (кабинетов), необходимых для размещения аппарата управления, учитывается характер деятельности и оснащение труда работников различных подразделений, наличие подразделений специального назначения (машиносчетные станции, машинописные бюро, обслуживание множительной техники АС и др.), а также необходимость предоставления некоторым лицам в силу их служебного положения отдельных кабинетов. Под служебные помещения могут быть отведены: 1) отдельные комнаты (кабинеты) для одного или двух работников с выходом в комнату секретаря; 2) небольшие служебные комнаты, в которых размещается отдел (бюро), состоящий из 4—10 чел.; 3) большие служебные комнаты, в которых работают по 10-30 чел.”²⁰

   Форма и габариты служебного помещения должны быть удобными для размещения рабочих мест. Так, наиболее удобными считаются комнаты прямоугольной формы с соотношением сторон 1:1 или 1:1,5 (предельно 1:2) с минимальной высотой 3,25 м и минимальной шириной 2,5—3 м. При двустороннем естественном освещении наибольшая ширина (глубина) помещений не должна превышать 12—15 м, при одностороннем - 6—7 м. Минимальная площадь одного рабочего места действующими санитарными нормами в нашей стране установлена в 4 кв. м, а для некоторых профессий — выше (например, для конструктора она составляет 5—6 кв. м, так как их рабочее место помимо рабочего стола оснащено специальным оборудованием для выполнения чертежных работ; для руководителей учреждения — 24—55 кв. м, руководителей отдела — 8—24, делопроизводителя — 3—4, машинисток - 4,6-5 кв. м).

   Кабинетная система устройства помещений для крупных учреждений в настоящее время не считается рациональной, поскольку при ней трудно обеспечить прямоточность, удлиняются маршруты перемещения сотрудников и документационных потоков; а разбивка помещения на отдельные комнаты значительно понижает коэффициент полезной площади здания, осложняет проблему отопления, освещения, вентиляции, удорожает перепланировку.

   Зальный принцип устройства служебных помещений предполагает размещение работников аппарата управления в одном большом зале, занимающем, как правило, один этаж и рассчитанном на 1000 чел. Такой зал оборудуется кондиционерами, звукоизоляцией, освещением. В нем выделяют с помощью специальных передвижных перегородок участки механизированной обработки данных (диктофоно-машинописные бюро, вычислительные центры и т. п.), а также места для совещаний и приема посетителей.

   За рубежом даже руководителей, относящихся к высшему руководству фирмой, нередко считают целесообразным размещать в одном помещении с подчиненными, отделяя их рабочие места передвижными перегородками.

   Размещение рабочих мест в залах производится строго в соответствии с рабочим процессом и потоками документации. Их группировка определяется технологией выполняемых основных работ и в случае ее изменения может легко перестраиваться. Стоимость строительства таких помещений, а также потребная площадь на одного служащего резко сокращаются.

   Этот принцип широко используется в зарубежной практике.

   В нашей стране зальный принцип планировки служебного помещения осуществим только в новых зданиях, построенных по проектам, предусматривающим его, или на реконструируемых предприятиях. Пока на действующих предприятиях преобладает кабинетный принцип размещения.

   Недостатки кабинетной системы планировки можно частично устранить, используя в старых зданиях передвижные перегородки. В здании при реконструкции оставляют только несущие стены. Структурные подразделения размещают в больших комнатах, рабочие места группируют в них с учетом требований, указанных выше (прямоточность движения рабочего потока и соблюдение необходимой взаимосвязи отделов и работников). Группы рабочих мест отделяются специальными перегородками из рифленого стекла или звукопоглощающих панелей высотой примерно 1,5 м. Перегородки изготавливаются из стандартных элементов, что позволяет менять компоновку служебного помещения и приспосабливать его к меняющимся условиям. Применение перегородок создает более благоприятную и спокойную рабочую обстановку; сотрудники меньше отвлекаются из-за частых телефонных разговоров, хождений большого числа сотрудников и посетителей, что неизбежно в больших помещениях.

   Можно использовать также шкафные перегородки. Помимо звукоизоляции они увеличивают емкость хранилищ документов, канцелярских принадлежностей, личных вещей.

   Необходимо, чтобы в процессе работы сотрудники могли свободно подходить к своему рабочему месту или к инвентарю и оборудованию коллективного пользования. Поэтому при размещении рабочих мест и оборудования следует учитывать нормативы на проходы и другие расстояния в служебных помещениях.

   Рабочие места в служебном помещении размещаются в соответствии с последовательностью выполняемых работ. С одного письменного стола на другой работа должна передаваться сбоку или спереди. При этом возможны различные компоновки.

 

   3.3. Планировка рабочего места

   Рациональный ее вариант предполагает размещение средств и предметов труда в пределах зон, наиболее удобных для выполнения трудовых процессов. Их принято называть рабочими зонами.

   Рабочая зона — пространство на стационарном рабочем места в горизонтальной или вертикальной плоскостях, в пределах которых работник, не перемещаясь, может выполнять работу. Различают нормальную и максимальную зоны.

   Нормальная рабочая зона в горизонтальной плоскости ограничивается воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев правой и левой рук, согнутых в локтевом суставе при свободно опущенном плече. Такая зона занимает около 1000 мм по фронту и 300 мм в глубину. Здесь располагаются наиболее часто используемые средства и предметы труда и выполняется основная работа.

   “Максимальная рабочая зона в горизонтальной плоскости ограничивается воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев полностью вытянутой руки человека. В этой зоне (работник действует вытянутыми руками) располагаются средства труда, используемые реже. Взаимоперекрываемая при этом площадь (для двух рук) определяется дугой около 1500 мм по фронту и 500 мм в глубину. Обычно габариты стола принимаются несколько большими, чем максимальная зона досягаемости.”²¹

   “В вертикальной плоскости различают пять зон: нижняя неудобная зона (до 750 мм от пола); нижняя менее удобная (от 751 до 925 мм); удобная (от 925 до 1675 мм); верхняя менее удобная (от 1675 до 1925 мм); верхняя неудобная (от 925 мм и выше).

   Важное значение имеет также рабочая поза - положение корпуса и конечностей по отношению к столу, оборудованию. Рабочая поза определяется особенностью выполняемой работы, местом и условиями ее проведения, антропометрическими характеристиками человека.

   При правильной рабочей позе значительно облегчается труд и повышается его продуктивность. Рациональной считается такая рабочая поза, при которой не возникает преждевременного утомления. Для этого необходимо, чтобы:

1) рабочая поза  была свободной и удобной;

2) имелась возможность  для чередования рабочих поз  "стоя", "сидя", что рабочая  поза обеспечивала прямую осанку (возможен наклон туловища особенно  важно для конструкторов; только  вперед и не более чем на 10—15°);

3) сиденье стула  было регулируемым по высоте, а для ног необходимо иметь подставку;

4) наклон туловища  вперед при работе стоя не  превышал 15°”²².

   Основное требование, предъявляемое к рациональной планировке рабочего места, — обеспечить экономию времени на поиск средств и предметов труда и сокращение физических усилий работника. Для этого необходимо соблюдать следующие правила:

• на рабочей  поверхности стола не должно быть ничего лишнего;

• каждый предмет  и средство труда должны иметь  свое место, поскольку беспорядочное  расположение их вызывает лишние движения и затраты времени. В зарубежной практике используется закон "свободного стола": на столе может находиться лишь одна работа с необходимыми для нее документами и средствами труда, все остальное должно быть внутри стола;

• канцелярские принадлежности (карандаши, ручки, скрепки и т. п.) следует хранить в ящике стола со специальными разделителями;

• все средства коммуникационной техники (телефон  и др.) надо располагать слева  или на специальной подставке, чтобы  можно было пользоваться ими левой рукой, оставляя правую свободной для работы;

• документы, с  которыми работает служащий, помещаются в зоне, обеспечивающей их обзор, для  обработанных документов целесообразно  иметь специальные лотки или  отделения в ящике;

• документы  и средства труда располагаются так, чтобы обеспечивалась наилучшая последовательность выполнения работы;

• движения работника  должны быть оптимальными, т. е. более  короткими и экономными с позиций  затрат времени и сил.

 

   3.4. Оснащение и оборудование рабочих мест

   “На эффективность управленческого труда решающее влияние оказывает оснащение рабочих мест техническими средствами для выполнения различных управленческих работ, средствами связи и служебной мебелью — так называемая оргтехника.

   Выделяют следующие виды (классы) средств управленческого труда:

   1) средства составления документов: пишущие машинки (ручные и электрические), диктофоны, средства механизации чертежно-графических работ, средства копирования и размножения документов, ручки автоматические, карандаши;

   2) средства обработки и оформления документов: резальное, скрепляющее и склеивающее оборудование и материалы, адресовальные и штемпельные устройства, машины для нанесения защитных покрытий;

   3) средства хранения и группировки документов: средства скрепления документов (сшиватели, специальные папки с зажимами), разного рода картотеки, специальные шкафы и стеллажи для хранения документов, чертежей, магнитных лент, машины для уничтожения ненужных документов;

   4) средства выполнения вычислительных операций: счетно-справочные линейки, микрокалькуляторы разных видов, механические вычислительные машины, ПЭВМ;

   5) средства обеспечения оперативной связи: телефонная связь, радиосвязь, директорские коммутаторы, позволяющие вести разговор (проводить совещания) с несколькими абонентами одновременно, концентраторы, автоответчики, двусторонняя радиотелефонная поисковая связь и др.;

   6) специальная служебная мебель: мебель и оборудование для рабочих мест в служебных помещениях.”²³

   Современная техника управления располагает достаточно многообразным составом средств по каждому из рассмотренных видов технического и организационного оснащения. Их характеристика, условия целесообразности использования, а также достигаемый за счет применения эффект подробно освещены в специальной литературе и методических рекомендациях НИИ труда . Поэтому в данном учебном пособии первые пять из указанных видов оснащения подробно не рассматриваются.

   При выборе необходимых средств оргтехники следует иметь в виду, что приобретение и использование оргтехники - не самоцель, а средство для повышения оперативности выполнения и снижения трудоемкости управленческих работ, высвобождения численности управленческого персонала, а также для решения ряда социальных проблем управленческого труда (снижение доли затрат на выполнение рутинных операций, средство мотивации труда, престижности работ и др.). Поэтому прежде чем выбрать и закупить средства технического оснащения, надо проанализировать реальные потребности в том или ином средстве и оценить преимущества его применения.

   При выборе конкретного образца оснащения необходимо учитывать характер выполняемых операций, объем и трудоемкость работ, служебные взаимосвязи между отдельными работниками и различными службами. Следует выбрать тот вариант, который позволяет выполнять работу более экономично.

   Решая проблему выбора тех или иных средств оргтехники, целесообразность их внедрения в процессы управления, учитывают не только преимущества, но и издержки. Издержки - это затраты на приобретение и эксплуатацию технических средств, на привлечение и обучение дополнительного персонала.

   Для оценки экономической эффективности различных вариантов технического оснащения используется метод сравнения приведенных затрат по видам работ (операциям), подлежащим механизации. Вариант, при котором сумма приведенных затрат минимальна, считается наиболее эффективным .

   “В специальной литературе отмечается, что средствами технического оснащения управленческого труда в настоящее время охвачены главным образом операции, относящиеся к операторному труду, и в меньшей мере — к административному (коммуникационные операции). Эвристический труд пока не механизирован. На большинстве предприятий промышленности применение средств управленческой техники как индивидуального, так и группового пользования пока очень ограниченно. Пишущие машинки, микрокалькуляторы, телефонная и селекторная связь, копировальная и множительная техника, чертежные станки — вот наиболее употребительный перечень управленческой техники.”²⁴

   Следовательно, в комплексе работ по оргпроектированию на техническое оснащение управленческого труда надо обратить больше внимания.

   3.5. Служебная мебель

   Наборы рабочей мебели работников управленческого труда и ее конструкция зависят от характера выполняемых на рабочем месте работ, степени их механизации и поэтому могут быть весьма разнообразными. Тем не менее есть общепринятый набор, включающий: