Організаційні структури управління та комунікацій у вищому навчальному закладі

     Неформальні комунікації реалізуються в обхід офіційних каналів і розвиваються тоді, коли формальні комунікації організовані неефективно. В основі неформального обміну інформацією – відносини між людьми, а не посадами, які вони займають. Найпоширенішим прикладом неформальної комунікації є чутки. Ці комунікації характеризуються широким охопленням (інформація передається скрізь, де зустрічаються люди) і високою швидкістю поширення (вищою, ніж поширення офіційної інформації). Чутки не замінюють офіційну інформацію, а доповнюють її. Для керівництва організації та персоналу чутки мають і позитивні сторони. Вони можуть бути ранньою системою попередження персоналу про погані новини задовго до офіційного повідомлення про них. Неформальні комунікації згуртовують людей, допомагають «відвести душу», дають можливість у неофіційній ситуації обговорити робочі проблеми. Спілкування людей здійснюється за допомогою вербальної та невербальної комунікацій.

     Вербальна комунікація – передання інформації шляхом повідомлень, зашифрованих у словах. Вербальні комунікації реалізуються через усні та письмові повідомлення. Усне передання інформації здійснюється в процесі мовного діалогу, нарад, переговорів, презентацій, телефонних розмов, коли найбільший її обсяг передається за допомогою голосового зв’язку. Письмові комунікації реалізуються через документи у вигляді листів, наказів, розпоряджень, інструкцій, нормативних положень, коли керівник передає підлеглому письмові вказівки.

     Невербальні комунікації – передання інформації без використання слів, за допомогою мови рухів, параметрів мови та інших форм самовираження людей. Невербальні сигнали завжди спонтанні, несвідомі й, на відміну від слів, щирі. Важливість невербальної комунікації зумовлена такими обставинами:

• приблизно 70 % інформації людина сприймає зоровим (візуальним) каналом;
• невербальні сигнали дають змогу зрозуміти справжні почуття і думки співбесідника;
• ставлення до співрозмовників нерідко формується під впливом першого враження, а воно, у свою чергу, є результатом дії невербальних факторів: стилю одягу, виразу обличчя, погляду, манери поведінки;

     Невербальна комунікація містить п’ять підсистем: просторова (міжособиста відстань), погляд, оптико-кінетична (зовнішній  вигляд, міміка, пози, жести), паралінгвістична чи коломовна (вокальні якості, діапазон, тональність, тембр голосу), екстралінгвістична, чи позамовна (темп мови, паузи, сміх тощо).

     За  носіями інформації комунікації  поділяються на усні, письмові та електронні.

     За  специфікою здійснення комунікації  можуть бути організаційними і міжособистісними.

     За  формами організування виділяють  такі види комунікації, як ділова розмова, суперечка, дискусія, ділова бесіда, торги, наради, ділові переговори.

     За  характером спрямованості розрізняють  такі типи організаційних комунікацій: міжрівневі комунікації, горизонтальні  або вертикальні комунікації, діагональні  комунікації.

     В рамках міжрівневих комунікацій  виділяють: низхідні і висхідні.

     Низхідні  комунікації – це передавання інформації з вищих рівнів управління на нижчі. Вони використовуються для спрямування, координації і оцінки діяльності підлеглих. За допомогою низхідних комунікацій підлеглим передається інформація про поточні завдання, рекомендовані процедури, прийняття рішень тощо.

     Висхідні  комунікації – це передавання інформації з нижчих рівнів управління на вищі. За їх допомогою керівники отримують інформацію про стан справ на нижчих рівнях управління: про поточні проблеми робітників; про хід виконання поставлених задач; про те, що може сприяти вдосконаленню діяльності організації тощо. Висхідні комунікації мають тенденцію до більшого викривлення інформації проти низхідних.

     Вертикальні комунікації – це обмін інформацією між керівниками і підлеглими, який має субординаційний характер. Вертикальні комунікації поєднують ієрархічні рівні в організації та її частинах. Через них вирішуються проблеми влади і впливу в організації. Із розвитком і зростанням організації, розширенням масштабу її бізнесу ефективність вертикальних комунікацій погіршується.

     Горизонтальні комунікації – це обмін інформацією між рівними за статусом частинами чи членами організації; вони забезпечують виконання принципу координації та сприяють взаємодії частин організації при вирішенні спільних проблем. Горизонтальні комунікації найбільш розвинуті в організаціях з матричними і плоскими структурами управління, за демократичного стилю управління.

     Діагональні комунікації – це комунікації, які перехрещують функції і рівні управління організації, проходять крізь них. Вони важливі в ситуаціях, коли члени організації не можуть здійснювати ефективний обмін інформацією по іншим каналам.

     Вертикальні, горизонтальні та діагональні комунікації  можуть мати різну конфігурацію. Способи  поєднання окремих елементів, з  яких вони складаються, конфігурацію цих  елементів прийнято називати комунікаційними  мережами. В теорії управління виділені п`ять базових (первинних) типів комунікаційних мереж: ланцюгова мережа, Y- мережа, розкладена мережа, кільцева мережа, мережа повного взаємозв’язку (багатоканальна).

     Вибір типу комунікаційної мережі залежить від цілей, які ставить перед  собою менеджер. У Додатку З охарактеризовані особливості відповідних типів комунікаційних мереж залежно від необхідної швидкості передавання повідомлення, необхідної точності повідомлення, ймовірності наявності лідера, морального стану підлеглих.

     Таким чином, даючи загальну характеристику організаційної структури, можна виділити декілька положень, що визначають її значимість:

• організаційна структура забезпечує координацію всіх функцій менеджменту;
• структура організації визначає права і обов’язки (повноваження і відповідальність) на управлінських рівнях;
• від організаційної структури залежить ефективна діяльність організації, її виживання і процвітання;
• структура, прийнята в даній конкретній організації, визначає організаційну поведінку її співробітників, тобто стиль менеджменту і якість праці колективу.

     Ефективність  організаційних комунікацій залежить від впливу двох груп факторів: 1 група – організаційні фактори (тип організаційної структури суб’єкта господарювання, кількість ієрархічних рівнів, упорядкованість формальних і неформальних каналів зв’язку, рівень їх інформаційного перевантаження); 2 група – індивідуальні фактори (обумовлені рівнем кваліфікації суб’єктів, що виступають в якості комутаторів та реципієнтів).

     При цьому необхідно врахувати необхідність формування та формалізації каналів  інформаційного обміну інформацією  не лише в міжсистемному порядку (т.т. з іншими підсистемами управління), а й у внутрішньосистемному (між  складовими елементами системи).

     РОЗДІЛ 3

     ПРАКСЕОЛОГІЧНИЙ АСПЕКТ ДОСЛІДЖЕННЯ ОРГАНІЗАЦІЙНИХ СТРУКТУР УПРАВЛІННЯ І КОМУНІКАЦІЙ У ВИЩОМУ НАВЧАЛЬНОМУ ЗАКЛАДІ 
 

     3.1. Аналіз організаційної структури управління та процесу комунікації вищого навчального закладу 

     В попередньому розділі ми розглянули в загальному основні типи організаційних структур управління будь-якої організації. Управління вищим навчальним закладом – одна з найбільш складних і недостатньо розроблених областей економічної науки. В даний час в зарубіжній літературі є достатньо багато публікацій про різні типи університетів по структурі, організаційній культурі і необхідності організаційних змін в управлінні університетами. Р. Мілдлхарст класифікує різні організаційні типи університетів наступним чином:

• університети як спільнота професіоналів;
• університети як політичні бюрократії;
• кібернетичні, електронні університети [15, 6].

     Причому, на її погляд, кожному організаційному типу університетів відповідає певний тип лідерства.

     І. Макней представляє класифікацію (рис. 3.1), в якій він визначає чотири моделі різних організаційних структур університетів: колегіальну, бюрократичну, корпоративну і підприємницьку. Дана класифікація оцінюється ступенем «жорсткості» або «рихлості» в двох вимірах: визначенням політики (наприклад, місії) і контролем над впровадженням (наприклад, інституціональне управління), і сфокусована на внутрішніх суперечностях між колегіальністю і сильним інституціональним менеджментом. Необхідно відмітити, що представлені моделі в чистому вигляді не існують, реально працюють структури з перевагою певної моделі. 
 

     Рис. 3.1. Чотири моделі університету як організації 

     Європейським університетам історично бракувало можливості прийняття стратегічного вибору на інституціональному рівні, так як право вирішальної ролі в утвердженні освітніх програм (держстандартів), розподіленні ресурсів, фінансуванні і визначенні правил діяльності вищої школи було за міністерствами освіти.

     Вплив ринку сильно позначається на системі вищої освіти України. Отримавши нові обов’язки та свободи, вищі навчальні заклади створюють нові структури. Структури, що виникають, близькі до тих, які традиційно використовують підприємці. Такі ж неминучі для управління в конкурентному середовищі функції і підрозділи: стратегічного менеджменту, маркетингу, управління проектами, піклувальні ради. Вузи корегують стратегічні цілі діяльності і, природно, вносять необхідні зміни в організаційну структуру. При цьому поява нових задач і служб найчастіше виникає стихійно. Тому нові підрозділи часом виходять обтяженими, слабоструктурованими.

     Структура вузу, що розвивається, повинна бути життєздатною, гнучкою і динамічною. В зв’язку з цим актуальна розробка науково обґрунтованої структури управління освітнім процесом, структури, що ефективно функціонує в умовах відкритого інформаційно-освітнього простору, забезпечує легкість доступу до інформації, яка вивчається, стимулює генерацію нових знань та забезпечує конкурентоздатність випускників на ринку праці.

     Розглянемо найбільш розповсюджені організаційні структури, спираючись на загальноприйняту типологію. Структуру управління університетом в значній мірі визначає те, який механізм прийняття рішення, хто приймає їх і на що він орієнтується. Еволюція зовнішнього середовища, зміни запитів зовнішніх та внутрішніх стосовно університету агентів змушує його трансформувати свої цілі; разом з тим адаптується й організаційна структура управління.

1. Ієрархічні (бюрократичні) типи структур. Традиційна організаційна структура університету, що дісталася українській вищій школі в спадок від радянського періоду, традиційно може бути охарактеризована як ієрархічна департаменталізація. Учбову підсистему університету, яка реалізує основну задачу вищого навчального закладу, можна охарактеризувати як дисциплінарну департаменталізацію, оскільки групування людей та ресурсів здійснюється навколо учбових дисциплін. Відмітимо, що дисциплінарна департаменталізація приводить до глибокої спеціалізації діяльності, і породжує міжфакультетні і міжкафедральні організаційні бар’єри, що характеризує університет виключно як «ієрархічну бюрократію», яка означає ігнорування змістовної складової його діяльності, ототожнення його з виробничими організаціями чи держструктурами.

     Серед основних видів ієрархічних організаційних структур найбільше розповсюдження має лінійна, а також її різновиди: лінійно-штабна та лінійно-функціональна. Приклад ієрархічної організаційної структури університету наведено на рис. 3.2. 

     Рис. 3.2. Укрупнена модель ієрархічної організаційної структури університету 

     Також з класичних моделей організаційних структур можна виокремити дивізіональну структуру управління. Поява цього виду організаційної структури дуже доцільна для організації управління вузами на даний час, що обумовлено різким збільшенням розмірів учбових закладів, диверсифікацією їх діяльності (багатопрофільністю), ускладненням технологічних процесів в умовах оточення, що динамічно міняється. Саме тому виникають дивізіональні структури управління, адже вони надають певну самостійність своїм підрозділам, залишаючи за керівництвом вузу стратегію розвитку, науково-дослідні розробки, фінансову та інвестиційну політику і т. ін. В даному виді структур зроблена спроба поєднати централізовану координацію і контроль діяльності з децентралізованим управлінням. Дана модель є найбільш прийнятною на сьогоднішній день в умовах українських реалій.