Організаційні структури управління та комунікацій у вищому навчальному закладі

     На  основі цих принципів розробимо  систему методів для застосування при теоретичному та практичному  дослідженні впливу вибору організаційної структури та процесу комунікації на ефективність управління вищим навчальним закладом:

1. Емпіричні методи: аналіз документів, опитування і спостереження.
2. Теоретичні методи: аналітичні – метод абстрагування, метод узагальнення, логічний метод; синтезуючі – метод індукції та дедукції.
3. Метод класифікації та систематизації.
4. Гіпотетико-дедуктивний метод.

     Отже, наука управління дотепер не має остаточно сформованого понятійного апарату, який дав би змогу однозначно визначати організаційну структуру підприємства. Різноманітність наявних визначень значною мірою пояснюється абстрактним характером таких понять, як система, структура, організація, а також труднощами, пов'язаними з відмежуванням об'єкта управління від управлінської системи. Організаційна структура будь-якої організації пов’язана з досягненням її глобальної мети і є конструкцією, на основі якої здійснюється управління. Саме структура організації повинна забезпечити реалізацію її стратегії, взаємодію організації із зовнішнім середовищем та ефективне вирішення основних задач організації, а комунікації повинні забезпечувати узгодженість цієї взаємодії. Для вивчення даної проблеми потрібно використовувати певні методи дослідження, що ґрунтуються на методологічних принципах.

     РОЗДІЛ 2

     ТЕОРЕТИЧНІ  ОСНОВИ ВИВЧЕННЯ ОРГАНІЗАЦІЙНИХ СТРУКТУР УПРАВЛІННЯ І КОМУНІКАЦІЙ 
 

     2.1. Характеристика та  значення організаційних  структур управління 

     Як  вже зазначалося, структура відображає будову та внутрішню форму системи. Наявність структури – невід’ємний  атрибут всіх реально існуючих систем, оскільки саме вона надає їм цілісності.

     Структура будь-якого підприємства відображає упорядковане розташування його елементів  і форму їхнього взаємозв’язку, перетворюючи діючу структуру в  систему. Структуризації завжди піддаються системи, що виступають об’єктом вивчення й управління суб’єктом, що господарює. Об’єктом структуризації виступає також  і сама система управління (структура  системи управління). Остання являє  собою взаємозв’язок і взаємодію  керуючої та керованої підсистем, кожна  з яких має своє впорядковане розташування елементів і форму їхнього  взаємозв’язку.

     Основними елементами структури є:

• склад та структура функцій управління;
• кількість працівників для реалізації кожної управлінської функції;
• професійно-кваліфікаційний склад працівників апарату управління;
• склад самостійних структурних підрозділів;
• кількість рівнів управління та розподіл працівників між ними;
• інформаційні зв’язки.

     Організаційна структура необхідна для управління різноманітними видами діяльності підприємства, а аналіз переваг і недоліків  різних підходів до побудови системи  управління дає змогу зробити  правильний вибір на користь конкретної організаційної структури з урахуванням  стану ринку і стратегії підприємства. Залежно від двох основних типів  умов діяльності підприємства (стабільних і мінливих) ефективними є два типи організаційної структури управління: ієрархічна, або бюрократична, й органічна, або адаптивна, порівняльна характеристика яких наведена у Додатку А.

     У додатку Б наведена схема основних видів організаційних структур. Залежно від характеру зв’язків між різними підрозділами розрізняють такі види ієрархічних організаційних структур управління:

1. Лінійна структура. Ґрунтується на принципі єдності розподілу доручень, згідно з яким право віддавати розпорядження має тільки вища інстанція. Дотримання цього принципу має забезпечувати єдність управління. Така організаційна структура утворюється в результаті побудови апарату управління з взаємною підлеглістю органів у вигляді ієрархічної градації, тобто кожен підлеглий має одного керівника, а керівник має кілька підлеглих. Два керівники не можуть безпосередньо зв’язуватися один з одним, вони повинні це зробити через найближчу вищу інстанцію. Таку структуру часто називають однолінійною.

     Перевагами  такої структури можна назвати:

• проста побудова, однозначне обмеження завдань, компетенції, відповідальності;
• жорстке керівництво органами управління, оперативність і точність управлінських рішень.
• висока компетенція спеціалістів, що відповідають за виконання конкретних функцій.

     Недоліки:

• труднощі зв’язку між інстанціями;
• концентрація влади в керуючій верхівці, відсутнє взаєморозуміння і єдності дій між функціональними службами;
• сильне завантаження середніх рівнів управління, дублювання і неузгодженість вказівок та розпоряджень.

     Лінійна структура управління використовується дрібними і середніми фірмами, що здійснюють нескладне виробництво, при відсутності широких коопераційних  зв’язків між підприємствами.

2. Лінійно-штабна структура є розвитком лінійної і покликана ліквідувати її найважливіший недолік, пов’язаний з відсутністю ланок стратегічного планування. Вона включає в себе спеціалізовані підрозділи (штаби), які не володіють правом прийняття рішень і керівництва якими-небудь нижчими підрозділами, а лише допомагають відповідному керівникові у виконанні окремих функцій, перш за все, функцій стратегічного планування та аналізу. В іншому ця структура відповідає лінійній.

     Переваги  лінійно-штабної структури:

• глибше, ніж у лінійної, опрацювання стратегічних питань;
• деяке розвантаження вищих керівників, можливість залучення зовнішніх консультантів та експертів.

     Недоліки  лінійно-штабної структури:

• недостатньо чіткий розподіл відповідальності, тому що особи, які готують рішення, не беруть участь у його виконанні;
• тенденції до надмірної централізації управління, збереження високих вимог до вищого керівництва, яке приймає рішення.

     При наділенні функціональних підрозділів  правами функціонального керівництва  така структура – хороший перший крок до більш ефективних органічних структур управління.

3. Функціональна структура заснована на створенні підрозділів для виконання певних функцій (як то дослідження, виробництво, збут, маркетинг і т.д.) на всіх рівнях управління. Тут за допомогою директивного керівництва можуть бути з’єднані ієрархічно нижні ланки управління з різними вищими ланками управління. Передача доручень, вказівок і повідомлень здійснюється в залежності від виду поставленої задачі. Таку організаційну структуру називають багатолінійною.

     До  переваг такої структури можна  віднести:

• скорочення ланок узгодження, зменшення дублювання робіт;
• зміцнення вертикальних зв’язків і посилення контролю за діяльністю нижчестоящих рівнів;
• висока компетентність фахівців, що відповідають за виконання конкретних функцій.

     До  недоліків:

• неоднозначний розподіл відповідальності, утруднена комунікація, тривала процедура прийняття рішень;
• зниження відповідальності виконавців за роботу як результат того, що кожний виконавець отримує вказівки від декількох керівників;
• виникнення конфліктів через незгоду з директивами, так як кожен функціональний керівник ставить свої питання на перше місце.

     Функціональна структура управління виробництвом націлена на виконання постійно повторюваних рутинних завдань, які потребують оперативного прийняття рішень. Функціональні  служби зазвичай мають у своєму складі фахівців високої кваліфікації, виконують  залежно від покладених на них  завдань конкретні види діяльності.

4. Лінійно-функціональна структура є комбінацією лінійної структури з системою виділення певних функцій. При лінійних керівниках створюються спеціальні підрозділи, які допомагають лінійному менеджеру у виконанні окремих функцій управління, при цьому лінійні ланки покликані керувати, а функціональні – консультувати, допомагати в розробці конкретних питань і підготовці відповідних рішень, програм, планів.

     Керівники функціональних підрозділів (з маркетингу, фінансів, НДДКР, персоналу) здійснюють вплив на виробничі підрозділи формально. Як правило, вони не мають права самостійно віддавати їм розпорядження, роль функціональних служб залежить від масштабів господарської діяльності і структури управління фірмою в цілому. Функціональні служби здійснюють всю технічну підготовку виробництва; готують варіанти рішень питань, пов’язаних з керівництвом процесом виробництва.

     Переваги  структури:

• звільнення лінійних керівників від рішення багатьох питань, пов’язаних з плануванням фінансових розрахунків, матеріально-технічним забезпеченням та ін.;
• побудова зв’язків «керівник-підлеглий» по ієрархічній драбині, при яких кожен працівник підпорядкований тільки одному керівнику.

     Недоліки  структури:

• кожна ланка зацікавлена ​​в досягненні своєї вузької мети, а не загальної мети фірми;
• відсутність тісних взаємозв’язків і взаємодії на горизонтальному рівні між виробничими підрозділами та надмірно розвинута система взаємодії по вертикалі;
• акумулювання на верхньому рівні повноважень по рішенню поряд зі стратегічними безлічі оперативних завдань.

     Чим більше фірма і складніше її керуюча  структура, тим гостріше стоїть питання  координації діяльності функціональних служб або створення великих  спеціалізованих підрозділів з  висококваліфікованими фахівцями.

5. Дивізіональна організаційна структура управління нерідко характеризують як поєднання централізованої координації з децентралізованим управлінням (децентралізація при збереженні координації і контролю). Ключовими фігурами в управлінні організаціями з дивізіональною структурою стають не керівники функціональних підрозділів, а керуючі (менеджери), що очолюють виробничі відділення.

     Структуризація  організації по відділеннях виробляється звичайно по одному з трьох критеріїв:

• по своїй продукції або послугам, що надаються (продуктова спеціалізація) є однією з перших форм дивізіональної структури, і в даний час більшість найбільших виробників споживчих товарів з диверсифікованою продукцією використовують продуктову структуру організації: створюються відділення по основних продуктах, керівництво виробництвом і збутом якого-небудь продукту (послуги) передаються одній особі, яка є відповідальною за даний тип продукції, а керівники допоміжних служб підкоряються йому;
• по орієнтації на споживача (споживча спеціалізація) застосовується в досить специфічних областях, наприклад у сфері освіти, де останнім часом поряд з традиційними загальноосвітніми програмами виникли спеціальні відділення для навчання дорослих, підвищення кваліфікації і т.д.;
• по територіям, які обслуговує (регіональна спеціалізація), тобто за місцем розташування її підрозділів, що полегшує вирішення проблем, пов’язаних з місцевим законодавством, звичаями та потребами споживачів. Такий підхід спрощує зв’язок підприємства з клієнтами, а також зв’язок між його підрозділами.

     Різні типи дивізіональної структури мають  одну й ту ж мету – забезпечити  більш ефективну реакцію підприємства на той чи інший фактор навколишнього  середовища. Схеми типів дивізіональної структури наведено у Додатку В.

     Переваги  дивізіональної структури:

• більш тісний зв’язок виробництва зі споживачами, прискорена реакція на зміни в зовнішньому середовищі;
• поліпшення координації робіт у підрозділах внаслідок підпорядкування одній особі;
• виникнення у підрозділів конкурентних переваг малих фірм.