Понятие организации, общие характеристики организации

     В общем смысле под организацией (социальной организацией) имеют в виду способы  упорядочения и регулирования действий отдельных индивидов и социальных групп.

     В узком смысле под организацией понимают относительно автономную группу людей, ориентированную на достижение некоторой заранее определенной цели, реализация которой требует совместных координированных действий.

     Одна  из трудностей определения этого  понятия состоит в том, что организация или процесс организации не представляет собой конкретной, материальной сущности, но вместе с тем она может иметь ряд свойств как материальных, так и нематериальных. Так, любая фирма обладает многими материальными объектами, имуществом, активами и т.д., но она имеет также много социальных аспектов, которые нельзя увидеть или потрогать, например, человеческие отношения.

     Дополнительные  трудности в определении этого  понятия вызываются тем обстоятельством, что существует много разновидностей организаций, начиная с организации в семье и кончая организацией в неформальных рабочих группах и в формальных системах, таких, как «клиника Федорова», профсоюз шахтеров, министерство здравоохранения и организация Объединенных Наций.

     Однако  все организации обладают некоторыми общими элементами. Организации - это 1) социальные системы, т.е. люди, объединенные в группы; 2) их деятельность интегрирована (люди работают вместе, сообща) и 3) их действия целенаправленны (люди имеют цель, намерение).

     В этой теме мы рассмотрим в первую очередь более формализованные, крупные организации, которые можно определить так: «Организация - это система средств и методов, с помощью которых большое число занятых сложными задачами людей, настолько большое, что исключается возможность личных контактов каждого лица с каждым, связывает себя с каждым другим лицом в процессе сознательного, систематического установления и последующего достижения взаимно согласованных целей».

     Это определение подчеркивает постоянную взаимосвязь между людьми, совместно работающими для достижения определенных целей. Но социальную организацию можно определить и так: «Социальная организация - это непрерывная система дифференцированных и координируемых видов человеческой деятельности, заключающейся в использовании, преобразовании и объединении специфической совокупности трудовых, материальных, финансовых, интеллектуальных и природных ресурсов в некоторое уникальное, решающее проблемы целое. Функция этого целого состоит в удовлетворении частных потребностей человека путем взаимодействия с другими системами, включающими разные виды человеческой деятельности и ресурсы в их конкретном окружении». Очевидно сходство между определением социальной, организации и открытой системы с нечетко выраженной структурой потому, что открытой называют систему, постоянно осуществляющую обмен веществом, энергией и информацией со Средой.

     Организация - пространственно-временная структура  производственных факторов и их взаимодействие с целью получения максимальных качественных и количественных результатов в самое короткое время и при минимальных затратах факторов производства.

     Организация обладает следующими общими признаками:

     - определение ее характера кадрами  и менеджером;

     - объединение процессов, которые  без этого взаимодействуют нецеленаправленно или неэффективно;

     - сохранение как предварительно  запланированного порядка процесса, так и оперативного, зависящего  от ситуации реагирования работника  и менеджера. Незапланированные  действия предполагают установление  ответственности в менеджменте;

     - определенная, зависящая от процесса  гибкость, обеспечивающая функционирование  системы в изменяющихся условиях;

     - единство рабочих процессов и  процессов управления, как результат  разумного разделения труда.

     Организация - единство состояния и процесса, так как она обеспечивает стабильные организационные решения, но является сама лишь относительно стабильной вследствие постоянного развития внешней и внутренней сред фирмы.

     Структура управления обеспечивает выполнение общих  и конкретных функций управления, сохраняет целесообразные вертикальные и горизонтальные связи и разделение элементов управления.

     Вертикальное  разделение определяется числом уровней  управления, а также их подчиненностью и директивными отношениями. Горизонтальное разделение осуществляется по отраслевым признакам. Оно может быть ориентировано на: подпроцессы промышленного производства; изготавливаемые изделия; пространственные производственные условия.

     Организационная структура регулирует:

     - разделение задач по отделениям  и подразделениям;

     - их компетентность в решении  определенных проблем;

     - общее взаимодействие этих элементов.

     Тем самым фирма создается как  иерархическая структура.

     Основные  законы рациональной организации:

     - упорядочение задач в соответствии  с важнейшими точками процесса;

     - приведение управленческих задач  в соответствии с принципами  компетентности и ответственности  (согласование компетентности и  ответственности, согласование «поля  решения» и доступной информации, способность компетентных функциональных  единиц принять к решению новые задачи);

     - обязательное распределение ответственности  (не за сферу, а за «процесс»);

     - короткие пути управления;

     - баланс стабильности и гибкости;

     - способность к целеориентированной  самоорганизации и активности;

     - желательность стабильности циклически повторяемых действий.

     На  организационную структуру влияют следующие факторы:

     - размеры предприятия;

     - применяемая технология;

     - окружающая среда.

     Организационная структура аппарата управления - форма  разделения труда по управлению производством. Каждое подразделение и должность создаются для выполнения определенного набора функций управления или работ. Для выполнения функций подразделения их должностные лица наделяются определенными правами на распоряжения ресурсами и несут ответственность за выполнение закрепленных за подразделением функций.

     Схема организационной структуры управления отражает статическое положение  подразделений и должностей и  характер связи между ними.

     1.2. Подходы в исследовании организации

     Существуют  две противоречащие друг другу точки зрения относительно природы организаций. Для одной из них характерен рациональный или целевой подход к анализу природы организации. Эта точка зрения высказана в традиционной литературе по методам управления, где организацию рассматривают как рациональное средство достижения определенных целей. Это механистическая точка зрения; каждый функциональный элемент организации интегрирован в ней так, чтобы наиболее эффективно достигались общие цели.

     С другой стороны, существует подход к  организации как к естественной системе; этот подход заостряет внимание на таких свойствах, процессах и механизмах адаптации организации, которые делают ее динамической, деятельной единицей. Эта точка зрения, в основном, ориентирована на открытую модель, которая подразумевает, что организация встречается с неопределенностью различной степени и должна развивать средства приспособления к изменяющейся среде.

     Во  многих современных работах по проблемам  организации в качестве основы для  анализа используется подход к организации  как к естественной системе.

     Человеческие  организации имеют многообразные  формы, например, военные организации, предпринимательские и политические организации, добровольные ассоциации, вроде спортивных федераций, и другие формы организации общественной деятельности. Одна из характерных особенностей современного общества состоит в увеличении размеров и сложности организации.

     По  мере того как человек создавал свои все более сложные культурные, технические и общественные институты, усложнялись и организационные  отношения. Развитие современной организации можно представить себе, например, сравнив добровольные, стихийно возникавшие и не оформленные организационно дворовые футбольные команды прошлого с современными высокоорганизованными командами Федерации футбола, с их четкой организационной структурой и предсказуемым поведением.

     Во  взаимоотношениях людей внутри организации  существует иерархия (священная власть) - принцип структурной организации  сложных многоуровневых систем, состоящий  в упорядочении взаимодействий между  уровнями в порядке от высшего к низшему.

     Каждый  из двух или более уровней выступает  как управляющий по отношению  ко всем нижележащим и как управляемый, подчиненный по отношению к вышележащим. В иерархически построенной системе  каждый уровень специализируется на выполнении определенного круга функций, причем на более высоких уровнях иерархии преимущественно осуществляются функции согласования, интеграции. Иерархия в организации систем необходима в связи с тем, что управление в них связано с получением, переработкой и использованием больших массивов информации. На нижних уровнях используется конкретная, охватывающая лишь отдельные стороны функционирования системы, информация, а на более высокие уровни поступает обобщенная информация, характеризующая условия существования всей системы, и принимаются решения, относящиеся к системе в целом.

     Относительно  простым примером взаимоотношений  внутри организации из знакомого  нам окружения может служить  университет. Прежде всего, существует организация или система, характеризующая университет в целом. Внутри него есть отдельные колледжи или факультеты. Имеется следующий уровень организации, который строится вокруг учебных групп и кафедр, т.е. соответствует преподаваемым дисциплинам. Помимо этих аспектов университетской жизни существуют и другие формы организации - землячества, профсоюзы или общества по интересам. Далее, на эти системы накладывается еще система обслуживания. Существует, наконец, большое разнообразие организационных взаимоотношений внутри университетской системы в рамках различных объединений выпускников или других групп по интересам. Рассматриваемый в целом университет представляет собой сложную систему подразделений, имеющих разнообразные цели, выполняющих множество функций и требующих постоянного руководства для оптимизации общих целей университета.

     Каждая  организация имеет свое предназначение - миссию, во имя которой люди объединяются и осуществляют свою деятельность. Миссия — понятие неоднозначное. Значение определения миссии организации состоит в том, что она:

     1) представляет собой базис, точку опоры для всех плановых решений организации, для определения ее целей и задач;

     2) создает уверенность, что организация  преследует непротиворечивые, ясные, сравнимые цели;

     3) помогает сосредоточить усилия  работников на выбранном направлении, объединяет их действия;

     4) вызывает понимание и поддержку внешних участников организации (акционеров, финансовых фирм и т. д.).

     Осуществляя свою миссию (предназначение), организация  добивается достижения определенных целей — выживания, роста, доходности. Она выпускает определенную продукцию и оказывает услуги, использует различные технологии и т. д. 

     1.3. Черты, виды, внутренняя и внешняя среда организации

     Организация - группа, соответствующая следующим  обязательным требованиям.

     1. Наличие по крайней мере двух людей, которые считают себя частью этой группы.

     2. Наличие по крайней мере одной  цели (т.е. желаемого конечного  состояния или результата), которую  принимают как общую все члены  данной группы.

     3. Наличие членов группы, которые  намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.

     4. Наличие «границ», обособляющих  группу от других.

     Существуют  также неформальные организации, группы, которые возникают спонтанно, но где люди вступают во взаимодействие друг с другом достаточно регулярно. Неформальные организации существуют во всех формальных организациях, за исключением, быть может, очень маленьких. И хотя у них нет руководителей, неформальные организации очень важны. Все сложные организации являются не только группами, целенаправленными в своей деятельности и имеющими определенный набор взаимосвязанных целей, они также имеют общие для всех сложных организаций характеристики. Обобщая вышесказанное, можно выделить такие общие черты организаций:

     - наличие ресурсов: люди (работники), капитал, материалы, технология и информация;