Организация управленческой деятельности строительной организации

Бухгалтерские документы  классифицируются:

• по назначению;

• порядку составления;

• содержанию хозяйственных операций;

• способу отражения хозяйственных операций;

• месту составления;

• способу заполнения.

По назначению документы  делятся на распределительные, оправдательные, бухгалтерского оформления, комбинированные.

Распорядительные документы  – те, которые содержат распоряжение на выполнение той или иной хозяйственной  операции (приказы, распоряжения, доверенности, платежные поручения банку на перечисление денег, чеки на получение  денег и др.).

Исполнительные (оправдательные) – те, которые подтверждают факт совершения хозяйственной операции (накладные на получение материалов, акты, квитанции и др.).

Бухгалтерского оформления – это документы, созданные в  бухгалтерии организации для  подготовки учетных записей (бухгалтерские  справки, справки-расчеты, ведомости  распределительные, группировочные и др.).

Комбинированные – документы, которые одновременно содержат распоряжение и подтверждение об исполнении или  содержат сведения об исполнении и  признаки бухгалтерского оформления (авансовый  отчет, расчетно-платежная ведомость  и др.).

По порядку составления  документы бывают первичные и  сводные.

Первичные – составляются на каждую отдельную хозяйственную  операцию непосредственно в момент ее совершения (табели учета рабочего времени, приходные и расходные  кассовые ордера, требования и др.). 

Сводные – составляются на основе первичных документов (отчет кассира, отчет склада и др.).

По содержанию хозяйственных  операций документы делятся на денежные, материальные, расчетные.

Денежные документы отражают наличие и движение денежных средств (приходные и расходные кассовые ордера, чеки, облигации и др.).

Материальные документы  отражают наличие и движение имущества  организации (материально-производственных запасов, основных средств и др.).

Расчетные документы отражают расчеты организации с другими  юридическими и физическими лицами (расчетные чеки, авансовые отчеты, платежные требования и платежные  поручения и др.).

По способу отражения  хозяйственных операций документы  делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы предназначены  для отражения одной или нескольких операций в момент их совершения (накладные, наряды, кассовые ордера и др.).

Накопительные документы  составляются в течение определенного  периода времени путем накапливания однородных повторяющихся записей (табели учета рабочего времени и  др.).

По месту составления  документы бывают внешние и внутренние.

Внешние документы поступают  от других организаций (выписки банка, товарно-транспортныe накладные, счета-фактуры и др.).

Внутренние документы  составляются в самой организации (товарные отчеты, расчетно-платежные  ведомости, приходные и расходные  кассовые ордера).

По способу заполнения документы подразделяются на составленные ручным способом и составленные с использованием технических средств.

Движение документов во всех случаях отражает сложившуюся в  организации организационную структуру  аппарата управления и схему распределения  обязанностей между структурными подразделениями  и отдельными работниками, поэтому  совершенствование документооборота неотделимо от рационализации формирования организационных структур управления.

Соблюдение сроков сдачи  документов имеет особенно важное значение при автоматизации учетных операций в централизованной бухгалтерии, так как это связано с равномерной загрузкой машин и со сроками выпуска машинограмм. Практика убеждает, что нарушение сроков сдачи документов приводит к тому, что поступающие с опозданием машинные регистры не используются из-за потери ими оперативного значения и актуальности.

Первичные документы должны не только своевременно составляться, но и содержать достоверные данные. Последнее неотделимо от правильной и рациональной организации первичного учета, качественного составления  документации с заполнением всех требующихся реквизитов, в том  числе четкое заполнение в первичных  документах установленных шифров, имеющих  принципиальное значение при механизации  учетных операций в централизованных бухгалтериях.

В централизованных бухгалтериях банковские документы (чеки и платежные  поручения), а также расходные  кассовые ордера и платежные (расчетно-платежные) ведомости на заработную плату по срокам и суммам выплат из кассы  подписываются руководителем организации (распорядительные надписи), при котором  создана централизованная бухгалтерия, или другими уполномоченными  лицами и главным бухгалтером  или его заместителем. Остальные  документы, служащие основанием для  выдачи денег, товарно-материальных ценностей, а также изменяющие кредитные  и расчетные обязательства организации  подписываются руководителями обслуживаемых  организаций и главным бухгалтером  централизованной бухгалтерии или  их заместителями.

Все банковские операции проводятся через бюджетные (текущие) счета  тех организаций, при которых  созданы централизованные бухгалтерии. В отдельных обслуживаемых организациях с большим объемом операций с  разрешения вышестоящей организации  могут быть сохранены бюджетные (текущие) счета.

Централизация учета исполнения смет расходов потребовала совершенствования  учета. Вместо книг стали использоваться накопительные ведомости. Это позволило  отказаться от большого количества мемориальных ордеров на каждую операцию, сократить количество записей в регистрах синтетического и аналитического учета. Отпала необходимость в составлении отдельных оборотных ведомостей.

Централизация бухгалтерского учета предъявляет высокие требования к оформлению первичной документации, исходящей из обслуживаемых организаций. Нельзя забывать, что искажение хотя бы одного показателя при автоматизированной обработке приводит к изменению  показателей во многих взаимосвязанных  документах, потому что их составление  базируется на одной и той же исходной информации или последовательном использовании  результатной информации одной задачи в качестве исходной для решения  другой.

Практика убеждает, что  внедрение автоматизированных систем управления должно сочетаться с упорядочением  информационной базы, совершенствованием документационных процессов. Наибольшая эффективность от использования  электронной вычислительной техники  может быть достигнута при упорядочении всей исходной информации, массовым носителем  которой являются первичные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной  операции. К сожалению, в большинстве случаев информация об основной и финансовой деятельности организаций и их структурных подразделений используется далеко не полностью, а в ряде случаев не используется вообще.

В числе главных причин можно назвать низкий уровень  классификации и кодирования  документов, стандартизации и унификации, а также неудовлетворительное их состояние, сбор, обработка и хранение. Эти причины порождают противоречие между сравнительно большим, непрерывно возрастающим объемом информации и  малой величиной коэффициента полезного  использования информационных источников, имеющей тенденцию к снижению.

 

2. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЧИСЛЕННОСТИ РАБОТНИКОВ БУХГАЛТЕРИИ

 

1. ОПРЕДЕЛЕНИЕ РЕКОМЕНДУЕМОЙ ЧИСЛЕННОСТИ РАБОТНИКОВ БУХГАЛТЕРИИ

 

Рекомендуемая   численность   работников   бухгалтерии основывается на следующих факторах (Таблица 2).

Таблица 2 - Факторы, влияющие на численность служащих аппарата управления строительной организацией

Наименование показателя, его обозначение	Значение показателя
Годовой объём работ собственного строительства, млн.руб.  Qc	23,8
Годовой объём работ по субподряду, млн.руб.   Qсп	0
Число строительных подразделений  фирмы.  Nсп	4
Годовое количество строящихся объектов.  К	23
Численность работающих в  строительстве, чел.  P	76
Число заказов . Nз	17
Стоимость активной части  основных производственных фондов, тыс.руб.  Фа	4,35

 

1. Организация процессов управления:

Чм1=1.39+0.028Qс+0.0097Qсп

2. Стратегическое планирование:

Чм2=1.4+0.033Qc

3. Управление маркетингом и сбытом: 

Чм3=1.2+0.09Qc

4. Управление инновациями:

Чм4=-0.85+0.006Qc+0.0044Qсп+0.06Nз

5. Управление материальными ресурсами и организация   снабжения:

Чм5=-0.23+0.033Qс+0.014К

6.  Охрана труда и техника безопасности:

Чм6=0.53+0.00048P

7.  Управление кадрами:

Чм7=0.33+0.0029P

8. Организация труда и заработной платы

Чм8=0.33+0.0029P+0.0063К

9.  Управление техническими ресурсами:

Чм9=0.38+0.0024Фа

10. Управление финансовыми ресурсами:

Чм10=2.12+0.009P+0.002К

 

Таблица 3 - Численность служащих аппарата управления.

№	Частные функции	Полученный результат	Численность служащих
1	Организация процессов управления	Чм1=1.39+0.028Qс+0.0097Qсп= 1,39+0,028*23,8+0,0097*0= 2,0564	2
2	Стратегическое планирование	Чм2=1.4+0.033Qc=1,4+0,033*23,8=2,1854	2
3	Управление маркетингом  и сбытом	Чм3=1.2+0.09Qc=1,2+0,09*23,8=3,342	3
4	Управление инновациями	Чм4=-0.85+0.006Qc+0.0044Qсп+ +0.06Nз=-0,85+0,006*23,8+ +0,0044*0+0,06*17=0,3128	0
5	Управление материальными  ресурсами и организация   снабжения	Чм5=-0.23+0.033Qс+0.014К= -0,23+0,033*23,8+0,014*23= 0,8774	1
6	Охрана труда и техника  безопасности	Чм6=0.53+0.00048P=0,53+0,00048*76=0,56648	1
7	Управление кадрами	Чм7=0.33+0.0029P=0,33+0,0029*76=0,5504	1
8	Организация труда и заработной платы	Чм8=0.33+0.0029P+0.0063К= 0,33+0,0029*76+0,0063*23= 0,6953	1
9	Управление техническими ресурсами	Чм9=0.38+0.0024Фа=0,38+0,0024*4,35=0,39044	0
10	Управление финансовыми  ресурсами	Чм10=2.12+0.009P+0.002К=2,12+0,009*76+0,002*23=2,85	3
Итого:			14

 

После определения численности  аппарата управления по частным функциям и суммарной численности, определяется какие именно отде-лы, приведенные в таблице, войдут в каждый блок, по которому рассчитана численность. Затем необходимо распределить полученную численность по службам аппарата управления.

 

2.2 ОПРЕДЕЛЕНИЕ ТРУДОЁМКОСТИ ВЫПОЛНЕНИЯ ФУНКЦИОНАЛЬНЫХ ЗАДАЧ

 

Таблица З - Разделение численности работников по подразделениям средней строительной организации

Частная функция	Организация процессов управления	Стратегическое планирование	Упр. маркетингом и сбытом	Управление инновациями	Упр. матер-ми ресурс. и орг-я снабжения	Охрана труда и техника безопасности	Управление кадрами	Организация труда и заработной платы	Упр. техническими ресурсами	Упр. финансовыми ресурсами
Служба управления											Итого:
Руководство и аппарат  при руководстве	2	1	1				1			1	6
Производственно технический  отдел			1		1	1					3
Бухгалтерия		1	1					1		2	5
Итого:	2	2	3	0	1	1	1	1	0	3	14

 

Трудоёмкость функциональных задач определяется с учётом уже  подобранной трудоёмкости создания документов (заполнения форм) и осуществляется в табличной форме (таблица 4).

Таблица 4 - Расчет трудоемкости выполнения функциональных задач