Организация управленческой деятельности строительной организации

В теории менеджмента существует такое понятие, как «предпринимательская среда», под которой понимается наличие  условий и факторов, которые воздействуют на функционирование организации и  требуют принятия или приспособления к ним. Среду любой организации  принято рассматривать, как состоящую  из двух сфер: внутреннюю и внешнюю.

 

Внешняя среда - это совокупность активных хозяйствующих субъектов, экономических, общественных и природных  условий, национальных и межгосударственных институциональных структур и других внешних условий и факторов, действующих  в окружении предприятия и  влияющих на различные сферы его  деятельности.  Внешняя среда  обусловлена внешними факторами  влияния.

Внешние факторы влияния - условия, которые организация не может изменить, но должна постоянно  учитывать в своей работе: потребители, правительство, экономические условия  и т.д.

Состояние внешней среды  имеет ключевое значение для бизнеса, так как внешняя среда по отношению  к организации является объективной  средой, т. е. существует независимо, что  приводит к необходимости учета  ее в своей деятельности. В связи  с этим от правильности учета всех аспектов внешнего окружения зависит результативность и эффективность деятельности организации.

 

Под внешней средой понимают все условия и факторы, возникающие  в окружающей среде, независимо от деятельности конкретной фирмы, но оказывающие или  могущие оказать воздействие  на ее функционирование и поэтому  требующие принятия управленческих решений.

 Однако набор этих  факторов и оценка их воздействия  на хозяйственную деятельность  различны у каждой фирмы. Обычно  предприятие в процессе управления  само определяет, какие факторы,  и в какой степени могут  воздействовать на результаты  его деятельности в настоящий  период и в будущей перспективе.  Выводы проводимых исследований  или текущих событий сопровождаются  разработкой конкретных средств  и методов для принятия соответствующих  управленческих решений. Причем, прежде всего, выявляются и  учитываются факторы внешней  среды, оказывающие воздействие  на состояние внутренней среды  фирмы.

Одним из способов определения  окружения и облегчения учета  его влияния на организацию является разделение внешних факторов на две  основные группы: микросреду (среду  прямого воздействия) и макросреду (среду косвенного воздействия).

Среду прямого воздействия  еще называют непосредственным деловым  окружением организации. Это окружение  формируют такие субъекты среды, которые непосредственно влияют на деятельность определенной организации. К нам относят следующие субъекты, которые будут рассмотрены нами далее: поставщики, потребители, конкуренты,  законы и государственные органы.

Факторы среды косвенного воздействия или общее внешнее  окружение обычно не влияют на организацию  так же заметно, как факторы среды  прямого воздействия. Однако менеджеру  необходимо постоянно вести их учет, так как среда косвенного воздействия обычно сложнее, чем среда прямого воздействия. Макроокружение создает общие условия существования организации во внешней среде. К основным факторам  косвенного воздействия относятся: технологические, экономические, социокультурные и политико - правовые, а также международные изменения.

Схематическое изображение  фирмы и ее среды взаимодействия представлено на Рисунке 2.

Рисунок-2 Среда взаимодействия предприятия.

Изменчивая внешняя  среда  представляет собой область постоянного  беспокойства для организаций. В  анализ рыночной внешней среды входят аспекты, оказывающие непосредственное воздействие на успехи или неудачи  организации. К этим аспектам относятся  изменяющиеся демографические условия, жизненные циклы различных изделий  или услуг, легкость проникновения  на рынок, распределение доходов  населения и уровень конкуренции  в отрасли.

Внешняя среда прямого  воздействия для организации  – это совокупность факторов, которые  непосредственно влияют на операции организации и испытывают на себе прямое влияние операций организации

Поставщики.

Поставщики обеспечивают поступление необходимых для  функционирования организации видов  ресурсов, основными из которых выступают сырье и материалы, энергия, оборудование и технологии, финансовые и информационные ресурсы, рабочая сила. Даже у небольшой фирмы могут быть десятки поставщиков.

Законы и государственные  органы.

 Каждая организация  имеет определенный правовой  статус, являясь единоличным владением,  компанией, корпорацией или некоммерческой  корпорацией, и именно это определяет, как организаций может осуществлять  свою хозяйственную деятельность  и какие налоги должна платить.  Как бы ни относилось руководство  к законам страны, ему приходится  придерживаться их или пожинать  плоды отказа от законопослушания  в форме штрафов или даже  полного прекращении бизнеса.

Потребители.

Первой группой влияния  в рыночной среде являются потребители. Это отдельные лица, домохозяйства, а также корпоративные потребители (предприятия), которые используют товары и/или услуги предприятия –производителя для удовлетворения своих потребностей. Известный специалист по управлению Питер Ф. Друкер, говоря о цели организации, выделял, по его мнению, единственную подлинную цель бизнеса – создание потребителя. Под этим понимается следующее: само выживание и оправдание существования организации зависит от ее способности находить потребителя результатов ее деятельности и удовлетворять ее запросы.

Конкуренты.

Изучение конкурентов, с  которыми организации приходится бороться за ресурсы, полученные из внешней среды, занимает важное место в стратегическом управлении. Данное изучение направлено на то, чтобы выявить слабые и сильные стороны конкурентов и на базе этого строить свою стратегию конкурентной борьбы.

Макросреда представляет собой наиболее удаленный от собственно компании внешний слой элементов, которые так или иначе влияют на фирму, не оказывая непосредственного воздействия на ее текущие операции. Обычно выделяют четыре основных факторов макросреды: технологические, социо-культурные, экономические и законодательно-правовые. Ричард Л. Дафт в своем учебнике «Менеджмент» выделяет еще один консолидированный фактор - международные изменения (условия).

Факторы среды косвенного воздействия или общее внешнее  окружение обычно не влияют на организацию  так заметно, как факторы среды  прямого воздействия. Однако, руководству необходимо учитывать их. Среда косвенного воздействия обычно сложнее, чем среда прямого воздействия. Поэтому при ее исследовании обычно опираются, прежде всего, на прогнозы.

Технология.

Технология - это совокупность средств, процессов, операций, с помощью  которых входящие в производство элементы преобразуются в выходящие.

Технологические изменения  включают в себя научные и технические  нововведения в отдельной отрасли  и в обществе в целом. Технология является одновременно внутренней переменной и внешним фактором большого значения. В качестве внешнего фактора, она отражает уровень научно-технического развития, который воздействует на организацию, например, в областях автоматизации, информатизации и др.  Технологические нововведения влияют на эффективность, с которой продукты можно изготавливать и продавать, на скорость устаревания продукта, на то, как можно собирать, хранить и распределять информацию, а также на то, какого рода услуги и новые продукты ожидают потребители от организации.

Состояние экономической  среды.

Экономические изменения  отражают  общую экономическую  ситуацию в стране или регионе, в  котором работает компания. Экономические  факторы являются наиболее существенными, поскольку текущее и прогнозируемое состояние экономики может негативно  влиять на стратегические цели организации. Такие показатели, как темп инфляции, стабильность национальной валюты, международный  платежный баланс, налоговая ставка, покупательская способность населения, динамика ВНП, ВВП, уровень безработицы, процентные ставки, а также основные тенденции изменения структуры  отраслей и организационных форм хозяйствования, должны постоянно диагностироваться  и оцениваться. Каждый из них может  представлять либо угрозу, либо новую  возможность для организации.

Социокультурные факторы.

Деятельность предприятия  проходит в обществе. В процессе этой деятельности предприятие устанавливает  взаимоотношения с различными элементами структуры общества, что обуславливает  влияние на предприятие факторов социальной и культурной среды. К  социо-культурным факторам макросреды относят демографические характеристики, нормы, обычаи и жизненные ценности страны, в которой оперирует организация. Социо-культурные факторы влияют на формирование спроса населения, на трудовые отношения, уровень заработной платы, на условия труда и т.д.

Законодательно-политические факторы.

В основе этого фактора  лежат федеральные и местные  законодательные акты, а также  политические действия, направленные на установление контроля над деятельностью  компании. Политическая составляющая внешней среды должна изучаться  в первую очередь для того, чтобы  иметь ясное представление о  намерениях органов государственной  власти в отношении развития общества и о средствах, с помощью которых  государство намерено проводить  в жизнь свою политику. В изучение политической обстановки входит выяснение  того, какие программы воплощают в жизнь различные партии, отношение правительства к различным отраслям экономики и регионам страны и т. д.

Международные изменения.

Под международными изменениями  внешней среды понимают происходящие за пределами страны  происхождения  компании события и возможности  развития бизнеса компании в других странах. Из международной среды  появляются новые конкуренты, покупатели и поставщики, она же формирует  новые технологические и социальные тенденции. Процесс глобализации охватывает сейчас все больше стран. Поэтому  даже фирмы, ориентирующиеся только на внутренний рынок, вынуждены мыслить  в международном масштабе, оценивая потенциал и угрозы внешней международной  среды. Значение внутриполитического  фактора дополняется международным в силу интеграции экономик различных стран. Глобальная среда представляет своего рода «игровое поле», на котором постоянно меняются правила игры и игроки, причем заранее предсказать изменения невозможно.

 

 

1.3 РАЗРАБОТКА ВНЕШНЕЙ  И ВНУТРЕННЕЙ ДОКУМЕНТАЦИИ,

ПРОХОДЯЩЕЙ ЧЕРЕЗ ОТДЕЛ  БУХГАЛТЕРИИ

 

Бухгалтерские документы  как носители информации подлежат Единой системе классификации и кодирования (ЕСКК). Код заменяет название объекта  и служит средством его идентификации. Он указывается в целях упрощения  обработки  учетной информации в первичных учетных документах.

Так, например, имеются следующие  коды:

• 50 01 – выдача денежных средств из кассы на заработную плату;

• 50 02 – выдача, денежных средств из кассы под отчет;

• 50 03 – выдача денежных средств из кассы в возмещение перерасхода по авансовому отчету;

В нашем примере при  кодировании хозяйственных операций использован принцип, когда две  первые цифры кода обозначают счет бухгалтерского учета, на котором были учтены передаваемые активы, а две  другие цифры – непосредственно  код операции по данному балансовому  счету. Такая кодификация удобна при автоматизированной обработке  информации.

Классификации имеют силу стандарта, поэтому обязательны  для всех хозяйственных субъектов. Важная роль в унификации, стандартизации и упорядочения документов принадлежит  действующим ГОСТам, ЕГСД, межотраслевым  типовым проектным решениям (ТПР), пакетам прикладных программ (ППП), комплексной автоматизации обработки  данных бухгалтерского учета с применением  ЭВМ. Единый государственный регистр  предприятий и организаций (ЕГРПО) предполагает группировку организаций  по отраслям и видам деятельности, формам собственности и организационно-правовым формам, по территории и т.д.

В процессе управления организацией требуется быстрая и качественная обработка всей исходной документации, движение которой происходит по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до сдачи их на хранение в архив или отправки заинтересованным юридическим или физическим лицам. Это движение принято называть документооборотом. Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному Министерством финансов СССР от 29 июля 1983 г. №105, под документооборотом в бухгалтерском учете понимается «движение первичных документов (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив)».

В стандарте «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения  ГОСТ 16.487–83», утвержденном Постановлением Госстандарта СССР от 31 октября 1983 г. №5231, записано, что документооборот –  это «движение документов в организации  с момента их создания или получения  до завершения исполнения или отправки». Это определение без изменений  было повторено и в одноименном  российском стандарте ГОСТ Р 51141–98.

Правила документооборота и  технология обработки учетной информации утверждаются руководителем организации  в составе принятой на текущий  год учетной политики. Федеральным  законом «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 г. №129 ФЗ определены требования главного бухгалтера по документальному  оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию  необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Главные бухгалтеры устанавливают  графики представления всех необходимых  документов, которые утверждают руководители организации. Выписки из графика  о сроках представления в бухгалтерию  документов вручаются всем должностным  и материально-ответственным лицам.