Применение системного подхода в менеджменте организаций

2). Интернационализация  бизнеса, размывание национальных, региональных границ, все большее доминирование на мировых рынках транснациональных корпораций порождает множество проблем, тесно связанных с традициями, этническими, социально-психологическими, политическими особенностями населения крупных регионов мира. Такие проблемы носят комплексный, системный характер, где трудно выявить иерархию важности действующих сил и факторов развития. Решение этих проблем (или, по крайней мере, смягчение их остроты) возможно на пути использования системного подхода.

3). Для успешной  и эффективной работы организаций  в XXI веке  
необходимы постоянные и глубокие преобразования организационных структур. Традиционные и доминирующие в бизнесе, административном и общественном управлении линейно-функциональные структуры, ориентированные на стабильную внешнюю среду, не могут обеспечить требуемый динамизм организационных изменений. Им на смену приходят сетевые, матричные, «виртуальные» структуры. Использование новых возможностей проектирования организационных структур, структурно-функциональной организации бизнеса и управления с наибольшей полнотой реализуется при системном проектировании организаций. Для этого современные системные методы в менеджменте предоставляют соответствующий методологический арсенал.

4). Успешная работа  организаций в современных условиях  требует особого внимания к  использованию творческого потенциала человеческих ресурсов организации. Формирование культуры партисипативности, соучастия членов организации в программировании организационных целей, путей их достижения, распределения ресурсов. Организации контроля, эффективной коммуникации — новые темы системной аналитики, разрабатывающей специальные методы решения подобных чрезвычайно сложных проблем повышения результативности использования творческого потенциала работающих в организации индивидов.

При системном  подходе важное значение приобретает  изучение характеристик организации как системы, т.е. характеристик "входа", "процесса" и характеристик "выхода".

    При системном подходе на основе маркетинговых  исследований сначала исследуются параметры "выхода", т.е. товары или услуги, а именно что производить, с какими показателями качества, с какими затратами, для кого, в какие сроки продавать и по какой цене. Ответы на эти вопросы должны быть четкими и своевременными. На "выходе" в итоге должна быть конкурентоспособная продукция либо услуги.

Затем определяют параметры входа, т.е. исследуется потребность в ресурсах (материальных финансовых, трудовых и информационных), которая определяется после детального изучения организационно-технического уровня рассматриваемой системы (уровня техники, технологии, особенности организации производства, труда и управления) и параметров внешней среды (экономической, геополитической, социальной, экологической и др.).

И, наконец, не менее  важное значение приобретает исследование параметров процесса, преобразующего ресурсы в готовую продукцию. На этом этапе, в зависимости от объекта исследования, рассматривается производственная технология, либо технология управления, а также факторы и пути ее совершенствования.

Таким образом, системный подход позволяет нам  комплексно оценить любую производственно-хозяйственную деятельность и деятельность системы управления на уровне конкретных характеристик. Это поможет анализировать любую ситуацию в пределах отдельно взятой системы, выявить характер проблем входа, процесса и выхода.

Применение системного подхода позволяет наилучшим образом организовать процесс принятия решений на всех уровнях в системе управления. 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 3. Применение системного подхода в практике управления организацией.

     3.1 Правила применения системного подхода в управлении компанией.

     Принятие  управленческого решения предполагает использование системного подхода, основанного на исследованиях причинных  связей и закономерностей развития социально-экономических процессов. Так как существуют связи и закономерности, значит, существуют и определенные правила применения системного подхода.[10] Рассмотрим основные.

     Правило 1-е: Не компоненты сами по себе составляют суть целого (системы), а наоборот, целое как первичное порождает при своем членении или формировании компоненты системы.

     Фирма – сложная открытая социально-экономическая система из взаимосвязанных отделов и подразделений. Сначала следует рассматривать ее как целое, ее свойства и связи с внешней средой и только потом — компоненты. Однако, в малых системах могут быть исключения, если система функционирует благодаря исключительному компоненту.

     Правило 2-е: Сумма свойств (параметров) или отдельное свойство системы не ровна сумме свойств ее компонентов, а из свойств системы нельзя вывести свойства ее компонентов (неаддитивность системы).

     То  есть цели системы могут не совпадать  с целями ее компонентов, а каждый компонент в системе выполняет  свои задачи, приводящие к реализации ее целей. Например, в организации  задачи различных отделов не одинаковы между собой и задачами самой компании.

     Правило 3-е: Количество компонентов системы, определяющих ее размер, должно быть минимальным, но достаточным для реализации целей системы.

     Оптимизировать  количества компонентов системы  и ее структуры можно за счет развития специализации и кооперирования производства; автоматизации управления; применения к проектированию структуры комплекса научных подходов; соблюдения принципов рациональной организации производственных и управленческих процессов (пропорциональность, параллельность, непрерывность и др.).

     Правило 4-е: Для упрощения структуры системы следует сокращать количество уровней управления, количество связей между компонентами системы и параметров модели управления, автоматизировать процессы производства и управления.

     Структура фирмы должна быть рациональна, прежде всего, для экономии средств. Однако на практике на раннем этапе строительства  рыночных отношений зачастую структуры  фирм отвечают в большей мере не требованиям экономики, а амбициям инвесторов.

     Правило 5-е: Структура системы должна быть гибкой, с наименьшим количеством жестких связей, способной быстро переналаживаться на выполнение новых задач, новых услуг и т. п. Мобильность системы является одним из условий быстрого приспособления ее к требованиям рынка.

     Повышение мобильности системы возможно за счет обеспечения гибкости средств  труда, так и организации самого труда, сокращения жизненного цикла  продукции.

     Правило 6-е: Структура системы должна быть такой, чтобы изменения в вертикальных связях компонентов системы оказывали минимальное влияние на функционирование системы. Для этого следует обосновывать уровень делегирования полномочий субъектами управления, обеспечивать оптимальную самостоятельность и независимость объектов управления в социально-экономических и производственных системах.

     Наличие меньшего количества уровней иерархии позволяет быстрее обнаружить отказ  в системе, да и убытки от него будут  минимальны. Однако, превышение количества подчиненных субъекту управления компонентов (более 10) снижает управляемость системы.

     Правило 7-е: Горизонтальная обособленность системы, те количество горизонтальных связей между компонентами одного уровня системы должно быть минимальным, но достаточным для нормального функционирования системы. Уменьшение количества связей ведет к повышению устойчивости и оперативности функционирования системы. С другой стороны, установление горизонтальных связей позволяет реализовывать неформальные отношения, способствует передаче знаний и навыков, обеспечивает координацию действий компонентов одного уровня по выполнению целей системы

     Правило 8-е: Изучение иерархичности системы и ее структуризации следует начинать с определения систем вышестоящего уровня, кому подчиняется или куда входит данная система, установления ее связей с системами вышестоящего уровня.

     При структуризации системы следует  пользоваться методами анализа (сверху вниз) и синтеза (снизу вверх). Если результаты анализа и синтеза  совпадут, то можно считать, что они  выполнены правильно, структуризация системы проведена.

     Правило 9-е: В силу сложности и множественности описания системы не следует пытаться познать все ее свойства и параметры. Всему должен быть разумный предел, оптимальная граница.

     Множественность или глубина описания системы  определяется уровнем ее стандартизации, повторяемости (масштаба). Чем выше повторяемость системы, тем больше должно быть охвачено уровней иерархии для анализа и синтеза, повышения качества управленческого решения.

     Исходя  из вышеизложенного, можно заметить, что правила применения системного подхода непосредственно вытекают из свойств системы. Они могут помочь руководителю правильно построить стратегию функционирования и развития и провести более детальный анализ организации.

3.2 Системный подход в автоматизации процессов компаний.

    Рано или поздно в любой развивающейся компании возникает идея автоматизации своей деятельности, а сама автоматизация рассматривается как спасательный круг, способный решить если не все проблемы компании, то их значительную часть. Отчасти данное суждение сформировано маркетинговой рекламой ведущих консалтинговых фирм, отчасти верой в «чудо». Несомненно, автоматизация способна повысить эффективность деятельности компании, однако в практике консалтинговых компаний есть немало примеров, мягко говоря, неудачных автоматизаций. В качестве основных причин таких провалов обычно рассматривается нежелание управленческого звена менять стиль деятельности, наличие семейных, родственных контуров принятия решений, которые невозможно автоматизировать, ошибки специалистов консалтинговой компании и т.д. Можно высказать предположение, что причины ошибок лежат гораздо глубже, чем это видится на первый взгляд.

    Прежде  всего, необходимо отметить, что компании, особенно крупные, относятся к объемным, сложным образованиям и им присущи все закономерности возникновения, становления, развития, свойственные сложным системам, изучаемым теорией сложных систем [11] или системологией [12]. В системологии под системой понимается устойчивое образование, обладающее некоторым компонентным составом и структурой. Под компонентой или элементом понимается элементарное, неделимое в данном рассмотрении материальное образование, под структурой – устойчивые взаимосвязи между элементами, которые объединяют элементы в систему. Системы, как правило, находятся в окружении других систем, с которыми вступают во взаимосвязи различного вида. Наличие устойчивых взаимосвязей между системами и появление новых системных качеств данного объединения (эмергентных свойств) позволяет определить наличие системы более высокого уровня. В этом случае входящие системы будут подсистемами системы более высокого уровня. По своей сути, с точки зрения системологии, процесс автоматизации компании является процессом создания новой системы, состоящей из ряда старых подсистем (например, отделов компаний), и ряда новых подсистем (учитывая мировые тенденции развития, скорее всего аппаратно-программных). Процессы описания, создания систем и методы, обеспечивающие выполнение этих процессов, достаточно подробно описаны в теории систем. Применение данных методов и системологии, чаще всего обозначают термином «системный подход».

    В настоящее время автоматизация  деятельности компании обычно выполняется  на основе регламентации и моделирования  бизнес-процессов компании [13]. С этой целью разработан ряд описательных языков, нотаций, и программных средств на их основе, призванных автоматизировать процесс построения данных моделей. В качестве примера таких языков и нотаций можно привести следующие (наиболее популярные): UML (Unified Model Language) и BPNM (Business Process Modeling Notation). На первом рисунке в качестве примера приведено описание фрагмента бизнес-процесса планирования строительно-монтажных работ с помощью BPNM 1.0.

С помощью средств, описанных выше, разработано значительное число типовых аппаратно-программных  продуктов, адекватно обеспечивающих выполнение целого ряда типовых бизнес-процессов  в сфере производства и продаж. Необходимо отметить, что при этом выделяется одна существенная черта систем – наличие в ней устойчивых процессов. С точки зрения системологии при такой автоматизации охватываются взаимосвязи между элементами типовой системы и(или) с другими типовыми системами [14]. Другими словами, такие продукты рассчитаны на некую усредненную (типовую) компанию, в которой выполняются типовые бизнес-процессы. По существу, консалтинговая компания, внедряя подобные решения, преобразует компанию-заказчика до вида усредненной (типовой) компании, для которой этот продукт был разработан и апробирован. Как следствие этого, иногда в неявном виде наблюдаются коренные изменения устоявшейся структуры и компонентного состава компании заказчика. По существу в некоторых случаях можно говорить о реорганизации компании. По-видимому, когда специалисты автоматизации берут на себя несвойственные им функции реформирования предприятия, проект проваливается.