Проектування комунікацій на підприємстві

      1. Загальні положення.

      2. Функції.

      3. Службові обов’язки.

      4. Права.

      5. Відповідальність.

6. Взаємовідносини з іншими відділами і службами в організації.

      Таблиця 4

      2.3. Контроль

      Контроль  – це процес, що забезпечує досягнення цілей організації, він необхідний для виявлення і вирішення виникаючих проблем раніше ніж вони стануть надто серйозними і може також використовуватися для стимулювання успішної діяльності.

      Контроль  – це процес забезпечення досягнення цілей організації за допомогою  оцінки та аналізу результатів діяльності, оперативного втручання у виробничий процес і прийняття коригуючих дій.

      Контроль  також визначають як механізм перевірки  дотримання та виконання нормативне встановлених завдань, планів та рішень. Зазначимо, що контроль завжди має функціональне призначення і виникає на певній стадії управлінського процесу.

      Контроль  є підсумковим етапом управлінської  діяльності, що дозволяє зіставити  досягнуті результати із запланованими.

      Дуже  поширеним є погляд на контроль лише як на засіб, фіксований, універсальний  шаблон, за допомогою якого досягається порівняння результатів із завданнями, вимогами і застосування, у випадку необхідності, коригуючих дій. Такий вузький підхід до визначення призводить до того, що процедура контролю на практиці зводиться до простої перевірки правильності арифметичних розрахунків (обґрунтованості підсумків у касових звітах, платіжних відомостях тощо).

      Серед загальних видів контролю, відносно стадії виконання господарської  операції, можна виділити попередній, направляючий, фільтруючий та заключний контроль.

      Направляючий  та фільтруючий – це дві складові поточного контролю.

      За  допомогою попереднього контролю визначаються необхідність і можливість досягнення бажаної мети шляхом виконання запланованої операції, а також якісні, кількісні  та структурні характеристики оптимального варіанту операцій, які плануються, через їх моделювання у часі та просторі. Під час попереднього контролю перевіряється правильність поставлених цілей, достовірність і точність прогнозів, можливість забезпечення запланованої операції ресурсами та доцільність здійснення самої операції.

      Систему процесів управління операцією можна  зобразити так:

      бажана  загальна мета => стратегія досягнення => планування досягнення мети => організація  досягнення. Завданням попереднього контролю є визначення правильності сформульованої мети, визначення передумов і стратегії. Прикладами попереднього контролю є: розрахунок потенційної потреби у новій продукції (роботах, послугах), можливості забезпечення виробництва капіталовкладеннями, сировиною або іншими ресурсами тощо.

      Направляючий (спрямовуючий) контроль застосовується від початку практичного здійснення господарської операції і до моменту  досягнення необхідного результату. Під час такого контролю відбувається вимірювання, порівняння та оцінка стану  та поведінки контрольованого об'єкта, а також розробляються та застосовуються коригуючі дії, що дозволяють у визначений строк і якісно досягти намічених результатів. При здійсненні направляючого контролю перевіряється правильність застосування таких видів управлінської діяльності, як організація та мотивація. Визначальна риса такого контролю – безперервне стеження за станом і поведінкою контрольованого об'єкта.

      Фільтруючий контроль також застосовується при  перевірці здійснення господарської  операції. Якщо хід операції не відповідає встановленим нормам, то виконання операції зупиняють до того часу, поки вона не буде відповідати вимогам.

      За  допомогою фільтруючого контролю відокремлюють  доброякісну продукцію від бракованої. Якщо виріб не відповідає встановленим вимогам, то його відсилають на виправлення. Якщо виріб відповідає всім технічним характеристикам, то він надходить на дільницю складання, де з окремих деталей роблять вузли. Фільтруючий контроль застосовується лише кілька разів протягом виконання господарської операції, а не безперервно, на відміну від спрямовуючого. Як практичну ілюстрацію розглянемо процедуру візування наказу в установі. Зміст та форма наказу коригується до того часу, поки він не буде задовольняти вимоги усіх працівників, що мають відношення до його розробки та виконання.

      Заключний (остаточний) контроль, чи контроль за результатами, проводиться після закінчення операції. Прикладом такого контролю є ревізія використаних трудових ресурсів і фонду заробітної плати, фінансових результатів та рентабельності роботи підприємства за минулий місяць, квартал, рік.

      Всі чотири види контролю необхідні для  того, щоб контролювати роботу підприємства в цілому чи якусь одну важливу  операцію. Найбільші можливості для  ефективного управління виробництвом маємо при використанні направляючого контролю, оскільки є можливість наперед скоригувати ті чи інші дії і тим самим успішніше реалізувати визначену мету.

      Зворотній зв’язок – це дані про отримані результати. Система зворотного зв’язку  дозволяє керівництву виявити багато непередбачених проблем і скорегувати свою лінію поведінки так, щоб запобігти відхиленню організації від найбільш ефективного шляху до поставлених перед нею задач.

      Заключний контроль здійснюється після того, як робота закінчена або вийшов відведений для неї час.

      В рамках заключного контролю зворотній  зв’язок використовується після  того як робота виконана. Або відразу  по завершенню діяльності що контролюється, або по закінченню визначеного заздалегідь  періоду фактично отримані результати порівнюються з тими, що вимагаються.

      Невід’ємним елементом виробничого процесу  є контроль за якістю продукції (виконуваних  робіт). Контроль якості продукції здійснюється після того, як визначені і зафіксовані  у відповідних нормативних документах  основні вимоги до якості продукції і виробничий процес по її виготовленню починає функціонувати.

      Реалізацію  функцій контролю якості на ТзОВ «Троянда»  здійснює виробничо-технічна лабораторія, начальник якої наділений відповідними правами і підпорядковується  заступнику директора по виробництву.

      Працівники  контрольного апарату цехів адміністративно  не залежать від адміністрації цеху, що дає їм можливість більш ефективно  впливати на виробничі процеси з  метою попередження браку.

      На  ТзОВ «Троянда» існує багатоступінчаста  система контролю. Починається він з вхідного контролю матеріалів і сировини. Неякісні бракуються, до постачальників пред’являються відповідні санкції. Далі іде поточний контроль, і контроль виробу в цілому.

      Застосовуються  різні методи контролю: візуальний, лабораторні дослідження. Основна увага надається попередженню браку, виявленого на початкових стадіях технологічного процесу.

Таблиця 5. Контроль в організації ТзОВ "Троянда"

      2.4. Мотивація і стимулювання

      Керівники впроваджують власні управлінські рішення, використовуючи на практиці основні  принципи мотивації.

      В теорії управління застосовується таке тлумачення цього терміну:

      Мотивація – це процес спонукання, стимулювання себе чи інших (окремої людини чи груп людей) до цілеспрямованої поведінки або виконання певних дій, спрямованих на досягнення власної мети або мети організації.

      Мотивацію можна визначити, як сили, що змушують людей поводитися певним чином.

      Мотивація – це готовність докласти максимальних зусиль для досягнення організаційних цілей, що зумовлена здатністю цих  зусиль задовольняти певну індивідуальну  потребу. Це визначення наближує нас  до змісту мотивації. Воно запроваджує три ключові поняття: зусилля, організаційні цілі та індивідуальна потреба.

      Характерно, що мотивація задовольняє дві  обставини. По-перше, забезпечення індивідуальних потреб, а по-друге, досягнення організаційних цілей. Обидві умови можуть і повинні задовольнятися якомога повніше.

      Те, що на людей можна здійснювати  вплив для реалізації задумів, відомо давно. Так званий метод "батога та пряника", тобто позитивного підкріплення (винагородження) за успішну, продуктивну працю та застосування штрафних санкцій і покарань за чинення перешкод або незадовільну роботу, був найпоширенішим і найдієвішим протягом багатьох століть. Згодом, в управлінні почали враховувати психологічні аспекти. З появою "теорії підсвідомого" Зігмунда Фрейда, набула широкого розповсюдження теза про те, що люди не завжди діють раціонально, а після проведення хоторнських експериментів Елтона Мейо отримали розвиток сучасні концепції мотивації.

      Теорії  мотивації засновані на результатах  психологічних досліджень і розподіляються на дві категорії: змістові і процесуальні.

      Змістові  твори мотивації пов'язані з ідентифікацією внутрішніх спонукань (потреб), що змушують людину діяти так, а не інакше, визначають структуру потреб людини і виявляють серед них ті, що мають пріоритетне значення.

      Більш сучасніші процесуальні мотиваційні теорії ґрунтуються на поведінці людини і враховують її сприйняття та набутий досвід. Сама мотивація розглядається з точки зору того, що ж змушує людину спрямовувати зусилля на досягнення бажаних результатів.